差旅费和市内交通费管理制度
差旅费及市内交通费管理办法
第一条 为了保证公司正常经营活动,加强公司差旅费报销的管理,在使之符合
合理、节约的原则下,同时保障出差人员工作与生活的需要,结合公司
实际情况,制定本办法。
第二条 本办法规定了公司出差、审批、费用报销等工作的管理和考核。
第三条 本办法适用于公司各部门。
第四条:差旅费报销相关内容
1、出差原则
(1) 出差人员要实事求是,出差任务明确,如发现弄虚作假,一律按企
业有关规章制度严肃处理。
(2) 因公务紧急,未能履行出差审批手续的,出差前可以电话方式请示,
出差归来后补办手续。
(3) 出差人员因特殊原因无法在预定期限返回销差而必须延长滞留的,
根据出差者申请,经调查无误后支给出差差旅费。
(4) 出差人员交通工具除可利用企业车辆外,以利用火车、汽车为原则。
但因紧急情况经总经理核准者可乘坐飞机。
(5) 使用企业交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。
(6) 员工出差原则上以火车硬卧为主要交通工具,如任务急或路途远,
经财务经理和常务副总批准后可乘坐其他工具。
(7) 在预算范围内合理节约开支。
2、出差的审批、借款及报销
(1) 员工出差前须填写《出差申请表》,作为考勤和借款、报销的依据;
(2)《出差申请表》由部门经理、财务经理和总经理审批。
出 差 申 请 表
3、《出差申请表》审批下来后,可凭此到财务部预支差旅费借款。出差时借
款,以“前账不清、后账不借”为原则,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务经办人及主管领导负责人的责任。
4、出差期间各项费用报销,须填写《差旅费报销单》,所附单据必须有税务
部门的正式发票,列明企业抬头,数字清晰,先由经办人签名,部门经理、系统总监和财务总监签字后,报总经理审批,予以报销。超审批金额外的业务招待费,一般不予开支。
3、差旅费报销流程
(1) 在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得主管领导同意,并
经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
(2) 出差人员回公司后,应形成出差完成情况书面报告,并向主管领导汇
报,由主管领导考核结果,签署考核意见。
(3) 凡与原出差申请表规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费
不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工
具的,需经主管领导签署意见后方可报销。
(4) 出差回公司应在5个工作日内报账,超过期限报销差费,每一天按
10元罚款,若迟报时间超过一个月以上,每一张单据按每月30元累
积加罚(发票日期),并追究其部门担保人责任。
4、出差费用标准:实行限额标准内实报实销,具体标准见表1。
表1 出差费用标准规定
(1) 远途出差如利用夜间(午后9时以后,午前6时以前)车次,住宿
费减半支给。
(2) 出差时的招待费用
确因工作需要招待客人时,各企业、部门要根据不同客户和人数,
本着既节约又能办好事的原则,对单笔支出人均超过_50_元以上的招待费必须先请示部门经理并告知总经理;人均超过100元以上的招待费必须先请示总经理同意,报销时按财务相关规定报销。
1) 随同高层人员出行的普通员工,食宿随高层人员。
2) 如因工作需要超出标准,需在《出差申请单》上列明原因。
5、出差火车票的订购退换
原则上公司员工出差的火车票由办公室进行统一订票。如果因为业务
不能按照之前订票的时间返程,需提前告知办公室进行相应的退票或换票处理,如因个人原因导致票据未进行处理的,其相应责任由本人承担。
第五条:市内交通费用报销相关内容
1、 市内交通费定义
本规定定义的市内交通费(简称“交通费”)包括:
(1) 员工因业务需要,由公司安排在工作日加班至晚上9点后或法定假日发
生的出租车费和公交车费可以报销。加班范围包括加班完成公司指派的工作、加班培训、公司会议和部门会议。
(2) 员工因公务需要,在办公室所在城市,从公司到客户或其他业务往来单
位发生的交通费。
(3) 员工在办公室所在城市以外出差期间发生的市内交通费,和从办公室与
机场之间往返的交通费属于差旅费报销项目,不在本规定规范范围内。
2、具体规定
(1) 公司员工外出(北京市内及周边郊区)办事,本着节约原则,应尽量
乘坐市内普通公交车辆(公交车、地铁、城铁),除特殊情况外,原
则上不许乘出租车;对于办急事特事、携带公司大额现金、危险(贵
重)品、随身携带5KG以上公司物品、偏远地点或市内交通工具无法
抵达地点等情况经请示后可乘市内出租车或开自驾车。
(2) 员工外出办事,需事先向本部门领导或向直接上级主管领导请示,经
同意后在公司《外出办事登记册》上进行登记,方可外出办事。
(3) 报销市内交通费时,按实际发生时间和金额如实填写“费用报销单”,
并应注明事由,附正规发票,按照费用报销流程进行报销。每月只报销当月及上月的交通费用,逾期未报的,不予报销。
(4) 员工需要加班,应按照公司相关规定填报《加班申请单》报部门经理
批准,同时报人事专员备案。公司报销工作日晚间22:00以后的市内交通费,发票背面用铅笔注明路程的起始地点。
3、报销单填写规则
(1)按照票据日期和时间前后顺序填写;
(2)注明每一张票据的出发地和目的地;
(3)注明单次或往返外出的具体公务内容;
(4)如果有合乘同事,请注明合乘同事的姓名.
附则 (一)本制度根据实际情况定期进行修改调整;
(二)本制度由财务部负责解释;
(三)本制度经公司董事长签批后生效。