[Google工作整理术]读书笔记

第一部分 全面认识自己

所以一开始作者先带领读者仔细地分析了一下咱们自己的大脑是如何记忆以及处理各项任务的，然后我们就会看到我们头脑运作的方式，包括生活习惯、情绪，实际上跟我们现有的社会结构（朝九晚五，寒暑假）是极其不匹配的。这让我们的大脑难以以一种更有效率的方式去工作。作者介绍了几种方法来试图解决这些问题。

避免同时执行多项任务

开会时开着笔记本，学习做菜时分析电影剧情。

大脑中总是会暂存比你想象得多的信息，就如在危险时刻你可能一脸懵逼，但是一听到风吹草动你就会不自主的逃跑，因为你就是知道有危险，又比如

在一个人声嘈杂的鸡尾酒会中，穿过所有的噪音，突然听到有人在说你的名字，哪怕在这之前，你压根儿就没听见说话人说的一个字。 --鸡尾酒会效应

我们无法控制或者捕捉到大脑的全部活动。在执行多项任务时，频繁地切换思维，会让大脑变得混乱，进而很难追忆到有用的信息来对想要存储的信息进行编码。

以故事来加强记忆

故事具备事实本身所缺乏的方方面面：颜色、行为、特征、景象、气味、声音、情绪，以及可以与我们发生关联的所有内容。

也就是我们所说的上下文和画面感。记忆这些才是大脑的强项，想象一下我们每次找钥匙的情景，有时会回到当初的情境下，重复自己的动作。

做决定的关键在于弄明白你的目标是什么，并确定它们的优先次序。

身边偶尔会有人让我帮忙参谋一些计划，他们很纠结不知如何去做选择。我只能说，在某个特定阶段下，多种目标可能很难同时实现。安全感或者“完美”情节有时候应该舍弃。否则会把太多不必要的东西存进大脑，这些东西会混淆我们对于目标的认识，反而更无助于我们实现目标。

如果你首选的是口味，大概你就可以把那些超级健康、纤维丰富的麦片（在我看来，吃这种麦片味同嚼蜡）排除。如果优先考虑的是营养，你可能要（在口味上忍痛割爱）把嘎吱上尉牌麦片作为首选。重点就是目标会帮你过滤掉次要因素，反过来这会让你更容易做出决定。

书中举出的“大学期间学习编程”的例子简直跟我这一路在学校期间学习的各种学科的情形一模一样。在第一次像模像样地完成编程任务之后，自己根本没有弄清楚学会这些东西的目标是什么，只是得到了正确的答案而已，也就不知道如何把学到的东西运用到以后的任务中。

斐波那契数列能作为解决什么问题的数学模型，而不是仅仅知道“某一项是前两项相加的结果”。

不知道自己的目标，怎么能知道重点是什么呢？如果不知道什么是重点，怎么能知道需要什么样的信息呢?不妨再做进一步的分析：如果你不知道自己需要什么信息，你就不可能知道哪些信息需要记住，诸如从已经完成的任务中得到的经验教训之类。

对于固化的社会生产结构，我们还可以“曲线救国”

其实我此前一直都不清楚寒暑假是为了帮助务农而存在的，作者的观点切中要害。对于陈旧的社会生产结构，或者说更多的生活“定式”。我们其实应该多思考，是不是它们已经不适应我们现在的生活了。

努力展望技术会给你的生活带来怎样的改变，而不是等到这些变化成为不可撼动的惯例之后还是不理不睬。

利用那些经济便捷的技术（诸如快速互联网接入、视频会议等）在家工作，起码是部分时间在家工作。

为了避开交通拥堵，跟老板商量调整你的上下班时间。

如果家里有孩子，跟街坊邻居一起组织一个暑假游戏组，让家长轮流负责照看孩子。

送孩子去上暑假班，尽管这样很可能会让孩子以后报怨你。

考虑搬家，离单位、学校、教堂和商场更近一些，把路途中浪费的时间和资源减到最少。

切勿掉进“知识就是力量”的陷阱。跟别人分享自己的知识，邀请他们也给予分享。如此一来，人人都会把工作做得更好。

跟别人一道，最好是不同于自己的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷办法。

如何进行决策

一旦确立了主要目标，紧接着我们就能识别出那些“无法逾越”的难题对我们来说究竟是实际制约还是假性制约。就像我周末无法去参加足球比赛的原因究竟是因为我的腿摔断了没有康复，还是因为相同的时间有一次同事聚餐。类似的问题有很多，但得后面这种制约还是有很多办法绕开的。

制订一个计划应该是为了实现自己的目标，目标实现的方式要考虑到跟项目有关的实际制约。其中应该包括需要采取的具体行动，行动内容应该与随后的时间安排和既有资源（人力、财力、物力及时间等）相匹配。

针对你的决策将会产生的不同结果，逐个试试看。形象地展望一个决定可能产生的不同结果，可以帮你明确什么才是你真正想要的。

如果足球赛真的会达成你的目标的话。

对于正在考虑的决定，把支持和反对的理由都写下来。一天之后，再去阅读你写的内容，要大胆质疑自己所做的。

第二部分 全球的Google工作生活方式， 和无序说再见吧

这一章开始，作者就开始打广告了。咳咳，也还好。看完之后我倒是觉得 Google 可能一时半会无法返回中国了。国内的一系列的大小公司，无论它们是成型的还是创业中的，都在复刻着 Google 的各种产品。蛋疼的是产品质量还远不及。国家还是想保护它们的，这可不可以说是互联网中的壁垒。

话题扯远了，我想作者并不是推崇 Google 基于互联网的产品，而是借由这种方便的形式，为我们展示了搭建活性的组织结构的可能性。

搜索功能是新式组织管理的基础

你怎么记得这个抽屉就是存放差旅规定备忘录的地方呢？

我们接触的信息十分庞杂，实际上很难用几个文件夹就把各种信息分好门类整理起来。大多数情况下，各个文件之间还总有千丝万缕联系着。所以放弃那种强迫症似得想要把它们整理好的愿望吧。就如作者所说的那样，用搜索带来的便利，直接从衣服堆中间取出那件印有9寸钉乐队的T恤。

这就好比你再也不用一件一件地把所有衣服都挂好一样。相反，你只要把衣服扔到那个越来越高的大堆上就行。

Google 搜索

这里主要介绍了，一些鲜为人知的搜索技巧，当然不仅是 Google 其他的搜索引擎如：bing、baidu、 360，大多数的小技巧也都是通用的。

上引号 - ''，出现在搜索结果的页面中必然包含引号里的内容；

诸如 a、 and、 how、 where及 the等大部分通用字词，没有必要在查询条件中输入。通常情况下， Google及其他搜索引擎解析你的搜索意图时，用不到它们。然而，假如某个通用词对你的搜索条件来说必不可少，最好的办法就是把整个短语放在引号之中；

搜索引擎不区分大小写；

使用形容词搜索 - ~：'paris hotels'~affordable（这个窍门在其他的搜索引擎中一般不管用）波浪号与单词之间不能有空格，告诉 Google去搜索含义类似于 affordable 的所有页面。

使用形容词搜索 - OR: 'paris hotels' affordable OR cheap OR budget。仅仅搜索含有 affordable、 cheap或 budget之中某一个单词的页面；

排除不想要的结果 - -: digital camera–Nikon 非尼康的数码相机，opera–browser 歌剧而非欧朋浏览器；

通过数值范围获取特定信息 - ...：'digital camera' $100...$300 （其他搜索引擎不一定有效）;

特定网站内搜索 - site:网址：'paris hotels' site:nytimes.com 冒号和网址之间不加空格；

搜索特定类型的文件 - filetype:文件类型：'personal budget' filetype:xls;

货币兑换: 100 euros in dollars；

度量衡转换：50 mile in km；

时间查询：time paris;

天气查询：weather paris;

航班状态：American Airlines 123，可以查询美国航空公司 123号航班的飞行情况。

算数计算：5* 9+( sqrt 10)^ 3=；

词语释义 - define：define discombobulated;

电影放映时间 - 名称 + 邮编：Spider- Man 94114；

股票：APPL/Apple stock，前者是苹果公司的股票代码，后者显示的信息则更为详细。

快递状态：直接输入快递订单号即可；

Google搜索会自动查找包含关键词的常用变体形式信息的网页，用 exercise作为搜索关键词， Google搜索同时也会查找包含 exercises、 exercised及 exercising等不同时态的动词形式的相关网页。

计算机本地搜索：window系统点击 Win 键，在弹出的窗口下方输入信息。OS X在屏幕的右上角有个放大镜的图标；

对搜索技术理解得越透彻，你滤除次要信息的效果就越好，速度就越快，这样你就可以集中精力解决核心问题。

过滤信息

信息相对于我们的注意力而言是无限的，如何让我们自己只记住“有用的”信息就特别重要。作者在这里介绍了他过滤信息的原则和方法。

目标是信息存储的向导

当我们接触到与目标相关的信息时，大脑很可能就开始注意这条信息了，但你有时候都感觉不到这些行为。或者说此时就是直觉或者灵感涌上的的具体表现。所以之前提到的确定和区分主要目标很重要，因为大脑不可能关注并区分如此多的信息。

准备四种颜色的荧光笔，一只色彩鲜亮的钢笔；

快速通读全书，搜寻对目标而言重要的信息，用钢笔在所有需要关注的内容旁边画上星号，不必浪费时间做过多的整合工作，这一步的目的仅仅是过滤；

看第二遍时，以与目标与相关信息的密切程度为标准，将星号内容用四种不同的颜色分类。这样会将书中大块的内容分解成互相联系的小段内容。任务得到分解，效率也因此提高；

对相关章节进行第三遍阅读，尽量理解其意义以及与其他章节的关联。这种做法有助于理解各种范式，并把一章当中的重要信息发展为一个故事，而这个故事反过来又能给出信息的上下文背景，从而使得这一信息更容易记住。

回顾信息

如果每周都能有规律地花一些时间来重新看看有关信息，那么在需要之时记起所需信息的可能性就会提高，因而变得更加井然有序的可能性也会提高。

将过滤好的信息打上标签发送到你自己的邮箱（Gmail，百度云等等）里，这样以后寻找它的时候就会省下很多力气。

养成信息过滤的习惯

我的过滤办法并不是万能的。把自认为重要的信息分离出来，而把其余信息抛诸一边，可能会错失实际上很重要的内容（只是当时没有意识到这些内容的重要性罢了）。这样做也会有丢失孤立信息的初始含义及知识背景，进而得出错误的推导结论的危险。有些时候，人们并没有为过滤出来的信息设定明确的目标。在这种情况下，上述风险尤其大。

不过，可以这样看待这个问题：由于大脑固有工作方式的限制，丢失一些记忆内容是在所难免的。人无法分毫不差地完全记住自己看到的所有信息。如果力图记住所有内容，那就得永不停息地查看材料。我们总是会忘记某些信息，或者记错一些内容，这是更有可能出现的情况。忘记某些信息产生的后果通常不会比开始就没记住更严重。比起过滤信息，一字一句地阅读耗费的时间要长得多，而且也更难做到，起码对我而言是这样。况且即便那样做，同样也有忘记的风险。因此，倒不如采用过滤的办法来得好。这种做法简单易行，大脑更加轻松。

作者在这本书中举例了自己得知自己的女友患上癌症到她去世之前的整个过程。其中暴露了大量的问题，比如

没有建立联系的应急机制，在女友突然手术时联系不上

大量的相关的治疗信息堆积，不知何去何从

最后忙于为女友准备葬礼，而缺失对她的陪伴

...

作者建议我们尽快养成信息过滤的习惯，这样在以后的危急时刻，我们仍能有条不紊，处乱不惊。

何时适宜使用纸质文档把材料从大脑中移走。

为亟待处理的事情写便条，为一筹莫展的事情寻找灵感，给有待解决的问题找方案，为金融税务及法律事务存文件，纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。

解决问题

电视里的刑警队或是侦探是如何在各种线索中建立联系的，产品经理和设计师讨论时他们为什么贴的画的满墙都是？

只要把记事本上的纸撕下来，写好之后贴在墙上即可。或者去买块比较大的白板，放在办公室里。创造足够的物理空间，让信息能够来回碰撞，让想法得以不断提炼，这样可以激发自己的思维，而这也是死盯着电脑屏幕无法做到的。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上，而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上，原因就在这里。

这种办法之所以能够奏效，也是有原因的。拿着一张张纸走来走去，大脑得以在不同的内容之间建立联系，从而找到孤立思考时想不到的解决方案。

消化吸收写下来的信息。

在纸上修改文章，有助于发现在计算机屏幕上容易错过的东西。我可以把一张纸撕开，重新排列段落或页面的次序，而不必像在电脑上那样记住哪块内容已经拷贝过了。

这些情况下，纸张并不擅长在帮助我们存储信息

内容繁多的时候。

自己不知道何时何地用到的时候。

别人可能需要使用的时候。

像之前提到的把他们放到电子邮件或者云存储服务中吧。

用活电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库

作者主要介绍了 Gmail 的一些用法，但其实目前邮箱的功能大同小异，例如加标签，加星号。值得注意的是，这些功能在很多软件中都是相同的，其实我们可以建立一套标准。减少我们大脑在反复切换任务的时候带来的负担。

如果你的google域名访问比较麻烦，我个人推荐使用 trello 这样的工具来进行日常的组织管理。（我才不会因为喜欢哈士奇才去用的）

trello 看板

Gmail搜索拥有特定标签的邮件：label:book stuff 或者label: to do

创建标签：打开一个想要添加标签的邮件，选定“标签”这个下拉菜单，随后输入拟创建标签的名字。

给标签设定颜色：单击标签列表左侧的空白区域。这个动作会打开一个菜单，其中包括添加颜色之类的选项。只是不要设太多标签颜色。假如所有的标签都是彩色的，那就达不到以颜色来突出标签的目的。以便添加标签的电子邮件会在拥挤的邮箱里一目了然。例如，我把“写书资料”标签设成红色。这样一来，任何一封跟本书写作有关的邮件都会迅速引起我的注意。要添加颜色，

想把来自尼克的所有邮件都加上“朋友”标签。打开尼克所发邮件的时候点击“其他操作”下拉菜单，随后点击“添加标签：朋友”选项。Gmail允许对以往的电子邮件追加标签，同样也可以为将来的邮件添加标签。做完这些操作之后，点击“创建过滤器”，即大功告成。

如何区分购物网站的订单邮件和广告邮件：如果你的 Gmail 邮箱地址是 [email protected]，提供给购物网站的邮箱就可以是 yourname+shopping@gmail. com，无须开设新的电子邮箱。接下来，你可以设置过滤条件，把所有发向 yourname+shopping@ gmail. com的邮件自动存档。通过这种操作，所有来自电子商务网站的邮件会自动从当前收件箱中转移出去，成为 Gmail邮箱里的历史邮件。结果，那些邮件就不会分散你的注意力，也不会让你恼怒，因为眼不见心不烦。然而，当你搜索邮件或者查看收件箱的时候，这些邮件都还在。另一个办法是，你可以给所有发向 [email protected] 的邮件自动加上诸如“购物”之类的标签。然后可以根据需要，对与电子商务活动有关的邮件进行查看或归类。

跟踪处理待办事项：我点击 Gmail邮箱里的一个图标，在该邮件后面加上一个黄色的星号。这个星号是一种形象直观的提示，告诉我这个邮件需要继续处理。一旦完成这一工作，我就会把星号去掉。

向自己和别人发送提醒邮件：Gmail也有一个“任务”工具。使用这个工具，可以从任何一个电子邮件上创建一项新任务，也可以创建独立于邮件的任务。然后可以在 Google日历上为每项任务指定一个日期。

日程表

生活中混杂着公事和私事，二者总是交叉叠加在一起。晚上和周末时间我也会料理公事，上班期间有时也会处理私事。既然如此，为什么还要根据任务是否跟工作有关来管理自己的日程安排呢？

红色=工作日程，蓝色=娱乐日程

在网上建立多个日程表，然后跟最有可能与此相关的人士共享日程安排，这是一个较好的办法。 Google日历让这个目标很容易实现。

跟你分享 Google日程安排的人可以不是 Google日历的用户，只要其设备有网络浏览器和联网功能，他们就能查看你的日程安排。

跟特定人士共享特定日程，其实就是为他们过滤你的日程信息。

在跟别人协调日程安排的时候，共享日程表也能减少因此而出现的反复联系。

密码管理

要想做到真正安全，至少每半年就要更改一次密码（我说的“更改密码”是真正的更改，可不是仅仅在开头或末尾加上一个数字那么简单）。密码也不要重复使用。登录每个网站，都应该有一个与众不同的密码。如此一来，如果某个密码被盗用，也不必担心其他的密码。

我用 Gmail邮箱保存着一个用户名及密码提示的列表，只有我自己能根据密码提示想到具体密码。我不建议你在 Gmail或其他地方写出确切的用户密码。相反，我会给出足够的提示线索，以便头脑当中能够想到剩余部分。

例如：“夫人家乡名字中的前四个字母 +妈妈的生日 +我最不喜欢的城市名字中的后六个字母”。

google 文档 - 轻松管理文档及网上内容

存放重要文档。

这样你只要能够连上网络，就能随时读取这些文档，而不是赶回公司或者家中寻找文件。这也许是另一种有效收作业的方式啊！??

组织一个待办事项总清单。

作者举例他和她妻子利用谷歌文档中的在线表格功能完成了一次对房子的整体翻新。他们用其处理包括待办事项、维修花费、统一意见、组织行程等各个方面的事情，实时的共享信息就会让效率变得更高，将网上的价格实时更新到表格中，也避免了信息不对等而造成的财产损失。

利用 Google文档实现实时协作

开会的时候用 Google文档做记录，这是我使用 Google文档作为协作工具的另一种方式。Google文档更适合处理会议记录之类简单文档，在这种情况下，关键目标在于实时协作。

管理临时信息

建议你复制网页内容，粘贴到电子邮件中，然后发给自己。如果网页一直存在，你也可以把网址复制下来，保存在发给自己的电子邮件中。顺便说一句，在你复制网页内容之前，点击很多网站上都有的“打印格式”选项，通常可以消除广告以及其他不想复制的内容;

仅仅为网页添加书签作为保存手段的弊端主要在于：

多种终端，多种浏览器难以同步。（学校机房可能就没这么方便）

随着时间推移，你的书签可能会变成一个杂乱无序的长清单，难以检索

网页的临时性，很可能导致在你需要它的时候，它就已经不存在了。（微博的收藏党深表认同）

第三部分 克服大大小小的挑战

频繁转换思维让效率变低

当你正处于一种特定环境之中，或者正全神贯注于克服一个挑战，或者正集中精力处理一组信息，随后去做一些毫不相干的事情，这就是转换思维。这会导致精力分散，从而严重影响专心致志于手头工作的能力。

转换思维的时候，大脑必须要把短期记忆中的当前内容转移到长期记忆中，以便为新信息腾出空间。这样一来，有些信息就会丢失。

思维转换次数越多，各种思维背景之间的关联度就越低，大脑的工作难度就越大。

你一天都在那些工作会议、电子邮件、语音留言、走廊交谈、来往电话和不同任务之间来回转换，早已耗费了大量脑力，剩下的就是一种精疲力竭的感觉。

大量的思维转换也会给你增加压力。如果你力图专心致志地完成一项特定任务，却一直心绪烦乱，结果就会灰心丧气。一旦出现灰心丧气的情况，剩下的就是向压力的火山口慢慢靠近了。压力越大，越难集中精力。突然之间，恶性循环又会不期而至。

思维转换次数越多，彼此之间的相关性就越差，大脑转换、存储、清空信息的难度就越大。此时丢弃的可不只是你不再需要的东西，而是对你正常工作能力而言至关重要的内容。对于每一个新的思维，你可能还得确定自己的目标。为什么要给同事写那封电子邮件？打算跟哪些人一起开会？他们期望从你这里得到什么？你为会议设定的目标是什么？调整大脑适应新的思维，这是一件很难的事情。漫长的一天熬下来，每次转换思维，都得耗费若干倍的精力。因此，仅仅为了决定晚饭吃什么，你就得苦苦思考，这实在是不足为奇。

如何才能不分心

如果你无法避免思维转换，至少可以减轻转换造成的影响。例如：

随手给自己加上以后转换思维时需要参照的注解，这样思维转换更容易完成。

把类似的任务或会议安排在一起。

分辨是哪些分神因素导致频繁进行并不必要的思维转换，然后减少这些因素。

定期查收电子邮件，而不是让它们随时破坏你聚精会神的状态。

需要心无旁骛的时候，关闭电话振铃声，隐藏来电显示，让自己不会因想知道谁来电话、为什么来电话而好奇不已——这本身就是一个背景切换。

如果在隔间里工作，需要赶任务的时候，挂上一个写有“请勿打扰”的牌子。戴上耳塞，阻止环境噪声干扰自己。背对隔间入口而坐，避免旁边走过的人分散自己的注意力。

每个工作日都给自己留出点时间，哪怕只有10~ 15 分钟。在共享日程表中留出这块时间，就不会有人在这段时间打扰你。

对每个提议召开的会议，都要考虑一下召开的必要性。要确保开会有明确的目标，并且与会者都能理解这个目标。事先发放相关资料，有助于别人进入主题。

有序组织的原理

作者的这些关于有序组织的原理，实际上是穿插写在整本书的各个段落中的，建议读完下面这21条，在回过头来看看之前的内容。对理解、记忆进而生产出属于自己的有序组织大有裨益。

为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。

让信息尽可能快地离开大脑。

多重任务通常会让你降低效率。

利用故事去记忆。

仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着就该永远这样做。

知识不是力量，共享知识才是力量。

进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。

对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。

要懂得什么时候忽略制约。

在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。

在实现目标的方式上要灵活变通。

不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。

大脑中只保存真正需要记忆的内容。

大块内容要化整为零。

每周拿出些时间回顾关键信息。

没有一个完美无缺的组织方法。

在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。

尽量使用已经上手的工具。

及时加注解，有助于以后了解背景信息。

把类似的任务放在一起。

把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。

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