论述档案管理标准化存在的问题

论述档案管理标准化存在的问题

作者：邢学英

来源：《科学与财富》2015年第05期

摘 要：档案管理对企事业单位发展具有重要意义，基层档案管理标准化，可以使单位的建设更加规范，而且有利于促进单位的整体管理水平。现有条件下，我们的基层档案管理尚不完善，本文就档案管理标准化存在的问题展开论述。

关键词：档案管理；标准化；存在问题；措施

信息化、办公自动化技术的迅猛发展，使各行各业的生产和管理模式发生了巨大改变。 传统的档案管理工作也面临着挑战，陈旧的档案管理机制落后于时代发展，不利于单位管理工作效率的提高。因此，要对档案进行标准化管理，提高档案管理的综合水平，全程记录新时期基层单位建设发展的风貌和功绩，更好的促进单位的各项工作的进展。

1 实施档案管理标准化的意义

档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。

2 档案管理标准化存在的问题

2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性

档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。

2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。

2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。

3 档案管理标准化问题的解决措施

3.1 建全档案管理标准化管理机制

针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。

3.2 加强档案管理队伍建设

针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。

3.3 抓住档案管理标准化的工作重点——财务档案管理

在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在

基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。

3.5 加强对档案管理标准化的监督检查

档案管理标准化实施是个动态的过程，档案随着单位的建设进程和人员的流动情况不断的更新和补充，档案管理的机制和模式需要档案管理人员具体落实和操作。而档案管理标准化的效果和水平究竟如何，是否真正的摆脱了传统落后的模式，是否真正的推动了基层单位的现代化管理及建设的进步，需要科学的考核，同时也离不开有力的监督和检查。有的部门和单位虽然建立了合理、完善的档案管理标准化机制，却因为管理人员执行、实施不善，从而引发了许多档案管理问题及漏洞。对此，我们建议有关领导要一方面定期检查和监督档案管理情况，发现问题及时纠正，避免发生更严重的后果；另一方面，实行奖惩分明的科学考核制度，督促管理人员认真负责，严格管理，将农村档案管理标准化向纵深推进。

总而言之，档案管理标准化是实现管理现代化的重要环节，对基层单位的经营和发展具有重要的推动作用。我们的单位领导和档案管理人员，要努力健全档案管理体制，不断提高档案管理的现代化水平，学习科学的档案管理经验，有效的对档案标准化管理、执行情况进行监督，推进整个单位的现代化进程，从而推进中国特色社会主义建设更好的前进。

参考文献

[1]王冬梅.档案管理工作中存在的普遍问题及对策[J].黑龙江科技信息，2011（8）.

[2]赵文婕.高职院校人事档案信息化管理研究[J].东方企业文化，2014（2）.