公务出差及公务外出管理制度20150719

XX公司

公务出差及公务外出管理制度

1.目的：

为确保员工公务外出或公务外出的审批流程、执行标准、管理要求更加明确具体，特订本管理制度。 2.适用范围：

本公司员工因公外出、出差或参加外部培训、会议等。 3.权责:

3.1 综合管理部行政组：负责公务出行事项审批及交通、食宿等的预订或安排事宜。 3.2 综合管理部人力资源组：负责公务出差或市内公务出行的考勤管理。 3.3 综合管理部财务组：差旅费用的预支、审批、核销。

3.4 各科室/部门主任经理：负责所属人员出差审批、费用的审核、出差期间

的绩效管理。

4.参考文件：

4.1 《费用与专项支出管理规定》 5.定义:

5.1 公务外出：在上班时间内因公外出,且路程较近,当天可往返的情形。 5.2 公务出差：路程较远，当天不可返回公司或者公司所在地需在外住宿者。 6.管理规定:

6.1 出差申请：

6.1.1员工公务出差前必须完整填制《出差申请单》，上班时间公务外出需要填写《外出申请单》，依以下权限核准后执行。

6.1.2出差员工回公司后，应及时向综合管理部人力资源组报到确认考勤，并将出差报告呈所在部门负责人会签，如果是外出培训则要增加人力资源部门会签。

6.1.3出差人员凭审批的《出差申请单》、出差人部门或人力资源部门会签的出差报告填制《差旅费报销单》，财务部按实际的差旅费用进行核销。 6.2 公务出差/外出交通工具： 6.2.1交通工具类型标准：

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6.2.2专家接送：

(1)每天早上7:45在广埠屯指定位置发车接专家到本院上班，每天下午16:30从本院地面停车场发车，送专家返回广埠屯指定位置。

(2)行车路线：珞喻路—长江一桥—武胜路—XX。专家接送车涉及尾号限行时绕行香港路隧道或鹦鹉洲长江大桥。 6.2.3市内公务外出：

(1)医院鼓励员工绿色出行，市内公出尽量搭乘地铁、公共汽车等高效绿色公共交通工具，市内公出凭车票报销交通费用。

(2)特殊情况市内需要搭乘出租车的，应提前报告部门主管及分管领导的同意，并凭当天出租车票报销。

(3)员工市内公出需要医院派车时，本人填写《用车申请单》，经部门主管和分管领导签字，由行政部安排医院车辆和司机。 (4)员工使用个人车辆各项费用不在报销范围以内。 6.2.4公务出差：

(1)根据出差人所属职等选择相应的公共交通工具，同行出差为多人且交通工具类型不统一时，可以选择同一交通工具类型出行，坐席类型酌情决定是否区分，需提前在《员工出差申请单》上面注明。

(2)出差时如因特别需要医院派车或者在出差所在地租车的，需提前经综合管理部行政组审核，行政院长审批同意后方可安排使用。

6.2.5禁止乘坐非法营运的摩托车、汽车等交通工具，若由此所产生之不良后果由其本人负责。 6.3 差旅食宿标准： 6.3.1差旅食宿标准：

备注：

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(1)一线城市是指：北京 上海 广州 深圳

(2)二线城市是指：天津 南京 沈阳 西安 成都 重庆 杭州 青岛 大连 宁波 济南 哈尔滨、长春 厦门 郑州 长沙 福州 乌鲁木齐 昆明 兰州 苏州 无锡

(3)三线城市是指：除一线、二线城市之外的地区。

6.3.2两人以上同性别的人员一起出差时，每两人按其中一人职等较高者标准报销住宿费，另一人不得再另行报销。

6.3.3专家委员会委员住宿标准可在其对应职等标准基础上上浮100元/夜，交通工具可以选择动车一等座和软卧。专家委员会主席的交通食宿费费不受标准限制，实报实销。

6.3.4出差期间发生公务接待时，接待费用应事先向分管副院长申请，报销时应特别标注说明。 6.4 差旅费借款：

6.4.1原则上鼓励员工使用信用卡垫付，事后凭票报销。 6.4.2差旅费如需借款参照《费用及专项支出管理制度》，出差人员凭核准的《员工出差申请单》和《借支单》向财务部暂支差旅费，返回5个工作日内结清暂支款。 (1)借款（原则上打入借款人工资卡）一次性借款现金金额 1,000 元（含1,000 元）以上的，应提前一天通知财务部现金出纳。 (2)员工借款金额应合理预估。借款时应填写《借支单》，《借支单》经审批后由财务留存原件。原则上借款应以选择合理交通工具的往返路费、预估出差期间不同地点的路费和按照合理预估的住宿天数、住宿标准上限计算的住宿费为限。

(3)实习期员工、临时工等非正式员工不予借款。新员工在转正前原则上不予借款，但因工作需要必须出差借款的，须提供费用审批人签字的书面确认，此项借款的清理工作由其直接领导负责。

(4)员工借款应由本人办理，如本人无法借款应由部门指定专人予以代办借款。

(5)管理人员由助理代办借款的，须列明实际借款人，严禁以助理的名义代借款项。原则上借款应全部打入借款本人工资卡，因特殊原因打入非本人工资卡的，必须员工本人书面授权并邮件通知报销财务主管和出纳。 6.5 差旅费用报销：

6.5.1出差员工回单位后，应如实填写《差旅费报销单》，并列明出差人姓名、职务、部门、出差事由、出差时间、附件张数，并详细列明出差的起讫时间及地点、交通工具、单据张数等《差旅费报销单》上的各项内容，予以报销。 6.5.2出差人员报销时，不得超出相应交通费、住宿费标准，餐补则直接在报销单上按天计算补贴，财务组应做好审核。

6.5.3一事一单，不得将数次出差合并一单报销。

6.5.4相关费用报销需作特别说明的，请于《差旅费报销单》备注栏作说明，

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若内容较多时可另附报告说明，内容由主任/经理以上主管审核。 6.5.5发票类原始单据要求：

(1)必须是正规发票和行政事业单位收款收据或其他合法票据；

(2)发票类单据至少正确记载下列信息：公司名称（全称 “武汉口腔医院有限责任公司”）、时间、内容、金额、有效且清晰的印章； (3)发票内容与开票单位经营范围相符，且大小写金额一致。 6.5.6 票据粘贴

(1)原始票据统一粘贴在《粘贴单》上，以《粘贴单》大小为界，从右往左分层次均匀粘贴，票据间须留出一定间距，并保持上方水平位置一致； (2)粘贴票据时不应把金额位置粘上，如票据过多，可用多张《粘贴单》； (3)若票据或附件尺寸比《粘贴单》大，超出部分可按粘贴纸大小折叠。 6.5.7票据填制

(1)票据粘贴后，根据开支内容分别填写相应的报销单据； (2)填写的报销内容要与所附原始票据一致；

6.5.8财务部应严格审查：出差的目的地及行车线路的合理性，各项费用的合理性与真实性，有关票据的合法性，不符合者不予报销。 6.6 差旅费用其他规定：

(1)因个人原因发生退票费不予报销。因公司原因发生退票，请在报销时向财务人员提供本部门领导签字的退票原因说明。

(2)对于不据实报销人员，一经查出，追缴差额款并予以通报批评，视情节轻重，给予一定的经济处罚。

(3)参加公司外部会议、培训的人员，报销时须持有会议、培训通知单、综合管理部人力资源组会签的培训总结报告报销。通知单上写明食宿自理的，参照公司住宿标准按实报销，计算餐贴；通知单上写明会议统一安排食宿的，按照会议统一安排的酒店实际住宿费用报销，并仅在往返途中计算出差补贴。

(4)任何部门和个人不能以出差为名报销个人事务所发生的费用，其费用应全部由个人负担。

(5)出差人员没有特殊情况，不得绕道乘坐车、船。如确实有特殊情况，需经费用审批人批准。否则，绕道行驶发生的车、船费及绕道期间发生的其他一切费用均由个人负担。

(6)出差人员在没有完成预定任务的情况下，中途因个人原因需要回工作所在地或其他地点的，必须事先报费用审批人批准，而且由个人负担出差地返回工作所在地或其他地点的交通费。

6.7 本制度由院长办公会批准发布，由综合管理部负责解释。 7.记录表单

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签发：

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