如何提高机关文字工作能力

--在市委纪委机关文化大讲堂上的讲座提纲

今天，主要是结合自己十几年来在市政府办公厅文字工作方面的实践，同大家交流点粗浅的认识,谈点自己的体会。说的不对的地方，大家批评指正，下来我们再深入交流。

主要谈四点:

一是怎么看待机关文字工作。

二是机关主要有哪些文字材料。

三是怎样做好机关文字工作。

四是关于文字工作中的几个具体问题。

一、怎么看待文字工作

用我自己的感受和体会来说，应该说:文字工作非常重要。

(一)从人类历史上来说，文字是传承文化的符号，是人际交流的工具。人类发明了文字，也就赋予了它越来越重要的作用。

《周易》上说:“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察”。这是什么意思呢?也就是说，人类在很早的时候，没有文字以前，靠在绳子上打结，来记数儿、记事儿，来治理部族的事务;到了后来，古代先贤发明了文字，就改为以书契记事了，靠文字、文书、契约来领导官员、了解民情、治理国家。

曹丕说过:盖文章，经国之大业，不朽之盛事。

远的不说，说近的。

毛泽东，文学造诣极深，文章写得好，字字珠玑。五六十年代以前的人，对毛主席的老三篇耳熟能详，写的非常精彩。正是靠一个个文字组成的一篇篇文章，汇聚成了毛泽东思想，开辟了新中国，影响了一代一代中国人。

邓小平，当过多年中央秘书长，他也讲过:“领导干部要善于用笔来领导”。

自古以来，文字工作就与治理国家、管理社会密不可分。

(二)从机关工作来说，文字工作十分重要。文字材料是辅政的工具。“官僚”两个字，大家都熟悉，也都常说(听起来带点贬义)。“僚”就是幕僚，也是过去常说的师爷，它的主要职能就是以文辅政。跟过去相比，现在机构庞大了、也细分了，但各级机关以文辅政的作用没有降低，反而一直在加强。

老百姓家里过日子，过去常讲，开门就是七件事:柴、米、油、盐、酱、醋、茶。各级党政机关正常运转，概括地讲，开门就是三件事:办文、办会、办事。对于我们纪检监察机关来说，还要再加上一“办”，就是办案，可以说是“四办”。

党政机关是党委、政府施政的核心枢纽。大家知道，党政机关实施领导职能，有多种方式和手段，如调查研究、现场办公、发布公文、直接指挥、督导检查、总结汇报等等，这其中就包含了办文、办会、办事(也包括办案)。

办文，也是我们常说的写材料。文字材料起着上传下达、左右沟通的作用，是维护机关政党运转的重要工具。

办会，也就是组织、准备会议。会议是党政机关研究推动工作最普遍、最常用、最有效的形式。都说“共产党的会多，国民党的税多”。其实外国的会议也不少，一个接一个(2004年的时候，有一曾在美国挂职的人出了本书，书名叫《我在美国当市长助理》，当时很快在市场上脱销，这本被称为“第一部中国官员透视美国政府运营的书”。书的作者叫李群。2000年的时候，时任团山东省委书记的李群到美国纽海文大学研修了半年修公共管理，期间在美国纽海文市政府市长特别助理岗位上，实习了3个月，有很多感触。用他的话说:本以为美国会少，其实不然。担任市长助理的第二天，就随纽海文市长一同活动，一整天时间几乎都是在各式各样的会议中度过。只不过，美国人开会效率要高，很少做长篇总结，也不形成像我们通常要形成的会议纪要之类的东西。李群回国后不久就当了临沂市市长、临沂市委书记，现在是山东省委常委、青岛市委书记)。说这个事儿，我不想说会议的效率问题，而是想说，会议其实是政府行政的一个重要手段。我们开会，会前就要有会议安排、有会议通知，会上往往还有领导讲话，有发言提纲，会后有的还要形成会议纪要、还要下发会议文件、还要反馈会议贯彻落实情况等等，办会也离不开文字工作。

办事、办案，也是一样。办事往往要有请示、汇报、总结、决定等等，办案要起草初核报告、调查报告、处理决定等等，自然也离不开文字工作。

做文字工作，大家不要把它当成刻意的写文章来看待，不是写作文、写散文，随心所欲，自己想怎么写怎么写，而是有一定套路的，与办事、办会、办案密切相连，是辅助政务的重要手段，是推动工作的重要形式。

(三)对个人来说，做好文字工作也很重要。为什么这么说呢，因为文字工作能锻炼人、也能成就人。

人的能力体现在很多方面，作为机关工作人员，我觉得最基本的有三种能力:能说、能写、能干。能够做到站起来能说、坐下来能写、走出去能干，成为复合型人才。这也是政府办公厅多年来对机关工作人员的要求，对于其他机关也应该适用。

文字表达能力，是一个很重要的能力，也是一个人综合素质的体现，对机关工作人员个人也很重要。为什么说呢?因为文字工作可以锻炼人。写材料，有助于形成综合性思维、严谨的逻辑习惯，有助于分析问题、研究问题、解决问题，对个人的学习进步非常有好处。比如说，领导交办你写一个提高行政效能方面的材料，或是写一个调查报告，你就得搞清楚什么是行政效能，提高效能有什么意义、当前工作中有什么问题，过去工作中有什么好的做法，外地有什么好经验，上级有什么具体要求，群众有什么期盼，提高效能应该采取什么措施、有哪些好办法，怎么保证这些措施和办法落实到位，等等。在材料起草过程中，你自然而然地要学习、要分析、要研究;把你的所思、所想再落到文字上，自然要把它条理化、系统化起来。通过写材料，你就系统地学习了新东西、有了新思想，就成了这方面的行家里手，自然做起工作来也会得心应手，别人也会佩服你，你在机关中也就有了人气。

以从种意义上说，文字工作也可以成就人，是年轻干部成长进步的阶梯，是实现人生价值的一个重要途径。不知大家注意过没有，上纪纪8、90年代成长起来的干部，包括现在在任的不少领导，很多都是教师出身、秘书出身，很多都是有深厚文字功底的。一个干部的成长可能有方方面面的因素，但不能否认，深厚的文字功底是为他们助力的。一个在综合文字岗位吃过苦、受过累、经受过垂练的人，一旦有机会到别的工作岗位，他会很快适应，因为他善于学习，他干起工作来有条理、有轻重、有办法，也能把工作做好。现在机关的人素质都很高，特别是年轻的同志，都是大学毕业，都是高才生，工作中也有思想、有观点，如果文字功夫再锤炼得好一些，也会为你的成长助一臂之力。

我大学毕业后也在这个院工作，先在地区农业区划办，地市合并后在市农业区划办工作了10多年，期间在地区市场农业办、组织部研究室帮过几年忙，搞了很多调研材料，好几个大的调研成果还获得过省、部级奖励。那个时侯我最期望的是什么?是希望自己的调研成果被领导所用，把自己的思想、观点转化成领导的决策，但是很难。后来，我到了市农业结构调整办公室，到了政府办公厅综合一处，开始为领导写材料，写经济工作会讲话、写政府工作报告，一写又是十多年。我最大的感受，就是自己通过调查研究、深入思考，提出一些工作思路、一些思想观点，可以直接体现在领导讲话中去，体现在工作部署中去，融汇在各种文字材料当中。虽然给领导写材料主要体现领导的思想，但你有一些新的观点、思想，也可以丰富领导的思想。从某种意义上说，这也就直接发挥了领导决策的参谋助手作用。你的一些好的想法、好的建议，通过文字材料被领导认可，转化为决策，落实到工作之中，也是一种自身价值的实现，让人有点成就感。我说这些个人经历，不是想要吹嘘什么，而是希望在座的、特别是年轻的同志们，要看重文字工作，要静下心来多下点功夫，通过文字工作来锤炼自我、实现自身价值。相信你工作做好了，领导会给你们更大的进步空间，你今后的潜能无限。

这是我要讲的第一个问题，核心意思就是，做好文字工作，无论是对机关运转，还是对个人成长进步，都很重要。

二、机关主要有哪些文字材料

总的讲，党政机关接触到的绝大部分文字材料，都属于公文。我归纳了一下，用的最多的，按照不同的场合、对象和用途，大体是四类:

(一)会议类。这是文字材料中数量最多、占比重最大的一族。我们平时所说的“领导讲话稿”，主要是指这一类。根据受众的不同，又可具体分为下行、平行、上行三类。

下行讲话，即指对下级的讲话，主要是工作部署动员、表彰奖励等。工作动员部署讲话，一般是“三段论”，主要是讲意义让听众明白为什么(重要性、必要性);讲指导思想、目标要求和重点工作或方法，让人明白怎么干;讲保障措施提要求，怎么把事情办好。要讲得鲜明、透彻、实在，要讲得入情入理，振奋人心，鼓舞斗志。总结表彰奖励讲话，主要是概括、总结、肯定受表彰单位或个人的成绩和经验，对其进行表彰、鼓励，对面上提出学习、推广的要求。要富有激情和感召力。

平行讲话，主要是向兄弟单位介绍情况和经验的讲话，在邀请会、协作会、研讨会上的发言。介绍情况和经验，往往面对的是外地、外部门的客人，作为东道主发表讲话，要对客人表示欢迎，对本地、本部门的情况作一简介，讲得诚挚、热情、实在。发言材料，特别是在综合性会议上的专题发言稿，往往是领导就分管某一条战线、某一方面工作作讲情况和意见，要主题突出，富有资料性、参考性，并注意不过分强调自己分管工作的重要，要讲“实”，不要讲“虚”;要讲“适”(适当)，不要讲“过”。

上行讲话，严格说不能叫讲话的，而是汇报、报告，包括某一级领导向上级领导汇报工作的发言，切忌讲意义、讲大道理，而是要简明扼要讲所做的工作，讲存在问题和薄弱环节，提出建议或意见，下一步打算等等。还有一种是工作报告，如政府工作报告，内容一般是对上一届或上一次会议以来工作情况的回顾总结和对今后工作的部署，要求内容全面，表述严谨、庄重。

(二)礼仪类。即出于感谢、答谢、慰问、庆贺等目的，在各种非会议仪式、场合的讲话稿。用的最多的是致辞，包括欢迎词、感谢词、答谢词、慰问词、祝贺词等，用于专门的仪式或宴会等场合。作为“致辞”，必须有别于一般的讲话，要措词严谨，具有文采，富于激情。

(三)事务类。包括通知、会议安排方案、接待方案等等。关键是把事情说明白，让人一看就清楚。

(四)法规类。主要是一些“红头文件”的起草，要求行文规范，用词严谨，符合法律法规要求，有一套严格的行文程序。

综合文字材料分类很多。怎样分类并不重要，重要的是要针对不同讲话的内在需求，把握住它们的基本风格和特点，使自己写出的材料具有强烈的“文体感”，起到“以文辅政”的作用。

今年6月份，省委省政府下发了一个通知，印发了《河北省党政机关公文处理工作实施细则》，7月1日正式施行。这个细则对办文工作很有用，需要的同志可以找来认真看一看。《细则》中把公文种类划分为法定文种和非法定文种两大类。法定文种包括15个，分别是:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。非法定文种包括10个:讲话稿类、计划类、规章类、总结类、调研建议类、礼仪类、书信类、告启类、记录类、契约类。

简单讲一下这些文种的适用范围。

(一)法定文种

1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.命令(令)。适用于公布地方政府规章、宣布施行重大强制性行政措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位及人员。

4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行文时，就有关工作和事项提出建议，一般按办件程序和要求办理;平行文时，就某项工作和事项提出意见，供对方参考;下行文时，就重要问题提出政策措施，下级机关应当贯彻执行。

8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，印发、批转、转发公文。上级机关向下级机关行文时，使用规则、规定、办法、细则、规划、纲要、计划、方案等文种，用“印发性通知”;上级机关发布下级机关的公文，用“批转性通知”;下级机关转发上级机关的公文，或者党政机关办公厅(室)根据授权发布平行机关及不相隶属机关的公文，用“转发性通知”。人事任免事项、部门或单位依据职权需要告知其他部门单位知晓或者办理具体事项，可选用通知文种。

9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知情况。

10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12.批复。适用于答复下级机关的请示事项。

13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

(二)非法定公文种

1.讲话稿类，包括工作报告、领导讲话、开幕词、闭幕词等。

2.计划类，包括规划、计划、方案、要点等。

3.规章类，包括守则、规程、公约等。

4.总结类，包括综合总结、专题总结、述职报告等。

5.调研建议类，包括调查报告、简报、提案、建议等。

6.礼仪类，包括祝贺词、欢迎词、颁奖词和悼词等。、

7.书信类，包括倡议书、感谢信、慰问信、邀请信、贺信、吊唁信等。

8.告启类，包括公示、启示、声明、讣告等。

9.记录类，包括大事记、会议记录、工作日志等。

10.契约类，包括意向书、协议书、协定等。

关于机关公文各个方种的具体写作，有很多这方面的书，讲得也很详尽，我也不再多说。

三、怎样做好文字材料工作

做机关工作，尤其是办公室工作，都说文字工作难;做文字工作，都说综合文字材料难;写综合文字材料，尤其是起草领导讲话、起草工作报告(汇报)、撰写发言材料最难。难在什么地方，我觉得难就难在文字功夫在文字之外。做好文字材料工作，要在三个方面下功夫:

(一)在夯实文字功底上下功夫。办文是为办事服务的。机关工作人员，特别是搞方字材料的人员要跳出一个认识误区，写材料绝对不是为写材料而写材料，材料是为办事服务的，为机关正常运转、为推动工作服务的。明确了这一点，才会知道要材料怎么写，才不至于无病呻吟。

办文，需要具备最基本的三个能力。

首先，最基本的是遣词造句能力。包括字词要准确，句子要通顺，说话要明白，标点要适当。特别是不能出错别字。这往往不是水平问题，而是态度问题，起码是不认真，常常会让领导反感(女研究生的故事:有一名搞文学研究的女研究生，向教授提交了一篇论文。教授越看越来气，就给这个研究生写了一封信，还发在了网上(我就是从网上看到的)。信中说:(论文)一个很大的不足，也是不能容忍的缺点，文章满篇的错别字和错误的标点符号。有的错别字是电脑选字的笔误造成的。如果你写后检查一遍，是可以纠正的。但是你没有检查，就交给我了。也许，你会说，我想赶时间，想赶快交给老师。这不是理由。试想，你去见男朋友(当然我不知道你有无男朋友，所以只是一个假设)，难道早上头不梳，脸不洗，蓬头垢面跑去见吗?你不仅不害臊，还给男朋友解释说，我太想立刻见到你了，所以连梳洗打扮都来不及了。别人会怎么看你?你是绝对不会这样出门的。保不准出门前对着镜子照了又照，还要做出一个pose ，莞尔一笑。交论文给老师，跟见朋友要打扮是一样的道理。这个打扮修饰，就是检查错别字和错误的标点符号，不要拿个毛坯去交给老师，让老师来给你做清洁工作。见朋友要打扮，为什么交论文给老师就不修饰打扮一下自己的文章呢?我想着就很恼火。你把一个毛坯交给老师，是对老师的极大不尊重，也是自己做事不认真，不严谨的表现。说重点，就关系到做人认真的问题了。这是很不严肃的事情。加重老师阅读批改的负担。……写得好坏，是水平问题，我不会批评你，但是不改正错别字，是文风问题，是没有文化素质的表现。不写错别字，这是小学生的童子功，却大量出现在你们研究生的文章当中，是难以让人接受的……。讲这个故事，就是希望我们做文字工作不要犯女研究生这样的低级错误，要把认真放在第一位。)

其次是基本的语言表达能力。逻辑要清楚，层次要分明，语言要简捷明快，文字如行云流水，文章读起来让人知其所云(你想写什么，要让人看明白)。

第三是知识的学习积累能力。要把材料写清楚，首先得把事搞清楚。把事搞清楚，就要时时注意学习(特别是年轻些的同志，经验不足要靠学习来补)。据统计，目前知识的半衰期是5年，即5年内有一半知识将过时;今天的大学生在毕业时，其所学知识就有60-70%已经过时了;到2020年人类所应用的知识有90%现在还没有创造出来。只有平时多学习，领导给你交待事才能一点通，只有平时多积累，写材料时才能思如泉涌。(美国有位知名老哲学教授，她的名片上写着这样几行字:哈佛大学哲学博土(1954年)、哈佛大学哲学博士(1963年)、哈佛大学哲学博士(1981年)。许多人对此觉得奇怪，同一所大学、同一门学科为何连续多次取得同一学位呢?有人去问她的丈夫，得到的回答是:她是搞教育的，近三十年来新的知识、新的课题不断涌现，一个博士学位过了几年就会“缩水”，因此必须不断地补充提高，才不至于落后。所以，她就不断地去攻读、不断地去拿学位。她的这种不断“充电”的精神，值得每一位文秘工作者学习和借鉴。)

过去人们夸一个人，学说这个人“有材料”，其实是说这个人肚子里有货，有内涵、有出息(不像现在，夸人的时候，见了男人就夸是帅哥，见了女同胞就是美女，只夸表面、没有深度)。有这样一个故事:说一位秀才经常趴在桌上愁眉苦脸地做文章，其痛苦的样子，看起来比他娘子分娩时候都要难受。秀才娘子三分同情七分嘲讽地说:“俺们生孩子，是肚子里有;你们做文章，是肚子里没有，全靠胡编乱造!”

文稿是不是肚子里没有，全靠胡编乱造出来的?是，也不是。滥竽充数的文稿，伪劣假冒的文稿，可以说是胡编乱造出来的，真正的好文稿，则完全不是。好文章决非轻而易举地诞生的，单是主题的发现就难。好文稿往往以打动人心的主题思想取胜，这主题又往往需要妙手偶得。材料的获取也不易，需要平时留心各样的事情，必要时还须集中时间和精力调查与采访。要在调查采访中抓住有用的东西，更要凭借敏捷的观察力和透辟的解剖力。遍地是黄金，还须明眼人，不然的话，见了黄金视若不见，却捡了硫酸铜回去。

所以，做文字工作，写材料的人，必须要注意学习、注意积累。建议办公室的同志，常写材料的同志，准备一本字典、一本讲公文的书放在手头。现在剪报已过时，结全处室工作的实际，在你的电脑上设几个文件夹，把平时看到有用的东西分类存起来，肯定会有用。

刚才，我讲了三种能力，具备这几种能力，绝不是一朝一夕之功。具备了这三种能力，我认为就可说是一个合格的文字工作者。但这也仅是“材料匠”、“笔杆子”的第一种境界。

(二)在“综合”上下功夫。机关的材料，特别是办公室(综合室)的材料大都是综合文字材料。写年终总结，要把全年的情况综合在一起，写本系统工作总结，要把各部门的工作综合在一起，写工作总结，要把各系统、各处室的工作综合在一起。要劲的是，好多工作、好多情况，不是写材料的人亲历的，谁重谁轻，取谁舍谁，要从一堆“乱麻”中理出个头绪来。这其中体现的，既是你的归纳整理能力，更是你把握全局的能力。达到这种能力:

首先要占有资料，巧妇难为无米之炊，搜集资料是综合的基本功。(调查研究:毛主席曾对“本领恐慌”的人说过这样的话:“许多做领导工作的人，遇到困难问题，只是叹气，不能解决。他恼火，请求调动工作，理由是‘才力小，干不下。’这是懦夫讲的话。迈开你的两脚，到你的工作范围的各部分各地方去走走，学个孔夫子的‘每事问’，任凭什么才力小也能解决问题，因为你未出门时脑子是空的，归来时脑子已经不是空的了，已经载来了解决问题的各种必要材料，问题就是这样子解决了。”--《毛泽东农村调查文集》第2页)。

其次要消化吸收，弄懂吃透有关情况，经过消化吸收，筛选过滤，去繁杂、取精要，再提纲携领串起来。这个过程往往是最令人痛苦的。完成这个过程，综合材料就算有了雏形。下一步，则又需要你的文字驾驭功夫了。

我国著名工业经济学家、中国社科院工业经济研究所副所长、博士生导师李海舰教授，讲过一段话，也能让我们从中悟出一些综合材料写作的道理。他说:

经济学家做学问有“三步曲”。第一步，“造零件”，即把各种观点、理论、学派最大限度地拿来，然后分门别类装在脑子里面，多多益善，冲突最好。有差异才有创新，有差异才有学问。这一步也可叫“备料”。第二步，“学拼图”，即根据一定理念，将众多观点、数据组装起来，形成一个有机整体，目的在于阐述一种新的主张或看法。材料不同、构思不同、配置不同，会拼出不同的“图案”。这一步也可叫“炒菜”。即使采用同样的原材料，因“炒菜者”的理念不同，学问也就高低不一。换句话说，有的人做了一辈子学问，很快被人忘记，问题在于其中的“通用件”太多了。然而，到第二步，学问尚未真正入门，就像一锅水只烧到了99 ，还差1 呢!第三步，“把死马变活马”，即把形成的这个“拼图”摆来摆去地用于实践，获取经济效益、社会效益(不管是国家的还是个人的)，那么这个学问才得到了价值实现;同时，在指导实践的过程中，再对“拼图”反复修正，使之更符合实际。依此循环往复，无穷无尽。

针对综合材料的写作，我们可以对李海舰这段话作这样的理解:第一步，就是多读材料、多看材料，学习他人经验，积累写作素材;第二步，就是按照整体思维的方法，构思综合材料的框架，按照框架要求组织材料;第三步，就是按照语言建构规则，对材料进行细致的修改，让还不够活的材料活起来，使整篇材料成为一个有机的生命体。

我认为，能够独立完成一整篇大的综合材料起草，就可称得上是一个优秀的文字工作者。这是“材料匠”、“笔杆子”的第二种境界。

(三)在把握文字材料的“角度”和“高度”上下功夫。首先要正确把握“角度”。为人作嫁衣，你得知道人家长相如何、体形如何、想要什么款式。文字材料的直接服务对象是各级领导，起草文字材料，你得知道在什么场合用、受众是谁、领导什么意图。领导讲话、工作汇报、署名文章、宣传文稿、讨论发言、演讲致辞等各类文稿各有要领，领导语言风格、思维方式方法各有不同。还有一个“高度”问题。就是我们在文稿的构思、起草过程中，尽可能地站在领导的高度想问题，让材料充分体现领导的思想。比如，写部署工作的材料，你首先得研究这项工作为什么要做、应该怎么做、怎么才能做好;写汇报工作材料主，你就要掌握全面情况，知道过去干了什么、存在什么不足和问题、今后要干什么;给领导写发言稿、署名文章，你就要把握专家什么观点、社会什么观点、领导什么观点……等等。所有这些，都不是仅靠拍脑门、做“文字游戏”能够做好的。你得时时学习、处处学习，把握大政方针政策，把握经济社会发展趋向，把握领导思想脉络，把握上情、下情、内情、外情。人都不是万能的，谁也不是百事通，很多时候，你得“现学现卖”，而且还得“卖”个价钱。做到这些，付出常人难以付出的精力、吃得别人吃不了的苦。这些都不是文字本身的功夫。这也正是“材料匠”、“笔杆子”被喻为领导参谋、助手的根本原因所在。这也是文字工作者应该追求的最高境界。

谈了这么多，主要是些“题外话”。就是希望大家平时多下功夫，把功夫下文字之外，多熟悉情况，多积累知识。不能“冷手抓热馒头”，到时拿不起来。具体材料怎么写，写好材料究竟有没有“窍门”?肯定有。常言说:“窍门”遍地跑，看你找不找(比如讲话、汇报，大材料往小里写，小材料往大里写，综合材料写实，专题材料写虚)。找窍门可以使你少走弯路，踏上坦途。但光靠找“窍门”显然也是不行的。鲁迅先生讲:“文章应该怎样做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法”。契诃夫说:“头一个条件是必须写得多，总会有所成就的”，“必须写、写、写”!写好材料的“诀窍”就是结合实际工作，多学、多记、多思、多看、多写、多练，做到“一不怕难、二不怕苦、三不怕难”。

四、关于文字工作中的几个具体问题

结合最常见的几个问题，重点说一说:

(一)文稿格式要规范。关于标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般不用标点符号。确需使用的，可用书名号、引号、顿号、连接号各括号。在事由部分出现多个机关、人名等并列时，应由顿号分开，不使用空格。标题分一行或多行居中排布;回行应当词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，排列成梯形或菱形，不排列成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形(主要是美观)。关于正文。这是公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字。结构层次序数，第一层为“一、”，用黑体字;第二层为“(一)”(括号外不能再加顿号)，用楷体;第三层为“1.”(点号，不是顿号)，通常仿宋加粗;第四层为“(1)”，一般用仿宋字就行了。文稿格式问题，《河北省党政机关公文处理工作实施细则》中有明确具体的规定，搞公文的同志可以看一看。还可以找几个同类的正式公文，照猫画虎、照葫芦画瓢。就不多讲了。

(二)文稿内容要创新。做文字工作的人常遇到一个难题，就是机关年年转、材料年年写，哪有那么多东西可写呢?这个问题，实际上也是材料的创新、出新问题。有时人们会议论，说有的领导讲话不愿听。为什么不愿听?因为总是老生常谈，没有新意。为什么没有新意，别人就不愿听呢?因为“喜新厌旧”是人的天性。

当今时代是创新的时代，思想创新、观念创新、方法创新、制度创新、技术创新，创新几乎渗透到每一个层面、每一个领域、每一个角落。虽然说文稿起草不同于文学创作，它在结构、形式、内容等方面都有一定的规范和模式，但同样离不开创新。“文似看山不不喜平”。只有坚持创新，经常异峰突起，偶尔露峥嵘，才能使文稿常写常新、跟上时代的步伐，才能增强文稿的吸引力和感染力。那么，怎么样出新呢?我看出新无非是三个方面，一是结构，二是内容，三是语言。

一是结构创新。有人说，党政机关的综合文稿都有其固定的格式和结构模式，大都是三段论，不是过去工作回顾、今后工作打算、加强领导要求，就是提高思想认识、落实关键举措、加强组织领导，或者是认清形势、明确目标、落实举措，总是跳不出这样的框框。这种说法并非全无道理，但也不尽然。综合文稿的结构创新非常必要。不应该总是照搬“三段论”的老教条，而要每次都有变化、都有创新，层次可多可少、标题可长可短、句式有所变化，这样就会给人以耳目一新的感觉。

二是内容创新。结构好比是“瓶子”，内容好比是“酒”，内容创新比结构创新更为重要，只有内容新才能富有生命力，也只有内容新才能更具指导性。有的同志会说，哪来那么多新话说，秘书肚子里究竟有多少货?实际上话不能这么说，所谓内容创新，一方面，就是所写内容要紧跟时代新潮流，紧贴上面新精神，紧靠基层新情况，符合工作新要求;另一方面，就是老问题要挖出新观点，常规事情要找出新特点，日常工作要分析新进展;再一方面，就是以前曾经说过的活，讲过的观点，现在仍然符合当前实际、仍然管用的，也不能照搬照抄，而要变换角度说、变换句式说，从不断变化中体现新境界、表达新观点。

三是语言创新。公文写作固然需要平实、自然，但这不等于不要语言生动和活泼，固然不能像文学创作那样讲究辞藻华丽、绘声绘色、灵活动感，但也绝不能灰头土脸、味同嚼蜡。因此，综合文稿起草过程中的语言创新绝对不能忽视，不能每一篇文稿都用同一种句式，而要不断变换手法、变换角度、变换修辞，不断提高文稿的文学价值和文化品味，增强可读性和吸引力。对非法定类公文，包括领导讲话、工作汇报、会议发言、演讲致辞等等，语言要尽量灵活，多讲真话、白话、自己琢磨出来的话，少用、不用大话套话空话，尽量避免老说“正确的废话”。

结构、内容、语言，三者是联系在一起的，不可分离。黑格尔曾经说过:“内容非它，形式之转化即为内容;形式非它，内容之转化即为形式。”曾经有人把文稿起草的创新，形象地总结了四条。其中，三条是可用的，一条是必须戒除的。可用的三条，用形象的话讲，就是:一是新瓶装新酒，就是结构、内容都是新的语言也有新意，这样最也不过;二是新瓶装老酒，就是变结构、不变内容，用新的形式包装老的内容，重新优化组合;三是老瓶装新酒，这种形式比较普遍，因为很多地方都用老的结构，换上点新的情况和数字。经常有人讲，材料好写，思路难出，其实出思路在很大程度上就是处理好材料的结构问题。由于结构难处理，所以很多人特别是不经常写材料的人，往往套用上级的结构，加上本地的一些情况。还有第四条，也不可用的一条，就是:老瓶装老酒。这对喝酒来说是可以的，对于写文章来讲绝对不行。这种材料最省事，也最不负责任，是要绝对避免的。

(三)文稿要不厌修改。文稿起草出来，要反复修改。做文字工作的人有一句常说的话“好材料，不是写出来的，而是改出来的”。曹雪芹“批阅十载，增删十次”才完成了不朽巨著《红楼梦》。记得看到过一篇文章，毛主席在起草《反对自由主义》这篇讲稿时，憋在延安的窑洞里用了一个月的时间，反复修改推敲不下数十遍，才成就了这个经典名篇。中央十八届三中全会决定，从年初就开始着手，广泛征求意见，反复修改。我们起草政府领导的重要讲话和重要文稿，都要反复修改好多遍(最后还要找几个生手，通读、校对)。我们每一篇文稿，特别是重要文稿，要想“交好差”，要想出点彩，也必须反复修改，不厌其烦。

修改重要文稿，主要是在领导审定前、领导提出修改意见之后、正式印刷之前及形成正式文件之前。

1.修改的重点:

一是主题思想:看文稿的主题和提出的观念、观点、思路、目标、口号以及引申等，是否领导意图。看文中的观点、思路、目标是否符合客观形势和工作实际的要求。看文稿内容是否非常重要而又非写不可。(这方面常见的问题是:主题没有体现领导意图，认识不深刻，观念不新颖，概念不对，概括不当，观点不鲜明、不清晰、不全面、不准确等。)

二是政策措施:包括方案、意见、政策、措施等方面，是否符合国家的法律、法规;是否符合党和政府的方针、政策及有关规定;是否符合本地本部门实际，是否符合人民群众的根本利益和要求;是否具有较大的适用性和可操作性。(常见的问题:与上级政策相悖，与有关政策不衔接或政策不配套，政策界限模糊、失度等。)

三是文字表达:包括结构、层次、标题、语言、材料、引文、典型、事例等方面，是否符合事实、符合逻辑、符合语法，是否鲜明生动。(常见的问题是:篇幅冗长、布局不合理、标题大而空、 典型不鲜明等。)

四是文面要求:即体式、款式、字体、字号、书写、序号、时间、页码、署名等是否规范。(常见的问题往往是行文不规范。)

2.文稿修改的组织形式和办法:

集体修改，有几种办法，包括:起草人员集体讨论，专人修改。起草人员集中一起，边讨论边修改。印发征求意见稿，书面广泛征求意见。专门邀请有关领导或其他人员讨论修改。还有有重点地走访上级、基层，面对面地征求意见，等等。

个人修改。要舍得割“爱”，并力戒片面性;要多换一个角度认识问题，换一个思路考虑问题，换一种提法表述问题。与有关领导和人员多沟通，多虚心求教。

刚从事文字工作时，一篇材料修改一两遍，往往就认为没问题了。回头再看，又发现了不少错误。特别是修改篇幅较长的文章，每一遍都会在上一遍的基础上有新发现，直到完善为止。因此，无论是文稿起草人员，还是文稿把关的领导，都不能有侥幸心理，要始终抱着甚至谨小慎微的态度，如临深渊，如履薄冰，防止出纰漏，尽量修改到尽善尽美。

总体来讲，机关文字工作，是一项很重要的活儿，也是一个很辛苦的活儿。直接从事文字工作的人员，要多吃一些苦头、多下一些苦功，多经一些锤炼、多作一些奉献献。在这里我也为搞文字材料的同志们说句话，希望各位领导多为他们创造良好的工作环境和条件，多发挥他们在工作中的作用，多为他们搭建成长进步的舞台。