采购管理控制程序
1.0目的
1.1落实采购系统,确认采购开出的采购订单之作业程序,建立适时、适质、适价、适量、适地
的采购准则,提供符合本公司或行业规格的产品,以满足顾客之需求。
1.2慎选合格之供应商及协力厂商,以确保其制造能力及品质水准能符合本公司之需求,除采
取有关辅导措施外,并将本公司奖励制度之精神,应用于供应商之管理,以配合本公司政策。 2.0适用范围
2.1适用于原物料、包装材料、零部件外发加工生产、机器设备及办公用品的采购以及相应供
应供应商的开发、选择、评估评鉴和控制。 3.0职责
3.1采购部:负责组织进行供应商之开发、选择建立《合格供应商名录》,并对供应商的业绩进
行评估评鉴,根据各部门提供《采购申请单》《请购单》进行采购。 3.1.1公司各类产品原材料、零部件的采购。
3.1.2采购配套件和外协加工件供应方的选点、布点及新增供应方的初选。 3.1.3合格供应方的协作能力调查评价的组织与实施。 3.1.4零部件采购价格的评定。
3.1.5采购和外协加工合同(包含质量保证协议)的签订、管理、并负责配套技术文件、更改
通知的传递和发放。
3.1.6配合品质部进行各类产品零部件协作配套过程的质量监督、质量改进及改进结果的验
收,以及质量索赔及其它日常管理工作。
3.2 PMC部:负责原物料、外发加工、外发生产及包装材料之请购申请。
3.3品质部:负责对供应商品质保证能力进行评估评鉴,对进厂的物料进行验证;采购及外协产
品质量信息的收集、分析、反馈和处理;及进行小批量试产出测试试验。
3.4技术部:向供应方提供采购、外协件的完整、正确的技术文件和样件;向供应方签订有关
技术协议和知识产权保护协议;新产品开发新增供应方的初选及新增供应方的产品技术认
证;必要时与供应方共同进行技术开发。
3.5零星采购:各相关部门负责所需办公用品、设备及配件、工装、模具、夹具等的申购需求
的提出。设备与模具由技术部负责统一归口申购,办公用品、易耗品由行政部负责统一归口申购。由常务副总或(副)总经理核准后交采购部采购。
3.6(副)总经理、常务副总:负责审核批准《合格供应商名录》、采购订单和零星采购申购单。 4.0定义:
4.1供应商:指提供产品或服务的主体,包括原物料、外发加工等厂商。 5.0内容说明: 5.1供应商评鉴流程图:
5.2采购流程图
类:
5.3.1重要物料:直接影响最终产品使用或安全性能,可能导致顾客投诉的物料(如塑胶原物
料、玻璃管材、不锈钢原料、机械设备等)
5.3.2一般物料:不影响使用性能或稍有影响但可以采取措施予以弥补的物料(如包装材料),
生产过程中起辅助作用的物料.
5.3.3办公文具及低值易耗品物料:办公与清洁卫生所需之部品(如电脑、文具与清洁用品类
等)
5.4供应商评鉴流程图说明:
5.4.1重要物料、一般物料供应商评估评鉴与审查
5.4.1.1供应商登录申请:采购部根据公司发展需要,通过与同类物料的质量、价格进行比较,
收集有能力承制本公司物料、半成品、成品等之供应商,填写《供方质量保证能力调查表》《供方实物质量情况汇总表》,初定供应厂商名单,对于重要物料、一般物料之供应商,采购部需组织品质部、技术部进行实地或书面依《供方质量保证能力调查表》实施料格审查评鉴,证实质量及产能保证能力,达成要求的初步认可后方可将其列为候选供应商。
5.4.1.2采购部要求候选供应商提供相应的技术标准与资料、适量之样品.
5.4.1.3采购部将样品、《供方质量保证能力调查表》送技术部,同时会同技术部、品质部进行
试作与测试,技术部出具《样品试验报告》,将结果反馈采购部,测试不合格,允许重新送样但最多不超过三次﹔样品测试合格后,通知供应商小批量送样.
5.4.1.4所送样品经品质部检验、样品测试及小批量测试试用均合格的供应厂商报(副)总经理
批准后,列入《合格供应商名录》。
5.4.1.5符合下列情况之供应商,采购课优先申请考虑为合格供应商: 5.4.1.5.1顾客指定之供应商.
5.4.1.5.2卖方独占市场(即独家代理/生产商)之供应商. 5.4.1.5.3已获取ISO9001:2000质量管理体系证书之供应商.
5.4.1.5.4供应商之评鉴分数与标准差异不大且所送之样品经试验均符合行业、顾客或本公司
品质要求,而一时无法找到合格供应商时.
5.4.2办公文具及低值易耗品物料供应商评估评鉴与审查
5.4.2.1采购部通过与同类物料的质量、价格进行比较,直接登录《合格供应商名录》,供应商
由PMC部和总经办定期对其价格和服务质量、产品质量进行审查,不合格者取消合格供应商资格。
5.4.2.1物料采购时由供应商定点送货或直接由采购部进行定点采购。
5.4.3所有合格供应商所送样品之承认均由技术部出具《样品确认书》,采购部、品质部、技
术部及供应商均应存档按《文件与料料管理控制程序》和《质量记录管理控制程序》进行管理。
5.4.4供应商考核:所有合格之供应商必须实施月度或季度考核,按《供应商考核评分表》执行;
延误我司交货期限者酌情考虑取消合格供应商资格,并依《采购合同》之相关条例实施索赔。
5.4.5供应商之评鉴主要为:品质、交期、配合度,其统计及管理方式如下:
5.4.5.1品质、配合度:每月由品质部依进料检验结果对供应商品质与配合度进行统计,经部门
经理核准后做记录。
5.4.5.2交期:采购部每月将供应商交期之执行情况进行统计。 5.4.5.3供应商评核分等与奖惩.
5.4.5.3.1将供应商《供应商考核评分表》,呈(副)总经理核准,评、核成绩分为优、良、差三
等,具体由采购部负责将其结果运用于采购控制过程中.
5.4.5.3.2品质月度评分达95分或以上者,品质部可采取减量检验,或供应商本身建立良好品
质管制制度(如:ISO9001:2000质量体系认证证书)或采取全数检验制度,可以凭供应商出货检验报告,本公司亦可以进行减量检验;评份在70-95份以下者,按正常检验执行;评份在70分以下者按加严检验执行之.
5.4.5.3.3若连续一个季度皆为优等则交货可免检;若顾客投诉时,则取消免检料格,改为正常
检验.
5.4.5.3.4评核后处置(原则按以下评分执行,但具体视情况而定) 等 级 得 分 处置方式 优 80分以上 增加50%以上订货
良 60分以上 维持订货额,视实际情况需要适当增加订货
差 59分以下 维持订货额,视实际情况需要适当减少订货,并考虑筛选,延
迟货款1个月
5.5采购流程说明:
5.5.1采购询价与洽谈要遵循“五适”原则,即适量、适质、适价、适时、适地。 5.5.1.1 充分了解所购物料的品名、规格、质量要求及其他特别要求。
5.5.1.2 向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。 5.5.1.3 进行比价采购,同规格产品的供应商至少对比三家。 5.5.1.4 寻求其他更适合的替代品。 5.5.1.5 经成本分析后,设定议价目标。 5.5.1.6 有没有价格上涨、下跌因素。
5.5.1.7 经初步的洽谈,达成合作该项可签订《采购合同》,《采购合同》应注明与供应商议
定的成交条件,需明确质量要求、技术标准、验证条件、违约责任等相关内容。采购合同上相关验收标准应提供给品质部一份作为来料检验之依据。
5.5.1.8 依签订的《采购合同》相关细则制订《采购单》送部门采购经理审核,经分管副总
以上人员审批后交一份财务存档作为核对与结算货款的依据。
5.5.1.9 如果是紧急需求临时购买,采购人员可以参考以往类似的价格,免经寻价、比价手
续。但事后要补办询价报价手续和《采购单》。
5.5.2采购实施
5.5.2.1销售订单所需生产相关物料由采购部根据PMC部开立之“物料采购申请单”,向登录
于《合格供应商名录》上之供应商询价、比价、议价后,由采购选择价格最低的厂家,编制出《采购单》进行采购,在市场行情没有变化的情况下,物料经采购经理许可,可以不需要重新询价直接进行采购,物料价格有规律波动时由采购部重新与供应商开具《采购单》核定价格,如物料价格变动频繁时由采购在編制《采购单》上实时注明价格。
5.5.2.2办公文具及低值易耗品物料或其它的物料采购零星采购由申购部门开具《物料采购
单》进行定点采购,不能定点采购的由采购部按照询价、比价、议价制订报价单后再
实施采购,办公用品采购按《办公用品管理规定》执行,工装模具采购按《设计与开发管理控制程序》执行,设备采购按《设备管理制度》执行。新产品开发打样需外购时按《样板制作与管理控制程序》执行。
5.5.3采购订单的审批:所有《采购单》、《采购合同》均需部门经理审核,(副)总经理签核后
方能生效。 5.5.4外协生产物料的采购
5.5.4.1外加工采购物料按《采购合同》、《采购单》、《品质管理制度》及相关检验标准的规定
进行;需要在供应商货源处对采购物料进行检验时,应在《采购合同》或《采购单》、《委外加工通知单》中说明检验的具体事项,以及产品放行的方式。
5.5.4.2当《采购合同》有规定时,顾客或其代表有权在供应商或本公司对供应商的产品进行
检验,顾客的检验不能免除公司提供其合格产品的责任,也不能排除其后顾客的检验,不能免除公司提供其合格产品的责任,也不能排除其后顾客的拒收.
5.5.4.3采购或外协物料到厂后,供应商应将其所送物料置放于进料验验待验区,由仓库各仓
管员依送货单对来料物料进行审查(如品名、规格、材质、数量及包装等),并开立《暂收单》通知知会品质部进料检验品管员,品质部依《品质管理制度》、《检验标准/规范》进行验证与标示、隔离.相关报告经部门主任、经理审批后方有效。
5.5.4.3.1若检验物料不合格时
品质部需将《进料检验报告》知会采购部,由采购部知会供应商.具体依《不合格品控
制程序》、《纠正和预防措施控制程序》执行.
5.5.4.3.2若检验物料合格时,仓库仓管员依《仓库管理制度》执行。 5.5.5其它物料采购收货与检验
办公用品需经申购部门检验后,交办公室办理入库手续或申购部门在《物料采购单》上签名直接领用。零星采购入库凭《物料采购单》及领用单位签名和有效发票(送货单)经相关部检验合格后才能入库。相关仓库凭相关部门验收合格证明入库,办公用品由采购部统一入辅料仓库。 5.5.6采购物料跟踪:
5.5.6.1采购订单下达后,采购员应提前交货期前最少3天追踪确认供应商交货具体时间,并
提前一天通知仓库做好收货安排和品质部作好检验准备工作,仓库和品质部门应在2小时内完成检验手续和入库手续。
5.5.6.2外协加工和生产,要求供应商每天将生产状况,用电话或传真的形式,及时通知采购,
作为跟踪之依据
5.5.6.2物料入库后采购应及时将入库数据记录在《采购物料跟踪表》中,对于不能及时入库
的物料要及时知会PMC部。
5.5.7采购对帐及付款
5.5.7.1 零星采购人员凭《实物入库凭证》、《物料采购单》及领用单位签名和有效发票办理付
款或报销。供应商对帐,直接按入库单等与财务部会计核对,财务部经理审批后进行结算。
5.5.7.2外协加工由财务部门凭《外协加工协议》和PMC经理签名审核过的出库单、入库单在
每月底同加工商对帐,财务部经理审批后进行结算。
5.5.7.3付款结算时采购人员应注意: a) 发票抬头、金额及其它内容是否相符。 b) 有无预付款或订金。 c) 是否需要扣款。
6.0参考文件: 6.1《品质控制程序》 6.2《不合格品管理控制程序》 6.3《设备管理控制程序》 6.4《纠正和预防措施控制程序》 6.5《办公用品管理规定》 7.0附件:
7.1供应商考核评分表 XX26-01-01 7.2委外加工通知单 XX26-01-02
7.3供应商样品评审表 XX26-01-03
7.4合格供应商名录 XX26-01-04
7.5供应商调整表 XX26-01-05
7.6供方实物质量情况汇总表
7.7供应商评定表 XX26-01-07
7.8请购单 XX26-01-08
7.9采购单 XX26-01-09
7.10采购计划表 XX26-01-10
11 XX26-01-06