建设项目档案管理细则(2012.7发布)

西南油气田公司建设项目档案管理细则

第一章 总 则

第一条 为进一步加强建设项目档案管理工作，根据《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南》、《西南油气田分公司档案工作管理办法》和《西南油气田分公司档案分类及标识规则》，结合分公司实际，制定本细则。

第二条 本细则规定了建设项目文件的形成、积累、整理、归档和档案管理的要求。

第三条 本细则所称建设项目档案，是指在油气田地面（管道、天然气净化）建设工程、炼油化工建设工程、销售建设工程、矿建工程等形成的具有保存价值的应当归档保存的项目文件。包括：

（一）建设项目：建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算，行

政上具有独立组织形式，实行统一管理的单位。

（二）单项工程：是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

（三）单位工程：是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

（四）项目文件：是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、电子文件、声像等不同载体形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

（五）项目前期文件：是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件及相关电子文件。

（六）项目竣工文件：是指项目竣工时形成的反映施工(建筑、安装) 过程和项目真实面貌的文件(含相关电子文件) ，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

（七）项目竣工验收文件：是指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件及相关电子文件。

第四条 本细则适用于西南油气田分公司机关及所属单位。

第二章 管理原则

第五条 建设项目档案应由西南油气田分公司及所属单位档案部机构集中统一管理，任何部门及个人不得私自保存和拒绝归档。

第六条 将项目文件管理工作纳入合同管理。在签订勘察设计、施工、监理及物资采购合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关要求，以及整理归档责任。

第七条 西南油气田分公司所属单位应把建设项目工程项目文件的形成、积累、整理及归档工作列入业务部门和有关人员的职责范围，各建设项目管理机构应建立与项目档案工作任务相适应的管理机构和制度，应确定一名项目负责人分管项目档案工作，并配备专（兼）职人员，负责项目文件的管理工作。项目主管部门要负责组织、协调参建单位项目文件材料的收集、整理工作；档案部门负责监督、指导竣工资料的编制工作。

第八条 凡有引进技术或引进设备的建设项目，其引进技术和引进设备的技术资料目录移交建设单位档案部门管理。

第九条 项目文件的收集、整理、归档和建设项目档案的移交应与项目的立项准备、施工建设和竣工验收同步进行。西南油

气田分公司及所属单位档案部门应按建设项目管理的有关规定，参加建设项目竣工验收工作。

第十条 项目文件管理工作应纳入项目结算管理。建设单位财务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关部门及档案部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续。

第十一条 撤销、破产单位的档案，应向上级主管单位档案部门移交。企业在实施重组改制过程中，其档案应按《国有企业资产与产权变动处置暂行办法》的规定执行。

第三章 档案收集

第一节 归档范围及职责

第十二条 凡反映与建设项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。西南油气田分公司基本建设工作管理文件归档范围和保管期限见附表1。

第十三条 归档职责

（一） 建设项目实行总承包的，各分包单位项目机构负责收集、立卷分包范围内的项目文件，由总包单位项目机构系统整理、

汇总后向建设单位项目机构移交。

（二） 建设项目实行分包的，各分包单位项目机构负责收集、系统整理立卷后向建设单位项目机构移交。

（三） 项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件，应由建设单位项目机构收集、系统整理和汇总。

（四） 建设项目主管部门负责建设项目档案归口汇总，待建设项目竣工验收完成后三个月向本单位档案部门移交。

第二节 归档要求

第十四条 项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件，必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要。

第十五条 案卷应遵循建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

第十六条 需永久、长期保存的文件不得使用易于褪色的书写材料(红色和纯兰墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、热敏纸等) 书写、绘制；录音、录像和电子文件应保证载体的有效性和不可擦除性。

第十七条 项目文件要做到字迹清楚，图表清晰、整洁，签

署、印章手续完备。

第十八条 卷内项目文件的价值应基本相同，其装订厚度应符合归档要求。

第十九条 竣工图应用最终版、新（干净）的施工图进行编制，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收的实际情况，做到图物相符，技术数据准确。所有竣工图由编制单位逐张加盖并签署“竣工图章”（见图1）。竣工图章的内容填写应齐全、清楚，并采用红色印油加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖位置时，可加盖在标题栏的背面处。

第二十条 竣工图凡修改变更处应加盖并签署“竣工图核定章”（见图2）。采用红色印油盖在修改部位（或引出标注）附近空白处，且不遮盖其它字迹线条；已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”（见图3）。监理单位归档监理文件的同时，还应向建设单位档案部门提交“施工文件及竣工图质量审核报告(参考) ”（见附表2）。项目施工文件及竣工图质量审核报告一般按单位工程编写，与项目监理文件一起整理、归档。

第三节 归档整理

第二十一条 项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣

工验收文件以卷或以件为整理单位。

第二十二条 项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、 结构、专业组卷。

第二十三条 项目竣工图按单位工程以土建、工艺、给排水 及消防、电气、自控仪表、暖通、电信、环保等设计专业档号组卷（如一个设计档号图纸较多时，可按其目录顺序合理分卷，其厚度应符合归档要求）。

第二十四条 按文件名称组卷，即在同一单位工程内把相同 名称的项目文件放在一起组卷。

第二十五条 按问题组卷，按工程建设过程形成的依据性文 件、勘察设计文件、工程管理性文件、生产准备及试运考核、竣工验收文件等所反映的问题组卷。

第二十六条 已出版成册的技术资料及图册，一般保持原有 的形态。对不符合归档要求的应进行补充和完善。

第二十七条 卷内文件的排列

（一）管理性文件按问题、时间或重要程度(重要在前，次要在后的原则) 排列。

（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、

评定、验收排列。

（三）竣工图按专业、设计档号（同专业的按图号顺序）排列。

（四）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行等排列。

（五）卷内文件一般批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；文字在前，图样在后；译文在前，原文在后等关系排列。

第二十八条 案卷的编目

（一） 编页号，凡有书写内容的页面均应编写页号。单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；错号、漏编号，应在错号、漏编号后加短横“-”编小号（例如：7、8、9页均错编为7号，应正确改为7-1、7-2、7-3）在备考表中注明页号7共3页。成册技术资料及图册，不必重新编写页号；一卷（件）一个顺序号，各卷之间不得连续编页号；封面、卷内目录、备考表均不编写页号。产品合格证粘贴的页面，应在本页填写合格证粘贴的数量。

（二） 卷内目录的编制

卷内目录式样见附表5，排列在卷内项目文件首页之前。

序号应用阿拉伯数从1起依次标注卷内项目文件件数的顺

序。

文件编号应填写项目文件的文号或图号、设备代号。

责任者应填写项目文件的形成部门或主要责任者的通用简称（即公文、合同、协议等有公章的，按印章填写，有多个印章的，只填两个主要的；勘察设计文件、施工文件、监理文件按其承包合同名称填写；产品合格证按其厂名填写，依此类推）。

文件材料题名应填写项目文件的全称。即有题名的照原文抄录；勘察设计文件、施工文件、监理文件、检测文件材料首份文件材料题名需填写项目名称；无题名的文件应按其内容拟写题名填写，外加[ ]方括号。

日期应用阿拉伯数字标注项目文件的形成日期，对同一文（种）件名有数份时，一般只填第一份文件上的日期（如设计修改通知单、隐蔽工程检验记录、钢材试验记录等）。

页次应填写每件文件首页页号。最末一份项目文件应填写起止页号，排列为起页短横排上面止页排下面。

（三） 卷内备考表的编制

卷内备考表式样参见GB/T 11822-2008的图A4，排列在卷内项目文件尾页之后。

说明包括: 卷内项目文件的件数、页数、文字页数、图纸页数以及组卷和案卷提供使用过程中要说明的问题。

立卷人、检查人及时间应由责任立卷人、案卷质量审核人签名和填写完成的相应时间。

互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管档案的档号（并注明档案载体形式）。

（四） 案卷封面的编制

案卷封面由案卷外封面和案卷内封面构成。外封面（见附表

3）。案卷内封面（见附表4式样1-4），排列在卷内目录（见附表5）之前。

案卷题名应简明、准确揭示卷内项目文件的内容。由项目名称、单位工程名称、内容特征和文件名称构成（外文名应译成中文名）。

立卷单位应填写项目文件组卷部门或项目负责部门（前期项目文件、生产准备及试运考核、竣工验收等填写建设单位或项目机构名，勘察设计文件、施工文件及竣工图、检测文件、监理文件应分别按承包合同名称填写，并加盖公章）。

起止时间应用阿拉数字标注卷内项目文件的起止年、月、日。例如“2010-06-06~2011-07-06。”

保管期限应按组卷时确定的保管期限（分为：永久、30年、10年）分别填写。

档号应填写档案的编号。

正(副) 本章应盖在内封面右上角（见图4）。

（五）卷盒脊背的编制

卷盒脊背上的案卷题名应填写项目名称；软卷皮脊背上的档号和题名可不填写。

第二十九条 案卷的装订

（一） 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一个项目应统一。

（二） 案卷内不同尺寸的项目文件应按统一A4幅面尺寸折叠。图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）要求统一折叠。图签标题栏露在正面右下角，原则上案卷厚度不得超过25 mm，文字卷不得超过20 mm。

（三） 需要永久、长期保存的档案，在装订前应除去金属物，案卷左右不平整时，应在装订左侧加纸条衬平用线绳装订牢固后再封装。

第三十条 软卷皮和卷盒制作要求

（一）软卷皮宜采用≥150克牛皮纸印制 ，其尺寸分别为A4幅面的两倍加卷脊厚度。

（二）卷盒采用350克无酸牛皮纸双裱压制而成，其外表尺寸为310mm ×220mm ，厚度分别为20mm 、30mm 、40mm 、50

mm 、60mm 和80mm 。

第四节 档案移交

第三十一条 由西南油气田分公司及其以上（或委托）档案部门组织档案专项验收的建设项目，在项目工程竣工验收后3个月内向建设单位档案部门归档，并向西南油气田分公司档案馆报送正本档案资料，建设项目纸质文件归档一份及相关录音、录像、照片、电子文件一式二份。

第三十二条 各建设项目单位组织验收的项目工程由本单位 主管部门在竣工验收后3个月内向本单位档案部门归档。

第三十三条 各建设项目单位管理和组织验收的项目工程（包括大修项目），档案移交本单位档案部门。

第三十四条 归档交接时，由建设单位项目管理机构或项目主管部门编制移交清册一式二份，经档案部门验收合格后，由交接双方签字盖章各执一份存查。

第四章 档案整理

第三十五条 建设项目档案设项目类G01、其它类G02二级类目，建设项目档案的档号可按项目分别排列和编号。

第三十六条 标识符号，一级类目用大写的英文字母G 标识；

二级类目用双位阿拉伯数字标识；卷(件) 号用四位阿拉伯数字标识。

第三十七条 档号由全宗号、类别号、项目号、卷(件) 号组成。 （一）类别号应由一级类目、二级类目代码组成，如XNYQT.1-G01-001-0001。

（二）项目号为原工程号或档案部门赋予归档项目的编号。

第五章 奖励与惩罚

第三十八条 有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的； （二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的； （三）将重要或珍贵的档案捐赠给企业的；

（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。 第三十九条 有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及集团公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。

第六章 附 则

第四十条 档案的保管、鉴定、统计、利用、安全保密制度按西南油气田公司档案管理相关规定执行。

第四十一条 本细则由西南油气田公司档案馆负责解释。 第四十二条 本细则自印发之日起实施。2005年印发的《西南油气田分公司建设项目档案管理细则》同时废止。

附表: 1. 西南油气田公司建设项目文件归档范围和保管期限表

附图：1. 竣工图章式样

2. 竣工图核定章式样 3. 已执行章式样 4. 正(副) 本章式样

附表：2. 施工文件及竣工图质量审核报告（参考）

3. 项目工程外封面式样 4. 项目工程内封面式样 5. 项目工程卷内目录式样 6. 卷内备考表

7. MP10.05.01档案收集、MP10.05.02 档案整理等流程图

附表1:

西南油气田公司建设项目文件归档范围和保管期限表

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28

29

图1：竣工图章式样(长80毫米X 宽60毫米)

图2：竣工图核定章式样(长50毫米X 宽35毫米)

图3：已执行章式样(长40毫米X 宽20毫米)

图4：正(副) 本章式样(长20毫米X 宽10毫米)

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附表2：

施工文件及竣工图质量审核报告（参考）

式样1(案卷题名为宋体二号字加黑、其余为宋体三号字加黑)

工程

(项目管理性文件:主要内容+文种)

立卷单位（公章） xxxx-xx-xx~xxxx-xx-xx

工程

（施工、无损检测或监理）交工技术文件

单项工程名称 单位工程名称

编制单位（公章） 建设单位（公章） 编 制 人 审 核 人 负 责 人 负 责 人

年 月 日 年 月 日

监理单位 （公章） 监督单位（公章） 审 核 人 审 核 人 负 责 人 负 责 人

年 月 日 年 月 日

工程

（施工、无损检测或监理）交工技术文件

单项工程名称 单位工程名称

编制单位 （公章） 建设单位 （公章） 监理单位（公章） 编制人 审核人 审核人 负责人 负责人 负责人

年 月 日 年 月 日 年 月 日

EPC/PC总承包单位（公章） 监督单位 （公章） 审核人 审核人 负责人 负责人

年 月 日 年 月 日

工程

（施工、无损检测或监理）交工技术文件

单项工程名称 单位工程名称

编制单位 （公章） 建设单位 （公章） 监理单位（公章） 编 制 人 审 核 人 审 核 人 负 责 人 负 责 人 负 责 人 年 月 日 年 月 日 年 月 日

附表5: 项目工程卷内目录式样

卷 内 目 录

附表6

互见号

附表7：MP10.05.01档案收集、MP10.05.02 档案整理等流程图

1. 风险

无

2. 控制措施

无

3. 流程步骤

4. 流程接口

MP10.05.02 档案整理

2. 控制措施

无

3. 流程步骤

4. 流程接口

MP10.05.01 档案收集