招标资料及合同纸质文档管理办法
目 录
第一章 总则 ............................................................... 1
第一条 目的 ............................................................... 2
第二条 原则 ............................................................... 2
第三条 适用范围 ........................................................... 2
第四条 职责范围 ........................................................... 2
第二章 资料组成及管理 ..................................................... 2
第五条 招标资料的组成及管理 ............................................... 2
第六条 合同纸质文档分类及管理 ............................................. 2
第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规定 ............................... 3
第三章 附则 ............................................................... 3
第一章 总则
第一条 目的
为了规范招标资料和合同纸质文档管理,统一招标投标过程中档案资料的收集、分类、存档、查阅、保密及作废等方面的管理,提高工作效率,特制定本办法。
第二条 原则
1.1. 真实性:档案资料必须真实、准确地记载招标管理过程中形成的内容;
1.2. 完整性: 档案资料招标管理过程中形成完整的具有保存价值的文字、数字、图表、
电子光盘等各种文件资料。
第三条 适用范围
适用于集团公司各开发项目。非开发项目可参照执行。
第四条 职责范围
4.1. 集团造价采购中心负责本管理办法的制订、修改、解释、指导及监督检查。
4.2. 集团下属各公司的造价采购部、项目部、工程部等部门及相关人员负责本管理办法
的贯彻执行。
4.3. 集团下属各公司可以根据实际情况制定管理细则,但是管理细则不得与本管理办法
冲突。
第二章 资料组成及管理
第五条 招标备案资料的组成及管理
5.1. 资料组成:招标定案、开标结果统计表、招标答疑纪要(澄清文件)、投标单位报价
书、图纸会审记录或图纸审查结论、图纸变更资料、限价、相关承诺书等(详见附件一)。
5.2. 资料管理: 招标经办人及时收集、整理、保存依照有关法定程序备案招标投标过
程中产生的各种文件资料,并应当在签订合同之日起七日内,将收集齐全的归档招投标资料交资料管理人员。经办人发生变化时,应当做好交接工作。
5.2.1. 招标资料及合同纸质文档应当专人管理,大区造价采购部设兼职资料管理人员。
5.2.2. 资料管理人员在收到归档的完整资料后,应及时作好分类登记(详见附件二),并
认真做好归档和集中管理工作。
第六条 合同纸质文档分类及管理
6.1. 合同纸质文档分类:设计、勘察、监理、造价咨询、基础、土建、安装、装饰、材
料设备、设备购买及安装、园林景观、临时设施、其它。
6.2. 合同纸质文档管理:存档所有的合同相关资料原件(合同审批表(OA)、合同、补充
协议等),并将相关数据录入合同台账,以便快速复查(详见附件三)。各大区开发公司于每月25日前将合同台账上传造价采购中心和督察中心。
第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规定
7.1. 归档与立卷
7.1.1. 资料管理员将完整的资料收集整理后装订并存放于统一标准档案盒。
7.1.2. 档案盒里存档资料的排列顺序与台账顺序匹配。
7.2. 保管与使用
7.2.1. 招标资料与合同纸质文档为长期性保存资料,采用集中保管形式。
7.2.2. 资料要求集中存放于部门资料柜,由专职(或兼职)资料管理人员管理,部门各
职员手中只能持有正在处理的此类资料。
7.2.3. 根据工作需要借阅查看的,必须履行借阅手续方可借阅。资料管理人员负责借阅
资料的催还。
7.2.4. 根据工作情况需要销毁或作废的资料,资料管理人员必须造具清册,经部门负责
人批准,方可在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
第三章 附则及其它
第八条 本规则自发布之日起开始施行。
第九条 附件
附件一:
附件二:
附件三:
合同信息表.xls招标资料定案归档
明细目录.xls工程招标信息统计
表.xls