宁波贸促会出证认证工作自查报告

宁波贸促会出证认证工作自查报告

根据贸促法（2006）第15号文件《关于开展出证认证调研和检查工作的通知》精神，我们对出证认证工作进行了一次全面的自查，现将情况汇报如下：
一、 产地证部分
1、出证认证管理部门
（1）印章的管理：对总会下发的每一枚印章我们都进行编号，并都有专人保管。
（2）文件的存放：对总会下发的文件，除原稿一份存档外，复印件也存档一份，并及时下发到科里的每位签证员和各签证代办点。
（3）原产地证书空白格式的征订与使用：所有的原产地证书空白格式都向总会征订，并及时上交各项费用。今年共协助国外海外查询三批原产地证书真伪事件。
（4）对企业的年度审查及培训：我们每年7-10月份对注册企业进行年度审查，对于不符合原产地证申领资格和二年未参加年检的企业一概予以删除。每年举办1-2期出证认证业务培训班。
（5）是否认真组织下乡核查：由于来我会注册的企业大多是一般贸易性质的企业，其他类型的贸易比较少，对部分来料加工企业，我们觉得有疑问的，将加以核查。
（6）edi开展情况：我们于2001年3月开展edi网上签证工作以来，以其方便、快捷的方式赢得了企业的信任，减少了单证员因错单而来回奔跑的时间，也使得产地证申领过程更快捷、准确。 经过五年多的实践运用，分会的edi网上签证率基本已达到100%，各签证代办点已基本实行网上签证。
2、签证人员
签证员是否经过培训取得上岗证：2006以前每年选派1-2名签证员参加总会组织的培训，并取得上岗证。今年新增加人员也会参加总会的业务培训。
签证工作是一项经常性的法律业务，也是我们贸促会与企业联系比较紧密的窗口部门，在一定程度上代表了贸促会的品牌和形象。因此，我们要求每名签证人员要以饱满的热情，亲切的态度，过硬的工作技能，优质高效的服务为企业排忧解难，急企业所急，想企业所想，在不违反规则的前提下，想方设法为企业着想，企业的需求就是我们的追求。良好的服务赢得了企业的信赖，也为我会的签证量在激烈的市场竞争中保持了持续稳定的增长。
3、对签证代办点的管理
签证代办点作为分会的基层单位，代办点工作质量的好坏，直接影响到整个分会的发展，因此平时很注重对他们的业务指导，不定期对代办点进行核查，及时转发总会文件，每年都协助余姚签证点、慈溪签证点、象山签证点、鄞州区签证点、开发区签证点举办一期业务培训班。每年举行一次签证工作会议。
二、 商事证明部分（包括单据认证）
1、 系统内监督检查
（1）机构设置： 我们设立两个点受理国际商事证明业务，一个点在宁波贸促会所在的天宁大厦的一楼，另一个点在保税区商务大厦通关中心一楼，两个点都以办证窗口形式设立，由具有法律专业知识、熟悉外经贸工作、精通外语的专业人员组成，其中天宁大厦这个点有出证认证工作人员4名，共配备6台电脑、5台打印机、1台传真机、7部电话（1部为方便企业使用的公用电话），通关中心这个点有工作人员2名，配备2台电脑、一台打印机、2部电话。两个点都设立在周围企业密集的、交通便捷的写字楼的一层，出证认证标示牌明显，方便企业办理出证认证业务。
（2）人员管理：宁波贸促会出证认证处的工作人员都严格经过总会授权批准备案，其中国际商事证明的手签人员和经办人员都接受总会的出证认证业务培训并取得了合格证书，再加上这些工作人员多年来一直工作在出证认证窗口，与企业紧密接触，平时刻苦钻研业务知识，与总会经常保持业务交流，所以每个人业务水平普遍较高，每个人都能回答企业提出的一系列出证认证问题、熟练操作出证认证管理系统。
（3）收费情况：宁波贸促会出证认证处严格按照国家有关部门和宁波市财政局、物价局的相关规定计收商事证明认证费，其中加急件1个工作日每份150元，平件5个工作日每份100元。
（4）费用上缴：按规定每次购买商事证明相关文本、工具的时候向中国贸促会上缴费用。
　　（5）制作的商事证明书的标准格式文本、所用工具、所用印章都由中国贸促总会统一印制、制作、刻制下发下来，并且实行严格的专人管理制度，作废的格式文本由证明书经办人员负责整理、统一保管。
（6）国际商事证明书的经办人员在办理商事证明中都能按规定对重大、复杂的证明事项及时请示、上报贸促总会，并且按时于每年的一月十五日上报证明书统计数据和分析报告。
（7）按总会规定建立证明书档案管理制度，那些已出具证明书的档案严格存档备案，保存期不少于三年。
2、对外办证流程检查
（1）对申请人主体资格的审核：经办人员在办理商事证明中严格审核申请人主体资格，凡是中华人民共和国境内外的自然人、法人或其他经济组织，可以根据需要，自行或委托他人向宁波贸促会申请办理证明书。
（2）严格审核申请人提交的申请材料，根据《商事证明书管理办法》的有关规定受理或不受理材料。
（3）遵循《管理办法》的出证原则出证，证明事实性证明的材料，出证前先咨询总会相关人员，出证后严格落实向总会备案制度；在审核证明书外文译本一致性和文件影印件与原件相符性的材料时严格对照是否内容一致。
（4）证明书的出证过程符合总会的相关要求，使用出证认证edi管理系统制作国际商事证明文件，证词格式整齐规范，盖章清晰，加盖钢印美观。
（5）每年1-2次举办出证认证业务培训，培训内容包含国际商事证明文件的相关内容，并且不定期在办证窗口宣传窗刊登一系列最新的与商事证明相关的资料，让企业随时查阅，在办证窗口设立意见箱，摆放服务对象评议表，让企业填写，以便及时了解办证服务的满意度，更好改进工作。
（6）单据认证的范围严格执行总会的相关规定，凡是l/c项下的未加附注内容的发票、装箱单、船公司出具的格式提单、保险公司出具的正式保险单才能作单据认证；单据认证的形式也严格执行总会规定，加盖“单据证明专用章”和“单据说明章”，并“单据说明章”上签上经办人员姓名、签发日期。
宁波贸促会法律部
2006年5月20日