合同管控方案

合同管控方案

合同管理形式以书面的形式签订为常见。签订书面合同的重要性体现在以下二方面：首先，是双方存在合同关系的重要证据，有利于保护双方的合法权益；其次，避免双方履行过程中产生争议，有效规避企业经营风险。

为提高合同管理水平，为加强公司合同管理工作，对合同的签订、履行、变更和解除进行规范化管理，对合同的履行实施有效监督。为进一步规范合同管理，依据集团公司合同管理“三审一复核”的要求，结合企业自身实际情况，制定管控方案如下。

一、健全合同管理制度，更新合同管理相关条款

（一）遵守《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，完善企业合同管理制度，以集团公司《合同管理制度》为依据，依据集团公司每月合同管理通报在管理中“共性突出”问题，结合公司合同管理实际，细致修订完善企业合同管理的各项制度，做到依制度做事。

（二）组织合同相关部门人员认真分析历年合同管理运行情况，进一步探索细化合同管理，明确各环节的合同管理职责，修订完善合同管理工作制度体系及流程，规范合同管理人员职业操守。

（三）及时传达、落实集团公司对合同管理工作的新要求，收集国家法律法规及行业标准的更新信息，及时更新修订合同样本中的相关条款，确保合同管理制度的有效性。

二、制定系统的合同管理年计划

（一）每年在年底制定来年的合同管理工作计划，结合企业发展实际及需要，简要总结去年度企业合同管理工作的不足，找出管理薄弱环节，有针对性做好本年度合同工作计划重点及工作提升目标。（包含：管理目标、工作重点、内容培训、合同管理提升措施等）

（二）合同管理工作计划要明确分解到各季度月份，分步骤推进、落实具体要有时间节点和阶段性目标。

（三）合同管理计划报上级部门审核，确认计划实施的可行性后，然后执行。

三、合同审核会议组织召开

（一）合同承办部门应该提前做好合同在本部门内预审、自审工作，部门内预审工作由部门负责人亲自审核，掌握好提报审核时间，以避免影响合同接续和签订，审核要点：首先合同提报的必要性，因为什么起草本合同，要有必要的合同说明；其次所提报的合同标的是否是在年初计划内。

（二）根据公司本年合同管理工作计划安排，定期组织召开合同审核会。合同承办部门应及时将所要提报合同网传到企管部办公OA，在合同审核会上经合同审核小组共同审议后完成企业自审程序，最后由合同管理部门形成合同审核会议纪要，上报到上级管理部门审核。

（三）承办部门的合同起草人（或经办人）在合同文本及条款起草前应与相对方协调沟通，依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律、法规，甲、乙双方经友好协商，达成协议后，应先交到合同承办部门主管负责人审核（有必要强调必须与合同签订的一方进行必要的

沟通和协商，目的是双方利益关系达成一致，合同审核同意返回后，必须经对方确认，而后组织签订。企业要加强合同管理的计划性，提前预期、提早准备，保证留有充足的时间与签约对方进行协商谈判，增强合同管理的计划性、保证合同的严密性）。

（四）依据合同内容及条款确定合同样本（是维修的，还是工程的） 承办部门的合同文本应采用集团法律部门统一制定下发新样本。国家统一制定或印制合同文本不做规范。（如国家技术部专业技术服务类）

四、合同审核

（一）资信资质审核（验资）：

1、税务登记证；

2、组织机构代码证； （组织机构代码证和单位名称一致）

3、开户许可证；（银行的账号要和合同一致）

4、企业法人营业执照（是自然人的个体，应对身份证号码进行识别）。

5、特殊工种或特种行业人员，应提供特种行业资格证明（如铲车司机，吊装起重工，外委电工、焊工，（广告）出版发行印制资质，专业技术服务资质等）。

（二）部门联系工作单、企业渠道价格确认单。本合同事项需经过请示同意报批的，上报时一定要上传请示报告单等作为合同附件。

（三）经集团物资贸易公司招标的合同，必须上传中标通知书作为附件。

（四）合同说明。用简要的文字叙述所要提报合同的目的及重要性，所需费用多少，是否经过上级的部门同意，费用是否是年初费用等等

（请示主管产业或专业部门的同意）等。

（五）合同“三审一复核”即企业预审，产业初审，集团终审。

1、合同文本格式审核

（1）合同文本格式须整齐，清洁无修改痕迹，无空白页；

（2）合同文本签约双方资信信息应与所提供的资质证照相符，内容一致；

2、合同条款审核

(1)合同当事人的名称或者姓名和住所（合同双方代表法人、自然人及合同单位名称应写全称，不允许简写。并且合同文本前后应保持一致合同双方法人、自然人真实合法）；

(2)标的（大小写对应一致的原则,小写保留小数点后两位）；

(3)数量；

(4)质量；

(5)价款或者报酬；

(6)履行期限、地点和方式；

(7)违约责任（当事人可以约定一方违约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金，也可以约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。约定的违约金低于造成的损失的，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予以增加；约定的违约金过分高于造成的损失的，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予以适当减少；当事人就迟延履行约定违约金的，违约方支付违约金后，还应当履行债务）；

(8)解决争议的方法。

3、规范使用专业术语，同类单位保持统一名称，统一同类工作统一流程、管理标准。

4、合同复核

（1）经产业初审，集团法律部终审合同网上流转返回签收后，合同承办部门应及时按《建材投资管理公司（协议）审批单》的审核意见内容进行补充、修改和完善合同各项条款。合同修改完成后，应在2日内进行合同复核。（将提报的原合同文本，《建材投资管理公司（协议）审批单》，标注修改后的合同文本一并网传企业合同管理人员填写《企业合同协议复核审批》上报复核。

（2）复核同意后方可转发合同承办部门经办人组织合同签订执行。

5、合同附件

合同附件管理，近年来增加了《反商业贿赂协议》和《安全管理协议》以及《质量保证协议》等内容，这些内容的补充使合同文本内容、约束力更加完整。作为合同附件，是合同的重要组成部分，具有等同的法律效力。所以，在各类合同审核过程中对附件审核也是至关重要的，千万不能忽略合同附件的管理。

五、做好合同流转监控

（一）利用合同管理员的权限，随时在OA“日常办公”对网上流转审批的合同进行流转监控，及时把各级审核意见反馈给合同承办部门或承办人。及时对审核上级提出合同问题做好反馈，确保合同审核及时。

（二）完善合同履行跟踪管理机制，合同管理部门从合同签订生效起

全面介入合同履行的跟踪，随时了解、掌握合同的履行情况，及时发现合同执行过程中出现的问题。

（三）发现合同有误、显失公平或对方有欺诈行为，履行合同将严重损害我方利益，承办部门应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，并上报集团公司法律部，必要时可请求仲裁机关或人民法院予以变更或撤消解除合同。

六、合同印章管理

（一）经集团公司“三审一复核” 流转审批同意签订的合同，合同双方法人加盖合同章印信、签字才具备法律效力，所以在公司印章使用管理有着严格的管理制度。

（二）印信使用部门需填写合同印章审批单，经企业总经理签字确认后，到合同管理员复核需加盖印信合同，印鉴管理人应对文件内容和印鉴使用审批单上载明的签署情况予以核对，经核对无误并在使用印鉴登记簿上签字后方可盖章。同时保留审批及签字文件存档备查。 （三）对方合同印信、法人签字的查验审核，加盖的印章应清晰可辨，首页骑缝处，落款名和印章名头一致，加盖的印鉴要“封年压月”， 审查盖章单位和签字人的授权范围。

七、反商业贿赂协议

加强合同的公正透明管理，集团公司制定了反商业贿赂协议，防止合同双方因经济贿赂往来，影响合同履约质量。

八、合同台帐建立及查阅

（一）建立合同履行跟踪台账，台帐应能够体现合同履行过程中的每个节点，注明到合同审批签订时间及对方详尽资信信息，合同执行、

质保金及合同履行完毕的时间，付款情况等，及时对合同履约方作出客观信誉评价。

（二）遵守合同保密规定、履行合同借阅登记手续。合同内部审批报批文件，部门联系单，招标文件信息，合同标的数额等，都要作为重要的商业机密加以严格规范管理，避免信息外流给企业造成经济损失。

九、合同管理培训与考核

（一）积极参加集团公司法律部组织的教育培训，加强合同管理专业知识学习，提高企业整体业务工作水平的提高。定期组织学习集团下发的每期的《合同管理质量排序通报》坚持依法治企，切实加强合同管理工作，加强学习培训，明确工作目标方向。合同管理工作本身就是在法律的框架内搭建的管理体系，比较的枯燥，所以，做好合同管理工作，还是靠自学为主，结合平时的工作经验积累，不断丰富业务技能。

（二）合同管理人员要求踏实严谨，求真务实的工作作风，法律范围无“儿戏 ”，所以必须严谨。

（三）为保证公司合同提报质量，结合集团公司合同管理要求，进行合同质量排序考核，企业合同管理部门定期将对各部门提报的合同按质量进行排序，定期向各部门通报合同提报质量情况。

（四）严格合同监督审批制度。不允许“先斩后奏”先维修后提报合同，（这方面的问题比较突出，提高合同管理的预见性），严格控制合同签订时间节点，杜绝因合同延误提报所产生的法律纠纷；如果合同上报时间晚于合同实际履行时间的，应当向集团法律部、建

材投资管理公司以书面形式说明事后提报合同的原因。

（五）合同管理纳入各级责任书指标，进行考核加以规范。

十、加强联系沟通，做好上请下达汇报联系工作

加强沟通联系，利用OCS合同管理群消息拓宽交流，掌握当前的管理要求。弥补工作不足，发挥优势，共同提升合同管理质量。工作不怕有问题，发现问题，及时请示汇报，善于解决问题。负责合同管理的同志每提报合同时都很紧张，当审核出合同漏洞时更是忐忑。每遇到这样的问题时要勇于面对，不要选择回避，不要有太多的精神压力。做好平时工作和流程管理，做好上请下达，加强联系沟通，按照上级部门正确领导，工作能力一定会得到很好的提升。

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二〇一五年十一月二十九日