OA办公系统项目建议书

OA 办公系统项目建议书

一、OA 办公自动化系统项目的启动思路

随着公司不断发展壮大，内部信息化建设逐步提升，管理的要求也越来越高，现有的手工管理体系已经不能满足目前的管理需求。以全面提升运营速度、管理质量、快速反应能力和降低运营成本为目标，建议采用现代的管理工具，以提高管理效率，降低管理成本，促进内部企业文化、知识的积累，为公司长远的业务发展赢得有利时间。办公自动化（简称OA ）实现后，可将各类审批、各种通知、报表、工作任务的安排及完成情况汇报等在网络上实现，不但能节约数目可观的办公费用，更为重要的是能为领导提供随时随地的办公条件，各种信息的掌握和各种工作指令的发布及接受不再受到地域的限制，将大大提高工作效率。

在此目标的指引下，建议选择适合我公司管理情况的通达OA 系统，并提交结果给公司领导参考审批。

二、OA 系统项目建设的总体目标

1、充分利用先进的计算机网络技术，建立一个覆盖公司办公场所及所属分支机构的办公自动化系统，为各部门、各办事处提供信息交换平台，有效协调、处理各部门及办事处之间的工作，提高内部处理事务的准确性与及时性，全面提升日常办公效率。

2、在OA 系统上实现公文流转、协同办公、信息发布、知识文档共享等工作，实现办公自动化。

3、OA 系统通过内网或互联网方式访问，为各办事处及异地办公用户提供远程办公支持。

4、OA 系统支持大并发用户同时在线使用，为以后扩展提供基础。

三、 OA系统项目应用价值

OA 系统应用价值具体体现在下面几个方面：

（一）整合单位资源

1、通过网络技术将单位的资源（如人、物、知识、经验、制度、文件等）集成在一个平台上进行管理使用。

2、有效积累优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。

3、将行政各种办公用品等资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。

4、建立正规、科学、开放的制度和文化，保持旺盛的生命力，保障内部的健康持续发展。

（二）加快了信息流通

1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。

2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。

3、所有员工都可以在第一时间知道单位的最新动态和政策，更加关注单位发展。

4、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，以快制胜。

5、员工们能在OA 平台上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。

（三）规范办公流程

1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位内部充满活力，促进持续发展。

2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。

3、办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。

4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。

6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动带来的客户流失的风险。

7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。

8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的工作。

9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。

10、单位可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。

11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

（四）提高办事效率

1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。

2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。

3、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。

4、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

5、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。

6、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。

7、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

OA 系统即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。

OA 系统将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了办事效率和对信息的可控性，使管理趋于完善，提高执行力，最终实现市场竞争力全面提升的目标。

四、 OA系统项目实施运行及规划

（一）实施的价值

1、通过OA 供应商专业化的实施服务，帮助我们优化进而固化业务流程，规范、完善管理模式；

2、通过OA 供应商规范化的实施服务，保证项目的顺利推进，降低应用风险，缩短实施时间；

3、帮助单位培养技术和业务能力兼备的系统管理和应用管理人才；

（二）OA 项目规划

第一阶段共性应用（15-25个工作日），实现无纸化办公环境，顺利完成组织行为的一次革命。快速完成部门的协同信息、文件审批、公文、信息发布、综合办公、知识管理等诸多标准功能的实现，满足所有关键应用和部分扩展应用，迅速建立起单位的工作平台，降低期初全员使用风险。

第二阶段局部深化阶段，通过半年或1年以上的协同工作的磨合，让协同平台中的使用者评估应用价值，并规划内部协同的进一步提升和管理优化，通过协同办公平台实现系统级互联，成功渗透到业务细节，形成巩固的应用。

五、OA 系统项目设计原则要求

1、实用性与可扩展性

(1)OA系统应结合本单位业务特点，能满足各部门日常办公业务工作需要。

(2)OA系统应尽可能为本单位将来业务发展预留空间，因此应做到：

A.各子系统模块化，可移植性较好；

B.接口标准规范化，为其他后续的信息化产品预留充分余地；

C.流程可定制，可实现各种复杂条件流程设计，可由系统管理者根据实际应用情况自行设计表单。

2、可靠性与稳定性

OA系统必须具备较高的可靠性与稳定性。

(1)系统应对用户数据输入的合法性进行严格校验。系统不会因用户非法输入而造成程序中止；

(2)OA系统应在资源占用、数据存储等方面设计合理，不应对服务器造成过高

压力而导致死机或服务器操作系统崩溃等情况。

(3)OA系统后台数据库应采用目前为业界认可的关系型数据库。OA 系统设计时应对未来办公信息容量具有充分的把握，确保系统运行较长时间(如两年以上) 后不会因信息过多、数据库容量不足而导致整个系统的崩溃。

3、标准性与开放性

OA系统在总体设计、模型设计、程序代码设计中应选用国际标准的软件技术，使系统具有较强的可移植性。

4、先进性与兼容性

(1)OA系统应选用当前较为先进的软件技术编写；

(2)软件的体系结构的设计先进合理；

(3)具有较好的兼容性，主要从硬件条件、服务器软件平台、客户端环境以及程序和数据库与其他程序的接口方面等。

5、美观性与易用性

软件界面美观大方，色彩搭配合理，界面的设计清晰明了，易于掌握。系统安装调试简便。

6、保密性与安全性

(1)完善的身份认证功能；

(2)具备完善的用户权限控制机制；

(3)重要信息应以加密方式存储，防止超级用户从数据库中窃取信息；

(4)完善的日志及跟踪功能，对OA 系统内主要事件需做相应的记录，记录中应包括用户名、日期时间、客户端IP 地址等；

(5)具备方便的数据备份及灾难恢复能力，可在服务器系统崩溃后最短时间内

使系统恢复正常运行；

7、兼顾传统模式

OA的实施不可一蹴而就，在较长一段时期，应充分考虑纸介质文档与电子文档同时并存的情况，因此OA 软件的设计应充分考虑系统实施初级阶段的特点。

六、 OA系统应具备的功能

1、协同办公

内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）, 设置新建、待发、已发事项、待办事项、已办事项，是办公中最常用、最重要的部分。通常的办公事项，如工作请示、汇报、审批、工作安排、信息传递等实际事务、事件等均可借助于协同事项功能完成。并支持流程管理，时间节点考核管理等，为绩效提供支持。

2、公文管理

要求必须符合内部公文流转程序及格式；便于操作，简单易学；通用性较好，兼容性较强。能实现外部收文的登记、分办（转办）、拟办、阅批、承办、督办、反馈、归档，内部发文、呈批件的起草、会签、核稿、签批、编号、制发、督办、反馈、归档等。

3、文档管理

系统提供对个人档案和单位档案进行集中式信息管理，并通过授权下级部门的档案管理员，实现不同部门或下级单位的多档案员管理。并按权限设置读权限 （查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）。文档管理还应该具有文档、邮件、协同、公告、计划会议、本地文档互相通联，并且实现分级权限，可以实现单位内办公人员资料的存放、共享和转发。

4、日程、计划、会议

实现了较为完善的日程、会议、计划管理，支持个人日程、部门日程、项目日程的安排。在日常办公中对于各种计划进行有效可控，实现中下级向上级报计划，上级进行计划的回复和批示；通知各种会议的召开，确定召开时间和参加人员；安排个人的每日的事件等等。

5、审批管理

具备严密的审批权限控制并灵活的表样制作权限。完成内部各种文件、单据的审批流程应用，如：新闻审核流程/稿件审核流程/市场费用申请/特价申请/费用报销/业务差旅申请/报告流程/合同审批/客户投诉处理/采购申请/固定资产报废申请/公务联络/办公用品申报/公章借用/客户接待申请/用车申请/员工培训申请/部门用人申请/人员调动申请/员工奖励审批/员工违纪处罚报批员工转正审批/加班申请/考勤汇总/出勤补登/请假申请单/工作交接/重要工作请示等涉及所有日常工作审批应用。

6、行政办公

(1)信息发布

具有相应权限的用户可通过OA 系统将本单位相关信息发布，软件应提供按照不同类型发布，并可以选择发布范围。

(2)调查

具有相应权限人员可在OA 中发布调查，通过OA 的在线调查系统可及时了解员工对某事件的意见和看法。

（3）讨论

为内部工作人员提供一个交流和讨论的环境。论坛建有不同版块，可以对不

同版块中的文章进行管理和维护，还应提供精华区的功能以方便用户浏览其中的精华文章并可对重要文章置顶处理, 要求：支持FLASH 和讨论区版主。

(4)行政办公辅助功能

行政办公等流转程序，会议室管理、车辆管理、办公用品管理、图书借阅功能。

6、电子签章

OA软件应具备电子签章功能。电子图章的管理、签盖须严格按照印章使用制度实施。电子图章的使用必须具备较高的保密性、安全性及防伪性。

7、其他：关联其他系统

8、公众信息查询

办事程序、天气预报、列车时刻、邮编区号、日历、论坛等。

9、系统管理

OA系统应提供完善的后台管理功能。通过后台系统，管理员可对整个系统进行权限划分、用户管理、系统参数设置、流程定义以及系统日志查看等。

七、OA 系统投资预算