当代秘书活动的基本特征

秘书活动的基本特征问题，一直是学术界关注的一个焦点之一，但秘书学家们几乎无一例外地陷入了一个怪圈，那就是单方面夸大秘书的服从与辅助特征而忽视其个性特征。究其原因，主要有两方面的缺陷:一是分析方法不科学。大多数研究者一方面只顾将秘书活动同领导活动进行比较分析，难免将某个特点无限扩大升华出以偏概全的结论；另一方面又多从传统的认识入手，而没有对秘书活动本身进行历史地分析和开掘，单纯的以古证今从而使得秘书活动特征理论僵而不化。二是分析角度不够科学。研究者大多站在领导的角度分析秘书活动特征，过分强调领导的地位，忽略了秘书的地位。这两方面的原因使得我们的秘书特征理论显得苍白而陈旧。
我们认为，对秘书活动特征的探索，可从以下几个方面入手：
首先要用历史的眼光分析问题，因为历史毕竟是历史，现实毕竟是现实，秦始皇统一天下时，王贲、白起、李斯等助手的功劳不能抹杀；刘备争得一方天下时，诸葛亮的卓越功勋不能忽略。自然，说他们的基本特征是综合辅助性就不足为怪了。然而当今天下再也不是振臂一呼群星蜂起时代了，领导者们也早已不是揭竿而起的虎适之雄，可以说当今秘书是领导最得力的合作者――为了集团的利益，为了发展中的中国。秘书们再也不仅仅是“文抄公”、“三办公务员”，他们早已向复合型、协作型人员转化，可以说他们是既“谋”又“参”，由为他人做嫁衣的后台走向前台。
其次，要探讨秘书活动的基本特征，必须立足于秘书活动本身，必须把秘书活动当作一个独立的研究对象去分析。而不能总是把秘书活动当成一个附庸物。许多学者也都有如此看法。纵观秘书活动的产生、演变、发展的历史，我们会发现，其实秘书活动的基本特征非常鲜明，而且具有明显的时代特征，我们将其概括为三大特征，即：创造性、协作性、专业性。
创造性高于服务性
“一个没有创造力的民族是没有希望的民族”，因此，当今社会特别注重提倡创造性人才的培养，作为许多社会变革的直接参与者的秘书自然也不例外。
正如许多专家所言，中国进入wto后，对秘书的要求更高了。只有高智能的秘书才能做好领导的参谋和助手。创新性人才的提倡要求当代秘书必须具有超前意识。秘书活动从它发生的时候起，就具备了超前预测性，而在当代中国成为了秘书最主要的特征。从战国时代商鞅的变法图强到举世闻名的里根总统答谢会，从秦朝李斯力排众议到北京市副市长征婚95对信任集体婚礼，无不鲜明地体现了秘书活动的超前性特征，这也正式“领导”们立于不败之身国富民强的重要法宝。当代社会秘书们活动范围扩大，内容繁杂，但超前性特征并未减弱。秘书在其职能活动中，辅助领导决策、处理信息、协调关系、掌管文书、组织会议等方面的创造力是不言而喻的。
诚然，秘书也要服从于领导的指挥，但听从决然不是盲从、仆从。我们认为，当代社会是一个知识经济的社会，要想在各种经济活动中取得“双赢”，创新意识的提倡就显得尤其重要。创新型秘书人才，具有强烈的开放型思维和创新精神。当今社会是一个知识经济的社会，人才竞争激烈，在工作岗位上，必须常有新创意、新发明、新发现，才能为不同层次的服务对象不断提供新点子、新设想；唯有超越竞争，才能够发现更有战略价值的新领城、新课题、新技术、新产品，不断形成最具创意与活力的“人无我有”的优势，这是民族的灵魂。

协作性优于辅助性
在秘书活动特征的研究中，大多认为辅助性是秘书活动的基本特征之一，但我认为，较之辅助性特征，秘书活动最鲜明的是它的协作性特征。
社会有种种社会角色，秘书也不例外。秘书的角色意识，是秘书人员对秘书责任、义务自我感知的心理活动。如果说古代的商秧辅秦穆公、诸葛亮佐刘备更多地体现出他们的辅助性的话，那么当代秘书活动则主要表现为团结协作精神。如果缺乏主动性和团结协作的精神，秘书人员便成为一个机械履行秘书职能的“机器”，就无法发挥秘书由强烈的社会责任感而引发的主观能动作用了。
常言道：“秘书是关起门来做领导”，然而这“领导”的做法就大有学问了，也就是要合理把握一个“度”的问题。诚然，与领导活动相比，秘书活动处于被动的从属的地位，但被动从属并非秘书活动的全部，这就需要秘书要成为新时代的协作型人才。
当今这个时代最明显的特征是合作取胜、协作竞争，即是“双赢”时代，是共同发展的时代。干事业需要一批人而不是几个人，在知识经济的条件下，人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强，但是性格古怪，自视甚高，很难与人共事；有的人才华横溢，但私心过重，也很难委以重任。西汉初年刘邦在会集群臣时说：“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外，吾不如子房；镇国家，抚百姓，给馈铜，不绝于道，吾不如萧何；连百万之军，战必胜，攻必取，吾不如韩信。此三者，皆人杰也，吾能用之，此吾所以取天下也”刘邦的话正道出了秘书活动的另一大特征――协作性特征。普通人所说的“智囊团”、“思想库”本身就是对协作特性的最好注解。
专业性强于综合性
正如许多学者所言，从秘书工作的内容看，秘书活动具有综合性、系统性的特点，普通人更乐意通俗地称秘书为“杂家”。秘书活动涉及面宽，具有综合性、全面性或广泛性，各色人等千人千面，大千世界千变万化，这就要求秘书人员必须是多面手，随时能独当一面，或同时解决若干问题，要求秘书人员成为“杂家”或“通才”。
诚然，秘书的确需要广纳百川式的知识结构，然而，当今社会迅猛发展，各类新思潮、新事物、新现象层出不穷，但人的精力是有限的，因此秘书不可能对浩如烟海的社会和学科全盘了解，要求他们真正做到“上通天文地理，下知鸡毛蒜皮”，也是强人所难的事情，我们认为秘书更应当以“专业性”为主要特征。当然，秘书活动的专业化不同政治家、文学家、哲学家、美术家、音乐家等的专业化，现实实用更是秘书活动专业化特征的要求，秘书的“专”是协调人际关系、适应社会发展方面的“专”；秘书的“专”是处理信息、“办文办会办事”、组织活动等方面的“专”；是协调种种关系这一特定领域的“专”。“杂”主要是对秘书人员在知识内容、业务能力等方面的要求，它与专业性并无冲突。
“专业化”是迅猛发展的社会对当代秘书提出的新要求，国内国际莫不如此。从国际形式来看，由于秘书工作分工细，要求的技术含量就高，如美国41个分工种类，光工资等级就分14种，从低层次秘书到专职秘书，到秘书的管理阶层，形成规范化体系，故专业性强，从而视核行业为终身职业的人也趋多。中国古代的“食客”们正是凭自己的一技之长立足于当时的“社会”，当代社会秘书活动的专业性特征同样需要强化。因为没有专业性，秘书活动也就失去了它的个性；没有专业性，秘书活动就难以为继。因此，我们要深刻认识秘书活动的专业性特征，突出地强调它，重视它，实践它，这样才能便秘书活动与时俱进、适应迅猛发展的当代社会，这样才能使我们的秘书工作得到更加完善更加健康的发展。