如何写好公文二
如何写好公文二
机关公文写作,是行使政府机关行政职能,部署和开展各项活动的最重要的载体、工具和基础性工作。从广义上看,因此是一项基础的工作。政府机关所有的活动,都要通过各种不同形式的公文予以记载、表述和传达。机关公文就是机关单位生产的产品,代表着一个机关的形象,因此,搞好公文写作,提高公文质量,是每一名机关工作者必须具备的基本素质。下面,我结合自己的工作实践,谈几点粗浅的体会,就此与大家一起相互学习和交流,不当之处敬请各位批评指正。
一、两种能力的关系
机关公文写作质量,代表着一个人的两种工作能力。一是观察问题和思考问题的能力,二是文章的组织和表述能力。两者之间的关系,我认为观察和思考能力是前提条件,文章表述能力是表现形式。这是因为,任何机关公文都是人们思维活动的最终结果,如果一个人没有好的观点、好的思路,对于你要表述的问题没有正确和清楚的认识,就不可能有好的文字表述,也就一定不会有好文章,甚至于会出现文件错误,造成不良后果。但文字表述能力也很重要,是一门需要长期苦练扎实的基本功。有的同志,在和别人交流或交谈时,思路很敏捷,观点很新颖,但让他具体把自己的观点形成文章,则力不从心,表达不出来,这就是我们通常讲的“眼高手低”。我们机关工作的同志,要在平时就形成思考和研究问题的良好习惯,对工作要有自己基本的观点和基本的判断,并且要不断地学习和了解新的事物和新的信息,在头脑中有大量
的基本素材,这样在组织起材料来才能得心应手,充分表现自己的认识和观点。同时要养成乐于写作的良好习惯,不断提高自己的文字组织和表述能力,打下扎实的文字功底。
机关公文和一般文章不同,是一种特殊的文体,有一些特殊的写作用语,与一般的通讯报道、文学作品不同,最突出的特点和风格是:准确凝炼、庄重平实、规范简洁、通俗易懂。
所谓准确凝炼,就是要用最准确的语言、最精炼的文字来表达决策机关的意图,避免用词失当;防止拖泥带水,冗繁累赘;要求结构严谨,防止疏忽漏误,避免发生歧义,不使用模棱两可的双关语。
所谓庄重平实,就是要庄重严肃,不使用带有浪漫色彩的语言,不宜使用夸张、比喻、拟人等修辞手法拟写公文。要求平实无华,实事求是,不使用过头的形容词,慎用“极”词,如“最”、“第一”、“首创”等。
所谓规范简洁,就是对公文中涉及到的地名、人名、机关名称、数字、计量单位、标点符号等要规范,涉及政治、经济、改革等方面的用词、提法,应当注意与国家提法相一致,避免因用词不当而形成政出多门。
所谓通俗易懂,就是公文应当用现代白话文书写,力求明白易懂,避免使用生僻字,非特殊情况,不得使用文言文或半白半文的词语拟写公文,公文中不率先使用尚未被群众普遍接受的新名词、新提法,也不要使用在本系统外不容易理解的提法,如“XX工程”、“X大目标”、“X个重点”等等,除非在公文中有更进一步的详细的说明或解释,否则其它人很难理解具体内涵。
二、把握好不同公文的角度
把握好公文的角度,是组织文章的前提和主线。一般地来讲,机关公文主要有三种角度。一是对上的,叫上上行公文,如报告和请示。二是对下的,叫下行文,如通知、决定、决议、批复等。三是平级之间或不相隶属单位之间的公文往来,叫平行文如公函。当然有些文种,既可对上、也可对下,还可以平行,如函、意见等。具体工作中,多见于发展规划、工作总结、调研报告等。对上行文,大家都很熟悉,肯定是以下级的身份向上报告、请示工作,或者如实反映某种情况或问题,与一般行文不同的是,上行文的受文单位应当是公文制发机关的上一级机关,一般不能越级行文。同时,上行文必须标注签发人,有的还应附注本单位的联系人和联系电话。下行文是上级领导机关对下级机关和单位行文,可以逐级行文,也可以多级行文或无差别行文。平行文是指互不隶属机关之间、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间的行文,情况较为繁杂,党政的部门之间,军政、政企、政社之间,同一单位的同级机关之间等等的行文,都是平行文。平行文原则上应是平级之间,但在特殊情况下,也不限于同级之间,如街道办事处向辖区内单位布臵安排有关事项,行文时可不拘泥于单位级别。
上行文,一般应当是请示、汇报、报告的角度,把基本情况和要请示解决的问题反映清楚,大多数情况下要用第一人称的角度,口气上较多地用“打算”、“准备干什么”、“建议怎样做”、“请求解决什么”等等,并明确要求上级机关给予批复、答复或指示。
下行文,一般地多用“要干什么”,“必须怎么样”等等,带有较强的命令和指示的特点。
平行文,一般地多采用平等、协商、商洽、咨询的口气,与上行文和下行文不同。
有的时候,材料角度较难把握。如有一次省委开全省的重要会议,基层有关单位都参加,省委领导先做了重要讲话,要求省经贸委等几部门负责人做表态性发言,这时的角度就要把握准,既不能以对下号召、提出要求的角度讲,也不能以对省委汇报和报告的角度讲,应当是两者意思并存又不能很明显地表现出来。
三、通用规范性公文的基本类型和特点
通用规范性公文,是指一切国家机关、企事业单位、人民团体等在公务活动中经常使用的,在形成制发程序、执行落实上比较规范,约束力较强的公文。根据中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》和国务院〈国家行政机关公文管理办法〉的规定,目前通用规范性公文共包括:命令、决定、决议、指示、议案、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要、条例、规定等18种。下面简要介绍一部分最经常用的公文写作要点。
(1)决定。对重要事项作出决策,对重大问题作出定论,对重大行动作出安排,对重要工作作出部署,对重大贡献表彰奖励等,是属于比较严肃和庄重的公文文种。一般是作为较高层次机关使用的下行公文,机关层次越高,使用决定的频率也越高。反之亦然。
决定与决议有联系,又有区别。决定制发主体一般是机关,也可以是会议,而决议的制发主体只能是会议。决定的适用范围比决议更宽泛、更具体一些。决议一般上较高层次会议就重大问题作出决策,而决定也可以由基层组织就某作具体事项或个别人作出的安排。
(2)通知。这是机关中下行文时使用率最高的文种。凡一切机关及其它单位,传达上级指示,部署安排工作,实施管理措施,处理公共事务,任免聘任干部,批转、转发、印发下级机关、上级机关、互不隶属机关有关公文,要求下级机关需要周知的事项等,都采用此种形式。内容繁杂,形式多样,不同性质的机关又有不同的具体要求。通知的主要特点,一是通知的制发主体应当是受文单位的上级机关或主管单位,受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系。二是通知都要有抬头,有明确的受文单位。三是通知可以联合行文,联合通知的受文单位包括联合单位的所有直接和间接隶属单位,主办单位排在前面,并且只使用主办单位一家文号。
(3)通报。上级机关向下级机关或者有关单位传达重要情况、重要事项、表彰先进、批评错误使用的文种,一般分为指示性通报、工作情况通报、表彰通报、批评通报。通报相比通知,其内容与形式都比较单一,通报一般不提出工作上的具体要求及需要组织实施的事项,文字表达更要简洁明快,观点鲜明,事实清楚,切忌夸张渲染。
(4)报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议,答复咨询、上报备案、报送材料等使用的文种。是典型的上
行公文,必须有抬头,有明确的受理机关。原则上不多头报送,也不直接报领导者个人。报告文风要平实,反映情况要客观,不可过多地使用不切实际的修饰用语。这里要注意的是,不可用报告代替请示,用报告代替函。
(5)请示。下级单位在工作中发生不能自行决定的重大问题,不属于本机关要限审批范围的事项,需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项,以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的公文文种。请示的特点,一是不越级请示,不横向请示。请示的发送单位必须是与制发主体有隶属关系的直接上级机关。无隶属关系数的上级机关也不可以直接请示。二是不应多头主送。主送机关只有一个,对其它涉及的单位,只能用抄报的形式。三是请示公文应当一文一事。不应一揽子请示。四是要写作是要实事求是,理由充分,情况属实,五是要有主报机关的明确意见。六是请示件不下发。
报告与请示的区别:报告属阅件,请示属办件。报告一般不属要办理和回复,请示则应办理和回复,要有回音。报告主要供上级机关决策提供参考,请示则上要求上级机关给予答复、指示或解决困难。报告内容广泛,涉及面大,可长可短,形式多样。请示则内容单一,一文一事,篇幅不长。
(6)批复。上级机关答复下级机关请示事项同意或不同意时使用的文种。是对应请示文种而设立的,没有请示就无所谓批复,两者是对应关系。因此,制发主体是上级机关,受文单位是上报请示的直按下一级机关,不越级行文。对于中间转报请示的批复,受文单位是转报机关,不应向原报机关直接批复。批复应标明针
对什么文件的批复,内容都不长,同意的批复不需要说明理由,不同意的批复也不以不说明理由,必要说明时要简明扼要,不展开说。批复也是一文一事。
(7)意见。对重大问题提见解,对重要事项提出解决办法,或上级机关对重要问题、重要工作提出意见或建议时使用的文种。在一些特殊情况下,用决定不行,用通知不合适,用意见最恰当。意见可以上下行文,可以是上行文,也可以是平行文。在行文格式上有较大的灵活性和不确定性。其要点是应当根据具体不同情况,在语气和角度上把握准。
(8)函。是平行机关、不相隶属机关、单位之间需要商洽商工作、通报情况、询问和答复问题,征询意见,向有关主管部门请求批准事项时使用的文种。具体可公为正式公函和便函两种,其中正式公函属于规范性公文,便函不属于规范性公文。函应当是机关、单位公务往来中比较简便灵活、使用范围文、使用频率高的公文文种。但在具体工作中,由于一些同志对这种文种认识不够,使用不多,把本来应以函的形式制发的公文,误变成“通知”、“请示”、“报告”等,影响公文的规范化。函是平行公文,制发主体与受文单位为平行机关或不相隶属单位。函作为文种使用,实质不在于其内容,而在于其形式。函与请示在效力上是一样的,区别仅在于受文机关与制发机关是否有隶属关系。受文单位对于用函请求批复的事项,要用复函的文件答复,不是用批复的形式。函的内容一般应力求简单明白,直接表明态度,开门见山。
(9)会议纪要。会议研究确定的事项或主要精神,要求与会单位共同遵守和执行的,使用会议纪要。会议纪要行文形式比较
灵活,可以以机关名义直接行文,也可以以机关名义用通知的文种印发,还可以以会议纪要作为文头,形成专门会议纪要。会议决定若干事项涉及不同单位时,可分别发送,并只发送被涉及单位的相关内容。
四、公文的主题
公文一般都是要传递和表达行文机关的中心意愿。这就是公文的主题。一般来讲,单项的工作,单独的事项,主题比较容易把握,不容易出现问题,但在有些情况下,就要首先准确地把握和研究好文章的主题。
一是主题要突出,观点要鲜明。防止模棱两可,自相矛盾。这种情况在调研报告、形势分析材料等较为常见。有的调研报告,列举了一大堆素材,但最后形不成调查者核心的观点或结论,或者观点、结论与事实不符,或者观点、结论自相矛盾,不能自圆其说,就是我们要努力克服的。
二是要有明确的层次。主要观点、次要观点之间的从属关系不能颠倒,一般不能有多个并列的互不联系的主题。不能把与主题无关的一些观点放到一起。
三是主线、主题和内容之间要符合正确的逻辑关系,不能出现逻辑上错误。出现了错误,你的表达的论点就不成立了。
五、写作技法
在任何时候草拟公文时,都要做好充分的思想和材料准备。一是要全面正确地领会领导的决策意图,在行文时才能忠实实地表达领导的决策意图。二是要全面了解行文的背景。也就是应当进一步了解领导机关在何种情况下,为了什么原因,以何种形式作
出这一决策,要达到什么目的。三是要调查研究,迅速地搜集和占有资料。四是要熟悉相关的法律、法律和政策,避免出现违规违法的提法。五是确定行文的种类和行文方式,确定合适的文稿内容、基调和措词、和语气。
写作技法取决于材料组织方式和个人的不同习惯。有的人习惯于先拉出提纲,研究清楚大标题、小标题,再动手写。也有的同志习惯不拉提纲,边写边思考。但一般地说,对于熟悉的和把握性大的材料,可以先拉提纲,也可以不拉提纲;对于集体研究分工完成的材料,对于自己还拿不准的材料,最好是要先下功夫集中研究商量好提纲,甚至把几级标题以及核心要点研究透,再分头下手写,这样不容易跑题,也比较容易做后期整理。如把写材料与盖房子相类比,有许多共同点。一是盖房子和写材料都要打好基础。盖什么样的房子,就要打什么样的地基,写什么样的材料,也要先确定基本框架和结构。二是房子初步成型,我们一般俗称上梁,这时要基本上形成完整的房子结构。写材料初步成型时,叫初稿,大的结构和文字也基本上定下来了。第三步是精装修和装饰,修补缺点,完成作品。
具体还要注意以下一些细节问题。
(1)正文标题:正文标题一般由3部分内容组成:制发机关、公文内容、文种。如《山东经贸委关于认真抓好3季度工业生产的通知》。使用正式机关标识套头的文件,标题中可以省略发文机关。标题要内容提炼准确,标题鲜明,一目了然,文种使用正确。
(2)正确使用介词“关于”。拟写分文标题中经常使用介词“关于”,处理不当,会使标题拖沓、冗长。一是应当使用时未使用,如《XX市关于同意举办XX种活动的批复》,如不使用“关于”,容易误解为XX市是举办活动的主体。二是不需要使用时使用“关于”,如《省经贸委关于2005年工作总结》,这里用关于就是多余的了。三是一个标题中重复使用“关于”,如《XX市政府关于批转市计委关于XX报告的通知》,这里第一个关于完全没有必要用。四是介词重复,如《XX局关于查处XX企业有关问题的意见》,“关于”和“有关”重复,“有关”应去掉。
(3)《通知》的重叠使用问题。这在层层转发上级公文时经常遇到。极端的例子是《济南市经贸委关于转发省经贸委关于转发国家经贸委关于切实加强企业技改项目投资管理的通知的通知的通知》,就可以直接改为转发国家经贸委的通知,不必要重复。
(4)文章层次。一般情况下,公文层次要尽量地减少和避免多层结构。有些文件,如行业发展规划等,必须使用多层结构,但最多也不要超过五层。有的同志喜欢用多层结构,结果别人看起来很费力,层次关系不容易搞清。在用多层结构时,每一层次序号数字要规范,不能颠倒和混用。
六、专业术语的引用
经济领域的公文,要用到大量的专业名词、计量单位和专业术语。作为公文撰稿人,一定要首先弄懂它们的准确含义,并准确地使用到公文当中去。主要是要认真学习和掌握三大类术语。
一类是党和国家的大政方针政策有关经济和社会发展的有关规范性表述。如“建设社会主义和谐社会”、“落实科学发展观”、“建
设节约型社会”、“社会主义新农村建设”、“清洁生产”、“循环经济”、“自主知识产权”、“先进制造业”、“高新技术产业”、“国际分工”、“知识经济”、“自主创新”等等,使用这类词语,要与党和国家的规范提法相一致,不能自造新词、自以为是,引起歧义和误解。
第二类是我们日常工作中经常使用的统计数字。要用规范的统计口径,并要搞清楚其中的准确含义,防止出现失误。我在这里列举一些容易出现问题的指标进行简单解释,供大家参考:
1.GDP:国内生产总值,指一个国家(或地区)所有常住单位在一定期内生产活动的最终结果。
国内生产总值有三种表现形态,即价值形态、收入形态和产品形态。相应也有三种计算方法,即生产法、收入法和支出法。地区GDP的中文规范名称为“地区生产总值”。
与之相联系,还有国民生产总值,简称GNP,但这个指标一般不常用到。
2.三次产业构成。第一产业(农业),包括农(农作物栽培)、林、牧、渔业,以往所称的副业,系指农户所从事的野生植物采集、捕猎,家庭兼营手工业不再单独列出,统一并入农、林、牧、渔业及工业各业中。农业包括农户、农村集体和国营农场的全部农业生产活动。
第二产业,包括工业和建筑业。
我国工业活动统计范围包括四个方面的内容:一是对自然资源的开采(但不包括属于农业的禽兽捕猎和水产捕捞),二是对农副产品的加工、再加工;三是对采掘品的加工、再加工;四是对工业品的修理、翻新,这四个部分又细分为二十五个行业。
建筑业核算的对象是房屋、构筑物和设备安装活动。具体包括:建筑工程,机械设备安装工程,私人建房投资工作量,与施工工程有关的地质勘探、勘察设计工作量和房屋、构筑物大修理工作量四个部分。
第三产业,除一、二产业之外的其他所有经济活动部门。有:农林牧渔服务业;地质勘探、水利管理业;交通运输、仓储业,邮电通讯业;批发和零售贸易、餐饮业;金融保险业;房地产业;社会服务业;卫生、体育、社会福利业;教育、文化广播、电影电视事业;科学研究和综合技术服务业;国家党政机关、社会团体。
3.工业总产值,是以货币表现的工业企业在一定时期内生产的已售出或可供售出工业产品的总量,反映一定时期工业生产的总规模和总水平。工业总产值=本期生产的成品价值+企业自产自用的半成品、在制品、工具、模型的期末期初的差额价值+已完工的对外工业性作业价值。由于现在政府一般不使用全社会总产值或工业总产值指标,因此,一般不经常引用,只在个别情况下仍然使用,如目前仍使用的高新技术产业总产值占全部工业总产值的比重,可以反映一个地区、行业的经济结构状况。但许多企业仍然使用这个指标,如果是个重要指标,就要注明是某一年的不变价总产值还是现价总产值。
4.工业增加值。指工业行业在报告期内以货币表现的工业生产活动的最终成果。工业增加值是国内生产总值的直接组成部分,工业增加值与工业净产值计算口径基本一致,但又有所区别,工业增加值包括折旧、大修理基金、和非物质生产部门的劳务费,
净产值则不包括;工业增加值不包括企业对非物质生产部门的支出如利息支出等,而工业净产值则包括。
5.产品销售收入和营业收入。对工业行业,我们一般用产品销售收入指标,但对全部产业,特别是第三产业,我们就要用营业收入的概念。两者之间是有区别的。
6.实现利税,也可称作利税总额。指企业的利润和税金总额。其中税金是指企业或企业集团在一定时期进行经营活动,按现行税法的规定向国家所履行的义务。包括除所得税以外的各种税金:营业税、城市建设维护税、教育费附加和管理费中的房产税、车船使用税、土地使用税、印花税等。利润总额=销售利润+投资净收益+营业外收入-营业外支出。这里要注意的是,税金总额当中不包括企业所得税,利润总额是指企业所得税前利润,所得税后的利润我们称作是企业的净利润。
7.总资产、净资产、资本金。总资产,又可以称作资产合计,指企业拥有或控制的全部资产。包括流动资产、长期投资、固定资产、无形及递延资产、其他长期资产、递延税项等,即为企业资产负债表的资产总计金额。净资产就是企业的所有者权益,包括:实收资本,资本公积,盈余分积,未分配利润。资本金是指资本金是指企业在工商行政管理部门登记的注册资金。是一个相对固定的数字,除非企业发生了增减注册资本的行为并在工商部门登记变更,资本金才会变化。总资产和净资产的关系是:净资产(所有者权益总额)=资产总额-负债总额。而资本金一般小于企业的总资产,资本金虽然是企业资产的组成部分,但一般没有数量上的计算关系。
8.科技进步贡献率。是指科技进步对经济增长的影响。是指能够使一定数量的生产要素的组合,生产出更多产品(使用价值)的所有因素共同发生的作用的过程。可将其概括为以下四个方面:提高装备技术水平;改革工艺;提高劳动者素质;提高管理决策水平等。即在影响经济增长的诸因素中。剔出了由于增加资金和增加劳动力数量因素以后的部分即为科技进步因素。它的指标计算极为复杂,并且目前尚不统一,但不影响大家引用这个指标。
9.万元GDP、万元产值、万元增加值综合能耗。其分母是产值或增加值,分子是综合能耗。综合能耗是指企业在计划统计期内,对实际消耗的各种能源,进行综合计算所得的能源消耗量。企业实际消耗的各种能源,包括一次能源(如煤炭、石油、天然气等)和二次能源(如石油制品、蒸汽、电力、焦炭、煤气、电石、氢气等),以及耗能工质(如水、氧气、压缩空气等)所消耗的能源。各种能源消耗不得重计或漏记。企业实际消耗的种能源,系指用于生产的各种能源。它包括主要生产系统、辅助生产系统、附属生产系统消耗的能源,不包括用于生活目的所消耗的能源。在企业实际消耗的各种能源中,做为原料用途的能源,原则上应包括在内。计算综合能耗时,其能源消耗量可用千克标准煤或吨标准煤表示,也可简写成千克标准或吨标煤。各种不同的能源要按国家标准的折合系数统一折合成标准煤。
还有其它一些常用的重要指标,在此不多讲了,请各位到时可查阅专门的指标解释工具书籍。
第三大类是涉及到本行业的一些专业术语,如船泊和军工行业的一些术语,我也不太清楚,诸位都是这方面的专家,有机会我要向大家请教。
在引用一些统计指标时,我们经常用到增长率、增幅等指标,在此要特别注意。增长率是指同一指标口径对上年同一时期的变化情况,一般容易出现口径上的不一致或时期上的不对应。如今年前9个月全省工业增加值比2005年全年增长多少等,这就不对了。另外,在公文中一般用比“上年”同期增长多少,而一般不用比“去年”增长多少,这是因为,“去年”随着阅读者当时不同时点而是经常变化的,而上年是指当期实现数的上一年度。在年末写公文时,容易犯这种小的失误。如现在我们提出,“预计2006年全省工业增加值将突破1万亿元大关,比去年增长23%以上”,现在用没有问题,假如这份材料到2007年初使用,容易误解为2006年比2006年增长多少,同时也不能再用预计的数字,而应当用实际完成数。再就是比较增幅时,经常用到“当月增幅”、“月末累计增幅”、“比上年同期增幅加快或回落多少个百分点”、“比上半年增幅少下降多少个百分点”等等,这些概念一定要准确,否则很容易出现失误。
七、格式上的“死”与“活”
各种机关公文,都有非常明确的固定的格式和国家标准规定,因此,我们在拟写公文时,必须认真按照国家标准和有关规定执行,不能随意创造和发挥。从这一方面理解,公文是死的。特别是一些法规性公文或者具有法律效力的特殊公文,如合同、证明、决定等等,必须要非常规范,否则就容易出现歧义或问题,甚至
要承担严重的法律后果。大家可以随便查阅一下国家颁布的法律法规、主席令、总理令等文本,格式非常简洁规范。如中华人民共和国第48号国务院令,只有一句话,19个字:“现发布《法规、规章备案规定》,自发布之日起施行”。这就够了,没有必要再说上一些无用的话。还有一些公文的专用词语,如“望遵照执行”、“请结合当地实际认真研究执行”、“XXX文悉”、“当否,请审批”等,要根据实际灵活使用。现在许多房地产商钻法律的空子,在预售房合同上将定金故意改为订金,交房时房地产商违约,购房者退房时按合同无法返还定金。一字之差,两种结果。但在具体工作中,有大量的公文是需要撰稿人付出创造性的劳动,不一定完全遵从于现成的模式。这在领导讲话、总结调研报告等常用的大材料中都会经常遇到。也是一般同志不容易突破的难点。我个人的体会,对此要灵活掌握,既不能完全脱离成规,也不能象写八股文那样没有个性。应当在大的框架内适当发挥出自己的风格。如同样一篇工作总结文章,要说干了什么,达到了什么效果,同时也要提炼出本年本月本时期比上一时期有什么新的特点和新的标志性变化。不能只是一般性罗列事件和重复性的表述。
八、资料积累
对于公文写作的人来说,积累资料是最重要的资本和最良好的习惯。过去办公条件落后,积累资料多依靠剪报和手抄,工作效率较低,现在计算机等先进办公设备已经普及,对于积累资料就更方便和有效了。要养成积累资料的良好习惯。我参加工作以后,在历任老处长的言传身教下,养成了坚持积累资料的良好习惯,从1982年参加工作起,建立了两套系统的资料体系。一是年度的
重要文件,平时用几个文件夹收集着,重要的文件保存好,平时经常清理一下,不需要的及时淘汰,年底结束后分几个类别将需要长期保存的重要文件再最终梳理一遍,整理成几个文件卷,装订成册,填上文件目录,便于查阅,至今从未间断过,目前已积累了几百个文卷。后来有了计算机,我就抽时间将所有案卷目录存入电脑,便于检索和查找。由于我长期从事企业改革和管理工作,有关文件材料较全,在日常工作中发挥了重要作用,到今还经常被其它同志借阅和查阅。第二个体系是整理笔记,将年度的大的活动、大的事件定期整理出来,以便日后查找使用,也是个人经历的总结,很有趋味。有些调出经贸委的老领导,现在担任了很高的职务,还经常让我把他那一阶段的大事记复制出来寄去,都非常喜欢。当然每个人都有不同的习惯,工作性质和工作岗位都不同,可以根据自己的情况做。
过去的资料来源,多来自于本系统和上级下发的纸面的文件,这是远远不够的。现在有了互联网,就为大家积累和查找资料提供了极大的方便。可以说,我们日常关心的问题,不清楚的问题,或都需要查找的文件,一般在网上都可以找到答案。刚才上面我谈的一些指标解释,我就是一边打字一边上网搜索查找的,非常方便和快捷。记得去年我在党校学习,我有一段空余的时间,就试着搞了一个专题,在网上把所有的国家关于企业改革改制的法律法规还有各地的好的地方性操作规定都下载下来了,用了不到一周时间,大约有100多件,200多万字。这些系统资料在书店是买不到的,并且不如存在电脑里好用。大家如果需要,我可以无偿转让,只要几分钟就可以拷贝给您,还决不收取任何费用!
当然,现在是一个信息爆炸的时代,只积累资料不开发利用也是没有多少意义的。有的同志是很乐于收集资料的,什么材料都留着,但他不研究、不利用,时间长了也是负担。同时,要学会挑选,把好的观点、好的论点、独特的东西留下来,变为自己的东西。当今社会各领域,原创的东西并不多,也不需要每个人都去研究,大家更多的是扮演着拾荒者的角色,要学会在沙里淘金。
顺便说一下,虽然现在电脑在机关和家里已经普及,但还是有一部分同志不会用或不常用,这是很可惜的一件事。从事文字工作的人,都应当学会熟练地使用电脑,学会打字,学会上网,学会发送和接收邮件,现在这也是基本功之一。
九、要关心国家和全省的大事
关心大事,心中有全局,非常重要。机关公文,无论上向上汇报和请示工作,还是向下部署下达任务,都应当讲政治,讲大局,与中央国务院的重要方针政策相一致,与时代发展的新精神、新提法、新要求相一致。做到与时俱进。这尤其在向上汇报工作和请示问题时,更为重要。例如,前些年我们研究经济发展,我们可以提大干快上、解放思想,实现超常规、跨越式发展,后来中央提出建设节约型社会,就要强调转变经济增长方式,优化经济结构,提高经济增长的质量和效益;今年以来,中央针对经济发展中出现的不稳定和不健康因素,加大了宏观调控,我们就提实现经济又快又好地发展。但近期国家很多检查组到山东来,认为山东经济增长过快,增长方式不合理,宏观调控不到位,韩省长在上周五召开的全省3季度经济形势分析会上,提出以实现经济又好又快地发展,把好放在头里。再如进出口,过去我们强调多
出口多创汇,现在就在提倡优化出口结构,提升国际市场竞争力,提高企业效益,不再单纯把创汇额作为追求的主要目标。还有一些省委、省政府的重大决策,在一定时期内是我们工作的主线,如省委123456工作思路,建设制造业强省,打造半岛制造业基地,三个亮点,三个突破,县域经济、清洁生产示范省建设,平安山东,都市经济圈,黄河三角洲高效生态经济区,双百工程等等,大家都要有一个清楚的和基本的概念,在写材料时尽量向这些方面靠。
十、印发格式
所有的公文都有特定的印刷格式。要严格按照公文印刷格式规范执行。公文的印刷格式是更公文的脸面,是反映公文质的重要外在表现形式。一些同志日常不太注意,一次文件一个样,五花八门,显得很严肃和工整。从技术手段上说,过去是铅字排板,有些印刷厂字库少,不能满足我们的要求。记得我刚参加工作时的85年前后,3号仿宋体字只有省委、省政府和教育厅印刷所可以印,其它社会的印刷厂只有4号字体,当时,省级领导讲话和会议文件都用3号字体印,而我们部门的领导讲话只能用4号字,后来委主任觉得在全省大会上用4号字印讲话不好看,不大气,就让我们想办法印3号字,当时整天往3个印刷厂跑,说尽好话,一个文件要跑好几趟,还经常排不上号。现在好了,计算机里什么字体字号都有,这方面不用作难了。但是大多数同志又犯了另一个问题,就是自己随意性太强,不注意统一的格式和规范。包括省经贸委,一年发多少份传真电报,一份电报一个样式,很不严肃。我们写材料的同志经常讲,一级有一级的水平,中央、国
务院出台的公文,你一看就觉得大气、规范、漂亮,省政府的也不错,但市、县、乡政府的公文一看就不行,部门的文件也是如此。因此我建议,对于部门常用的文件、电报、讲话等,最好按照国家标准设定几个标准的模板和格式,都存到大家的机器里,使用时直接套用就可以了。
一、撰稿注意双层思维
所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材,也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”,挖掘中心思想,在文章撰写中按这两层次运行,提出一个较细纲目,形成基本雏形,然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做,往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单,授命写作不是个人说了算,而是领导意见决定文稿成功与否,这样会经常出现与领导要求不符的情况。如果所有的精力时间都用上,也难得一次就通过。再着说,精力无重点地使用,不利于思考和提高构思的效果,本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成,效果也会很好。
(一)设计好文章结构
围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。一个写作任务下来,撰写者首先应当在这方面下功夫,不能一见任务就作战术考虑,马上钻到具体材料的遣词造句的技术工作中去。文件起草,首先是从宏观上考虑,如同盖房子先要有设计,有骨架一样,如果设计结构不行,只是在粉刷装修上下功夫,房子质量就没有根
本上的保证,甚至还会塌下来。报告起草常常见的大返工,往往出在内容及主体结构上。所以,撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人,拥有领导方略,会谋篇布局。
结构就是言之有序,就是文章内容的组织和排列形式,即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字:不板不乱。意即不死板,不杂乱。具体要求有四:一是纲目清楚,思路贯通;二是层次清晰,段落完整;三是衔接紧密,符合逻辑;四是开头明快,结尾有力。
安排结构要考虑到以下四点:第一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要围绕主旨,按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清楚,方便表述,符合人们的认识规律,便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系,通篇浑然一体。
尽管公文种类繁多,但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式:一是纵向结构,有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构:一、二、三、四,平排开来。三是纵横结合结构,象前纵后横,纵横交叉等,长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结,前半部分按时间顺序概述一下工作情况,后半部分提炼出几条工作经验,横向排列开来,此种写法就是“前纵后横”。
通常情况下,层次段落的安排,取决于观点及观点间的联系,而主次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种:一是列书面提纲。提纲是详是略,应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会,重要公文、尤其是多人参与写作的公文,诸如大型会议上的领导同志讲话之类,提纲应尽
可能列得细一些,甚至可以细到每段几个层次,每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样,再稍加扩充、润色、归整,就可以成为一篇象样的公文。二是打腹稿。虽没布局成文,但中心有个轮廓勾画,短一些、急一些的公文多采取这种办法。
(二)雕琢好文章品质
文章在写作过程中,要在“精于战略”的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰,一气呵成,以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后,则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说:“一成文章半成改”,有的甚至说“文章是改出来的”,可见修改文章在写作中非常重要。
1、深入发掘主题。修改的重点是十六个字:深化主题,增删材料,调整结构,润色文字。第一,深化主题,既有在原来意义上的发掘和深化,也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神,领导意图和本地实际。第二,改动材料。累赘的,要删剪;不足的,要增补;过细的要浓缩;观点与材料脱节的,要调整或改换。第三,调整结构。凡是层次段落不清楚,连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的,都在修改、调整之列。第四,润色语言。一是消肿,将多余的段、词、句、字删掉;二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法,修补句子的残缺成份;三是选择更优的表达方式,或对原来的语言进行加工润色。
修改有基本方法:一是读改法。自读自改或一人读大家改,在读诵的过程中发现问题,随笔修改。尤其是领导同志的讲话,采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就之后,暂时搁臵一旁,
冷静地思索一番,或阅读一些相关的材料,然后再拿出来修改,往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后,请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论,集思广益,一起修改,这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许,可以发征求意见稿,在较大范围内修改。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是保守残缺、固执已见,怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得,若想在写文章方面有长进,就必需要反复修改,尤其要乐于让别人修改自己的文章。
2、认真搞好修辞。公文修辞的基本要求是四个字:简(不罗嗦),切(不空泛),明(鲜明),尽(无遗漏)。换句话说,就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。修辞主要有两种方式:一个是消极修辞,一个是积极修辞。公文写作与文艺创作不同,文艺创作主要是采用形象思维方式,而公文写作主要是采用逻辑思维方式,因而公文写作消极修辞是基本的,积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法,一是锤炼词语,二是选用恰当句式,使公文看起来和谐,用起来准确,听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式,使公文生动,增强感染力。如把引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”,把部门协作比作“大合唱”。采用积极修辞时,夸张的方法要慎用,“双关语”要禁用。公文写作注意语言既要用准、用活,还要用响。一篇公文中,如果有几句叫得响的语言,往往大增其色,甚至会收到意想不到的效果。如“东部大开放,西部大开发”,如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等。
使用公文语言,要注意词义概念的准确,口语与书面语的差别;要区分事物的不同分寸、大小、轻重,比如说一个村庄、企业不可讲“取得了巨大成就”,一个基层领导同志不可能“作了重要批示”;要注意感情色彩的不同,贺信、慰问信的语言格调就应该热烈,讣告、悼词和语言格调就应该深沉;要用好模糊与周密、全称与特称,在特别情况下,模糊语言往往是最准确、周密的语言,如“取得了一定成绩”、“尚有不小差距”之类,比用量化概念要准确、贴切得多;还要准确具体表述时间、数字,公文中的年、月、日,是不应简略的。
3、注重改良文风。要写好文章,必须注意文风。我们所提倡的文风,至少要有这样几条:一要实事求是,不搞虚假浮夸;二要言之有物,不摘华而不实,不搞无的放矢;三要逻辑严谨;四要鲜明生动;五要简洁朴实。当前文风中的突出问题是“假、大、空、瘪、长”,其中长最多见的,可以说是久治不逾的顽症。文章不可长,否则,重要的东西就被淹没了,冲淡了。什么时候你总觉着自己写的文章太长了,那就说明你写文章就有了进步。一定要爱惜笔墨,多写一些短而好的文章,切切不可低估了读者的理解水平,切切不可害怕人家看不懂而反来复去地说。使文章简练的最好的办法有两条:一是使主题集中,一文一事;二是除靴去帽,开门见山,择其要者简述之。
二、努力深化公文主题
公文的主题,是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见,是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性,并不存在多少深化主题问题。
但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化,就是主题向纵深层次性发展,呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精,由残缺到完整的态势。
(一)公文深化主题的重点
1、深化领导意图。公文的主题是制发主体行为意志的体现,承载着领导集团(班子)旨意的传达。剖析并表现领导意图对表达行文目的有积极作用。领导意图最初表现的形式的比较复杂的。有的十分明确,有的仅是个倾向,有的比较零碎,个别情况下还有意见分歧的态势。因此,对其要进行提炼、深化处理,形成一个正确的领导集团(班子)的旨意。这个深化过程,一是补充完善。领导人的新思想刚刚产生时,由于认识和实践的局限,很难完全正确,这就要调动各种手段,综合运用多方面的知识,从实际出发,把它系统起来,成为完整、严谨、系统的领导思想。二是凝炼提高。要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺,再送入领导思想体系。三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势,按着这个趋势拓展思路,延伸思维。这种伸延不是随意的而是从工作需要出发,从客观事物的展变化的实际出发,有所突破和创新,使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。深化、完善领导思想意图,是一项富于开拓性的工作。要善于学习,培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。
2、对客观事物的再认识。公文主题是通过各种具体材料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度高低,对表现主题有很大影响。材料是客观事物现象反映的一种客观搜集。不同的材料,对客观事物的本质反映也不同。一般来说,材料所反
映客观事物的本质及其内在联系、规律常常是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对材料要进行分析综合、概括抽象,注意向深处开掘,尽量挖掘出事物最本质的东西,对事物要着力探求其思想意义,要在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过程就是对主题的深化的处理。
3、政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括策略思想,一般通过会议或纲领性文件下发,贯彻到各级组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、具体政策。公文深化主题,必须紧紧把党和国家的路线、方针、政策与当地实际相结合,创造性地揭示在具体问题、具体事件上的意义,对具体事项上都有的现实、明确、具体的表现,把党和国家的政治意图明确在各项具体事物中表达出来。
(二)主题深化的方法
主题确立以后要讲究深度,即立意要高。务虚,就要把话说在点子上,一针见血;讲实,就要把怎么办说清楚,拿过来就能干,有操作性,切忌在半空里论过来、议过去,主题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底,有较高的政策水平,有较强的逻辑思维能力,能透过事物现象看到本质,加强对客观事物的深刻了解和理解,掌握、理解党的路线、方针、政策,材料积累丰富并能熟练地掌握写作技法。
1、敏锐察觉发现问题,尖锐、鲜明地提出问题。对客观事物中的问题要有敏锐的“触角”,能够有深厚的洞察力。在众多复杂的社会现象中发觉问题,并且敢于旗臶鲜明地表现自己的观点,阐发观点,一针见血地提出问题实质,发前人所未发,言前人所未
言。提出的问题发人深思,超前意识强,具有强烈的思想性,将产生较深的社会效应。这种方法对深化主题有着强烈的震撼作用。
2、深刻全面分析问题,立足本质剖析问题。主题的深化常常依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透过现象抓本质,由表及里揭示事物的内在联系,使主题在强有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法,把主题自然展开,在分析说明问题时,运用“是什么”、“不是什么”,“为什么这样”、“为什么不那样”,“为什么应该这样”、“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述,使内在的逻辑力将主题深化。
3、标本兼治提出措施,正确合理解决问题。根据事物的客观和主观条件,把握其主要矛盾,科学地提出对策,是深化主题必不可少的内容,表现着深化主题的目的性。公文是以行政目的为依据而发,最终是以是否解决问题来衡量其主题正确与否、主题深化与否。例如,一篇调查报告,一个工作意见、一个工作规划,从提出问题、分析问题到解决问题,就是主题的深化过程,也是思想升华的过程,并能深刻地揭示问题本质,是深化主题全过程的表现。
三、语言使用要得当
不同文种的语言特色是不同的:指挥性公文(如指示、意见、命令)的语言,应色彩庄重;知照性公文(如通报、公告)的语言,应通俗具体;报请性公文(如请示、邀请)的语言,应恭谨明确;法规性公文(如条例、条令)的语言,应简约规整;提要
性公文(如会议纪要)的语言,应概括凝练。总之,语言使用要得当。
语言使用得当,关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法,也叫“文法”,是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气,也是语法范畴之一,通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气,有的是陈述语气,有的是虚拟语气,也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气相辅相成,不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法,而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力,产生良好的社会共呜效果。在起草机关公文时,必须针对特定的事因和对象,注意机关公文的语法语气。把握好公文的语法语气,可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵,有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力。同样,领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气,这样能进一步体现领导者的讲话意图,有利于实现领导者所要追求的目的。
(一)词法
公文写作,在遵守写作一般选词规律的同时,重点是掌握好下列修辞方法。
1、敬词。为了适应上行、平行文的意境需要,公文写作中应当注重敬词的使用。所谓敬词,即表示尊敬的词语。敬词多用于公文主文尾或开端,如“请”、“贵”、“遵照”、“呈”、“报请”、“谨呈”、“为荷”等。
2、雅语。公文要求在公文写作中尽可能使用雅语,不用俗语,这是公务活动的严肃性在公文中的体现。所谓雅语,即比较典雅
的书面语。在雅语的具体运用上应注意,要用规范化的书面语不用口语,即是用雅语,有的典雅词语如“夫人”、“先生”之类,除因礼仪、引用等特殊需要,一般情况下不使用。一些文言词语虽然文字简明、含意深刻,但要酌情使用。
3、强调语。公文中的主张、意见、要求部分,常常大量用强调语作为每一部分的开始词。所谓强调语,即带有强调口气的词语,多是一些能愿动词,例如“要”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“不准”、“严禁”等。
4、进解。对前边使用了一个词,接着做出进一步的解释,这种解释的目的或是赋以新意,或是拓宽其含意。进解方法,在前词与后解之间或是使用“就是”,或用“即”,或用“也就是说”等。运用这种修辞方法,可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象,有利于防止歧义。
5、警语。公文写作中为了做到言简意赅、发人深省,当多使用一些警语。警语在公文中运用主要有三种:一是以格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街,人人喊打”等。
6、换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法。所谓换字,就是为了语言表达的准确、形象、明快,将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换。如“与其说他向前看,倒不如说他向„钱‟看”。可见换字可使语言很有说服力,铿锵有力,十分生动,形象逼真。
(二)句法
切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的,它不仅可以提高公文写作的时效性,而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞,除遵守一般写作句式修辞规律外,还要按照公文写作的特殊要求,突出自身的句法特征。常用句法有以下几种:
1、以“为”、“为了”做句首,以直接说明目的为特征的句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来,便于受文方理解和掌握,常用以介词“为”、“为了”做句首,并切直接讲行文目的句式。说明上又分为两种方法:一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务活动中的问题,尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文。如“为此,特布告如下:”,“为了解决这一问题,特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明快。
2、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要,在公文写作中常对一些内容特定的长句,通过附以数词手法,进行高度浓缩,使之言简意赅。比如,把党的基本路线概括为“一个中心,两个基本点”;再如“两个转变”,“三改三加强”等。浓缩句式要借助于数词或数量词。采用这种修辞方法,应当注意切勿为浓缩而浓缩,使句意难懂,甚至带来歧义。
3、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句,即把几个并列成分联结在一起,由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式。这种句式一般分作两种情形:一是综合修辞在前,并列成份在后。如
把“实现干部革命化,实现干部知识化,实现干部专业化,实现干部年轻化”,综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”。二是并列成份在前,综合修辞在后。这种用法前句多用虚拟语气,如“只要×××,只要×××,只要×××,就要×××”,可见不仅节省文字,而且铿锵有力。
4、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公文(即文件头),通常在开头起笔处采用这种句式。这种句式会使语言刚劲有力。比如:“现将《×××××××》发给你们,请认真办理。”“现将《××××××》送上,请审示。”
5、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结语,基本上采用重后句式。所谓“重后”,是指一句话中两个截然不同的含意,一个为“虚”,一个为“实”,而且“虚意”位前,“实意”在后。例如“是否可行,请批示”、“当否,请批示”。前半句是“虚意”,是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”,是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞,不仅文字精炼,而且,体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。
6、以“强调语”为首做特征的祈使句式。下行文中常用的祈使句,主要有两类:一类是带有命令语气以示肯定的句式。如“必须×××”、“要×××”、“坚决×××”、“严格×××”等,其中处于句首的“必须”、“要”、“坚决”、“严格”均属强调性词语。另一类是带有禁止语气以示否定的句式,如“不准×××”、“严禁×××”、“禁止×××”、“打击×××”等,它们大都是冠以“禁止”、“制止”、“严禁”、“不准”、“不得”等强调意义词语,以示庄重、严格。一些强调词语在祈使句中运用,
能进一步加强祈使句的强调语势,给人一种必须照办,不得有误的感觉,这与下行文“令行禁止”的风格与意境密切吻合。
7、以“了”为特征的陈述句式。公文中的陈述句有其运用特点,一般在一些类似于“解决”、“完成”、“锻炼”、“推动”、“开展”、“巩固”、“克服”、“取得”等动词的后面加助词“了”字,直接表示事情的完成时态,下面带宾语,形成一种完成了某一工作、任务,解决了某一问题、困难,取得了某一成绩、进展等时态的动宾句式。公文中采用以“了”为特征的陈述句式,有利于把话说的直接、简短、明快,这与公文写作“开门见山”、“直来直去”的意境是紧密相关的。
(三)语气
一般说来,日常所用语气种类繁多,但使用于机关公文的并不多,常见的有以下几种:命令语气、指教语气、定义语气、说明语气或称介绍语气、论述语气、陈述语气等等。行政公文的语法语气不同,给人的内在感受也大相径庭。
1、祈使(命令)语气。这种语气是由上级或领导者对下提出一种不得违背、必须遵循执行的语言气势。这种语气更能够体现出权力的强制性和约束性。恰如其时其地用一些命令式语气,可以提高感召力,体现出政治权力的力量。但命令式语气使用不当,例如场合不当、层级不当、比例不当等,都容易在下级中产生一定的心理抵触因素。
2、指教语气。指教语气是老者对少年,上级对下级常用的一种启发教导式的言辞。这种语气有着启发人、教导人、引导人去做某些事情的鼓动力。有机关文字中用好指教语气能够充分体现出行政管理的层级和上级机关要谋求达到的行政管理目标。但指
教语气的用场受讲授者和接受者的制约很大,用不好容易产生负作用。
3、定义语气。定义语气一般用于教科书中,之所以在此列出,是因为把某些概念和定义用在公文中常常起到强化人注意力作用,在一种比较客观平等的气氛中,引导人们的思路,向要表达的方向逻辑延伸。这种语气是一种学识多和经验多的表达形式,有一定的征服力,往往可以体现出讲话者处于较高的理论水平和实践层次,强化讲话者的威望。这种语气在理性表达时效果较好,但使用过多会让文章呆板。
4、说明语气。说明语气给人们的感受不是强制性的,但却有潜在的让人接受的作用,也就是在平静之中有着潜在的征服作用。它能让人在了解事物的真实情况的同时,不自觉地接受某些观点和看待问题的态度。同时,说明式语气也会给人谦虚的印象。
5、论述语气。论述语气在公文中,特别是在领导人的讲话中常常使用。这种语气看似是对某一论点进行全面的论述,但在机关公文中应用,目的是为了统一人们的思想认识,是为了行政沟通,因而论述式语气的用途往往是说服人,但论述语气过浓,会使文章呆板,没有灵气。
6、陈述语气。这种语气与说明式语气比较接近,但不带有对事物的看法,而只是叙述事情发生变化的经过。这种语气常常用于情况反映之类的文字材料中,主要对一个事物进行客观地讲叙,而不带有讲授者的观点。
公文中要讲求语气的使用艺术,合理使用好语气非常重要。语气用得好,能使文字材料充分表达行文主题,达到良好的效果。
但是在机关文字工作中,人们常常由于语气使用不合理,使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应注意以下几点。(1)确定语气基调。语气基调指整个文章语气基本特征。其方法:一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基调。(2)注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。二是根据行文方向确定语气搭配。三是根据重要观点确定语气搭配。(3)把握语气变化。主要做到三个结合,一是强制与说服相结合,使读者(听者)达到自觉执行的效果。二是理性与感性相结合,给读者(听者)客观真实的感受效果。三是说理与启发相结合,给读者(听者)亲切可信的影响效果。另外,讲话稿要符合讲话人惯用的语气。要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作,去思考。