[工作文件]W总4.03公司文件管理办法
03-29
成都三国红光机械电子有限公司标准
质量管理体系工作文件
公司文件管理办法
Q/MH(C) W总4.03-2003/B
1 公司自制文件管理
1．1公司文件的起草，由公司的主管业务部门根据生产经营的需要提出并负责起草，其他相关管理部门和执行部门负责参与审核并提出各自分管业务内容的建议，由总务部汇总报总经理审核批准后，总务部制作正式文件并保管起草过程的记录。传阅的记录按附录A《公司自制文件传阅、审核、批准表》。参与传阅、审核的部门，由总务部部长根据文件内容的具体情况确定。
1．2公司自制文件由总务部指定专人按部门发放文件，并作好签收登记。
1．3自制文件原稿经总经理签字后，由总务部归档保存。
1．4自制文件的编号参照《B》文件Q/MH（C）P4.01-2003/B中5.5.1.2执行。
2．外来文件管理
2．1由总务部负责公司外来文件接收并登记，在收文登记表上登记外来文件单位、文号、文件标题、份数、密级和收文时间。
2．2总务部应对外来文件进行分类建帐保存。
2．3文件由总务部部长根据文件要求的工作内容进行批示确定传阅部门（人）和承办部门（人）。按附录B《公司外来文件传阅、承办结果记录表》。
2．4 总务部文件管理人员，根据部长的批示送给传阅部门（人）和承办部门（人）并按时收回，将承办结果报告总务部部长签字确认后归档保存。
2．5因工作需要查阅文件，可在文件保管人处登记后，经总务部部长审核签字，同意后方可查阅。
3．文件的贮存、防腐和保密。
总务部负责公司文件、外来文件、重要合同以及重要档案的管理，保存文件要注意防火、防腐、防盗、和防失密的措施。
4．有不明确的文件处理内容时，参照Q/MH（C）P4.01-2003/B。
批准：陈永毅 审核：余革 编制：蒋春艳
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