关于建立内勤工作机制的通知

关于建立公司内勤管理工作机制的通知

公司各部门：

为了加强公司最各职能部门的工作协调，保证公司各项工作信息

渠道畅通，提高工作效率，经公司研究决定建立公司内勤管理工作机

制，现就有关要求明确通知如下：

一、人员组成：

公司各部门明确一名兼职内勤管理员，协调公司做好本部门的内

勤综合管理工作。

各部门兼职内勤名单暂定如下（如今后因工作需要做出适当调

1、各部门兼职内勤员除本职业务工作外，同时负有协助本部门负

责人和分管领导加强对所属部门日常行政事务管理工作维护和监督

的职责。

2、公司各部门内勤管理工作制度是在公司督查委员会的统一协助

下完成本部门的日常行政事务管理工作。

三、各部门内勤工作内容：

（一）日常工作类

1、根据岗位职责完成本岗位业务工作

2、根据公司相关管理制度，做好部门设备管理：

（1）本部门电灯、空调、电脑、打印机、电话等各种办公设备的

日常维护管理工作的监督。

（2）下班时检查部门照明灯、空调、电脑、打印机等是否关闭。

如部门加班，应友情提醒加班员工做好相应管理工作，杜绝不必要的

浪费。

（3）配合财务部做好本部门的固定资产使用、登记与管理。

（4）就上述事项，对本部门内人员进行提醒、监管及补位。

3、部门每月办公用品的申购及发放：

根据公司低值易耗品相关管理规定，负责办公低值易耗品的领用，发放，管理和维护监督，责任到人。在每月25日前统计出部门下月需要申购的办公低值易耗品，并按照公司规定制表，由部门分管领导签字，于25-26日两日内交给行政办（如遇周日或国家法定假日则顺延）。由行政办对申购低值易耗品进行核算后报采购部，采购部及时组织完成采购，由行政办及时、统一发放到各部门，逾期未能采购的由采购部做出说明。

4、档案管理：

根据公司档案相关管理规定，对部门档案资料进行统一整理和保管，并于每月、年底按要求整理、归档到公司档案室。

5、上传下达：

根据公司文件收发相关管理规定，负责有关行政公文的收发、登记、呈办、催办、归档及文档保管等工作。接、发、处理、保管一切公司商务来电来函及文件。对公司下达的意见和建议要进行及时的传递、处理，协助部门负责人将公司的文件精神传达给部门内每个员工。

6、根据公司会议管理、接待管理的相关管理规定，做好会议安排及来人接待：

（1）负责部门来宾的接待、部门会议的组织安排。

（2）负责来宾到访前，本部门所属区域的清洁工作安排。

（3）会议前与行政办协调好会议室的使用安排，由行政办负责会议前的专项准备工作（资料、投影准备等）、卫生清洁、会议中的茶水的提供。

（5）各部门内勤有责任和义务在会后协助行政办会务服务人员对会议室进行整理，处理会场中较大的垃圾，对会议室家具进行归位、关好窗户等。其它重大接待或组织活动同类。

（二）专项工作类

1、根据公司办公室5S管理相关规定，配合部门领导做好部门日常办公环境的管理：

（1）随时监督部门个人办公位的环境的保持，并在下班时定时检查，确保桌椅、桌面、文件框日常办公物品等的摆放符合公司规定；

（2）管理部门所属区域内的室内装饰品及办公器材，如室内装饰画、文化标语等是否歪斜，督查部门员工清理文件柜、桌椅等灰尘，电热水壶等器材使用完毕要及时收捡等。

（3）根据公司制定的办公室5S管理制度，对部门办公室5S管理工作进行监督，保证本部门员工严格按照制度规定的时间及标准进行5S管理工作。

2、制度的执行和推广：

领会公司新制定的规章制度，并在部门内对制度的执行情况进行监督，同时起到协助制度推广的作用。

3、根据考勤管理相关规定，做好考勤管理监督，协助部门负责人

做好本部门的员工招聘申请、入职办理、离职结算等管理工作。

4、完成公司布置的其他任务。

5、领导临时安排的本部门的其他工作。

四、工作协同安排

公司督查委员会作为公司各职能部门内勤工作制度下日常性管理事务的统筹机构，行政办为督查委员会下设的内勤管理办公室，应协同各部门内勤进行日常办公秩序的维护，营造良好的工作氛围和环境、共同建立优良的企业文化。

1、公司整体日常办公秩序的不定期抽查，由行政办和督查委员会负责。

2、各部门办公秩序、办公清洁由各部门内勤予以督导、梳理。每周各部门内勤协同行政办和督查委员会对公司日常办公秩序进行定期检查，并对检查情况进行通报。

3、每月行政办和督查委员会将检查结果以通报的方式予以告示，以便各部门了解检查结果，并在管理上予以及时调整。

五、工作要求

（一）要充分认清内勤工作的重要性，增强做好内勤工作的事业心和责任感。内勤工作人员工作要积极、主动、严谨、细致，确保各项工作高标准、高质量、高效率。

（二）内勤工作人员适时召开会议，主要通报各部门主要活动安排和各部门主要工作情况，汇总工作信息，检查督促落实和完成各项工作任务。

（三）各部门内勤工作人员如需变动，要及时明确新的员工负责，并告知公司督查委员会处，确保工作的连续性。

六、奖惩机制

各部门内勤是为各部门设立的内务及后勤保障岗位，大家在平凡的岗位都作着不平凡的贡献，为了奖励优秀的内勤员工和及团队，针对办公秩序、办公清洁的维护拟定如下奖惩：

1、每季度行政办和督查委员会对每周定期检查结果进行汇总，对分数排名第一的部门予以300元现金奖励，奖金奖给所属部门内勤。

2、连续2季度评比结果在倒数第1或第2名的部门，扣罚300元，其中分管领导扣100元，部门负责人扣罚100元，内勤扣100元。

3、考核成绩做为公司年度优秀部门和优秀员工重要参考数据。 公司每一位员工都肩负着维护公司及本部门良好办公秩序和工作环境的职责，共同创造公司卓越的运营管理机制。

特此通知

江苏运河文化城投资开发有限公司

二○一一年六月二日