人事档案管理模式的变革--

人事档案管理模式的变革：社会化、开放式管理

内容摘要：

随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革，与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式来梳理和管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究适应社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。本文主要谈谈这种模式的含义、特点、及建立这种模式的意义。

关键词：

人事档案 社会化 开放式 管理

一、人事档案管理模式变革的含义

随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革，与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式来梳理和管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究一种新的人事管理模式，这种模式是符合时代的发展要求，是与市场经济的发展相适应，和现代社会信息化程度密切相关的一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点：

（一）、人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。WTO 的加入和市场经济的建立，相距产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型

的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，而市场经济条件下已建立的具有较强社会性的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构。

（二）、人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也比较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

（三）、利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样

性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案经常会被组织和个人查阅利用，但他们的要求不一样，呈现出多种多样的需求。

（四）、人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，减弱了人事档案程序化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与当时管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才交流信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、人事档案管理模式变革的特点

（一）、人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段。市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统的人事档案管理模式有多不同。在传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在当时的人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式已不适应现代人事档案管理模式，它只能是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方

式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善并与时俱进。

（二）、人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理。由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没有什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

（三）、社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。21世纪是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口进管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的神话，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。

企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于小时，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工登记由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

三、人事档案管理模式变革的意义

在中国，人事档案与户籍对人才的流动性具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，即便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建议一种社会化的开放式人事档案管理模式是多么必要。

1、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索

利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化。乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点和进行合理的丽娟分工。要在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、行使和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息沉余度，提高档案利用的效率和效果。三十在坚持贯彻“以我为主”鬼党员的的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同志，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不复杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案简直的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

参考文献：

[1] 付爱琴《叶尔羌论丛》，新疆电子出版社，2008.7

[2] 胡克明《建设屯垦戍边新型团场与加快推进兵团农业产

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