如何做好文书档案工作

　　摘 要：文书档案管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，是一项繁琐、严密的工作，档案材料为今后开展工作奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下，如何做好文书档案的管理工作，使之规范化、程序化、数字化、网络化，不断适应办公室工作变化的需要，也是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。

　　关键词：文书档案；管理；制度

　　档案是历史的真实记录，汇集着大量的信息。文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分。文书档案管理的好坏，不仅直接影响到一个立档单位整体档案管理的质量，而且也关系到整个单位档案管理的水平。如何更好利用档案资源为领导决策、为基层生产服务提供依据，产生最大效益，是摆在我们文书档案人员面前的重要任务。下面对文书档案工作谈几点认识：

　　1 文书与档案工作的关系

　　文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文件是档案的主要来源，档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的，文书工作不仅直接影响着文件材料的质量，也直接关系到档案工作的质量。任何事件，通过一定的条件可以互相促进、相互转化。文书与档案两者关系理顺了，可以收到事半功倍的效果，档案工作做好了，会对文书工作产生积极的作用，促进文书工作的进一步完善和提高。通过档案工作，可以发现文书处理工作中存在的不足。如文件材料的质量，立卷归档案是否齐全完整，分类组卷是否科学、规范等，从而完善和改进文书处理各项制度和办法。只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能为办公室各项工作正常运转提供必要的保证。

　　2 文书档案的归档管理

　　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定，及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档。

　　2.1 文件材料的归档制度

　　⑴归档范围：根据国家相关文件规定，凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

　　⑵归档时间：归档时间指文书处理部门和业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间，办理完毕的文件一般应在第二年6月底之前向本单位档案室移交。

　　⑶归档案卷质量总的要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　2.2 文书档案的整理与鉴定

　　文书档案的整理工作，就是将零乱的和需要进一步条理化的档案，进行分类、组织、排列和编目，使之达到系统有序。

　　2.2.1 分类方法

　　文书档案的分类方法传统上采用四种联合分类的形式，即：年度―组织机构分类法；组织机构―年度分类法；年度―问题分类法；问题―年度分类法。根据各立档单位的实际情况，许多单位基本上采用年度―组织机构和年度―问题两种分类方法。

　　⑴年度―组织机构分类法。就是先将立档单位内的文书档案按年度分开，然后在每个年度内部组织机构进行分类。

　　⑵年度―问题分类法。首先将立档单位的文书档案按年度分开，在年度内再按问题分类。

　　文件经过分类之后，就要在每一类文件内，将文件进行系统化的整理，即进行立卷工作。

　　2.2.2 案卷排列和案卷目录的编制

　　⑴文件经过立卷以后，还必须进行系统的排列。案卷排列就是根据一定的方法，确定类内案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之间的联系。文书档案排列的主要方法是：分保管期限―年度―组织机构和保管期限―年度―问题。

　　⑵案卷目录的编制。案卷目录是固定案卷位置，统计案卷数量，监督、保护档案的基本工具，也是档案室最基本的检索工具。根据国家有关规定的要求，文书档案案卷目录一般应区别不同的保管期限，分年度或混年编制。

　　2.2.3 档号的编制

　　档号的作用在于有次序地固定档案的位置，便于档案的保管、检索、统计和利用的需要。在档案的整理和保管中，常用的档号有四种：全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页号（件号）。

　　2.2.4 档案的鉴定

　　档案的鉴定工作主要是考查档案的价值，确定档案不同的保管期限。按照国家的规定，文书档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。

　　3 文书档案人员综合素质对文档工作的影响

　　爱岗敬业，开拓创新，以一流的素质争创文档一流的成绩，文档工作质量的好坏，关键取决于文档工作人员的素质。因此作为一名合格的文档工作者应具备：

　　3.1 窗口意识

　　文书档案是办公室工作的一部分，文书工作人员除了担负文件收发、登记、传阅、批办文件归档等工作，还兼任着接待来信查询等事务性工作，工作性质和特点决定了我们既要甘于默默无闻、埋头苦干，又要谦虚热情、诚恳待人，以自己良好的修养气度，热情周到服务态度体现工作的一个侧面。

　　3.2 专业意识

　　文档工作是一项专业性很强的工作，做一名合格的文档工作者应具备多方面知识和才能，不但应具备文书、档案管理及写作、计算机等方面的知识，还应根据工作需要，不断学习各类知识。

　　4 总结

　　总之，文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，是各方面管理的重要组成部分，是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用，只有充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，指导和服务于管理工作，实现其工作的特有职能。

　　[参考文献]

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