5最标准全面的工作分析方法选择的原因(以大型家用电器公司为例)
工作分析方法选择的原因
一、工作分析的方法
A 公司是一家大型的家用电器集团公司。由于近年来公司发展过于迅速，人员也飞速增长，因此许多问题也逐渐暴露出来。表现比较突出的问题就是岗位职责不清，有的事情没有人管，有的事情大家都在管，但又发生推诿扯皮的现象，这使得公司不能进行正常工作，阻碍公司的发展。
根据公司上述具体情况可选择访谈法、问卷调查法和观察法来进行此次的工作分析工作。
二、方法选择的原因
由于A 公司是一家大型的家用电器集团公司，属于生产制造型企业，经过考虑提出以下方法：对于基层的生产员工主要以选择观察法为主，访谈法为辅，将两者相结合来进行分析；对于企业的主管人员、经理等管理层人员主要以选择访谈法为主，问卷调查法为辅，也将两者相结合来进行分析。
（一）相关因素
一般来说，企业在进行工作分析时不会单独使用一种方法，而是将几种方法结合使用，以收集全面准确的工作信息。企业需要考虑以下5个因素：
（1）目的
选择与目的相匹配的分析方法能节约成本，提高效率。比如，A 公司对于基层的生产员工主要以选择观察法为主，访谈法为辅；对于企业的主管人员、经理等管理层人员主要以选择访谈法为主，问卷调查法为辅结合起来进行分析，这样既能节约成本，又能提高效率。
（2）成本
企业应根据自身的能力，量力而行，选择经济实用的方法。比如，A 公司可选择成本较低的问卷调查法。
（3）工作性质 复杂程度、技术水平及周期长短各不相同的的工作其工作分析方法也有差异。比如，A 公司选择的观察法适用于工作简单、技术水平不高和周期较短的生产性质的工作；对于工作复杂、技术水平高及周期较长的管理性质的工作可选用访谈法。
（4）待分析的工作样本数量
比如，A 公司生产性质工作样本数量多，可选用问卷调查法，比较经济；管理人员样本数量少，可选用访谈法。
（5）分析客体
客体不同，其水平有差异，主要是指分析客体能否理解并接受这种方法。比如，A 公司对于一般员工可选用问卷调查法、行为观察法；
对于高层次管理者访谈法和职位分析法更适用。
（二）访谈法
1、分析
对于A 集团电器公司的业务主管、人力资源部经理等管理层人员所做的管理性质的工作，分析者不可能实际去做，在这种情况下，就需要使用访谈法，访问工作者了解他们的工作内容，以及为什么这样做和怎样做，由此获得工作分析的资料。
2、适用
该方法适用于不可能实际去做某项工作，或难以观察到某种工作时；及适用于短时间的生理特征的分析，也适用于长时间的心理特征的分析；还适用于对文字理解有困难的人。此外，访谈法也适合于脑力职位者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。综上，结合A 公司实际情况对于管理层人员可选择访谈法进行分析。
3、优点
访谈法运用面广，能够简单而叙述地收集多方面的工作分析资料，因而深受人们的青睐。其主要的优点是：
（1）可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解；
（2）运用面广，能够简单而叙述地收集多方面的工作分析资料； （3）由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确；
（4）使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题；
（5）为任职者解释工作分析的必要性及功能； （6）有助于与员工的沟通，缓解工作压力；
（7）可以获得标准和非标准的资料，也可获得体力和脑力劳动的资料；
但是其不足之处是被访谈者对访谈的动机往往持怀疑态度，考虑自身利益，回答问题时有所保留，导致信息失真。因此，访谈法一般不能单独使用，最好与其他方法配合使用，在此选择与问卷调查法结合使用。
（三）问卷调查法
1、分析
对于A 集团电器公司的业务主管、人力资源部经理等高层人员所做的管理性质的工作以及生产岗位所做生产性质的基层人员都可以用，由此获得工作分析的资料。
2、适用
问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法，该方法适用范围广，可用于调查业务主管、人力资源部经理等高层人员所做的管理性质的工作以及生产岗位所做生产性质的基层人员，它适用于需要对很多工作者进行调查的情况。
3、优点
通常, 问卷的内容是由工作分析人员编制的问题或陈述, 这些问题和陈述涉及实际的行为和心理素质, 要求被调查者对这些行为和心理素质在他们工作中的重要性和频次按给定的方法作答。
问卷调查法的最大优点是节省时间、不影响工作、调查范围广、可用于多种目的；费用低、速度快；比较规范化、数量化，尤其适合对大量工作人员进行工作分析；调查结果可以量化，进行计算机处理，开展多种形式、多种用途分析。
但是，这种方法对问卷设计要求比较高，需要花费较多的时间和精力，同时需要被调查者的积极配合。鉴于这种问题，调查问卷一般不单独使用，而是与其他方法配合使用，在此选择当对管理性质的人员进行调查时结合访谈法使用。
（四）观察法
1、分析
生产性质的工作属于相对稳定、标准化程度高的工作，利用行为观察法对A 公司生产人员进行分析，取得的信息比较客观和正确，实施起来也比较可行，所以在此选择行为观察法对生产人员进行分析。
2、适用
一般来说，观察法适用于工作相对稳定，即在一段时间内，工作内容、程序、对工作人员的要求不会发生明显变化的；工作程序比较简单，标准化程度高，周期短的体力劳动为主的；比较简单、不断重复又容易观察的；短时期外显特征较明显的工作岗位，如生产线上工人的工作。
3、优点
观察法的优点是：通过观察能够较全面地了解工作的要求，取得的信息比较客观和正确。
但是，观察法不适用于对心理素质的分析、没有时间规律与表现规律的、工作循环周期长的、以脑力劳动为主的工作及处理紧急情况的间歇性工作，所以在选择观察法的同时也要与访谈法结合使用，以避免观察法的一些弊端。
三、方法的实际运用
（一）访谈法
1、访谈的对象
结合A 公司的具体情况，访谈对象包括业务主管、人力资源部经理等公司管理层人员以及一些特殊生产类员工。
2、访谈的形式
访谈的形式可分为个人访谈、集体访谈和管理人员访谈三种。在实施访谈时应该把这三种方式加以综合运用，这样才能对工作分析真
正做到透彻了解。
3、访谈的标准
麦考米克博士于1979年提出了访谈法的一些标准，它们分别是： ①所提问题要和职位分析的目的有关；
②职位分析人员语言表达要清楚、含义准确； ③所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄；
④所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围； ⑤所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满，或涉及被谈话人的隐私。
4、访谈的实施
做好访谈前的准备工作，是保证访谈成功的重要前提。访谈者要根据调查的目的、要求和受访者的特点，事先确定并充分熟悉访谈的内容和范围，确定调查方案或拟订访谈提纲。
（1）针对人力资源部经理访谈方案如下表1所示：
1．岗位基本信息
(1)请问您的姓名、所属部门、所在的岗位及职位编号
? (2)汇报工作的对象是谁? 您的上级是谁? (3)与您同同级的同事有哪些? (1)该工作岗位的工作目标是什么?
(2)完成该岗位的工作任务对公司具有哪些重要意义? 3．工作关系
(1)为了更好地完成本职工作，工作中需要与公司内部哪些职位或部门进行联系? 联系的频率如何?
(2)为完成本岗位职责，需要和公司外部的哪些机构发生联系? 联系的内容是什么?
(3)工作中接受谁的监督?
(1)所在岗位的职责是什么? 在各项职责中分别需要完成什么工作? 其主要工作内容是什么?
(2)您是否承担管理他人的工作，若是，管理哪些部门或职位? 直接管辖的人数有多少?
(3)请您对刚才所谈职责按重要性进行排序，并估计每项工作所消耗的时间比率。
(4)衡量您所做的工作好坏的标准是什么?
(5)除了日常工作外，您每周、每月、每季或每年还需要承担哪些其他的工作?
(6)您刚才所说的岗位职责是否与别的工作岗位职责有交叉的部分? 如果有，是哪些? 您平时又是怎么协调分工的?
(7)工作中是否有独立决策的权限，若有主要有哪些方面的权限?
根据岗位及相关情况在每项对应处打“√”，并在括号里填写相应内容。
工作失误是指工作中最容易出现失误的环节，记录表如表6所示。
7．岗位任职资格
岗位任职资格是工作分析的两大内容之一，如表7所示。
(1)可以晋升的职位有哪些?
(2)可以进行工作轮换的职位有哪些? (3)可以降级到哪些职位? 9．其他
(1)您认为工作中最大的挑战是什么?
(2)在处理这些棘手或重要的问题时，您通常是怎样做的? (3)工作中您最满意和最不满意的地方是什么? (4)您是否经常同领导沟通?
(5)在与领导交谈的过程中，您与他／她主要讨论什么问题? (6)在工作中您是否曾做出过重大决定? 若有，请举例说明。 (7)工作中您希望得到哪些方面的培训? (8)对职位有何补充的内容，请说明。 5、访谈的技巧
（1）实施访谈大致分为四个步骤： ①在进入正式访谈之前，访谈人员可以先谈谈受访者较熟悉或感兴趣的事情，以消除其拘束感，然后逐步地把话题引向调查的内容。
②在正式访谈时，访谈人员要注意控制访问的进程、提问的语气、语速、语言表达清楚程度、表情等方面的问题。
③在访谈过程中，访谈人员的目光要直接与受访者交流；受访者回答问题时，访谈人员要专心倾听。无论采取何种访谈方法，访谈过程中一般都需要做记录。
④若受访者仍然不能消除顾虑，则可在交谈时不记录，待交谈结束后访谈人员再做记录。
（2）记录的方式有两种：笔记和录音。
一般来说，受访者都不愿意接受录音这种方式，故录音前必须征得对方同意，否则容易引起对方误会和不安，影响访谈的顺利进行。
访谈人员在做笔记时，要注意不能只顾着记笔记而忽视受访者的存在，访谈人员还应控制好访谈的进程和时间，最好能在预定的时间内结束访谈，若因某种原因未能完成访谈的内容，需要延长访谈时间时，则应征得受访人员的同意且表示歉意。
在访谈结束后，访谈者应真诚地感谢受访者对其工作的支持和配合。
6、使用访谈法的注意事项
（1）访谈者在使用访谈法的时候须注意，访谈开始之前要设计一个比较完善的访谈提纲，访谈过程中要与受访者建立一种融洽的关系，并把访谈的目的、内容等介绍清楚。
（2）访谈者的语言要通俗易懂，态度要诚恳。访谈结束后，访谈者要对所获得的资料进行核对和检查，以确认所收集到的信息的真实性和可靠性。访谈法一般不单独使用，最好与其他方法配合使用。
（3）访谈法一般适用于访谈者不可能实际去做，或不可能去现场观察以及难以观察到的某项工作的分析。
（二）问卷调查法
1、问卷的设计
问卷调查的关键是设计问卷。无论采取何种设计方式，问卷问题的设计都应围绕拟分析的工作岗位进行设计。
(1)开放型问卷
开放型问卷，指设计的问卷只有问题而没有给出备选的答案，由被调查人根据自己的判断，自由地回答问卷所提出的问题。
由于被调查者可以自由回答问题，因此调查者容易获得某些新的或更为全面的信息；但同时也可能会收集到一些无效的信息，且难以对收集到的信息进行统计和对比分析，对于开放型问卷是运用要注意它的弊端。
(2)封闭型问卷
封闭型问卷是指由调查者先设计好所要调查问题的备选答案，被调查者在其中选择合适的答案即可。
封闭型问卷要求规范化、数量化，适合于用计算机对结果进行统计分析。
(3)混合型问卷
混合型问卷，就是将封闭型问卷与开放型问卷有机地结合，其问题既包括开放型问题也包括封闭型问题。
问卷调查表针对人力资源部经理进行分析： 尊敬的经理：
您好! 非常感谢您参加本公司工作分析的问卷调查活动，以下信息请您根据所在的岗位如实填写，如发现有遗漏或者不足之处，请您在后面附言或与人力资源部联系。
谢谢合作！
A 公司人力资源部
2、问卷的实施
问卷调查法的具体实施是职位分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。正式进行工作分析前，考量各部门之工作内容及可行时间，先行拟定了进行时间表，若不可行，则可弹性调整。
(1)问卷发放
进行各部门之工作分析问卷发放时，先集合各部门之各级主管进行半小时之说明，说明内容有工作分析目的、工作分析问卷填答、及问题解答，并清楚告知此次活动之进行不会影响到员工现有权益，确定各主管皆明了如何进行后，由主管辅导下属进行工作分析问卷之填答。
(2)填答期间
虽然在工作分析问卷填答前有过详细的说明，也进行了问题解决，但是仍是有许多问题产生，因此，在此期间必须注意各部室之填写状况，并予以协助。
(3)问卷回收及整理
对于回收之资料，首先必须检查是否填写完整，并仔细查看是否
有不清楚、重叠或冲突之处，若有，便由工作分析与人力资源主管进行讨论，判断是否对此任职者或其主管进行面谈，以确认资料收集之正确性。
如果事先已请填写者将内容转换成计算机档案，则工作分析员只需以原档案进行修改即可，不需再花费许多时间将问卷内容转换成计算机文书文件，且只要资料确认无误，即可完成职务说明书之撰写。
(4)工作分析成果
依据工作分析之目的进行所获得的成果即为职务说明书。
3、问卷的要求
（1）提问准确、语言通俗易懂
问题、备选答案的设计要准确，避免使用生涩难懂的文字或词语。
（2）问题不可模棱两可
问卷的设计除了准确外，还需注意文字表达清楚、简洁，让被调查者很清晰地明白所要回答的问题。
（3）避免诱导性的问题
设计问卷时，应避免带有倾向性的、诱导性的问题。例如，“大多数员工认为，该职位的任职资格应该是需要l ～2年相关的工作经验，您也是这样认为吗? ”
（4）问题的排列次序
①把能吸引被调查人兴趣的问题放在前面。
②简单的问题放在前面，难于回答的、开放式的问题放在后面。 ③按照时间的先后顺序排列。
（三）观察法
1、观察记录表设计
采用观察法进行工作分析时，一般以标准格式记录观察到的结果，可以取得更好的效果。
2、观察法的实施
利用观察法进行工作分析时，应力求观察的结构化，根据工作分析的目的和组织现有的条件，事先确定观察的内容、观察的时间、观察的位置、观察所需的记录单等，做到省时高效。
（1）工作分析人员在进行观察时，可以先对岗位任职者的工作行为进行观察并做好相应的记录，然后再与被观察者进行面谈，对相
关信息进行补充说明；也可以在不影响任职者正常工作的前提下，一面观察员工的行为，一面与员工进行交谈。
（2）在观察结束后，工作分析人员应通过多种渠道对所收集到的相关工作信息的准确性进行核实。
3、观察法的注意事项
(1)注意所观察的工作行为应具有代表性、稳定性。
(2)观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意。
(3)观察前应确定观察计划和提纲。
(4)观察时所记录的信息应反映工作的有关内容，避免机械记录。
(5)在使用观察法时，可以事先用适当的方式将工作分析人员介绍给员工，使之能够被员工接受。