办公用品采购发放保管流程
绍兴县科创激光技术有限公司
办公用品采购分发管理制度
一、目的:
为加强管理,规范公司办公用品采购,领取及保管行为,既节约开支、减少浪费,又保证正常工作开展,特制定本制度。
二、办公用品采购流程、分发及保管
1、采购范围:
具体包括购置办公设备、办公用品、食堂用品、会议用品及日常消耗性支出。 2、采购流程:
(1)每月25号各部门员工向部门主管上报申领物品计划,由部门经理依据该部门实际情况审核及统一汇总并填写《办公用品领用申请单》,然后上交办公室;
(2)办公室依据库存情况,列出待购物品清单并填写《办公用品申购单》,经办公室主任及总经理批准后,方可购买;
(3)购五百元以上办公用品时,采购人要做到货比三家,择优选购,保证质优价廉,开支适当。若不按计划购买,所用款项自负。
(4)购回的办公用品,依照实际采购数量由财务部做好入库登记填写《办公用品入库登记表》,各类物品增减情况、领用情况、结余数量应帐目清晰,帐实相符。
(4)除正常配给的办公用品外,临时急需的须告知办公室专人,由办公室专人向总经理请示,批准后方可领用或安排专人购买。 3、办公用品发放
(1)每月1号,财务部根据各部门上交的《办公用品申购单》进行发放,领用人必须在《办公用品领用登记表》上签字。其中易耗管理品由于具有可重复使用性,员工在申领办公用品时,应以旧品来替换或以其它方式证明原领用品已无使用价值;
(2)公司新聘工作人员办公用品,办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为
其配齐,以保证新聘人员正常工作。
(3)物殊情况下,员工可以在获得部门主管同意后到办公室申领;
(4)员工离职时,应将剩余办公用品缴还公司,由该部门依照残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。并在《离职审批表》相关栏目中予以确认后,方可报财务部办理结算手续。 4、办公用品保管
(1)办公用品由财务部负责统一保管,购回的办公用品要及时验收,建立帐簿,办好入库、出库手续;办公用品出库时,需由领取人签字。 (2)办公用品不得挪作私用。
(3)每月30号财务部依据办公用品入库和领用情况填写《办公用品清算单》,交办公室备案,真正做到日清月结。
三、固定资产管理安全制度
1、办公用固定资产(以下简称“固定资产”)管理安全规定。固定资产的安全按照“谁使用、谁保管、谁丢失、谁负责”的原则实行。
2、财务部对经采购的办公用固定资产进行登记,并明确相应的责任人。固定资产因工作关系进行移交需将移交清单送一份给办公室备案,办理责任人变更登记。
3、相关使用者对所负责的固定资产必须正确使用,精心爱护,保证固定资产完整性。不准用办公用固定资产办私事。未经许可,不得将固定资产借给外单位或非本公司工作人员使用。固定资产出借,应由借用人写出具借条,明确使用期限,由批准人签字同意,方能出借。借用人到期归还后,责任人应对所借资产的完整性进行检查。
4、因不正当操作使用,或因个人过失,或因故意损坏,对固定资产造成损坏,责任人或过失人应予赔偿损失,承担全部责任。故意损坏的还应责令写出书面检查,给予严厉批评。出借后的固定资产造成的损坏由借用人负责赔偿。
5、因保管不善造成固定资产丢失,责任人应予赔偿,承担全部责任。固定资产出借后造成丢失的,由借用人或批准人赔偿。
6、经妥善保管后,固定资产发生被盗的,责任人应当写出情况说明,由公司领导研究认定
责任。
7、固定资产报废规定。出现下列情况,责任人可以申请报废: (1)固定资产已过设计寿命,确实不能再使用的。 (2)固定资产出现故障后无法修复的。
(3)因本设备技术水平落后,不能与相关配套设施配套,而造成事实上不能再使用的。 (4)设备使用成本过高,超出该设备自身价值的。固定资产报废程序按财务有关规定办理,由办公室和财务室具体负责,统一处理。
备注:此制度后期管理中如发现不妥之处将不断进行修订,最终解释权归绍兴县科创激光有限公司所有。
办公用品领用申请单
日期: 年 月 日 部门负责人: 办公室:
备注:表格一式二份,一份办公室留档,一份财务保管。
办公用品领用申请单
日期: 年 月 日 部门负责人: 办公室:
备注:表格一式二份,一份办公室留档,一份财务保管。
办公用品申购单
日期: 年 月 日
备注:表格一式二份,一份办公室留档,一份财务保管。
办公用品申购单
日期:
年 月 日
备注:表格一式二份,一份办公室留档,一份财务保管。
办公用品采购分发工作流程图