论英文商务信函的礼貌原则
LIAONING ECONOMIC MANAGEMENT CADRE INSTITUTE JOURNAL OF OF LIAONING ECONOMIC VOCATIONAL TECHNOLOGICAL INSTITUTE
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论英文商务信函的礼貌原则
宋大鹏
(辽宁机电职业技术学院,辽宁丹东118009)
摘
要:商务信函的特点决定了在写作和运用商务信函时必须注重礼貌原则的运用。商务英语信函
中的礼貌原则主要遵循得体准则、尊他性准则和一致性准则。同时,还应注意保持交际双方地位的平等。在多种商务信函写作中都必须遵循礼貌原则。
关键词:商务信函;礼貌原则;得体准则;尊他性准则;一致性准则中图分类号:G642
文献标识码:A
文章编号:1672-5646(2011)04-0058-02
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在国际商务交往中,信函是十分常用的沟通工具。
相对于电话等口头沟通工具,信函能更准确、直接地表达出写信人的真实想法;同时精心写作的商务信函还可以起到塑造良好形象,争取新老客户的作用。因此在英文商务信函的写作中,礼貌原则是十分重要的,是商务信函的基本要求,用礼貌的言语来表达,不仅能达成良好的交际效果,而且可以博得对方的好感,树立公司良好的形象,取得良好的经济效益。
礼貌是人类文明的标志,同时也是人与人之间交往的润滑剂。1983年Leech 提出了著名的礼貌原则,Leech 的礼貌原则指出,人们为了不直截了当触及对方的“面子”,只能拐弯抹角、含蓄间接地表达其真实的信息,而让观者自己去理解他的“言外之意”。礼貌原则就是在其他条件相同的情况下,把不礼貌的信息减弱到最低限度。该原则由六个准则构成:(策略准则(:尽量1)tact maxim )少让他人受损,尽量多让他人受益;(2)宽宏准则(:尽量少让自己受益,尽量多让自己受generosity maxim )损;(赞扬准则(:尽量少贬低他人,3)approbation maxim )尽量多赞扬他人;(谦虚准则(:尽量少4)modesty maxim )赞扬自己,尽量多贬低自己;(5)赞同准则(agreement
:尽量少反对他人,尽量多赞同他人;(同情准maxim )6)
则(:尽量少反感他人,尽量多同情他人。sympathy maxim )
以上六个准则都是尽量将个人的利益和要求最低化,而将他人的利益和要求最高化,充分最大化礼貌信念。
为达到通过信函有效沟通的目的,还有必要掌握写好国际商务函电的原则。一般地,商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“:(7C 原则”1)Clearness 清楚、(2)Conciseness 简洁、(3)Correctness 准确、(4)
((Concreteness 具体、5)Courtesy 礼貌、6)Consideration 体
谅、(礼貌原则是商务信函写7)Completeness 完整。其中,
作诸原则中最重要的。作为收信方,及时处理来函是礼貌之首,这对于保持与客户的良好关系极为重要;作为写信方,写信时要考虑对方的要求、愿望及情感,坚决避免
使用粗鲁或命令式的语气。毕竟,商务信函的目的是要
通过书面的内容去处理商务沟通问题,去建立或巩固商务或个人感情。由此可见,一封不遵循礼貌原则的商务信函,即使再正确完整、考虑周到、清楚简洁、具体形象,也不可能达到预期的要求;相反,可能会伤害到收信人的感情,起到反面的效果,更进一步可能会中止商务交往,影响经济效益。
商务英语信函中的礼貌原则主要遵循的是三个准则,即得体准则、尊他性准则和一致性准则。
一、得体准则
商务英语信函的写作应充分考虑对方的立场,尽量礼貌得体、含蓄委婉地表达要求,如果必须拒绝对方,也应礼貌委婉地拒绝。要充分考虑对方的情感要求,不影响贸易活动的顺利进行。
例1:Yuor order No.85for 100,000yards of Cotton Prints Art.No.1002is rejected. 我们拒绝了贵方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。
例2:We regret to inform you that we have been unable to accept your order No.85for 100,000yards of Cotton Prints
我们不能接受贵方第Art.No.1002. 我们遗憾地通知您们,
85号长10万码货号为1002号的印花布订单。
后一句比前一句恰当,因为后一句比较含蓄得体,前一句则比较直接、生硬。因此,后一句就是礼貌用语。
例3:Inreply ,In reply ,we would like to advise you that although we are in a position to supply you with the goods under the above order from stock ,we are informed by the shipping company that because direct vessels ,either liner or tramp, sailing for your port are far and between, the shipping space has been fully booked up to the end of April. In the
we regret being unable to meet your request. circumstances ,
兹答复,现通知贵方,虽然我方能对上述订单提供现货,但从船公司处得知,因为开往你方港口的直达船,不论班轮或不定期船都较稀少,四月底仓位已被订满。在此种
作者简介:宋大鹏(1979-),女,辽宁丹东人,主要从事商务英语应用研究。
情况下,我方抱歉难以满足贵方的要求。
歧。因此,这一准则对于写作关于投诉、谴责这一类型的在此句中,首先表示对对方的要求能够满足,随之语书信回函很有帮助。
气一转,表示因客观的原因而无法发货,委婉得体地拒绝例1:We have gone into the matter and we are prepared 了对方,没有任何影响进一步潜在贸易的因素产生。
to make you a reasonable compensation, but not the amount 二、尊他性准则
you claimed, because we cannot see why the loss should be 尊他性准则是指在进行英语商务信函写作时,应充50%more than the actual value of the goods. 我方已了解情分地尊重对方,站在对方的立场上,以对方的角度考虑问
况,并愿意进行合理的赔偿,但赔偿数目不是贵方所要求题。写英语商务信函之前不妨先考虑一下:
对方的愿望、的,因为我方不能理解损失为什么是超过货物实际价值困难和问题是什么,如何解决对方的问题,如果自己收到
的50%。
这封信会有什么感受等。
要尽量引起对方的兴趣,如果无写信人在明确指出对方索赔金额数目不合理之前首法吸引对方的注意力,信函的效果便会大打折扣。因此不
先表明自己愿意承担相应责任,其目的在于尽量消除双妨在写作时采用你方观点(You-attitude )
写信。所谓的方谈判的障碍,从而与对方减少了分歧,确保了合作的顺“你方观点”(You-attitude )是指在商务英语信函写作中,利进行。
尽量贯彻礼貌原则,人称尽量不使用I 或we 开头,而应例2:In compliance with your request, we exceptionally 采用第二人称you 或其物主代词或者your ,以突出accept delivery against D/Pat sight, but this should not be
Youattitude 。翻译成汉语时也应多使用谦辞,称对方为regarded as a precedent. 按你方要求,
我们破例接受即期付“贵方”,而称自己为“本公司”、“我方”等。
款交单,但只此一次,下不为例。
例1:You are requested to amend the L/Cas follows:你写信人首先表示可以破例接受即期付款交单,减少方被要求修改信用证如下:
双方的分歧,扩大了双方的一致性,随之,语气一转,表示例2:We shall appreciate your amending the L/Cas 只此一次,让对方得到充分的被尊重感。
follows :
我方将感谢贵方修改信用证如下:信函发送之前,应仔细检查信函的内容是否符合礼同样是要求对方进行信用证的修改,例1采取的是貌原则的要求,如:信写得是否礼貌体贴,能否给人以良我方立场,以我方的利益为出发点去表达对对方的要求,好印象,假如我是收信人、看到此信是否高兴。以上几点可能使对方感到你是在下命令,没有足够地重视对方;而没问题,才考虑发送信函。总之,在商务英语信函的写作例2采用的是对方立场(You-attitude ),以对方的利益出过程中,不仅要适当地运用礼貌原则,还需要考虑不同的发点,充分地尊重对方、关心对方,委婉地提出要求,更容商务环境,运用合理的礼貌策略,使信函达到预期或更好易被对方所接受。
的效果。
例3:Should you desire, we would be pleased to send you catalogues together with export prices and estimated
参考文献:
shipping costs for these items. 若贵方需要,
本公司乐意寄〔1〕Marrier, P.Politeness strategies in business letters by 上目录以及这些项目的出口价格以及预估的运输费。
native and non -native English speakers 〔J 〕.English for 例4:We should let us have some names and addresses Specific Purposes, 1992, (11):189-205.
of likely importers of good standing from your customers, 〔2〕Leech ,G. Principles of Pragmatics 〔M 〕.London :together with brief credit reports on them. 如蒙告知你们客Longman Group Limited ,1983.
户中你们认为可靠的进口商号的名称和地址,并附来他〔3〕秦晓杰. 英文商务信函中的“合作”和“礼貌”〔J 〕. 们的资信简报,将十分感谢。
西安外国语学报,2001,(4):11-14.
以上两则例子从不同侧面体现了尽量尊重对方、令〔4〕张秀娟. 如何实现商务英语信函中的礼貌原则对方受益、自己吃亏的礼貌精神。如Should you desire, we 〔J 〕. 商场现代化,2007,(35):182-183.
would be pleased to …以及We should be obliged if you …这〔5〕
彭林霞,黄莉. 商务电子邮件与传统商务信函中可以视作是典型的You-attitude 的书写方式。它从对方礼貌策略的对比分析〔J 〕. 温州大学学报,2006,(5):49-立场出发看待事情,淡化了以第一人称写作的主观立场,56.
使对方最大限度受益。
三、一致准则
(责任编辑博
瀚)
根据一致准则,贸易双方应尽量扩大一致,减少分
辽辽宁宁经经济济职管业理技干术部学学院院
二 一一年第四
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