企业采购业务的内部控制制度设计

　　摘 要：文章以制造业企业为例，从采购业务的内容出发，结合企业采购流程设计一套使企业采购业务得到合理控制的制度设计规范。 　　关键词：采购业务；控制；制度 　　中图分类号：F253 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2012）01-0222-01 　　 　　采购业务的内部控制制度设计,就是依据采购业务的业务发生频繁、工作量大、运行环节多、货物流动带动资金流动、容易产生管理漏洞等工作特点,设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规范执行,严格监督,认真考核,使采购业务规范化、标准化、制度化。 　　一、企业采购业务活动的内容。采购业务涉及实物资产收入、使用和处置，又涉及资金支付结算事项。以制造业为例，企业的采购业务内容主要包括：（一）生产或管理部门根据采购预算或计划提出采购申请。企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货需求来分析决定生产授权，签发预先编号的生产通知单和材料需求报告。（二）对采购申请作出审批。审批人根据职责、权限等程序对采购申请作出审批。（三）实施采购。采购的过程包括联系商家、谈判、签订采购合同等。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。（四）验收商品或劳务。采购物资或接受劳务后理应对着订单或购货合同进行验收，由独立部门或人员对货物或劳务进行品种、规格、数量和其他内容进行核实，并出具验收证明资料。（五）支付款项。（六）进行账务处理。以支票结算为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其相关账薄。（七）对采购工作进行检查和评价。 　　二、采购控制制度的具体设计。根据《内部会计控制规范――采购与付款（试行）》的要求，实现企业采购业务的控制目标，单位应建立以下制度。（一）采购业务岗位分工制度。只有进行了科学的岗位分工，才能有效预防采购业务的中的弊端，保证采购业务活动的合法性、合理性和经济性。（二）采购业务授权批准制度。（三）请购制度。企业应建立采购申请制度，依据购置物品或劳务类型，确定管理部门，授予相应的请购权。（四）采购业务审批制度。对于超预算和预算外的采购项目，应明确审批程序，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要对请购申请进行审批。（五）采购业务验收制度。（六）采购业务付款制度。（七）采购业务监督检查制度。企业应建立采购业务内部会计控制的监督检查制度，明确监督检查机关或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。 　　三、采购业务的具体内部控制方法。以制造业企业为例，一般而言，我们把采购业务的环节归纳为采购预算、请购、采购作业、验收入库、货款结算、账务处理及检查分析与评价六个环节。如下图所示。 　　（一）采购预算。采购预算是根据销售计划或生产进度，由使用部门填报“采购预算申请单”，经有关部门核准后，交采购部门编制。该环节具体控制工作有以下几个方面。1、划分申请采购部门。对于常备原料和生产用常备物料，通常由使用或仓储部门提出申请；对于常备物料中非生产用物料和非常不物料，可以由总务部门提出申请。2、采购预算编制。采购预算编制依据是个申请采购单位已获批准的“申请采购单”。采购预算内容包括采购品名、规格、质量标准、数量、单位价格等。3、采购预算批准。采购预算批准需要经过单位预算管理委员会通过。如果单位未建立全面预算管理体制，单位主要原料及其他金额较大的存货采购应有总经理、主管存货采购的副总经理、“三总”（总工程师、总经济师、总会计师）和相关部门负责人通过会议或联审等形式进行集体决策。（二）请购。采购部门收到请购单后和在最终发出购货订单前都必须对于对该数量、订购对象及发出购货订单时间三个方面做出决定。请购环节应从以下方面进行控制。1、采购申请控制。有关部门或人员应按以销定产和库存合理的原则，根据单位预算和实际情况，及时向有关部门提出采购申请。凡是不需用、不急用的材料一律不得采购或提前采购。2、审批控制。审批人根据职责、权限和程序对采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请，审批人应该要求请购人调整采购内容或拒绝批准。（三）采购。采购作业是以审批过的请购为依据实施采购的过程，在这一过程中要决定供应商、采购价格、签订合同等事情，它是整个采购环节的关键控制环节。1、供应商的选择。选择供应商不仅要货比三家，而且更要注意从企业的战略出发，考虑原材料供应的长期性、稳定性。2、采购价格的控制。采购价格是最容易出现违纪、违规问题的环节。采购价格的控制需从组织、程序、授权与批准等方面进行控制。通常要首先控制制定价格的标准，可以考虑成本项目、价格制定方法等因素。3、采购数量、时间的控制。采购数量控制是对订购多少的控制。采购数量多，价格就便宜，但不是采购越多就越好。对采购数量的控制，采购部门应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内。（四）验收。验收从以下两个方面进行。1、凭证审核。凭证审核的内容包括对入库存货的相关凭证加以确认。发现问题应及时与采购和生产部门联系，并采取相应的措施。2、数量、质量的检验。对数量的检验包括实际交货量与交货通知单的数量是否一致；实际数量与订货单副本数量是否一致；实际交货量是否能达到生产作业计划中的需要量等。（五）付款。付款环节则侧重于现金流控制。付款申请由债权人已经销售发票提出，送交采购部门的采购人员，采购人员报采购部门主管审批，经审批后的材料报送财会部门审核，审核无误后，由出纳直接付款。（六）采购业务检查分析与评价。单位应定期与供应商和对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。采购与付款业务监督检查的内容包括：采购与付款业务相关岗位与人员的设置情况，采购与付款业务授权审批制度的执行情况，采购与付款业务验收制度的执行情况，应付账款与预付账款的管理。 　　 　　 　　 作者单位：范丽娜 河北定兴第一中学 　　 姜永涛 华北电力大学科技学院动力系 　　参考文献： 　　[1]国际内部控制师协会（IIA）著.内部控制实务标准[M].中国内部控制协会编译.北京:中国时代经济出版社,2003. 　　[2]王光远.现代内部控制十大理念[J].审计研究,2007,02:24-29. 　　[3]李志敏.内部控制：公司治理的重要机制保障[J].资本市场,2010,03:109-112.