试论企业档案的价值鉴定

研究探索

试论企业档案的价值鉴定

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福建泉州黎明大学

蒋郁斯

摘要本文陈述了企业档案价值鉴定的重要性，披露企业档案价值鉴定的现状，提出企业档案鉴定的依据以及基本要求。企业档案

档案价值

价值鉴定

关键词

企业档案价值鉴定是企业整个档案工作流程的重要一环，决定着档案工作的质量和效益。企业档案价值鉴定的实质就是采用一定的理论和方法对档案、文件有无保存价值或价值的大小进行评估和预测，并决定是否存毁的一种行为。遗憾的是，这种行为时至今日仍然没有统一的规范，各个企业的档案价值鉴定标准不一，划分的保管期限相差悬殊，该永久保管的档案有可能作短期保管，该短期保管的档案也有可能被永久保管，这样档案的价值就无法真正地体现出来，同时在一定程度上造成档案资源的浪费。因此有必要重申档案价值鉴定的依据和基本要求，以统一企业档案价值鉴定的行为。

一、企业档案价值鉴定的重要性

档案的价值在于它能满足企业某种利用的需要，故而对档案价值进行鉴定，判断其价值的大小，并根据价值大小做好相关工作，非常重要。判断档案价值大小是确定档案保存价值的主要依据。企业档案的保存价值是由档案的内在价值与企业的客观需要两方面决定的，价值大的档案，其保存价值就高，反之保存价值就低，甚至无保存的必要。

护作用。此外，在日常保管中也可以将这些重要档案作为保护监控的重点，确保其绝对安全与完好无损。

４．企业档案价值鉴定是优化室藏的必要环节。正确评判档案的

价值，合理确定保管期限，保持档案价值等级的合理比例，就能使室藏结构优化，提高档案箱柜的使用效率。

二、企业档案价值鉴定的现状

由于目前我国档案价值鉴定理论还不够科学完善，人们对档案价值鉴定缺乏统一的认识，企业档案价值鉴定人员的文化水平低，导致档案价值鉴定实践存在种种误区，主要表现在如下几个方面：

１．对档案价值鉴定概念认识模糊。档案价值鉴定是企业档案室

按照一定的原则、标准和方法，评定档案的价值，并根据档案的价值确定保管期限以及是否存毁的一项档案业务工作。这就是说档案价定档案的价值、保管期限以及存毁。大多数企业的档案鉴定人员片面地把档案价值鉴定误解为文件归档时的鉴定，结果一鉴定终身，因而忽视档案生命周期的价值鉴定。

档案生命周期的唯一途径。值鉴定是档案室的一项业务工作，它的对象是档案，工作目的是确１．企业档案价值鉴定是确定文件、

２．企业档案价值鉴定是提高档案整理质量的重要步骤。对于价

值大、保管期限长的档案，本着对历史和后人负责的原则，在档案整完整率、归档理过程中严格按规定进行整理、组卷，确保其准确率、率均达国家规定标准，从而提高这些重要档案的利用效果，发挥其应有的社会效益和经济效益。

２．企业档案价值鉴定没有统一的标准。到目前为止。企业档案

价值鉴定还没有一个可供遵循的标准，企业生产经营需要成了企业档案价值鉴定的主要依据，因为这一依据的评判范围太窄，带有短期性和局限性，所以认定的档案价值等级就不那么准确。这应该是困扰企业档案价值鉴定的一个突出问题。

３．企业档案价值鉴定是决定档案保存手段的重要一环。内在价

值大的档案相对于内在价值小的档案利用率高，档案的破损率也较高。为了重要档案的安全与完整，需要我们对档案的价值进行认真利用率高的档案原件进行复制，以复制的分析与甄别，将价值大的、

件提供利用，这样既不影响利用效果，又对重要档案起到很好的保和爱护基层学籍档案管理者，提高其待遇，使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、业务水平较高的专业队伍。学籍档案管理作为高校档案工作的一个组成部分，应当在实践中不断摸索，总结经验，让档案信息真正及时有效地为社会提供服务，使档案开发工作逐步走上规范化、制度化、科学化的道路。

三、利用学籍档案应注意的问题

学籍档案要实行计算机管理。档案材１．利用现代化检索手段。

料中应录入学号、姓名、专业、班级、证书编号、论文、学生论文题目、指导教师的关键词等检索条件，以提高查全率和查准率。

档案利用者有时出于自身利益考虑，常会提２．注意从严把关。

，有的想改动出各种不正当要求。如有的想把“委培”改为“统招”学习成绩等。档案管理工作者必须坚持原则，严格把关，，以维护档

３．部分企业的档案鉴定人员没有受过正规的档案学历教育，在

档案价值鉴定中主观因素往往起决定作用。一些企业，档案鉴定的原则被搁置不用，档案价值的评估受鉴定人员的学识和文化水平左右，个人意志决定档案价值高低取向，档案价值鉴定一直处于低水平低效率的状态。

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案的真实性和权威性。

３．妥善保管学籍档案。学籍档案在利用过程中，由于翻阅量大，

复印次数多，常会影响档案寿命。解决的办法，除了加强传统纸质档案的保护外，还应充分利用新的技术，尽量提供电子文件给使用者。

４．创新服务方式。目前，学籍档案的利用还是处于被动服务状

态，主动服务还不够，这是需要认真改进的。比如，可以统计出各项数据（如各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率），结合产生上述数据的教学档案材料和背景材料进行分析，再主动提供给教学管理部门，为教学管理部门制定教学管理措施、改进教学方法和提高教学质量提供信息支持。也可建立学籍档案数据库，设置一定的进入权限，以便学校和社会查询利用。

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（责编：阚谧丁）

兰台世界２０２００６．７理论版

４．混淆文件鉴定和档案鉴定的界线。归档文件鉴定和档案鉴定

是文件向档案转化的两个不同的鉴定方式。企业档案价值鉴定人员一般把档案鉴定看作是归档文件鉴定，认识上的混乱，影响鉴定工作实践，档案价值的误估和保管期限划分不合理的现象由此产生。

三、企业档案价值鉴定的依据企业档案价值鉴定的依据主要有：

定因鉴定人员的学识、文化程度的不同而产生鉴定工作的较大差异，有必要统一档案价值鉴定工作的基本要求，以便提高企业室藏档案的质量，最大限度地开发档案信息资源，适应档案计算机网络化管理。

发展的观点、历史的观１．企业档案价值鉴定要坚持全面的观点、

点。企业档案价值鉴定人员要用全面的、历史的、发展的观点去分析判定档案对未来需求及满足未来需求的可能性。全面的观点即全方位地、多层次地预测档案利用的需求，从各方面全面地审视档案内容和外部特征，全面联系地分析档案文件，切忌孤立地就事论事从而草率断定档案的保存价值。历史的观点即根据档案形成的时代背景、历形式，档案文件之间的相互联系，从史条件，具体地分析档案的内容、

而衡量、判定档案对当前和今后的社会作用。发展的观点即运用发展的眼光有远见地去认识和估计档案的价值，预测档案长远的历史意义，既要分析档案对当前的作用，又要估计到档案对将来的作用。

１．来源标准。档案的来源与档案价值的大小有密切关系。一般

而言，本机关形成的文件的保存价值，往往大于外机关形成的文件的保存价值。就一个机关内部而言，以机关名义形成的文件的保存价值，往往大于机关内部组织机构形成的文件的保存价值。就外机关对本机关而言，上级机关，特别是上级主管机关形成的文件的保下级机关的文件的保存价值。存价值，往往大于平行机关、

２．内容标准。档案价值通过档案内容表现出来。分析档案中所

记述和说明的事情经过、问题、人物、观点、数据、制度、时间和地点从某种意义上说，等要素，这些要素一般具有凭证价值和情报价值。档案内容就是档案价值的标志。

图案等的外形特点在一定程度上也影响到文件的保存价值。有些文件的内容并不太重要，但其文字具有书法研究价值，或花边图案具历史研究价值，或文件上有著名有艺术价值，或制成材料具有科学、

反之，有些文件本来有一定价值，但是由于某种原因致使其毁坏到无法恢复不能被人们利用的程度，也就失去了原有的价值。

２．企业档案价值鉴定应从档案文件运动周期的各个阶段进行

全面系统的鉴定。这一运动周期可分为四个阶段：一是文书归档立卷时的鉴定；二是定年定时对库存档案的鉴定；三是销毁档案时的个有单位领导和业务人员组成的鉴定小组，并制定鉴定方案。定年定时的鉴定重点放在短期卷的鉴定，避免大量档案涌入档案馆，以此减轻档案馆的负担。鉴定中根据档案价值，重新划定保管期限，剔期限表，使其中条款的内容更加细化，避免出现保管期限表条款中诸如“重要的”“、一般的”等操作性不强的内容。

档案产生机构的职能和业务性３．企业档案价值鉴定要以文件、

质作为评判依据。企业内职能大或业务工作重要的机构产生的文件、档案价值大；职能小或业务工作较次要的机构产生的文件、档案价值就小。所以档案价值鉴定要考虑企业内设机构的职能性质和业务工作特点。另外，一个单位的文件，有自身开展业务工作形成的，也有其他单位运转到该单位需要该单位知晓和执行的。因此文件形成者既包括立档单位，也包括非立档单位。对职能鉴定法来说，可以理解为立档单位职能鉴定和外来文件形成机构职能鉴定两种。职能鉴定法除了评估立档单位的社会职能和业务特点外，还要评估立档单位来文的文件形成者的社会职能和业务特点，才能准确地鉴定档案的价值。

字迹材料、制成方法、笔迹、鉴定；四是档案移交进馆前的鉴定。文书归档立卷的鉴定要建立一３．形式特征标准。档案的载体材料、

人物的题词、批注、签署等笔迹，这时就会使其产生新的价值意义。除无保存价值的文件材料，给予集中销毁。通过鉴定不断修改保管

４．时间标准。档案形成的时间与价值成正比。一般来说，档案产

生的时间离今天越远，保留下来就越少，也就越显得珍贵，其情报价—“高龄文件应该受到值也越大。这就是遵循迈斯奈尔提出的原则——尊重”。另外，重要历史时期形成的档案的保存价值往往更大一点。

档案文件的文种最能体现档案的价值。比如，档案５．文种标准。

中的决定、命令、指示、意见、办法、条例、会议记录、总结等文件的保信函、简报等文件的保存价值。不过也不绝存价值，往往大于通知、

对，分析文件的文种不能只看文件名称，文件名称有时并不能反映其指示性的“通知”与决定、指示具有同等价值。内容。比如，具有决定、

６．稿本标准。档案文件的稿件及可靠程度是区分档案价值的一

个指标。通常在不同稿本中，定稿和正本的保存价值和可靠程度要大于草稿和副本。但是，单单依据其稿本来判定档案保存价值还是不行的。一些重要的，对历史具有重大影响作用的文件不仅其定稿，正本的价值重大，而且其草稿的保存价值同样不可忽视，通过反复修改形成的草稿，可以从中比较清晰地了解一份重要文件反复酝酿、讨论和撰制的全过程，具有较高的科学研究价值。

４．企业档案价值鉴定应引入时间价值观。档案的价值由一定的

劳动时间所决定。如从文件资料转化为档案，乃至档案信息提供利用，是需要一定的劳动时间的；档案自身的科学管理所用劳动时间也决定了档案的价值；人们使用档案资料节约了劳动时间，提高了工作效率，所节约出来的劳动时间和财富可以相对地衡量出它的价值；这些档案资料并不限于一次的利用，多次的利用使档案具有重复价值的性质。某一档案的利用率高，它所付出和节约的劳动时间就多，档案的价值就大。时间价值表现为档案价值是企业进行档案价值鉴定中应把握的一个要点。

企业档案价值鉴定是一项技术性要求较高的复杂工作，各个企业的档案鉴定人员应高度重视认真对待，在全国企业还没有建立统一的档案价值鉴定规范之时，要充分认识和应用有关档案价值鉴定已有的依据，了解档案价值鉴定的基本要求，多一些科学思维，少一点主观武断，力求准确辨别档案的真伪，正确判定档案的价值，合理确定保管期限，定期进行档案的价值鉴定，不断优化室藏，为企业生产经营提供最优质的服务。

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（责编：巩文德）

７．完整程度标准。一般来说，全宗内档案保存的完整程度和绝对

或者也可数量的多少，与每份档案文件的保存价值大小成反比关系。以说，如果全宗内档案的完整程度较高，那么在分析和判断档案保存价值时，则必须掌握一个从严的原则；反之，则必须掌握从宽的原则。

（如条约、合同、契约等）随着时间的推８．有效性标准。有些档案

具有科学和历史移，其价值逐渐减少，甚至完全消失，必须剔除销毁。

研究价值的，如企业之间的合约，有效期已过，但仍需划归永久保存。

９．需求程度标准。通常情况下，利用频率高，发挥作用大的档

案，其价值自然就大，反之则小。

四、企业档案价值鉴定的基本要求

企业档案价值鉴定是有一定的规律可循的，为避免档案价值鉴

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