知识管理成功的关键要素:分类法

知识管理成功的关键要素：分类法

知识管理系统的管理对象是知识，做好知识分类是知识管理工作的关键点，也是难点之

一。知识分类的科学性和合理性直接决定了知识储存、维护和应用的质效。一般来说，可以将知识分类管理的能力分为三级:

 初始级——组织内部分散地存在一些部门级的、小规模的分类体系。分类体系多由

各个部门独立管理，一般不太会考虑与整体信息架构的关联。国内大多数组织处于该级别。

 重用级——处于这种阶段的组织，一般都有组织级的知识分类体系，并与知识管理

系统等紧密结合，由组织统一管理。国内少数组织的知识分类管理属于此类。  战略级——组织级的知识分类管理，能够与组织的业务战略保持协调一致，与组织

的业务流程融合一体，并作为信息架构的重要标准贯彻执行。只有极少数的国内组织能够运用到这个级别。

尽管大多数组织对知识分类管理的应用还处于初始阶段，可喜的是，很多组织已经把知识分类作为知识管理领域的重点并不断加大投入。那么到底应该如何进行知识分类？知识分类有哪些优秀实践值得借鉴参考呢？

知识分类是指根据知识的属性对知识进行有规律的划分，是知识管理工作核心任务之

一。通过按照一定的逻辑思路和方法对工作中产生的知识或工作需要的知识进行归类和整理，使相关知识体系化、完整化，方便知识存储和使用，让组织人员方便地、准确地将知识归类，并快速查找。

多年来，在对人类知识结构进行有组织表达的尝试中，许多知识分类方法应运而生。从功能和结构来看，知识组织可以根据两个方面来划分：（1）显示概念及其关系结构上的强弱；

（2）对自然语言的控制程度。通过两个维度划分，可以将知识分类大致分为三种模式：

 词单/列表词汇模式：例如我们日常生活中看到的地名表，就是将不同的地方按照

名称或者类型进行排序。最典型的互联网应用就是现在的百科词库、词汇表；

 分类与归类模式：主要就是根据事物的某种特征将知识分成有序的类组，如主题词

表、系统分类表、归类表等，如图书分类、互联网网站目录分类就是典型的分类与归类模式等；

 关联组织模式：不仅将事物的不同特征表达出来，还将不同特征之间的关系（等同、

等级、相关关系）等用不同的规则表示出来。典型的如概念地图、知识地图以及目前处于研究前沿的语义网络等。

某税务机关在知识管理建设工作中，非常关注知识分类体系工作，将其作为税务知识管理的接触设施工程，他们在知识分类体系的三个层面都做了相应的工作，分别是：税务词条梳理、税务多维知识分类梳理、知识地图梳理。

税务词条

该税务机关通过初步梳理，一共梳理了230多个词条内容，同时确定了待梳理的词条共800多条词汇。在具体梳理工作中，按照词条六要素对词条梳理进行了规范：

 词条命名规范：词条命名规范则包括命名总则、短语命名规范、法政词汇命名规范

等等。如命名总则中则规定：词条应是一个单一的主题，用于阐述税务或税务相关的一件工作、一个事项、一个现象、或具备特定主题的组合。词条可以是字、词，也可以由字、词组合组成。如：税、费、免、抵、退是由字构成的词条；税目、税率、税负、申报、函调、稽查、加工、出口、退税、增值税、免抵退等是由词组成的词条；出口退税、国际税收、国际税收情报交换、出口货物函调、生产企业免抵退、外出经营活动税收管理证明、开具红字增值税专用发票通知单等是由特定主题组合的词条。



 词条分类：主要按照字母顺序和归宿管理职能对词条进行分类管理。 词条模板：包括词条的名称、登记单位、登记日期、内容定义、内容拓展说明等编

制了不同的模板。如针对事件类词条，在内容拓展说明中则会涵盖事件的背景、事件经过、事件意义等；对于人物类词条，基本内容则包括人物简介、生平、成绩、荣誉、作品、重大事件、评价等方面。





 词条关系：词条之间的关系，主要指包含、从属、等级三种关系 词条管理组织：包括词条的创建、审核、完善及维护等系列管理的流程和责任体系； 词条内容编写规范：针对词条内容编辑中用语、图片使用等规范性的约束。 税务多维知识分类

税务多维知识分类表是对税务知识进行分类标引和检索的工具，是分类法的表现形式。一般是将同一主题从大类到小类，按照逻辑系统逐级展开。该税务机关将税务知识分类维度包括业务类型类表、部门类表、知识类型类表三个主要维度和税种类表。

 业务类型：以税务工作的业务事项为划分依据，这是税收工作的核心内容，业务稳

定，受机构变动和时间变化的影响较小，知识的业务类型符合广大税务人员的认知和工作习惯。业务类型主要包括各税管理、基础性征收管理、税务稽查、督察内审、法律救济、税收计会统、信息化建设、纳税服务、行政管理等9项一级目录，其中包括66项二级目录及181项三级目录。

 部门：按照所属部门进行划分是充分考虑到目前税务知识中最主要的部分是各级税

务机关和其他相关部门以公文形式下发的政策法规文件，按照知识产生的所属部门进行分类，能够充分照顾税务人员日常的工作习惯，有利于各部门人员迅速查找到工作中所需要的文件知识。该维度一级分类包括全国人民代表大会及其常务委员会、国务院、财政部、国家税务总局和海关总署等部门，二级以下分类则从税务部门的角度出发，按照总局、省级、市级、区（县）级分为四级。

 知识类型：按照知识类型进行划分侧重考虑到知识的自身具有属性，是对业务类型

分类起到重要的补充作用，有利于税务人员查找和使用相关知识。该维度的分类包含了政策法规、工作规程、专业知识、经验总结和外部知识等一级目录，其中，政策法规按照制定的部门和法律效力划分为法律、法规、规章和规范性文件等二级目录；工作规程则划分为管理服务、征收监控、税务稽查、税收法制等二级目录。  税种类型：税种是指我国税收体系中的具体税收种类，是基本的课税单元。包括增

值税、营业税、企业所得税等。

通过梳理规范样表、测试、完善三个过程，最终确定了不同维度的分类标准；如在税种维度和知识类型维度成果如下：

通过这种分类方式，使用人员就可以很方便的找到自己所需要的知识，如图所示的场景。 知识地图（knowledge map）

目前，国内外知识地图还没有统一的定义，学者们对其表述也不尽相同。经分析研究，结合税务工作特点和性质，该税务机关将知识地图的定义如下：知识地图是税务知识资源的导航系统，对知识按照一定的规律进行梳理、分类、类聚处理，帮助使用者快速、准确找到所需知识的集合。具体来说，它有以下特征：

 知识地图是一个向导，一种工具——知识地图指示知识在税务知识管理系统中的位

置，它帮助使用者到哪里去找需要的知识，提供了更贴近使用者使用习惯的搜索、导航功能。知识地图通过细分使用人群，并针对不同使用人群的需求提供关键知识

和个性化的展现形式，帮助使用者快速、准确的获取知识。

 知识地图揭示了税务知识之间的关系——知识地图通过揭示知识之间的关系实现

知识的提取和共享，如等级关系、相关关系、因果关系、逻辑关系、评价关系等。每个知识与其他存在关系的节点相连，与相关的专家相连，与相关的事项相连，这样就构成了一个知识网络。顺着这个网络，可以找到所有与节点相关的知识。

 知识地图是动态的，需定期维护与更新——知识管理系统中的知识是不断更新、变

化的，知识地图使用者的需求也是在不断发展、变化的，这些都要求知识地图不断的维护、更新，用最新、最准确的知识满足使用者不断发展、变化的需求。

知识地图的主题是该知识地图内容所表达的主体、核心。虽然一个知识地图可以表达多个主题，但一般来说，每个知识地图集中表现一个主题为宜，针对一个流程、一个岗位、一个事项、一类特定人群的主题，如纳税评估岗、增值税一般纳税人认定、所得税查处依据等。明确知识地图的主题以后，知识地图应围绕主题来构建，以确保知识地图的表现深度。该税务机关在知识地图建设中，重点构建了三类知识地图，分别是知识库全景图、部门知识地图和个性化知识地图。

 知识库全景图，是从不同入口对税务知识进行全面展示，帮助使用者系统地学习、

应用税务知识，促进税务知识在组织内部更广泛的分享。知识库全景图主要有两个入口，一是以知识类型入口，再辅以业务类型，即可形成政策法规库、案例库、工作指南、领导讲话集等；二是以业务类型为入口，辅以知识类型，全面展示税务知识。知识库全景图由系统自动生成，无需另外配置。

 部门知识地图，是以部门（机关处室）为入口，依据不同处室及相关基层单位的业

务特点、使用习惯，将部门涉及的存放于在各分类类目中的所有相关税务知识重新归类展示。部门知识地图可以将知识按照不同的维度（业务类型、知识类型）、不同的属性（税种、行业等）自由组合，同一维度下不同的类目也可进行自由组合。通常一个部门只有一个部门知识地图，由各机关处室编制。

 个性化知识地图，是满足关键用户需要，用于展示特殊岗位、角色、事项等所涉及

的税务知识，以便用户能够快速查找所需知识，同时也提供了知识库日常维护更新的快捷入口。个性化知识地图可以将知识按照不同的维度（业务类型、知识类型）、不同的属性（税种、行业等）自由组合，同一维度下不同的类目也可进行自由组合。

个性化知识地图由各机关处室根据工作需要编制。

该税务机关从税务词条、税务知识多维分类以及税务知识地图三个层面进行了知识体系构建工作，其作为知识管理工程的基础，为后续知识管理系统建设、知识内容运营、知识应用等环节都奠定了坚实的基础。

该税务机关对于知识体系的重视度、梳理方法的科学性，值得更多的国内组织去借鉴和应用。我们也期望有越来越多国内组织在知识体系分类管理方面，能够走出混沌和初始状态，向更高的重用和战略层级迈进。