行政前台工作规范说明
行政前台岗位职责工作规范说明
[交接具体工作]1、负责前台电话及外来访客的接待、登记工作。 标准/技巧：
1. 电话响3声内必须拿起电话（轻柔的语气，标准普通话）“您好，XXXX公司！”
2. 谢绝推销人员进入公司内
3. 谢绝陌生人员未经预约进入办公区域内
4. 接转电话时，不能外泄领导的私人电话，原则上员工的私人电话也不能泄露；如遇陌生及推销电话无需转给部门负责人，可记下事项转达
5. 来访接待须填写《来客登记表》
6. 重要客户到访后，需引领到指定的会议室，倒茶水，不能坐在前台等领导，通知参会人参会；如普通客人，电话通知参会人接待。可根据实际情况操作，以防前台没人。
确认：
[交接具体工作]2、负责公司办公室绿化和环境卫生管理与执行工作，保持办公场所的清洁卫生，负责每日检查办公室办公环境整洁度、打印机、传真机是否正常使用。
标准/技巧:
1. 每天早上到岗后检查保洁员的工作，查看高管办公区域、会议室及死角卫生是否收拾干净；下班后检查会议室的卫生及电灯关闭
2. 每天早上到岗后添加传真机、复印机、打印机的纸张，环保纸收到指定的位置；下班后也要如此
3. 绿植服务人员每周三过来浇花及修剪，有问题及时报修
4. 水台及垃圾筐随时叫保洁人员收拾，保持良好的环境卫生
5. 前台接待区域卫生全天都要保持整洁，不能有杂物垃圾出现。 确认：
[交接具体工作]3、负责公司会议室预定与管理工作；每日下班前整理会议室卫生工作。
标准/技巧：（在RTX发布会议室使用通知）
1. 会议室预定（预订人填写登记单），所需准备物品写清楚
2. 重要会议需准备印有公司logo的纸及笔，（根据情况可放公司宣传册）小瓶矿泉水、桌花、水果、茶点等按座位摆好。申请人需填写《会议申请需求单》
3. 如有礼品需求，填写《礼品申购单》《礼品申领单》后联系行政主管
4. 视频会议、电话会议联系IT服务人员。
5. 会议结束后，由会议召开人自行收拾或者通知保洁员整理；
6. 公司内部会议结束后要提醒参会人员带走垃圾，椅子归位
相关表格：《会议室预定登记表》《会议申请需求单》《会议费用结算单》 确认：
[交接具体工作]4、遵照公司制度，负责票务、住宿、餐饮等商务预定、安排、
结算工作。每月10日前完成所有行政费用统计及报销，填写每月行政费用支出明细表，上报行政主管审核：
1) 员工需提交出差任务书后或经部门主管或助理确认后才能订票；
2) 做好订票登记表
3) 月结时做好核对工作；
相关表格：《日常接待登记单》
确认：
[交接具体工作]5、负责清洁用品、办公用品等物资采购需求统计，购买及结算费用。
相关表格：
1. 办公用品领用单
2. 办公用品需求清单
确认：
[交接具体工作]6、负责公司邮件、快递、传真及其他文件的收发处理工作，按时完成收发记录。
标准/技巧：
邮件/快递：
1. 每天基本上16点左右过来拿快递，如有急件可让他上午过来一趟；
2. 同城是上午寄下午到，专用佳驿快递，外地专用EMS；如有加急的件，须部门领导批准后才可寄出。个人发快递，需填写《月快递明细表》，才可发出。
3. 月结时做好核对工作，每月10日前完成此费用付款。
相关表格：《月快递明细表》、《快递接收登记表》
确认：
[交接具体工作]7、负责与物业的工作往来和费用结算。
1. 按季度缴纳金地中心租金、物业费、电费、看、机房空调费、水费等；
2. 每月从物业处拿到上月所有缴纳费用的发票后，再核算及提交本月各项费
用。
确认：
[交接具体工作]8、负责员工名片的制作及发放工作。
内容：根据模板给合作单位提要求，按照不同人更新不同的信息制作名片 确认：
[交接具体工作]9、负责全员考勤管理工作。
1. 每月5日提交所有员工考勤，上报杨茜处。
2. 前台负责高管、财务部、行政人事部三个部门考勤，剩余所有由各部门助理于每月2日前提交前台处（如遇节假日，与人力组约定提交时间），并打印出纸质版后各部长签字确认后交给行政主管。
确认：
[交接具体工作]10、配合公司及部门举办工作活动的组织和管理及后勤服务工作。
内容：预定活动场地，查询价格报预算，配合组织人员做好后勤服务工作。 确认：
[交接具体工作]11、新员工入职支持工作及离职交接物品事宜。
内容:
1. 领用办公用品
2. 领用门禁卡
3. 确认座位\分机号,更新通讯录.并发至全员.
4. 制作名片(之前跟部门负责人沟通)
相关表格：《领取办公用品表单》、《离职交接物品清单》
确认：
[交接具体工作]12、后勤类备用金统计及结算。
1． 每周五coffeetime食品采购，费用标准500元/次，无特殊原因不得超支。
2． 商务会议订餐，人均参照公司《费用报销管理办法》执行
3． 会议需准备各项会议用品；例如水果、鲜花、条幅等。
注：备用金费用报销满500元提交OA费用报销流程，进行报销。
确认：
[交接具体工作]13、宿舍后勤支持工作。
确认：
[交接具体工作]14、部门领导安排的其他相关工作。
确认：
1. 中秋节放假通知
Dear Colleagues,
Please kindly be informed that our offices in China (office Shenzhen, XXX, XXX) for the Mid-Autumn Festival on Sep 12th (Monday), 2011 and resume（大家注意这个单词哦，这里是“（中断后又）继续的意思”经常写英文邮件啊、开会啊，讨论啊什么的，这个单词很有用的哟，当然具体自己查牛津去） on Sep 13th (Tuesday), 2011. Hong Kong office will be Closed on Sep 13th (Tuesday), 2011 and resume on Sep 14th (Wednesday), 2011.
Please help to communicate（我平常写英文邮件，我常用circulate这个词，也是很好用的一个词语）， this message to our staffs, customers, suppliers and any other relevant parties if required.
IT, Operation, Finance and other department’s, thanks to prepare your backup and helpdesk planning during the holiday period if needed.
Wish you have a good holiday and thank you for your attention.
各位同事：
中秋节将至，中国区办公室（深圳、XX、XX)将于2011年9月12日（星期一）放假，共1天，于9月13日（星期二）上班；香港办公室将于2011年9月13日（星期二）放假，共1天，于9月14日（星期三）上班。
请将此消息转达给我们所有的同事、客户、供应商和任何有需要通知的伙伴。
各个部门如有需要请安排好假期值班人员。祝大家节日愉快! ) I# O
2. Dear Colleagues,
Please kindly be informed that our offices in China (office Shenzhen, XXX, XXX) WILL BE CLOSED for the National Day from Oct 1th (Saturday) to Oct 7th(Friday) 2011 and resume on Oct 8h (Saturday), Oct 9th (Sunday) also be on work. Hong Kong office WILL BE CLOSED on Oct 1th (Saturday), and resume on Oct 3th (Monday), 2011. Chung Yeung Festival on Oct 5th (Wednesday), 2011 also WILL BE CLOSED. Please help to communicate this message to our staffs, customers, suppliers and any other relevant parties if required.
IT, Operation, Finance and other department’s, thanks to prepare your backup and help to ask planning during the holiday period if needed.
/ E/ 1 |% W9 K$ P7 y) }, r! @ Wish you have a good holiday and thank you for your attention!
各位同事： 0 F* o3 x1 s' X
国庆节将至，中国区办公室（深圳、XX、XX)将于2011年10月1日（星期六）——10月7日（星期五）放假，共7天，10月8日（星期六）和10月9日（星期日）照常上班；香港办公室将于2011年10月1日（星期六）放假，共1天，于10月3日（星期
一）上班。重阳节2011年10月5日（星期三）放假一天。 + T' V$ z! Z; @9 _:
请将此消息转达给我们所有的同事、客户、供应商和任何有需要通知的伙伴。1 I5 P' \$ o X; r4 A. h0 P) F5 P$ G8 k! 各个部门如有需要请安排好假期值班人员。
祝大家节日愉快! 4 h5 L( o8 l) s: }
3.