浅谈财务会计电子档案管理与再使用
浅谈财务会计电子档案管理与再使用
财务会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。
财务会计电子档案的管理不但是企事业单位财务管理的基础工作，而且还是企事业单位整个档案管理系统的重要组成部分。做好对会计电子档案的管理工作，对提高会计电子档案可重复利用的济价值具有重要的意义。笔者试结合相关单位的会计电子档案管理实践，对如何做好会计电子档案管理与使用作如下研究与探讨。
一、财务会计电子档案管理与再使用的内容
财务会计电子档案指储存在磁性介质中能被计算机使用的会计数据，以及会计软件制造商编制的各种文档程序和其他相关资料。财务会计电子档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种会计档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种财务会计电子档案得到合理和有效的利用，并安全保存。
二、财务会计电子档案的特点
传统的财务会计档案是包括会计记账凭证、会计账簿和财务会计报告等纸质会计核算资料。它们是记录和反映企事业单位经济业务的重要财务会计资料和证据。这些资料和证据具有严格的数据勾稽关系、时间连序和不可更改等性质。企事业单位实行财务会计电算化系统以后，由于产生了许多电子数据与文件，财务核算和多年财务会计资料的查阅均在计算机上完成。财务会计电子档案与传统会计档案相比有许多自身的特点：
（一）保存、存储形式多样化。财务会计电子档案主要是存储在磁性介质中，而存储财务会计数据的磁性介质一般就包括磁带、光盘、移动硬盘、U盘和其他磁性介质。
（二）再利用的特殊要求。通常纸质的会计档案具有直观可视性，普通的电子文件都是文本文件或准文本文件。然而，财务会计电子档案因为会计核算、管理的特殊性决定其电子档案必须在特定的计算机硬件和软件系统环境中才能再利用。
（三）保存、存储条件要求高。财务会计电子档案具有易被损坏，难留痕迹的特点，同时又受载体的材质、载体存放的环境、载体存储信息的有效期等条件影响。
（四）管理更加复杂化。实行会计电算化的时间越长，会计电子档案与财务软件的版本通常就越多。面对繁多的软件和电子文档就应该进行分类管理。