浅析费用报销票据的审核

浅析费用报销票据的审核

财务人员监督和审核每一张费用报销票据，确保其合法、真实、准确、完整，这是会计信息质量实行源头控制的重要环节，也是会计基础工作的一项重要内容。在日常工作中，实行会计委派单位的财务联系人到会计核算中心报账时，有些票据不真实、不合法，会计核算中心不予受理；有些票据不准确、不完整，会计核算中心要求更正、补充。那么财务联系人从单位领导、同事手中接到一张费用报销票据，应从哪些方面进行审核呢？笔者作为基层委派会计，结合多年会计委派工作实践及相关财税法规制度，认为应从以下几方面进行审核。

一、从报销发票本身的防伪性能来鉴别发票的真假

1. 借助紫光灯来鉴别发票的真假。正规发票的发票台头上方印有“全国统一发票监制章”，这个“全国统一发票监制章”是采用专用荧光油墨印制的，在紫光灯下呈橘红色荧光反

映；在大写金额一栏印有仿伪色条，在紫光灯下呈橘红色荧光反映。

2. 根据票据本身的制作，鉴别其是否属国家正规特制票据。正规发票通过光线照射，里面会出现水印、不规则发明短光线、特制花纹等图案。假发票则通过光线照射没有这些防伪

标记或者防伪标记模糊不清。

3. 根据票据的印制特征进行鉴别。新版普通发票采用白色无碳复写印制，存根联采用专用无碳复写纸，国税发票复写后下联呈紫色，地税发票复写后下联呈黑色。税控收款机专用发票、普通定额发票、刮奖式定额发票采用防伪水印纸，正反面有明显菱形水印“sw”标记。而《机动车销售统一发票》、《机动车维修统一发票》采用干式防伪水印纸，正反面有明显

菱形水印“sw”标记；

4. 根据发票代码及号码进行审验。新版普通发票右上角有两排数字，上面一排是发票代码，下面一排是发票号码。发票代码以12位数码表示，第1位代码表示发票所属机构代码，即0为总局，1为国税局，2为地税局；第2至5代码是表示行政区域统一代码，以全国行政区域统一代码为准，如：河南省行政区域代码是4100，郑州市4101，开封市4102，许昌市4110；第6、7位表示年份代码；第8位代码表示所属行业代码；第9、10、11位代码表示所属行业具体排序码；第12位代码表示为“票号循环码”。发票号码以8位数码

表示，为每一种发票在每年度中的排序。

二、从票据填制的内容和加盖的印章进行审核

1. 发票填制的内容是否与发票种类相符合。如一张商业发票所填制的内容应该是商品批发、零售及百货销售之类的商品，如果品名栏填写的是加工费、维修费、租赁费、服务费、

印刷费等内容，显然与该票据的种类不相符，这类报销票据就是不合规票据。

2. 发票加盖的印章是否与票据的种类相符合。如一张商业发票所加盖的印章是某某印刷厂、某某机关、某某汽车维修厂、某某打字复印社的印章，显然这样的发票，加盖的印章与票据的种类不相符，也是违规票据。报销发票加盖的印章一般是发票专用章，根据《发票管

理办法》，报销票据加盖印章可以是发票专用章，也可以是财务专用章。

3. 票据的属地、职能是否与票据上加盖的印章相符合。如一张发票是广东省商业发票，而发票加盖的印章是河南省某某公司的发票专用章，显然这种票据违反了票据管理的属地原则，也是不合规票据，但如果加盖的是驻外办事处的印章除外；另外要根据票据加盖的印章，查验收费单位是否具有收费的职能。如某村委会向单位收取修路集资款，使用的票据是《某某省行政事业性收费基金专用票据》，填写的内容是修路集资款，加盖的印章是某某村委会财务专用章，这样的票据虽然是正规票据，但该村委会不具有行政事业性收费职能，所以这

种票据也属违规票据。

4. 票据客户名称填写是否与报账单位名称相一致。如县初级中学来报账，报销的票据客户名称填写的是县教育局，显然这样票据也是不合规票据。同样如果客户名称填写的是个人，所收取的费用是养路费、诉讼费、罚款等应该由个人承担的费用，这样的票据也是不能报销的。但在实际工作中，有些单位职工外出培训所收到的票据，客户名称填写的是个人名字，

对于这样的票据，只要附上有关培训通知文件也可以作为报账依据。

5. 从票据印制的所属日期与实际开票日期查验是否属过期作废票据。发票印制的所属日期可以从发票右上角的发票代码第6、7位查验出发票的年份，如果一张票据印制所属日期是2001年，开票日期却是2007年9月16日，显然这样的过期作废票据也是不能报销的。

6. 同一本票据号码的排列先后顺序与该票据的填制日期是否合理。如发票号码是NO ：14300638、NO ：14300639，填制票据的时间NO ：14300638是2007年7月10日，而NO ：14300639是2007年4月25日，那么就可断定该项票据也是违规票据，但是

如果注明票据丢失属于补票的情况除外。

7. 票据的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。如果报销发票大小写金额不一致或者金额填写有错误，显然这种金额不准确的票据也是不能报销的。对于这样的发票应当由

出票单位重开，不能在票据上更正。

8. 发票填制字迹、笔体、笔画的精细、压痕是否异常。从发票的正面和反面来观察，本应一式多份复写的是否符合复写的实际情况，背面有无局部复写的痕迹。发票的第二联报销联如果不是复写的而是用钢笔或圆珠笔填写的，这样的票据就说明存在一定的问题；同时，还要查验发票是否用药剂退色、用橡皮擦、小刀刮等涂改痕迹，如存在上述现象，票据也是

不能报销的。

9. 发票填写位置是否存在位移。所谓位移，也就是第二联经复写后，票据上的文字或数字出现错位，如一张票据大写金额是6000元，小写金额是60000元，这样的票据也是不合规票据，因为税务机关指定的企业在印制装订发票时，各联次纵横行列都是对齐的，有固

定位置，不会出现位移现象。

10. 报销票据是否属白条、收据。所谓白条收据是指报纸杂志订阅单、培训费收据、政府部门收费收据等，这种以收据、白条代替发票或基金票据使用的，其目的是偷逃税款或私

设“小金库”，显然这样的票据也是不能报销的。

三、从报销票据所附清单及有关审批手续进行审核

1. 报销发票所附清单的审核。在一般情况下，报销发票的品名不能填写食品、办公用品、图书、花木等字样，采购的什么商品，就在品名栏开什么商品。如果一次购买品种较多，必须附有商品明细清单，商品明细清单金额必须与发票金额相一致，并要加盖销售单位发票专用章或财务专用章。对于会议费报销票据必须分项注明住宿费、餐费、场地使用费等内容，并附上宾馆所开具的原始单据。汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维

修工时等内容。如果零配件更换较多，也要附上明细清单。

2. 资本性支出报销票据的审核。凡是使用年限在一年以上以及单价在规定金额以上（一般设备金额500元，专用设备800元）的商品，必须附国有资产管理部门审批的《国有资产增减审批表》，按固定资产进行账务处理；使用期限在一年以上的大批同类物资，单位价

值虽未达到规定标准，也要按固定资产进行管理。

3. 项目资金报销票据的审核。项目资金应根据专项资金文件精神，严格按照专项资金的开支范围，资金用途，专款专用。因特殊情况需改变资金用途的，应根据财政部门批准的书

面材料，方可使用。

4. 报销票据有关人员签名、签署意见及事由的审核。首先要鉴别领导签字是否与印鉴卡的签字相一致，领导签名要签全名，领导签署意见应注明本人意见，如“同意”等，不可只签名字不签意见；实报金额与票面金额不一致时应由领导签字注明实报金额；其次是审查经办人、验收人以及财务联系人的签字是否签齐全；最后要审查报销票据是否注明事由，如采购

的食品，须注明是招待用或是看病号用。

总之，报销票据的审核包含着很强的政策性、技术性和责任心，这项工作直接影响着报账单位的会计核算质量以及会计工作的秩序。因此，我们在平时工作中，在建立健全单位内部管理制度和控制制度的同时，还要针对票据使用和管理方面存在的问题，在今后的工作实

践中加以分析和研究，寻求治理和改进的办法，以便更好地为经济监督服务。