从九段秘书看工作段位差距
九段秘书怎么做
任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？
关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，而是因为我们没有执著地办到。
模拟测试：总经理要秘书安排会议。
总经理要求秘书安排次日上午9点开一个会议。在这件事中，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议，来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？
下面是一至九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段呢？
一段秘书的做法：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实。发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查。发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，为总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备。发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几月几日(或是周几)几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备。发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备；同时呢，还主动了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常为过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵)。
六段秘书的做法：做记录。发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
七段秘书的做法：发记录。会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程。把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。这种做事的理念和方法，不仅仅是秘书需要学习，其实是我们每个人都应该学习的。
因此，在日常工作中，有这样两个问题是我们需要不停自省的：
1.我想要的结果是什么？
2.我的做法是否能保证拿到这个结果？
公司领导要召开会议，如果你是秘书，你会怎样做？
大多数人都会用电子邮件或黑板或电话通知，然后就结束，而这恰恰是“一段秘书”完成任务的方式。
二段秘书的做法是抓落实，发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到；
三段秘书的做法重检查，在第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间；
四段秘书的做法勤准备，在三段秘书基础上，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议；
五段秘书的做法细准备，在四段秘书做好的情况下，还要先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法做记录，在五段的基础上还要做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法发记录，会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员。
八段秘书的做法定责任，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
“九段秘书”呢？她会做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、做记录、发纪录、定责任（督办）、做流程，即最后把整个会议过程做成标准化“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。通过两个秘书的对比，我们了解到应付工作是任务，提供价值才是结果。从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。
什么是执行力？执行力就是言必行，行必果，是真正的将计划转化为行动，且获得更有价值的结果。