意见箱管理办法
意见箱管理办法
1. 目的
为完善公司建议管理体系，规范意见管理工作，以营造开放式的管理氛围，及时发现和解决问题、给员工以正确的疏导，促进生效效率和工作品质的提高，增强企业凝聚力，特制订本办法。
2. 定义
意见：指问题反映、员工抱怨或投诉等。
3. 意见的反馈渠道
公司员工反映问题、抱怨或投诉的渠道是公司意见箱等公司级沟通渠道。
4. 意见的管理原则
4.1 意见的受理应遵循公正的原则。依据规章制度和政策，根据客观实际分析问题、合理处理。
4.2 反映问题或投诉时，应真实地反映事实。不得利用意见箱进行辱骂、恐吓、造谣等进行人身攻击的
不文明行为，一经发现给予严肃处理。
4.3 提倡员工提意见时使用真实姓名，以便尽快调查、解决问题。
4.4 问题反映、投诉涉及的人员，应客观对待投诉和反映，有则改之，无则加勉。
4.5 处理员工意见要遵循解决问题与思想疏导、教育相结合的原则。
4.6 意见处理遵循分级负责，归口处理的原则。
4.7 保密原则：意见处理人员要遵守保密纪律，不扩散员工反映的情况和问题，不将待定的处理情况向
投诉、 者或被反映人泄露。不宜公开的材料，不能随意泄露、扩散。
4.8 及时原则：解决问题和投诉一般不超过7个工作日并须及时给反映、投诉人员以回复。
4.9 意见的反应渠道须纳入公司意见体系中统一管理，任何个人或下级部门不独立设置意见征集渠道。
5. 意见管理办法
5.1 各级职责：
1）总经办负责重要意见或重大投诉（涉及部门级以上干部或涉及经济问题数额较大的）的处理。
2）人事科负责意见箱的日常维护管理：包括收集整理意见、留言；将相关意见反馈给各负责部门；督促部门及时回复及解决、并将结果汇报给总经办；定期总结、分析意见及解决情况，并存档备查。
5.2 一般意见的处理流程：
1）人事科负责汇总各类意见，并根据意见涉及内容转给相关负责部门处理。
2）对于涉及具体员工的投诉或意见，人事科将其交由被反映人的上级处理，同时抄
送该部门负责人。
3）各相关负责部门收到意见后，须及时调查情况、并于7个工作日内给问题反映人
答复、同时将答复情况回复给人事科并抄送本部门负责人。
4）意见箱管理人员记录意见处理情况于“意见统计表”并存档备查。
5）人事科按月、年汇总、分析意见及处理情况，汇报总经理办、抄送各部门负责人。
附件：意见箱管理流程图：