会计电算化课程讲义

20132011年会计电算化课程培训讲义

第一章会计电算化概论 .......................................................................... 2

第二章电算化会计信息系统 .................................................................. 6

第三章基层单位会计电算化的组织与实施 ......................................... 12

第四章商品化会计软件 ........................................................................ 17

第五章系统运行管理............................................................................ 19

第六章账务处理系统（上） ................................................................ 21

第七章账务处理系统（下） ................................................................ 27

第八章报表系统基本原理 .................................................................... 30

第一章会计电算化概论

教学要求：

1、掌握会计电算化的含义

2、了解会计电算化的基本内容

3、掌握会计电算化的作用

4、了解会计电算化的发展历程

5、了解我国会计电算化的发展趋势

教学要点：

会计电算化是将电子计算机技术应用于会计工作中的简述，随着计算机技术的发展，会计电算化已逐步形成了一门跨学科的边缘学科，它融会计理论与实务、计算机技术、软件工程学、管理科学等科学为一体，集中体现了计算机技术和会计学的最新发展成果。

1、三个重要时间

1954年，美国通用电器公司首次利用电子计算机计算职工薪金的举动，引起了会计数据处理技术的变革，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。率先在世界实行会计电算化。

1979年，长春第一汽车制造厂大规模信息系统的设计实施，首次在我国实行会计电算化。

1981年，在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”，我国第一次提出会计电算化的概念

2、会计电算化的基本含义

会计电算化的基本含义是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工完成、或手工很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程。

会计电算化是现代会计学科的重要组成部分，是研究计算机会计理论与计算机会计实务的一门会计边缘学科。

会计电算化的概念有广义和狭义之分。

狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用。 广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。

随着会计电算化事业的不断发展，会计电算化的含义得到了进一步的延伸，它不仅涉及到会计信息系统（会计核算、会计管理、会计决策等）的理论与实务研究，而且还融进了与其相关的所有工作，如会计电算化的组织与规划、会计电算化的实施、会计电算化的管理、会计电算化人员培训、会计电算化制度的建立、计算机审计等内容。

3、会计电算化的基本内容

从会计电算化信息系统的角度看，会计电算化是一个人机相结合的系统。它的基本内容包括：人员、计算机硬件、计算机软件和会计规范。

A. 人员。是指从事会计电算化工作的人员，包括会计主管、系统开发人员、系统维护

人员、凭证录入人员、凭证审核人员、会计档案保管人员等。

B. 计算机硬件。是指进行会计数据输入，包括处理、存储及输出的各种电子设备，如：

计算机主机、键盘、电子扫描仪、条形码扫描仪等设备；磁盘机、光盘机等设备；打印机、显示器等输出设备。

C. 计算机软件：是指系统软件的应用软件。系统软件包括操作系统、数据库管理系统、

应用软件是根据一个单位、一个组织、一项任务的实际需要而研制开发的软件。

D. 会计规范。是指对会计电算化系统的运行进行控制的各种准则、岗位责任制度内部

控制制度等。

从会计电算化的发展过程来看，会计电算化主要分为会计核算电算化和会计管理电算化两个阶段。

从会计电算化工作的角度看，电算化工作的基本内容主要包括：会计电算化工作的组织和规划、会计电算化信息系统的建立、会计电算化管理制度的建立、会计人员的培训、会计电算化信息系统的管理、计算机审计等。

4、会计核算电算化的主要任务

会计核算电算化的主要任务是：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等，即运用会计核算软件，实现会计数据处理电算化。

5、会计管理电算化的主要任务

会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他经济数据，借助计算机管理软件提供的功能帮助会计管理人员合理地筹措资金、运用资金、控制成本费用开支、编制财务计划、辅助管理者进行投资、筹资、生产、销售决策分析等。

6、会计电算化的作用

 减轻劳动强度，提高工作效率

 全面、及时、准确地提供会计信息

 提高会计人员素质，促进会计工作规范化

 促进会计职能的转变

 促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革

 推动企业管理现代化

7、会计电算化的发展历程

国外会计电算化的发展经历了以下几个阶段：

第一阶段（50年代—60年代）：主要表现为单项业务的数据处理，局部代替手工劳动；

第二阶段（70年代—80年代）：利用计算机对会计数据进行综合加工处理，并具有一定的反馈功能，开始为基层和中层管理决策提供有用的会计信息。

第三阶段（90年代—今）：将计算机应用于会计数据处理、会计管理、财务管理以及会计预测和会计决策，并且得显著的经济效益。

目前计算机会计已由最初的电子数据处理系统，经历了管理信息系统，正向着决策支持系统方向发展，我国的用友公司也已推出企业资源计划级管理软件ERP-U8。

8、国外的商品化会计软件

国外的商品化会计软件，一般包括总账、应收账款、应付账款三个功能模块。

9、我国会计电算化的发展趋势

我国会计电算化的发展经历了三个阶段

缓慢发展阶段（1983年以前）：适用于单项会计业务的电算化开发和应用

自发发展阶段（1983年—1987年）：电算化软件的开发处于各自为战、闭门造车的状况，缺乏管理

稳步发展阶段（1987年至今）：国家已出台相应制度，逐渐规范电算化软件的开发，大量电算化软件的推出，初步形成了会计软件市场和会计软件产业

10、制约我国电算化会计发展的关键因素

会计电算化人才问题是发展会计电算化的"瓶颈"问题，长期以来，一直是制约会计电算化发展速度的关键因素。

11、我国相关会计电算化规章

1989年，财政部制定了《会计核算软件管理的几项规定》。提出了“会计核算软件的十条基本要求”。把对会计核算软件的要求分为输入、处理、输出、安全四个方面。

1994年，财政部制定了《会计电算化管理办法》

1994年，财政部制定了《会计核算软件基本功能规范》。标志着我国会计电算化的发展走上了正轨。其中包括六个方面：总则、会计数据的输入、会计数据的处理、会计数据的输出、会计数据的安全、附则。

1996年，财政部制定了《会计电算化工作规范》

12、我国会计电算化发展趋势

 会计电算化普及程度将有很大提高

 会计电算化管理将更加规范

 商品化会计软件更加实用

 会计软件的标准更加成熟

13、我国商品化会计软件的发展方向

 商品化会计软件从软件功能、系统结构、适用范围等方面将进一步向深度和广度发

展。

 会计软件的功能体系向管理型发展。

 会计软件向多元化发展。

14、会计电算化系统的特点

 会计核算程序趋于简化：会计核算程序即账务处理程序是指凭证、账簿及报表相互

关系及其填制方法。手工方式下有记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序等。  信息载体不同：由纸介质变成发以磁盘、光盘等电磁介质。财政部仍要求实现会计

电算化的单位定期把有关账表打印出来，日记账要求天天打印，明细账、总账至少一年打印一次。

 内部控制方式不同：控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序

控制相结合的全面内部控制。

 会计数据的采集、传输形式趋于自动化：如条形码扫描等。

 会计工作组织体系不同

 会计人员构成不同：手工会计的权威是会计师，电算会计的权威的系统设计师。  账簿形式和错账更正方法不同：手工会计下日记账、总账要用订本式账簿，明细账

要用活页式；账簿记录的错误要用划线更正法、红字更正法或蓝字补记法；账页中的空行、空页要用红线划销。电算化输出的账页是卷带状的可装成活页，不可能是订本式。在电算化会计中，输入数据要经过逻辑性校验，因此不需要用划红更正

法来更正账簿记录，如果账簿记录有错，也只能通过“更正凭证”加以修改，以便留下改动痕迹。

第二章电算化会计信息系统

教学要求：

1、掌握有关基本概念

2、掌握会计信息系统特征

3、掌握电算化会计信息系统数据处理流程

4、了解电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响

5、了解电算化会计信息系统的划分及其关系

教学要点：

1、数据与信息

数据是对客观事物属性的描述，是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号。数据可以是具体的数字，也可以是文字或图形等形式。

信息是反映客观世界中各种事物特征和变化的知识，是数据加工的结果。

信息必然是数据，但数据未必是信息。

2、会计数据与会计信息

会计数据是指记录下的会计事实，是产生会计计信息的源泉。会计数据包括数字数据与非数字数据。在会计工作中，不同来源、渠道取得的各种原始资料、原始凭证及记账凭证等都属于会计数据。一般来讲，会计数据不能直接作为人们判断、得出结论的可靠依据，还需进一步加工处理。

会计信息特指在会计核算和管理中需要的各项数据，包括资产信息、负债信息、生产费用和成本信息、收入信息，以及有关利润实现和分配的信息。从使用层次看，会计信息可以分为两类：财务信息、管理和决策信息。

会计信息的外形是会计数据，其内核是起决策作用。

3、信息的特点

信息具有可靠性、相关性、时效性、完整性、易理解性，以及可校验性等特点。

4、系统的概念

系统是由一些相互联系、相互作用的元素或子系统，为实现某一目的而组成的具有一定功能的整体。

系统可分为自然系统和社会系统，在实际应用中，根据其自动化程度可以分为人工系统、自动系统和基于计算机的系统。

5、系统的特点

系统具有独立性、目的性、层次性、运动性、适应性的特点。

6、信息系统的概念

信息系统以收集、处理和提供信息为目标的系统，即该系统可以收集、输入、处理数据；存储、管理、控制信息；向信息的使用者报告信息，使其达到预定的目标。

7、信息系统的基本功能

 数据的收集和输入

 信息的存储

 信息的传输

 信息的加工

 信息的输出

8、会计信息系统

会计信息系统是一个组织处理会计业务，并为企业管理者、投资人、债权人、政府部门提供财务信息、分析信息和决策信息的实体。该系统通过收集、存贮、传输和加工各种会计信息，并将其反馈给各个有关部门，为经营和决策活动提供帮助。

会计信息系统分为手工会计信息系统和电算化会计信息系统。目前人们把基于计算机的会计信息系统称为电算化会计信息系统或简称为会计信息系统

9、会计信息系统的发展阶段

按自动化程度分：

手工会计信息系统阶段：基本工具为纸、笔、算盘等，以手工计算、分类、汇总各种会计数据，并编制会计报表。

机械会计信息系统阶段：借助机械装置实现会计信息的记录、计算、分类和汇总等。例如穿孔卡片系统，整个系统由穿孔机、验孔机、分类机、卡片整理机、机械式计算机及制表机等几个部分组成，在当时它属于比较先进的机械化数据处理技术

电算化会计信息系统阶段：利用计算机处理会计信息，并实现会计信息的分析、预测，为决策活动服务。

10、会计信息系统的特点

会计信息系统作为管理信息系统的一个组成部分，与管理信息系统的其他子系统相比，具有以下特点：

 数据量大

 数据结构复杂

 数据加工处理方法要求严格

 数据的及时性要求高

 数据的全面性、完整性、真实性、准确性要求严格。

 数据具有可效验性

 同其他子系统联系紧密

11、会计信息系统的特点

电算化会计信息系统同手工会计信息系统相比较，又增加了一些新的特征：

 数据准确性明显提高

 数据处理速度明显提高

 提供信息的系统性、全面性、共享性大大增强

 各种管理模型和决策方法的引入，使系统增强了预测和决策能力。

12、会计数据处理的一般流程

 会计数据的收集或录入

 会计数据的存储

 会计数据处理

 会计信息报告或输出

13、手工会计数据处理流程

数据收集：收集原始凭证、填制和审核记账凭证

会计数据处理：登记现金日记账和银行存款日记账，登记往来明细账、费用明细账、存货明细账等各种明细账，登记总账，编制会计报表

会计信息报告：提取各种会计数据，编制会计报表

会计数据存储：以纸张形式存放

14、电算化会计信息系统数据处理流程

在电算化会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制，以及会计数据的存储都发生了重大的变化，主要表现为：

数据输入的方式有直接输入、间接输入和自动输入。

会计数据的处理由计算机自动完成，方式有：成批处理、实时处理。

会计信息的输出有：显示输出、打印输出、磁盘输出等。

会计数据存储在电算化会计系统中，无论是凭证、账簿还是会计报表都以数据库文件形式保存在磁性介质中。

15、会计数据的直接输入方式

指财会人员根据原始凭证或记账凭证，通过键盘、屏幕将数据直接送入计算机存入凭证文件的方式，这样生成的凭证称为人工凭证，类似于手工填制的凭证。

16、会计数据的间接输入方式

也称为脱机输入方式，指财会人员先将会计数据录制在磁性介质上，再将其转换成计算机所能接受的凭证，并保存在凭证文件中。

17、会计数据的自动输入方式

指计算机自动编制凭证，并保存在凭证文件中。这种方式生成的凭证称为机制凭证，主要用于期末结转的各种转账凭证的生成，包括：各业务子系统处理业务后自动编制的机制凭证；财务子系统自动生成的机制凭证。

18、凭证的审核

静态审核，即人工审核，指将打印的凭证与人工凭证进行核对

屏幕审核，指对屏幕上显示的凭证进行人工审核

二次录入校验，指重复输入数据，进行比较，适用于少量数据的核对

19、会计数据的成批处理

指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。

成批处理是会计信息系统中使用最广泛的一种处理方式

记账常采用成批处理方式

20、会计数据的实时处理

指当产生一数据或财会人员有一次处理要求时，计算机立即进行处理的方式。

材料核算的先进先出法，通常采用实时处理方式

21、电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响

会计电算化是会计发展史上的一次革命，与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具的变化，在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，主要体现在：

 会计科目编码的变化

 记账凭证的变化

 会计核算形式的变化

 账簿和报表的变化

 内部控制的变化

 会计职能、方法的变化

22、关于会计科目

手工会计系统就已开始使用会计科目

电算化方式下科目编码的目的表现在：简化会计数据的表现形式，以利于会计数据的输入、存储、加工处理和传输；利于计算机对会计数据的分类、汇总。

电算化方式下科目编码的要求：代码应具有扩展性，代码的位数不宜过长，科目编码体系要能体现出科目之间的层次关系。

23、电算化方式下科目编码的方法

我国公布的有关会计制度对一级科目及其编码做了统一规定

一级科目代码的长度固定为3位

第一位为1代表资产类科目，第一位为2代表负债类科目，第一位为3代表所有者权益类科目，第一位为4代表成本类科目，第一位为5代表损益类科目

24、电算化方式下科目编码的方式

会计科目通常采用群码方式，它是一种分段组合编码，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明细科目代码，第三段表示三级明细科目代码，以此类推。

科目代码的结构是指科目代码共分几段，每段有几位。

代码总长度、级数及每级的位数均固定的编码方式

代码总长度固定，级数固定，但每级的位数不固定的编码方式

代码总长度固定，但级数及每一级的位数可随科目而异的编码方式

代码总长度、级数及各级位数均不固定的编码方式

本教材实例中使用的科目编码方案为：32222

使用五级科目编码方案

第一级科目3位，第二级、第三级、第四级、第五级科目均为2位

例：1230201表示“原材料—乙材料—价款”，即为3—2—2结构。

25、记账凭证的分类方法

第一种分类方法：收款凭证、付款凭证、转账凭证

第二种分类方法：现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、很行付款凭证、转账凭证

第三种分类方法：只设一种通用的记账凭证

26、电算化方式下记账凭证的变化

与手工方式相比，电算化方式下的记账凭证在内容上基本保持一致，但记账凭证的产生、取得及分类却有很大的不同。在电算化方式下，记账凭证有三个来源：

 人工输入计算机形成的人工凭证

 各业务子系统产生的机制转账凭证

 由账务处理子系统产生的机制转账凭证，即派生凭证。

27、电算化方式下会计核算形式的变化

在计算机会计信息系统中，记账工作完全由会计软件代替，高速、快捷、及时、准确地完成记账工作。

手工记账程序和方法失去了本来的意义

28、电算化方式下账簿和报表的变化

在电算化会计信息系统中，账簿和报表都发生了变化：

纸张介质改变为光、电磁介质

账簿输出由手工摘取相关数据的抄写，改变为计算机根据需求从数据库中自动提取数据，从屏幕输出、打印输出或软盘输出

账簿的分类失去了本来的意义，账簿数据转变为由会计数据库文件中按指定要求进行排序或索引

报表编制由手工摘取相关数据计算、填制完成，转变为人工定义格式、公式，由计算机自动完成账转表

29、电算化方式下内部控制的变化

控制范围由财会部门转变为财会部门和计算机处理部门；

控制的方式从单纯的手工控制转变为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制

30、电算化方式下会计职能及方法的变化

 会计职能进一步扩展

 会计方法发生变化并得以发展

 会计管理职能进一步强化

31、工业企业电算化会计信息系统的基本功能结构

会计电算化系统功能模块的构成，即子系统的划分带有明显的行业特点，行业不同子系统的划分亦不完全相同。

工业企业经营活动特点：供、产、销。

商业企业经营活动特点：进、销、存。

下面以工业企业会计电算化系统为例具体说明各子系统的功能。

 账务处理系统：是会计电算化系统中的一个主要子系统

 工资核算子系统：核算工资、计算个税、自动编制工资费用分配转账凭证，传给账

务处理子系统、成本子系统等。

 固定资产核算系统：主要是存储和管理固定资产卡片。

 材料核算子系统：主要根据有关凭证，进行材料采购的核算；按计划或实际计价两

种方式中的任意一种，完成库存材料收、发、结存的核算。

 往来账款核算子系统：主要根据往来业务（应收、应付业务）的有关凭证，完成应

收账款、应付账款等往来业务的登记、核销等往来业务的登记、核销等工作。  产品销售核算子系统（或商品进行销存子系统）：是根据有关销售凭证及销售费用

等数据完成产成品收、发、存核算。

 成本核算子系统：是根据会计核算和管理的要求，计算全部生产费用支出和产品的

总成本与单位成本，打印输出规定的成本表，并为成本分析、成本控制、核算销售利润提供必要的成本数据资料。目前，商品化成本核算子系统不多，通用性比较差。因此，有的企业利用报表子系统进行成本核算。

 报表子系统：主要根据会计核算数据（如账务处理子系统产生的总账及明细账等数

据），完成各种会计报表的编制与汇总工作。

 财务分析与领导查询子系统（会计分析与会计决策）：是能够利用会计核算数据，

进行会计管理和分析的子系统。

32、电算化系统中各子系统的相互联系

电算化会计信息系统中，各子系统的相互关系主要表现为数据传递关系。

 单向接收型：报表子系统

 单向发送型：工资子系统、固定资产子系统、材料核算子系统

 双向联系型：账务处理子系统、成本核算子系统

第三章基层单位会计电算化的组织与实施 教学要求：

1、理解会计电算化工作的组织与计划的重要性

2、了解电算化会计信息系统的建立

3、掌握选择通用会计软件的利弊，了解选择通用会计软件应考虑的问题

4、了解会计电算化管理制度

5、了解电算化会计信息系统的宏观管理和微观管理的有关内容

教学要点：

1、会计电算化工作的组织与计划的重要性

会计电算化的组织工作涉及单位内部的各个方面，需要单位的人力、物力、财力等多项资源。因此，必须由单位领导或总会计师亲自抓，建立一个会计电算化组织策划机构具体负责这项工作。

2、会计电算化工作的组织机构的主要任务和职责

 制定本单位会计电算化工作发展规划；

 组织电算化会计信息系统的建立；

 建立会计电算化管理制度；

 组织本单位财会人员参加会计电算化培训与学习；

 负责电算化会计信息系统投入运行。

3、会计电算化实施计划的主要内容

实施计划的主要内容包括：机构及人员配置计划、计算机及其它硬件设备购置计划、软件开发和购置计划、费用预算。

4、电算化会计信息系统的建立

电算化会计信息系统的建立主要是指硬件的配置，系统软件和会计软件的配置，制定会计制度等。

5、硬件的配置

硬件的配置是指会计电算化所需硬件系统的构成模式。目前主要有单机系统、多用户系统和计算机网络系统等模式。

单机系统是指整个系统中只配置一台计算机和相应的外部设备。其优点：投资规模小，见效快。其缺点：可靠性差，一台机器发生故障，会使整个工作中断；不利于设备、数据共享，容易造成资源的浪费。这种系统适用于经济和技术力量比较薄弱的小单位。

多用户系统是指整个系统配置一台计算机主机和多个终端，数据通过各终端分散输入，由主机对数据进行集中处理。其优点：分散输入、集中处理的方式，很好地实现了数据共享，提高了系统效率且具有良好的安全性。其缺点：系统比较庞大，维护要求高。这种系统适用于会计业务量大、地理分布较集中、资金雄厚且具有一定系统维护力量的单位。

网络系统主要是指用通讯线连接多台具有信息处理能力的微机，共享网络服务器上的硬件资源和软件资源。网络体系包括客户机/服务器方式和文件服务器方式，现多用客户机/服务器方式。其优点：能够在网络范围内实现硬件、软件和数据的共享，以较低的费用，方

便地实现较大范围内的数据通讯，具有较高的传输速度，且容易维护，可靠性较高，使用简单方便，结构灵活，具有可扩展性。其缺点：安全性不如多用户系统。这种系统适用于大多数用户。

计算机网络不仅是世界范围计算机应用的潮流，也是财务应用系统的潮流。

6、系统软件的配置

系统软件的配置指会计电算化所需系统软件，主要有：操作系统、数据库管理系统。 系统软件的选择主要应考虑以下技术指标：

 与所选计算机的兼容性。

 数据处理能力是否满足企业要求。

 是否能支持财会软件中汉字处理的要求。

 数据安全保密性。

 远程数据的维护能力。

 性能价格比较高。

 是否满足总体规划的要求。

7、会计软件的配置

会计软件的配置有三种方式：

 选择购买通用会计软件；

 定点开发；

 购买通用会计软件与定点开发相结合。

8、选择通用会计软件的利弊

选择通用会计软件具有成本低、见效快、软件质量高、维护有保障的优点。

选择通用会计软件具有对会计人员要求较高、不能完全满足单位的核算要求的缺点。

9、会计核算软件的通用性

会计核算软件的通用性是指会计软件针对不同的企事业单位，不同的会计工作需要以及同一单位会计工作不同时期需要的适用性。

会计核算软件的通用性包括：

纵向通用性：即会计软件能满足同一单位不同时期会计工作的需要。

横向通用性：即会计软件能满足不同单位会计工作的需要。

10、选择通用会计软件应考虑的问题

会计软件所需的计算机硬件和软件环境

商品化会计软件对计算机硬件环境的要求，主要是指对计算机硬件配置的要求，如单机版会计软件，应配置的微机数据处理速度、内存等。

商品化会计软件对计算机软件环境的要求，主要是指对操作系统、中文环境、数据库的要求等。

会计软件的功能

包括：会计软件的行业特点、会计核算与会计管理的特别需要、会计电算化工作发展的需要等。

会计软件的操作方便性

包括：会计软件的操作是否便于学习、会计软件的操作是否简单方便等。

会计软件的安全可靠性

包括：会计软件安全可靠性措施的完备性、会计软件安全可靠性措施的有效性、会计软件安全可靠性措施的合理性和实用性。

会计软件使用手册的通俗易懂性

会计软件售后服务的可靠性

包括：是否提供会计软件公司的日常维护和用户培训、版本升级、会计软件再开发等。

11、建立会计电算化岗位责任制的意义

建立、健全会计电算化岗位责任制，一方面可以加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面，可以提供会计电算化工作效率，充分发挥电算化会计信息系统的作用。

12、会计岗位的划分

会计电算化工作开展后，会计岗位可以分为两大类：

基本会计岗位：会计主管、出纳、财产物资核算、工资核算、成本核算、收入利润核算、资金核算、往来结算、总账报表、稽核等工作岗位。

电算化岗位：系统管理员、系统操作员、凭证审核员、系统维护员、会计档案资料保管员。

 系统管理员：负责计算机及会计软件系统的正常运行协调工作，要求具备会计和计

算机知识，可由会计主管兼任。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位。

 系统操作员：系统操作员可上除出纳岗位以外的其他各岗位会计人员兼任。  凭证审核员：由具有会计师以上职称的财会人员担任较好。

 系统维护员：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，要求具备计算机知识。维护

员一般不对实际会计数据进行操作。

 会计档案资料保管员：负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会

计档案的保管工作，以及软盘、数据及资料的安全保密工作。

13、会计电算化人才

高级人才：掌握计算机专业、会计专业、会计信息系统和企业管理信息系统的开发方法等多学科的知识，能够进行会计软件分析设计。

中级人才：掌握计算机和会计专业基本知识，了解会计信息系统和企业管理信息系统的开发过程，掌握会计信息系统管理和维护技术。

初级人才：掌握计算机和会计的基本概念，掌握会计软件和相应硬件的使用和操作，了解会计电算化工作的基本过程等。

14、电算化会计信息系统的管理

电算化会计信息系统的管理，是指对已建立的系统进行全面管理，保证安全、正常运行。它一般包括宏观管理和微观管理。

宏观管理：主要包括管理电算化会计信息系统的运行、申请采用计算机替代手工记账，以及规划电算化会计信息系统的进一步发展等。

微观管理：包括日常使用管理、系统维护管理以及会计档案管理等内容。

15、采用电子计算机替代手工记账的条件

按照《会计电算化管理办法》的规定，采用电子计算机替代手工记账的单位，应具备以下基本条件：

 使用的会计核算软件达到《会计核算软件基本功能规范》的要求。

 配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的

专职或者兼职操作人员。

 用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结

果。

 有严格的操作管理制度。1、操作人员的工作职责和工作权限。2、预防原始凭证和

记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。3、预防已输入计算机的原始

凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施。4、必要的上机操作记录制度。

 有严格的硬件、软件管理制度。1、保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措

施。2、会计数据和会计核算软件安全保密的措施。3、修改会计核算软件的审批和监督制度。

 有严格的会计档案管理制度。

16、申请计算机替代手工记账

申请甩账单位报送申请资料时，应根据财政部《会计电算化管理工作规范》及财政厅《会计电算化管理办法》等制度要求报送以下相关资料：

1. 正式申请报告。

2. 计算机代替手工记账申请表。

3. 建立的各项内部控制制度。

4. 试运行阶段打印输出的凭证、账簿、报表样张。

5. 具体操作人员取得的《会计电算化培训合格证书》复印件（两人以上）。

验收部门在接到以上材料后，就材料是否齐全、内容是否规范、单位是否具备开展会计电算化工作条件等予以审查，并在10天内对是否给予评审验收作答复。

例：申请甩帐的单位报送申请资料有：（ AC ）

A、正式的申请报告

B、各种会计岗位制度

C、试运行阶段打印输出的凭证、帐簿、报表样张

D、操作人员取得《会计电算化培训合格证书》复印件一人以上

17、电算化会计信息系统的微观管理

日常使用管理：包括机房管理和上机操作管理。

1、机房管理：旨在为计算机设备创造一个良好的运行环境。

2、上机操作管理：主要包括上机运行系统的规定、操作，使用人同的职责、操作权限与操作程序等。此外，操作人员的密码应予以保密，严格禁止越权操作、非法操作等，这也是计算机替代手工记账后日常使用管理应该注意的问题。

系统维护管理：包括硬件维护和软件维护。

系统维护是整个系统生命周期中最重要、最费时的环节。包括硬件维护和软件维护。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护和完善性维护三种。

例：系统维护是整个系统生命周期中最重要、最费时的环节。（ 对 ）

会计档案管理：包括记账凭证的生成与管理、会计账簿和报表的生成与管理、磁性介质及其他介质的管理、关于电算化会计信息系统开发文档资料的管理。

电算化会计信息系统的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

 记账凭证的生成与管理。计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有如下两种方式：

1、根据原始凭证直接编制记账凭证。

2、手工事先做好记账凭证然后录入计算机。

 会计账簿、报表的生成与管理。计算机替代手工记账后，企业会计账簿、会计报表

均应由计算机打印输出并以书面形式保存。财政部都有明文规定，同时，考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定。包括：

1. 日记账每天打印，一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、年打印。

发生业务少的账簿，可满页打印。

2. 现金、银行存款账可采用打印输出的活页账页装订。

3. 在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账

可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

4. 在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适

当减少。

 关于磁性介质及其他介质的管理。存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印

成书面形式之前，应妥善保管并留有副本，这些介质应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。

 关于电算化会计信息系统开发文档资料的管理。电算化会计信息系统开发的全套文

档资料，视同会计档案保管。

第四章商品化会计软件

教学要求：

1、理解会计软件的基本概念

2、了解会计软件的分类

3、了解会计软件的功能结构

4、掌握商品化会计软件的特点和基本功能，了解商品化会计软件的发展趋势

教学要点：

1、会计软件的基本概念

会计软件是以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计数据为处理对象，以为会计核算、财务管理和企业经营管理提供信息资料为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。会计软件属于计算机应用软件的范畴。

2、会计软件的分类

会计软件从其功能上划分，可分为核算型会计软件、管理型会计软件和高度集成化、网络化的未来企业型会计软件。

会计软件从其开发目的和适用范围划分，可分为结合本企业实际开发设计的专用软件、为上市销售开发设计的通用的商品化软件。

会计软件从其软硬件系统结构上划分，可分为单机版软件、网络版软件。

3、会计软件的功能结构

核算型会计软件的功能结构：

核算型会计软件主要由八个模块构成。各模块模拟系统手工工作方式，其间独立性较强，关联关系较弱。

管理型会计软件的功能结构：

管理型会计软件是在核算型会计软件的基础上通过对核算型会计软件的改进，增加一些辅助核算和辅助管理功能而形成的一种会计软件模式。六个专项核算管理系统与账务处理系统的联系由原来的单向数据传递变为双向数据传递。

4、商品化会计软件的特点

商品化会计软件主要有以下特点：

 通用性：

纵向通用性指软件能适应一个单位会计工作不同时期变化的需求；横向通用性指软件能满足不同单位会计专业的不同需求。通用性是商品化会计软件的决定因素之一。  保密性：

对商品化软件而言，商家不向用户提供原程序代码，只提供加密的软件。

 软件由厂家维护：

 与专用软件相比，易学性较弱

 与专用软件相比，安全性、可靠性、稳定性、准确性等软件的性能指标较高。

5、商品化会计软件的基本功能要求

 会计业务处理功能：包括会计数据的输入、处理和输出。

A. 会计数据的输入：

 要求软件具有初始化功能、凭证输入功能、外币核算功能。

B. 会计数据的处理：

 要求软件具有根据审核通过的机内记账凭证登记日记账、总分类账和各种

明细账的功能，并给出相应会计科目的发生额和余额；

 要求软件提供自动银行对账功能，并生成银行存款余额调节表；

 要求软件应同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，按

会计规定要求自动生成符合规定的会计报表或用户自定义报表功能、自动

结转功能。

C. 会计数据的输出：

 要求软件应有查询和打印输出机内记账凭证、日记账、总分类账和各种明

细分类账、往来账项的结算情况，到期票据的结算情况，各种会计报表等；

 软件还应有期末进行结账时，对数据进行强制备份的功能。

 系统控制功能：

A. 包括数据完整性、可靠性控制

B. 数据安全性检查

C. 保留足够的审计线索。

 系统操作的简便性和容错性功能：

A. 包括系统菜单层次应符合日常会计核算流程

B. 系统初始设置工作的用户操作量应尽量减少

C. 系统应具有良好的人-机界面。

 系统的可移植性：指软件系统可以应用于不同的系统环境，便于升级。

6、商品化会计软件的发展趋势

 通用性：

 各种企业均使用的模块将进一步向各行业通用的方向发展，如账务处理模块、

报表处理模块、工资管理模块、固定资产管理模块、经理查询模块、资金管理

模块等；

 部分模块将按行业特点进一步分离，在行业特定范围内，通用化程度进一步提

高。

 核算与管理一体化：

 核算功能的进一步完善与发展；

 进一步拓展软件的管理功能。

 高度集成化：

 软件的功能不断得以拓展，软件中的各模块专业化程度不断提高，各相对独立

的模块集成为一个系统，充分发挥其功能；

 通过应用软件进行不同层次的会计核算和管理，将系统集成为一个完整的系

统；

 进一步与其他计算机管理信息系统软件进行集成，实现系统信息的共享和功能

的相互调用。

 产业化：

 软件开发设计规模化；

 软件生产工业化；

 软件售后服务专业化。

第五章系统运行管理

教学要求：

1、了解会计软件安装前的准备工作及安装方法。

2、了解电算主管理的作用，理解人员分工的意义，知道人员分工的依据和人员分工的操作方法。

3、理解数据维护的意义和作用。

教学要点：

1、会计软件必须安装到计算机硬盘上才能正常运行。

2、会计软件安装前的准备工作

 清理硬盘：包括查、杀计算机病毒、腾出足够的硬盘空间、重整磁盘文件等。  安装汉字平台。

 校准计算机时钟。

3、会计软件的安装要求

按照《会计核算软件功能规范》的规定：对存储在磁性介质或其他介质上的程序文件，会计核算软件应具有必要的加密或者保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件被非法篡改，应当能够利用标准程序，恢复会计核算软件的运行。

4、《会计核算软件功能规范》对操作人员分工管理的规定

《会计核算软件功能规范》规定：会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。

5、人员分工的根据

进行操作人员分工的主要根据是基本会计岗位分工和会计电算化岗位责任制中有关职责和权限的规定。

6、人员分工的意义

人员分工的意义是为了避免与业务无关的人员或防止无权限的人员对系统进行非法操作；通过明确了人员的权限和职责，确保会计人员各司其职，从而使会计信息系统在有效地控制下正常运行，严格执行内部控制制度，保证了系统使用的安全性和会计信息保密性。

7、电算主管的作用

电算主管享有会计软件的最高权限，具有财务分工功能。

8、人员分工的操作

操作人员分工，包括设置操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

9、《会计核算软件功能规范》对数据维护的规定

《会计核算软件功能规范》规定：对根据机内会计凭证据以登记的相应账簿和生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。

10、通用会计软件的数据维护功能

包括运行过程中的自动维护、数据备份、数据恢复、重建索引，恢复数据至记账前状态、清除以前年份的数据等功能。

11、数据备份的作用

对硬盘数据建立副本，以便得到长期保存；

防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏，一旦发现硬盘数据文件被非法篡改或被破坏，能够利用备份数据使系统数据得到尽快恢复，以保证业务正常进行。

12、必须进行数据备份的几种情况

 每月结账前和业务处理结束后；

 要更新软件版本时

 硬盘需要进行格式化时；

 会计年度终了进行结账时

13、数据备份的注意事项

 必须使用已格式化的软盘作备份盘；

 切勿将装有有用文件的软盘作备份盘；

 不要在备份的过程中抽出软盘，除非系统提示换盘；

 软盘备份应备两份，分别存放在不同的地方。

14、《会计核算软件功能规范》对数据恢复的规定

《会计核算软件功能规范》规定：会计核算软件具有在计算机发生故障或由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

15、数据恢复的作用

当硬盘数据被破坏时，用软盘上的最新备份数据恢复到硬盘；

当硬盘上某年的数据已被删除，但又需要查询时，用往年的数据恢复到硬盘。

16、数据恢复的注意事项

 不要在恢复过程中关机、关电源或重新启动、抽出软盘；

 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，只有在硬盘数据被破坏的情况下才能使

用该功能；

 在进行恢复操作前，必须先将硬盘数据备份，保存最新的数据，以便于恢复；  应控制恢复数据的人员的操作权限。

17、重建索引的作用

发现数据顺序发生混乱，系统的运行异常，必须重建索引；

恢复了备份数据后，为防止数据造成混乱，必须对所恢复的数据库重建索引。

18、备份数据的保管

记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账、报表等等应按规定进行打印，并用磁性介质进行数据备份。

采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查、复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。

经领导同意借出的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字。

大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储。 保存期限与打印输出的书面形成的会计账簿、报表相同。

第六章账务处理系统（上）

教学要求：

1、掌握账务处理系统的基本结构。

2、了解账务处理系统功能。

3、掌握账务处理初始化。

4、掌握凭证处理的内容和方法。

5、掌握期末业务处理的内容和方法。

教学要点：

1、账务处理系统的功能结构

记账凭证处理、记账、月末转账、结账及账簿输出、银行对账、往来核算等是账务处理系统必备的功能。

商品化会计软件在上述基本核算处理功能的基础上，又进一步拓展了辅助核算与辅助业务管理的功能。

国内账务处理软件主要功能结构有：初始设置、凭证处理、期末处理、账簿输出、出纳管理、往来管理、部门管理、项目管理、系统服务。

2、账务处理系统的功能

账务处理系统一般包括初始设置、记账凭证处理、记账、月末转账、结账及账簿输出、银行对账、往来账以及一些辅助核算与辅助业务管理功能。

3、初始化设置功能模块

账务处理系统初始设置功能模块有：设置账簿、人员管理、科目设置、凭证类型、常用摘要定义、常用凭证定义、余额录入、汇率管理、结算方式。

4、初始化前的准备工作

初始化前的准备工作包括：会计资料的准备、人员分工的准备和系统运行环境的准备。 会计资料的准备包括：

仔细阅读《使用手册》，选定适合本单位的功能和设置方法。

准备会计科目，包括：会计科目编码、科目名称、科目类型、账户类别、辅助核算要求等。

准备科目余额，即准备各个科目在开始使用账务系统处理软件时的本年年初余额，若开始使用软件时间不是年初，还需要准备从本年年初至开始使用前各月各科目的借贷方发生额。

准备各账户的未达账项，包括：银行日记账的未达账项、银行对账单的未达账项、各往来账的未达账项等。

确定记账任证类型。凭证类型一旦确定，在今后的使用中不能更改。

5、初始化设置工作

初始化设置工作一般包括：设置账簿；人员管理；科目设置；设置凭证类型；录入科目余额；常用摘要定义；常用凭证定义；汇率管理；结算方式设置。

为了防止系统初始设置的不正确、不完整，账务系统提供一项建账正确性检查的功能，

通过该功能，用户在初始设置工作全面完成后，应进行建账正确性的检查与核对。

6、设置账簿

设置账簿，即建立核算单位的核算账套。建账时需要输入账套的描述参数，包括：账套号、账套名称、企业性质、会计科目编码方案、启用年月、记账本位币、汇率方式、打印纸类型和指定会计主管、设置相应密码等。

7、人员管理

人员管理即财务分工，也就是设置允许操作使用账务系统的操作人员及相应的职责权限，包括操作人员编号、姓名、密码、权限等。

8、科目设置

科目设置，就是将企业会计核算中所使用的会计科目逐一地按系统要求描述给系统。包括：

设置科目编码

一般来说，用户可根据需要选择预装一级会计科目，但需要进一步设定其相应的下级或明细科目。

各个科目编码必须唯一；一级科目编码应按财政部的统一编码方案编制；科目编码必须是全码，即从一级科目都本级科目的科目编码。

输入科目名称

科目名称，即本级科目名称。只需要输入本级科目名称即可。

设置科目类型

即确定科目的性质。科目类型有：1-资产、2-负债、3-权益、4-成本、5-损益。

助记码

用于简化科目输入的代码，在操作中可设置，也可不设置。

设置账类

即设置科目的辅助核算的账类。包括：个人往来核算、单位往来核算、部门往来核算、项目核算，还有银行日记账和现金日记账。

设置计量单位

即设置数量金额核算科目的数量计量单位，如吨、箱、件等。

设置外币名称

即设置有外币核算要求的科目所使用的外币名称，如美元。使用外币核算的科目，系统自动记复式账。

设置账页格式

即设置科目开设账簿的明细账格式，包括：金额式、复币式、数量金额式、数量外币式等。

如：原材料的明细科目要求采用数量金额式。

9、设置会计科目应注意的问题

会计科目的建立顺序：先建上级科目，后建下级科目。

某一科目一旦开始使用，该科目不能被删除和修改。

会计科目体系一旦开始使用，只能增加同级科目，不能再增加下级科目。

银行存款类科目应按企业开设的银行存款账户设置，一般地，每个银行账户应在银行存款的总账科目下设立一个相应的二级科目。

个人往来科目的设置可采用以下三种方法：

①在总账科目下直接设置多个二级科目，每个二级科目与一个往来个人或往来单位相对应，进行相应核算。这种设置方法，不能将最低级科目账类描述成个人往来核算或单位往来

核算。

②设置总账科目，并将其设置为记个人往来核算或单位往来核算，通过系统的往来管理功能管理此类业务。

③在总账科目下设立划分业务类型的二级科目，并将各个二级科目的账类设置为记个人往来核算或记单位往来核算，通过系统提供的往来管理功能核算管理此类业务。

部门核算科目的建立，可以在总账科目下建立相应的二级科目，并将其记部门核算，再通过系统提供的部门管理功能，建立相应的部门资料，对各个部门的各项费用分项、分部门管理。

项目核算科目的建立，需要先建立项目大类，再通过在总账科目下设置二级科目，并将其设置为记项目核算账，对项目进行核算与管理。

10、设置凭证类别

即按用户的使用习惯，设置记账凭证的分类方式。

11、录入科目余额

即录入各个科目的年初余额，如建账不是从年初开始，则还需录入各科目在建账前几个月中，每个月的发生额。

有下级明细科目的科目，可只录入明细科目余额，由系统自动生成总账科目余额。 科目余额录入完毕，应进行试算平衡检查，通过试算平衡检查后，才能开始填制凭证。

12、常用摘要定义

常用摘要，是为方便以后的凭证输入，帮助用户规范摘要而设定的功能。对于经常使用的一些凭证摘要内容，可通过定义常用摘要的方式，预先输入到系统中，以便于今后调用。

13、常用凭证定义

企业日常的经济业务中，会出现大量的同类业务，而反映这些业务的会计凭证的分录格式是相同的，不同的仅仅是发生额。为了方便这类凭证的输入，可以用预先定义凭证分录的方式，将这类凭证保存在系统中，即常用凭证，以方便调用。

14、汇率管理

汇率管理功能是专为外币辅助核算服务的。通过该功能，可设置外币的汇率计算方式、记账汇率。

15、设置结算方式

企业的会计业务均有与银行的资金结算业务，这需要进行企业与银行的对账，为了便于管理和提高银行自动对账的效率，需要设置企业与银行的资金结算方式。

结算方式设置主要包括：结算方式编号、结算方式、是否进行支票管理等。

16、凭证处理

凭证处理是会计核算业务中最日常性的工作，也是最基础性的工作。

账务处理系统中的凭证处理功能主要包括：凭证输入、凭证修改、凭证审核和记账。

17、凭证输入的基本内容

凭证头部分：选择凭证类别、输入或选择凭证日期、输入附单据数。

凭证正文部分：输入摘要、输入会计科目、输入借方或贷方金额。

通过凭证输入，将原始凭证中的会计数据录入到系统中，形成临时凭证文件，保存下来。

18、凭证输入的注意事项

凭证由系统按月自动编号。

输入的凭证日期不能在已有的凭证日期之前，并且，只能输入未记账月份的凭证。 分录的一条记录的金额只能有一个方向，即借或贷，并且，其金额不能为零，红字金额以负数表示。

一张凭证中，必须有借方和贷方科目，且借贷双方金额必须相等。

输入会计科目时，应输入最低级会计科目，可输入科目名称，也可输入科目编码。

19、辅助核算数据的输入

有外币核算要求的科目，系统会提示用户输入外币金额和汇率。

有数量核算要求的科目，系统将提示输入数量和单价，然后自动计算出金额。

有单位往来核算要求的科目，系统将提示输入往来单位和业务员的编码。

有个人往来核算要求的科目，系统将提示输入部门和往来个人的编码或名称。

有部门辅助核算要求的科目，系统将提示输入部门编码或名称。

有项目核算要求的科目，系统将提示输入项目编码或名称。

有很行核算要求的科目，系统将提示输入票据日期、结算方式和票号。

20、修改凭证

账务处理系统中，凭证的修改有两种方式：

错误凭证的“无痕迹”修改

对于未审核或审核未通过的凭证，已通过审核但未记账的凭证，可采用直接在编辑界面进行修改的方式进行修改。

已经审核的凭证，在修改前应先取消审核后才能修改。

错误凭证的“有痕迹”修改

对于已经记账的凭证进行修改，必须留下足够的审计线索。在账务处理系统中，可采用“红字冲销法”进行修改，即先填制一张“红字”凭证，全额冲销错误凭证，再重新填制一张正确的“蓝字”凭证。

21、凭证审核

凭证审核，即检查凭证的合法性。在账务处理系统中，对凭证的审核是在具有审核权限的操作人员认真检查凭证中的各个项目，并确定无误后，对该凭证进行“签字”操作。

具有凭证审核权的人员，只能审核他人输入的凭证。

未经审核，或审核未通过的凭证，不能记账。

22、记账

记账，是对已审核的凭证分别登记总账、明细账、日记账以及各种辅助账。

记账的过程，是将临时凭证文件中的会计数据，转变成正式凭证文件的会计数据的过程，从这一点来看，记账实际上成为形成系统正式有效数据的一个关口。

系统在记账的过程中，不仅实现了数据的转移，还要进行数据的运算处理，将凭证文件中的各种数据进行分类、汇总，形成各科目余额、发生额等，还为银行对账、往来辅助核算账、部门辅助核算账、项目辅助核算账提供基础数据。

账务处理系统中，记账处理过程包括：选择记账凭证。对选择的记账凭证进行合法性检验。打印记账凭证汇总表。正式记账。

23、记账中的注意事项

上月已结账，本月才能记账。

有不平衡凭证，不能记账。

在记账过程中，不得中断退出。

如果记账中断是发生在系统正式记账开始前，用户可直接重新记账；但如果记账中断是发生在正式记账过程中，应在重新记账前，先通过系统提供的“恢复记账前状态”功能，将数据恢复到上次未完成记账处理前的状态，再重新进行记账处理。

每月的记账次数是任意的。

24、期末业务处理的内容

期末会计业务是指会计人员在每个会计期都需要完成的一些特定的会计工作，期末会计业务主要包括：期末转账业务、试算平衡、对账、结账和期末会计报表的编制等。

25、期末转账业务的内容

对各类固定期末转账业务的结转，计算机账务处理系统一般都设置了自动结转的功能。实验中的期末转账业务包括：

计提本月固定资产折旧

固定资产折旧是指固定资产由于损耗而减少的价值。

常用的固定资产折旧计算方法可以分为两类：直线法和快速法。

直线法是指按照使用年限或完成的工作量平均计提折旧的方法。

根据实验资料，固定资产采用直线法计提折旧，年综合折旧率18%，由此得

月折旧率=年折旧率/12=15‰

所以，月折旧额=固定资产原值×月折旧率

计提固定资产折旧，应按用途进行分配，借记“制造费用”、“管理费用”、“营业费用”、“其他业务支出”以及“在建工程”等账户，贷记“累计折旧”账户。

实验中，编制会计分录如下：

借：管理费用

贷：累计折旧

预提本月水电费

预提费用指应由本期负担，但并未实际支出而只是预先提取的费用。

根据实验资料，应编制会计分录如下：

借：管理费用/其他

贷：预提费用/水费

预提费用/电费

摊销递延资产

根据实验资料，应编制会计分录如下：

借：管理费用/递延资产摊销

贷：递延资产

摊销待摊费用

待摊费用指已经支付，但因其效益期较长，而在本期和以后各受益期间分摊的费用。 根据实验资料，应编制会计分录如下：

借：管理费用/待摊费用摊销

贷：待摊费用

计提本月城建税和教育费附加

根据实验资料，应编制会计分录如下：

借：主营业务税金及附加

贷：应交税金/城建税

其他应交款/应交教育费附加

结转本月销售收入

在每个会计期末，都应将所有损益类收入的账户的余额转入“本年利润”账户，通过“本年利润”账户结出本期。具体做法是：借记所有收入类账户，贷记“本年利润”账户。

根据实验资料，应编制会计分录如下：

借：商品销售收入

其他业务收入

营业外收入

贷：本年利润

结转本月销售成本、费用、税金

在每个会计期末，都应将所有损益类费用的账户的余额转入“本年利润”账户，通过“本年利润”账户结出本期。具体做法是：借记“本年利润”账户，贷记所有费用类账户。

根据实验资料，应编制会计分录如下：

借：本年利润

贷：产品销售成本

产品销售费用

产品销售税金

其他业务支出

管理费用

财务费用

营业外支出

26、试算平衡

试算平衡功能，就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。

27、对账

账账相符、账证相符、账实相符，是会计核算完整性、真实性的要求。

对账功能，是对各个账簿的数据进行核对，以检查各个对应账户数据是否平衡。

28、结账

结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。

结账主要完成以下工作：

停止本月各账户的记账工作。

计算本月各账户发生额合计。

计算本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。

29、结账时的注意事项

进行月末结账处理时，应注意以下问题：

结账前应将本月所有凭证登记入账，否则，系统拒绝结账。

某月结账后，表示该月业务处理完毕，将不能再输入该月凭证，该月不能再记账。 结账必须按月连续进行。

每月只能结账一次。

30、账簿输出方式

计算机账务处理系统中的账簿输出，包括：记账凭证的输出、各科目对应账户的输出及各种日报单的输出等。

计算机账务系统中的账簿输出方式主要有两种：屏幕显示输出和打印机的打印输出。

31、账簿输出功能

账簿输出功能包括：总账、发生额余额表、明细账、多栏账、日记账、日报表、序时账、未记账凭证、已记账凭证。

第七章账务处理系统（下）

教学要求：

1、掌握往来核算的含义与功能。

2、了解项目核算管理的功能。

3、了解部门核算管理的功能。

4、掌握现金、银行管理的内容与功能。

5、了解财务管理功能。

教学要点：

1、“往来”概念的差异

由于计算机账务处理系统中，对往来业务的核算与管理模式和手工系统模式的差异，从而使往来的概念与手工核算方式下的概念不同。计算机通用账务系统中的往来概念，并不是指所有往来科目，而是指对往来科目的“往来管理”。

2、计算机通用账务系统中对往来科目的管理方式

计算机通用账务系统中，对往来科目的核算管理方式有两种：常规方式和往来方式。 常规方式，是通用账务系统中对大部分科目的核算与管理方式。在这种方式中，各个科目通过一级科目开设总账账户，通过二级或三四级科目等明细科目开设各类明细账户。

往来方式，是计算机通用账务系统中，为对部分往来科目所涉及业务进行深入核算与管理而单独设立的一种方式。这种方式中，具体的核算与管理功能均通过在账务系统设置往来核算与管理模块或单独建立往来核算与管理子系统实现。

3、往来核算与管理的主要功能

往来设置

在建立会计科目时，应将要求进行个人往来核算或单位往来核算的科目的账类，描述为“记个人往来账”或“记单位往来账”。

往来设置主要包括：建立往来单位一览表、输入各个往来单位的期初余额。

往来核算

往来核算功能主要包括：往来单位余额表、往来单位的往来账输出、核对往来账。 往来管理

往来管理功能主要包括：两清账自动勾销、往来账清理、打印催款单、账龄分析表和核对往来账等。

“两清”就是指已达的往来业务，“两清”账的自动“勾销”处理，主要有3种方式：专认、逐笔、全额。

专认，是指摘要中内容完全相同、发生额相等、借贷方向相反的业务。

逐笔，是指发生额相同但借贷方向相反的两笔业务。

全额，是指同一往来户的多笔往来业务的借贷方合计发生额相同但方向相反。

往来账清理功能提供了让用户进行手工核销往来业务的功能，以对上述的自动勾销功能进行补充和修改。

往来账的账龄是指某一往来业务从发生之日到结清之日的时间期限。

4、项目核算与管理的基本功能

项目设置

在建立会计科目时，应将需要进行项目辅助核算与管理的会计科目的账类，描述为“记项目核算账”。

项目设置主要包括：

①项目定义

定义项目大类，即定义项目核算的分类类别。

指定项目核算科目，即让用户具体指定已定义的项目大类的项目核算科目。

定义项目一览表栏目，即定义项目一览表数据库的结构，包括字段名、字段类型、字段长度等。

②建立项目一览表

通过该项设置，将各个项目大类中的具体项目内容输入系统。

③项目期初与计划录入

项目期初，即某项目在某个科目中的期初余额。项目计划，即某项目在某个科目中的计划发生额。

项目核算

项目核算主要包括：

①项目账输出：包括项目总账、某科目的项目明细账、某项目的项目明细账。

②核对项目账。

项目管理

项目管理主要包括：

①项目统计表

②项目执行计划报告

5、部门核算与管理

部门设置

在建立会计科目时，应将需要进行部门核算的会计科目的账类，描述为“记部门核算账”。 部门设置主要包括：建立部门一览表、部门期初与计划录入。

部门核算

部门核算主要包括：输出部门核算账、核对部门账。

部门管理

部门管理主要包括：部门收支分析表、部门计划执行报告。

6、现金管理与银行管理

现金和银行存款的核算与管理是企业财务会计核算管理的最基本、最重要的工作之一，也是出纳最基本、最重要的工作。

现金、银行管理的基本功能包括：

现金、银行存款日记账

按照会计制度的要求，现金和银行存款类科目应记现金日记账和银行存款日记账。因此，现金类科目的账类，应记“日记账”，银行存款类科目的账类，应记“日记账”。

输出日记账的功能包括：查现金日记账、查银行日记账、打印现金和银行存款账。 现金、银行存款日报表

支票登记簿

通过支票登记簿，对支票的使用情况进行管理，登记支票的领用人、领用日期、支票用途、是否报销等。

银行对账

银行对账包括：录入日记账未达账项、手工录入银行对账单、自动对账、手工对账、编制余额调节表、查询对账单勾对情况、查询日记账勾对情况、删除已达账。

对账有两种方式：自动对账和手工对账。

自动对账是计算机系统根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单自动进行核对、勾销。

自动对账的对账依据主要有两种：

票号+方向+金额

方向+金额

手工对账是对自动对账的补充，可进一步将自动对账未核对出来的已达账项进行手工调整勾销，以保证对账的彻底准确。

长期未达账项审计

银行对账，一方面可验证企业会计核算处理的准确性，另一方面，也是为了验证银行结算的准确性。

7、财务管理

会计核算是财务管理的基础，目前的大部分通用会计核算软件，不仅全面地完成了会计核算的工作，而且在此基础上，进一步为辅助财务分析和财务管理提供了部分功能，以向管理型软件过渡。目前财务管理功能模块主要包括：科目计划与控制额的录入、计划执行情况分析、资金计息管理。

资金计息管理，主要完成企业内部之间借款资金的利息计算业务，同时也可考核某部门多个资金占用科目的利息情况以及按定额考核资金的占用。

资金计息的主要功能包括：利息定义、合同管理、账户管理、利息计算、生成凭证、单位利息汇总表、账户利息汇总表、账户利息明细表。

第八章报表系统基本原理

教学要求：

1、掌握报表系统的分类及有关概念。

2、掌握报表格式的设计。

3、了解报表中计算公式的作用和定义方法。

4、掌握报表数据的录入与报表生成方法。

5、了解报表数据处理功能。

教学要点：

1、会计报表

会计报表是综合反映企业一定时期财务状况和经营成果的书面文件，是企业经济活动的缩影。

2、会计报表的分类

企业的会计报表按不同标准可以进行不同分类。

按照编报时间分类，会计报表可以划分为按月上报的月份报表、按季度上报的季度报表和按年上报的年度报表。

按照编制单位分类，会计报表可分为单位会计报表和汇总会计报表。

按照会计报表服务对象分类，可分为内部报表和外部报表。

我国企事业单位对外报送的会计报表主要包括：资产负债表、利润表、现金流量表、利润分配表、主营业务收支明细表等。

资产负债表：用于反映企业一定时期财务状况的会计报表。

利润表：用于反映企业一定时期内利润情况的报表。

现金流量表：用于以现金的流入和流出反映企业在一定期间内的经营活动、投资活动和筹资活动的动态情况，反映企业现金流入和流出的全貌。

利润分配表：用于反映企业在一定期间实现利润分配或亏损弥补的情况以及年末未分配利润的结余情况。

主营业务收支明细表：用于反映企业各项主营业务的收入、成本、费用、税金以及实现营业利润的情况。

3、报表系统及其分类

目前的报表处理软件主要有三类：专用会计报表系统、通用会计报表系统、财经电子表软件。

专用会计报表系统是把会计报表的种类、格式和编制方法固定在程序中，报表有变化，程序就随之需要修改；不能适应会计报表随时间和地点的转移，其种类、格式和编制方法都需要变化的特点的报表系统。

通用会计报表系统可由使用者根据自己的需要定义会计报表种类、格式和编制方法，计算机根据使用者的定义，从现有的其他会计软件提供的数据库资源中提取数据，自动生成会计报表的全部内容。

财经电子表系统把表格式与表内数据视为一体，避免了表定义过程中表头、表体等分别

定义的操作，同时可以实现表内、不同表间数据的灵活移动；财经电子表系统提供的多种图形功能，能按照使用者的意图，以图形方式将表内数据直观地表述出来；提供大量的函数和工具，用户通过使用函数和工具，不仅可以方便地编制各种报表，而且可以建立各种模型或管理分析系统，帮助财务人员进行财务管理和分析工作。

用友的UFO属于财经电子表系统。

4、简单表和复合表

报表可以分为简单表和复合表两类。

简单表由若干行和若干列组成，表中的每一个格子，都可以由其所在行和列唯一地进行标识。

复合表由多个简单表组合形成的，还可能出现表中套表的情况。

5、报表结构的基本要素

报表一般由标题、表头、表体和表尾内容四个基本要素组成。

标题，用来表示报表的名称。

表头，表头主要用来描述报表的编制单位名称、编制日期、编制计量单位、报表栏目名称等内容。

表体，表体是一张报表的核心，它是报表数据的主要表现区域，是报表的主体。

表尾，表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容都是表尾所包含的内容。

6、报表文件及报表

报表，又叫表页，由若干行和若行列组成。如果一张表页是由若干行、若干列组成的，这个表就是二维表。在一张二维表中，确定一个数据所在位置的要素为：、

在报表系统中，报表文件是报表系统中存储数据的基本单位，它以文件的形式保存在磁介质中，报表系统中的打开、关闭、保存等命令都是根据报表名字进行处理的。每个报表文件都有一个名字，名字的结构是：名称、扩展名。名称用于标识报表的名字，而扩展名，则用于标识报表文件的类型。

例如，在UFO报表系统中，报表文件的扩展名为.REP；在EXCEL报表系统中，报表文件的扩展名为.XLS。

如果将多个结构相同的二维表叠在一起，这一叠表就称为一个三维表。因此，一个报表文件就是一个三维表。这样，在报表系统中，确定一个数据所在位置的要素为：、、。

7、报表单元

单元：一张报表由行和列组成，由行和列确定的方格即为单元。单元的名称则由表示其列的字母和表示其行的数字组成，在报表系统中，在每个单元中可以填入公式、数字、文字等内容。

例如，E5表示第E列第5行所在的单元。

单元区域：也叫做单元格区域，由一组相邻的单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩形区域。单元区域的表示方法为：起始单元：结束单元。

例如，自E5单元到H9单元组成的单元区域可以表示为“E5：H9”。

组合单元：在处理复杂表格时，有时需要将数个单元合并起来，当成一个大单元来使用，于是引入了组合单元的概念。组合单元是由相邻的两个或更多的单元组成的区域，这些单元必须是同一种单元类型。在报表系统中将这个单元区域设置为组合单元，则报表系统处理时将组合单元视为一个单元。

单元类型：单元内容指单元中存放的数据的类型，单元内容可以是数值型数据，也可以是字符型数据或公式和关键字。

公式：公式必须以等号“=”开始，后面跟一个包含数字、运算符、单元引用和函数的表达式。

关键字：所谓“关键字”，就是在对三维电子表进行操作时，在多个表页间起到对表页进行定位、辨识作用的一类特殊的标志，即是说，关键字是报表的标识符。在UFO报表系统中，关键字主要有：单位编号、单位名称、年份、季度、月份、日等。

8、报表格式

报表格式包括：表样格式、单元类型、单元格式、公式。

表样格式：包括标题、表头、表体、表尾、表格线和所有辅助说明文字等内容。 单元类型：指对报表中每个单元的内容加以规定的类型，如字符型、数值型等。 单元格式：指报表数据的显示格式，如对齐方式。

公式：指报表或报表单元中的各种公式。如表内单元计算公式、表与表之间单元计算公式、从账务系统中提取会计数据的公式、审核公式、舍位平衡公式等。

9、固定表与可变表

固定表，是指不随经济业务或统计数量的变动而改变其固有格式的报表，如资产负债表、利润表等。

可变表，是根据业务统计与管理的需要可随时改变报表大小或格式的报表。

10、格式状态和数据状态

报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。

在格式状态下可以设计报表的格式，此时，只能看到报表的格式，不能看到报表数据。在数据状态下可以管理报表的数据，在数据状态下不能修改报表格式，但能看到报表的全部内容，包括格式和数据。

11、报表的基本处理流程

手工方式下，编制一张报表可分为绘制报表格式和处理报表数据两大步骤。

报表系统编表流程分为三大步骤：报表的格式设计、报表的数据处理、报表的打印输出。

12、报表系统的主要功能

报表系统的主要功能包括：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印输出功能和其他功能等。

文件管理功能包括：创建新报表文件、打开已有报表文件、保存报表文件等。

格式管理功能包括：报表格式设计功能、报表编辑功能、报表公式定义功能。

报表格式设计功能，包括：设置表尺寸、表标题、表头、表体、表尾、画网格线、设计字体和颜色等。

报表编辑功能，包括：复制、清除、查找、行列操作等。

报表公式定义功能，包括：计算公式定义、舍位平衡公式定义、审核公式定义等。 报表数据处理功能，包括数据采集、数据处理分析等。

图形功能，可以利用已经生成的报表数据，按照使用者的需要绘制出各种图形，显示或打印出来。

打印输出功能包括打印预览、报表打印设置和输出功能，可以输出一般表、格式表、指定区域等。

13、报表格式设计

报表格式设计的主要内容有：设置报表尺寸、表标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目、画表格线、设置单元属性、单元风格等。

报表格式设计方式有：非直观状态定义报表格式、直观状态定义报表格式。

直观状态定义报表格式包括：

创建新报表文件。

定义报表标题：输入标题内容，如果需要，还可以将标题所在单元区域组合为一个单元。 输入报表日期和编制单位：设置报表日期、编制单位等关键字的位置。

输入表头行：输入表体中各栏目的内容。

输入表体中的固定栏目内容。

画表格线：对报表的表体数据区域，按照需要设置相应的表格线。

设置单元格式：即设置单元格内容的显示格式，包括：字体、颜色图案、对齐方式、是否进行折行显示等。

保存报表文件。

14、报表中获取数据的方法

使用报表系统后，报表中的数据获取方法将发生很大变化：

对于一小部分最基本的、最原始的报表数据，必须通过手工直接输入的方法获取； 对于报表内小计、合计等数据，通过建立单元公式自动计算的方法获取；

对于需要从其他报表中提取的数据，通过建立表与表之间数据连接公式的方法来获取； 对于需要从账簿中提取的数据，通过建立账中取数函数公式，自动从账务核算系统或其他会计核算系统中采集数据。

15、定义单元公式的方法

定义单元公式的方法有：

直接输入单元公式：选择要输入公式的单元，按照单元公式的格式输入公式。

交互式输入公式：在系统的提示下，逐步选择相应的项目，输入计算公式。

在UFO中，常用的数据处理公式有：计算公式、审核公式、舍位平衡公式。

16、账务函数的作用

账务函数是联系报表系统和账务处理系统之间数据传递的桥梁，利用账务函数定义单元连接公式，将会计账簿中的有关数据直接通过单元提取到相关的会计报表中，将会给报表的编制带来极大的方便，既避免了数据的失真，又节约了时间，提高了效率，账务函数的使用实现了账表一体化。

17、账务函数的分类和格式

在UFO报表系统中，提供了多种账务函数，并规定了每一种函数的基本格式。

例：

QC

用于表示某账套中，指定会计科目在指定会计期、指定借方或贷方的总账期初余额。 QM

用于表示某账套中，指定会计科目在指定会计期、指定借方或贷方的总账期末余额。 在输入账务函数时应注意：函数中的各种标点符号，应在英文半角方式下输入。

例：如果应收账款期初数的取数公式定义为QC，则短期借款期末数的取数公式为QM。

18、报表数据的录入和报表生成

报表格式设计好之后，便可以在报表中输入关键字的值等基本数据了。基本数据输入之后，报表系统自动根据报表公式进行加工计算，生成包含格式和数据的报表。

具体的做法是：在报表的“格式状态”下，设计报表格式、定义报表各单元的取数公式、确定报表关键字的位置等；然后，将报表转换到“数据状态”，录入关键字的具体内容，通过重计算功能，生成包含格式和数据的报表。

对于只含有表内单元公式的报表，当输入基本数据后，报表系统根据单元公式，自动计算出相应的数值，并填入相应的单元中，这样一张包含格式和数据的报表便生成了。

对于包含账务函数会计报表，报表的格式及计算公式只需要进行一次性定义，报表编制是一个计算机自动处理的过程，它可以重复运行，可以多次用来编制不同时期的报表。

在实验中，就是利用账务函数，从完成的账套中提取相关会计数据，自动生成报表。

19、报表数据处理功能

在报表系统中的数据处理状态下，不仅可以录入和修改基本数据，而且还可以进行各种报表数据处理，如报表数据审核、舍位平衡计算、数据透视分析、报表排序与查找、图形分析等。

在各类财会报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。例如，资产负债表中的“资产合计=负债+所有者权益”。

勾稽关系定义就是用逻辑表达式把要检查的所有勾稽关系以审核公式的形式预先存入计算机，准备今后用来检查所编制报表的正确性。

例如，在资产负债表中，定义审核公式：C42=G42MESSAGE“期初资产总计不等于期初负债加所有者权美术界总计”

整个公式的含义是：报表C42单元的值必须等于G42单元的值，否则，在屏幕上显示“期初资产总计不等于期初负债加所有者权益总计”的提示信息。

舍位平衡：当需要将原报表中的金额单位元转变为千元、万元时，保持原来的数据平衡关系不变，这就是报表的舍位平衡。

数据透视功能：指把多张表页相同位置的数据显示在一个平面上，即以立体形式展开成平面形式，以便于直观的进行对比分析的方式。

报表的排序：指报表系统可以按照表页关键字的值或按照报表中的任何一个定义的值，重新排列表页。

图表分析功能：指计算机根据指定的表页绘制出分析图，将所包含的经济含义的数据以图形的方式直观地反映出来。图表分析功能通常提供直方图、圆饼图、折线图、面积图等多种分析图。

20、报表汇总

报表汇总包含两层含义：将同种报表不同期间的数据进行汇总，用于观察一段期间的累计值；同种报表不同单位数据的汇总，用于总公司下属分公司有关报表数据的叠加。

21、报表合并

报表合并功能用于将拥有一个或一个以上子公司的母公司，编制合并会计报表，以真实反映母子公司所形成的企业集团的经营成果状况及变动情况。

22、报表输入

报表输出的内容包括：输出报表结构、输出编制完整的报表、输出能够被其他处理系统接收的数据。

报表的输出方式有：屏幕显示、打印输出、磁盘输出、网络输出。

打印设置指在报表系统中，根据打印的需要设置页边距、页眉、页脚、纸张大小、纸张来源等。