运用Excel管理固定资产卡片账
运用Excel管理固定资产卡片账
作者：许长荣
来源：《中国管理信息化》2014年第22期
[摘 要] 固定资产卡片是按固定资产项目开设，用以进行固定资产明细核算的账簿，是加强固定资产管理的重要措施。对于小微企业而言，以Excel为平台进行固定资产卡片账管理经济有效，本文阐述了运用Excel进行固定资产卡片账管理的方法。
[关键词] Excel；固定资产卡片账；公式设置
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 021
[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）22- 0035- 02 1 问题的提出
固定资产卡片账是企业为了加强对固定资产的管理，更加详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助账簿，它不属于会计核算中的账簿系统，没有固定的格式，没有固定的账页，企业可根据实际需要自行设计，尽量详细，以全面反映某方面的信息。对于固定资产卡片账而言，一般包含固定资产名称、编号、类型、原值、使用年限、起用日期、折旧方法、已折旧期限、当期折旧额、累计折旧额等信息。随着科学技术进步，计算机广泛应用，现在很多单位再不用手工做账，而是运用计算机进行电子卡片账管理。对于小微企业而言，由于固定资产数量不多，考虑到成本问题也未必有功能全面的财务管理系统，以Excel为平台进行固定资产卡片账管理不失为一种经济有效的方法。下面本文以一台使用期限为5年的电子设备线路板制版机为例说明固定资产卡片账的构建。
2 固定资产卡片结构
Excel下的固定资产电子卡片包含两个基本部分，如图1所示，①基础资料部分，在此输入与固定资产有关的基本信息；②计算数据部分，此部分是根据固定资产的基础资料计算出来的相关数据，供经营决策参考。在基础资料部分，对于左边的诸如固定资产卡片编号、固定资产编号、固定资产名称、固定资产型号、原值、残值率、预计使用年限、固定资产启用日期等项目直接输入数据即可。对于右边的诸如“固定资产性质”“固定资产类别”“增加方式”“使用部门”“使用状况”“折旧费用入账科目”“折旧方法”等关键信息，为了保证其统一规范不宜直接输入，而应由系统提供下拉式列表框选择输入。以“固定资产性质”为例，在E3单元格进行数据有效性设置，具体方法为：点击菜单“数据”/“有效性”/“设置”，有效性条件设置为允许“序列”，数据来源设置为“生产经营用，非生产经营用”，见如图2所示。
一般说来，固定资产类别的序列值可以设置为“电子类、机械类、交通运输类、房屋类”等；增加方式的序列值可以设置为“外购、投资投入、捐赠、在建工程转入”等；使用部门的序
列值根据企业的具体情况设置为“一车间、二车间、管理部门、销售部门”等；使用状况的序列值可以设置为“在用、季节性停用、大修停用”等；折旧费用入账科目的序列值可设置为“制造费用、管理费用、销售费用”等；折旧方法的序列值可设置为“平均法、年数总和法、双倍余额递减法”等，如果出现了原来未设定的新序列值可以在使用过程中随时增加。
根据《企业会计制度》的规定，固定资产计提折旧方法可以在平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法中选择。但按照税法规定，企业固定资产折旧一般应采取平均年限法，采用加速折旧法的需当地主管税务机关核准，企业不能自行决定。目前绝大部分企业还是采用直线法（平均法）计提固定资产折旧，所以本文所阐述的固定资产卡片账以平均法计提折旧，即符合绝大多数企业的实际情况，数据计算也相对简化。
3 固定资产卡片账计算公式设置
固定资产卡片账计算公式设置是电子卡片账的关键，它实现固定资产卡片账“基础资料”和“计算数据”两个部分的动态关联，即表头的当前日期的年份、月份变动后，数据栏的6项数据会自动更新。
经过上述步骤，固定资产卡片账管理模版构建完成，不同的固定资产只要在基础资料中变更一些资料即可。每当打开文件时，当前日期自动更新为系统日期，系统日期的月份发生变化时，已提折旧月数、尚需计提折旧月数、本期折旧额、至本期累计折旧额、本期末固定资产净值等项目的数值也随着更新。固定资产卡片能为固定资产管理提供各种数据，比如当期的折旧额，提前报废时应注销的累计折旧额等。
此外，在基础资料与公式全部设置完毕后，为了防止用户不小心误删除或者改动表格的某个部分，增强表格的安全性，可以对整个表格进行保护，具体做法是：选中区域A2：E12，点击菜单“工具”/“保护”/“保护工作表”，调出保护工作表对话框，如图3所示，单击确定按钮就可以把工作表保护起来。设计者还可以设置保护密码，但设置密码后解除工作表保护也需要相应的密码。
主要参考文献
[1]丁昌平.Excel财务应用教程[M].北京：人民邮电出版社，2011.
[2]黄新荣.Excel在财务中的应用[M].北京：人民邮电出版社，2011.