全市公文处理中存在的问题及其解决办法

全市公文处理中存在的问题及其解决办法

李广阳

公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作的优劣直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。近年来，全市各级行政机关公文处理工作能够执行国务院、省市政府关于公文处理的有关规定，公文办理质量明显提高，较好地发挥了以文辅政的作用。但是，在公文处理中仍然存在一些问题，影响了机关工作的水平，有的甚至给工作带来了负面影响。

一、存在问题

（一）公文处理不及时。在收文处理中，有的不能按规定时限处理文件，有的拟办意见不到位，致使文件运转程序出现问题，有的没有找准政策依据或者没有根据实际情况提出办理意见，出现了误事误时现象。在发文处理中，因办理不及时，导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少，影响了公文的效用。

( 二 ) 公文处理程序不严肃。有的机关文件多头管理，没有做到“一个关口”管理；有的不按程序签发文件或签发不到位，上报文件没有经单位主要负责人签发；有的政府部门向下一级政府下发不该下发的文件，甚至内设机构对外正式行文；有的不根据隶属关系和职权范围越级报文；有的将文件抄送或直送领导个人。

( 三 ) 文字表述不准确。主要表现在：公文用词用语不恰当，文字表述前后矛盾，人名、地名、数字、引文、计量单位、简称运用不规范，也有因文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的处理。

( 四 ) 公文格式不规范。主要表现在：文种使用不正确，如：应当用“函”的用成了“报告”或者“请示”，应当用“请示”的却用成了“报告”；文件的各要素标注不全或使用不正确，如：有的乱标、生造主题词，有的上报文件使用文头不对、没有标注签发人和“联系人和联系电话”；引用文件不规范，将引用的文件标题中的发文机关标在书名号外，甚至没有发文机关，没有标发文字号。

二、原因分析

（一）工作责任心不强。个别工作人员没有树立起“公文处理非小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一件文件的意识，以至于在公文处理中，不作认真调查研究，不作认真思考，敷衍了事，简单应付，不认真，不细心，没有负起应负的责任。

（二）不熟悉机关工作程序。没有认真学习和掌握各级行政机关的有关工作规则、办事程序、文件审核、审签程序，没有把握好工作程序，没有发挥好工作协调的职责，办文无头绪，办事无章法，工作显得很忙乱，质量和效率打了折扣。

（三）工作能力不强，业务水平不高。没有注意认真学习党和国家的大政方针，没有加强对行政机关工作人员应具备的基本科学文化知识、行政机关公文处理知识的学习，个人综合素质不强，业务水平不高，导致了公文处理工作中出现问题。

三、对策建议

（一）公文处理要做到及时，确保公文处理的时效性。公文处理要及时，即讲求时效，及时则有效，误时则误事。行政公文只有把握时机，及时处理，才能发挥公文的效用。各级行政机关工作人员要树立及时、准确地办理每一件文件的观念，做到件件有着落，事事有结果。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节都要认真负责，按规定要求和程序办

理。收文办理，总体上要求都要快速处理，一般公文应尽快处理，紧急公文必须急事急办，在规定时间内办结，按照有关规定，特急公文应在4小时以内办结，急件需视其复杂程度在24小时以内办结。紧急电报，特提应在2小时以内办结、特急应在4小时以内办结、加急应在24小时以内办结、平急应在48小时以内办结。

（二）严格公文处理程序，确保公文处理的严肃性。公文处理程序是公文法定效力的体现，所以，公文处理程序至关重要。印发文件要按规定程序审签，采取自下而上、逐级把关、对上负责的办法进行，一般不得超越职位的管理范围和权限签发公文。上报的公文必须要本行政机关主要负责人签发，并根据隶属关系和职权范围逐级上报，一般不得越级报文，也不能将文件分头多送、抄送或直送领导个人。政府部门依据职权可以向下一级政府的相关业务部门行文，除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（三）公文处理要认真负责，确保公文处理的准确性。准确是对公文处理质量的要求，公文处理关系到机关的整体工作，关系到上下左右的相互联系，必须准确无误。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节，必须要把好文字表述关、格式关、校对关，做到文字表述准确、文件格式准确、文字校对准确。在收文办理时，要详细审视来文，注意拟办意见的准确和全面，公文拟办要做到情况确实、依据可靠、意见明确、程序规范、简明扼要、条理清楚，确保准确性和可操作性。

（四）解决好公文处理的具体问题，确保公文处理的规范性。公文处理中经常出错且不被大家注意的问题，要特别注意解决好，使公文更加规范。

1、关于文件标题引用问题。公文中引用文件，应当把文件标题、发文字号标全，不能用发文字号代替公文标题。正确的标法是：发文机关、主要内容、文种置于书名号之内，发文字号置于括号之内。如《陕西省人民政府关于做好××工作的通知》（陕政发〔2006〕6号）。文内使用非规范性简称，应当先用全称并注明简称。

2、关于公文的段落问题。正文中有“一是、二是、三是”不要单独成段，建议把这样的小段归入一个段落，使“一是、二是、三是”成为一个段落内的层次标记。如以“一是、二是”起首的段落文字太长，用规范的层次序号代替“一是、二是、三是”，使其成为独立的一个段落。

3、关于请示、报告公文的结尾用语问题。“报告”结尾用“特此报告”即可，不能用“现予报告，请批示”（报告和请示不分）、“专此报告，请审定”（报告不应提出“请审定”的请求）。请示结尾为三种情况：下级机关工作中不明确、认识有分歧的事项，为请求指示的请示，结尾用“请指示”、“请批示”、“妥否，请批复”；下级机关无权力或无能力解决的事项，为请求上级批准或给予解决，为请求批准的请示，结尾用“请批准”、“请予解决”；主管部门提出安排意见或政策性措施，请上级批准并转发的，为呈转性请示，结尾用“如无不妥，请批转×××执行”。

4、关于公文的附件问题。公文如有附件，在公文正文下空1行左空2字用3号仿宋字表识“附件”二字，后表冒号和名称，不能表为“附”，附件说明表注不能表注在正文中，如“详见附件×”，附件的序号和名称前后表识应一致，批转、转发、印发性通知因在标题和正文中已做说明，因此，不再表注附件说明。

5、关于公文中机构称呼的问题。以市政府文件和市政府办公室文件为例，市政府文件中对各县政府、县级市政府、区政府，文件主送机关称为“各县、市、区人民政府”，正文中可称为“各县市区人民政府”或“县级人民政府”；对全市多级政府称为“各级人民政府”。各县、市、区人民政府办公室可参照以上办法使用。

6、主送机关和抄送机关要对应的问题。如市（县）政府文件一般抄送市（县）委，不要抄送市（县）委办公室；市（县）政府办公室文件一般应抄送市（县）委办公室，不要

抄送市（县）委。