超市商品订货作业规范

商品订货作业规范

为保证门店形象，提高销售，杜绝商品缺品、缺货、漏订、多订等现象的发生，使门店、采购、配货中心与供应商之间能够通力协作，缩短到货周期。使各门店店长、门店所有员工及采购人员有更多时间与精力投入到商品结构、商品销售与库存的管理，特制定此订货作业规范。

商品订货类型分为四种：日常商品订货、促销商品订货、团购及突发销售商品订货、新品订货。

商品订单类型分为五种：日常订单、紧急订单、永续订单、促销订单、新品订单。 商品订单的下单人及审核人：商品的下单人为各门店店长（仅限直配的日配类商品），总配订单的下单人为商品相关采购、审核人为采购总监。

一、商品的订货流程：

所有商品最基本的订货要求为：凡门店商品状态为正常的商品，库存必须保证排面陈列；门店的畅销商品除在保证排面陈列要求的基础上还需加上可供五天销售的库存（如订货周期是14天，且每周订货的可不必考虑附加的5天库存）。门店促销商品的首单订货除在保证促销商品陈列要求的基础上还需保证该促销商品在促销期间的基本销量（生鲜、日配促销商品因储存条件限制，该类商品的首单订货仅需保证促销商品陈列要求加上储存条件许可下的库存）。且所有商品的订货需有书面记录并需在系统内生成订单予以体现。

促销商品首单订货量的确认方法为：促销商品的促销天数×促销商品前十五的日均销量×2

临期商品进行促销的无需考虑以上基本销量的确认方法，以清空临期商品库存为宜！ 所有商品订货的责任为谁订货谁负责，严禁门店、采购利用职务之便在订货时发生与供应商相互勾结牟取私利，随意加大订货量，更加禁止欺压、卡榨供应商对该订货商品不订货的现象发生。

1、直配商品订货流程：

直配商品由门店根据系统内设定的可订货日期及到货周期进行商品订货及收货！ 直配的日配商品（目前仅限低温乳制品，且适用的是永续订单）由门店直接下单给供应商订货（订货量+库存量的可销天数不得超过7天，且供应商送货时店长需负责将临期商品与供应商进行调换）。如订货量在连续一个月内合计订货量小于7天可销天数的则采购需将此商品进行商品状态关闭！

供应商直配商品及总部配送的商品各门店及商品相关采购需要求供应商在收到订单后的三天内货到门店，供应商直配商品凡供应商未能按要求及时到货的，门店班长需及时催促供应商到货并通知店长。门店店长与每周五上午九点前将整理好的门店本周未按要求到货的供应商的订单以书面形式上报相关采购及营运部相关负责人，采购需对门店上报的情况予以核实并在每周五下午五点前以书面形式回复门店及营运部相关负责人。总部配送商品凡供应商未能按要求及时到货的，商品相关的采购需及时催促供应商到货，同时通知采购总监处理并需同时用书面形式告知营运部相关负责人。

2、总配商品订货流程：

总配商品目前适用的日常订单（门店订货时间为每周一上午9点前，10点前门店需将本周需订货商品发送至总部，总部采购审核门店货时间为每周一下午2点前，总部订单的下发至供应疝的时间为每周一下午4点前）、紧急订单、促销订单（促销档期内）、新品订单（新品首单配货）！

A：日常订单订货流程：

日常订单的流程为门店店长通过系统进行缺货商品订货并审核，审核完毕后通过系统发送至总部信息部，信息部首先需确认是否所有门店已在要求时间内订货，如有门店未论货的通知营运部门相关负责人催促门店及时订货！如经催促后门店仍未在要求时间内订货的，则此门店本周订货由营运部相关负责人进行订货流程，并由营运部门追究相关店长责任！信息部确认所有门店上报订货量后进行门店订货数量合并，合并完毕后把相关数据发送至采购部门，总部相关采购审核门店订货量并进行修正！对于订货量异常的商品需与门店店长进行沟通！采购对所有门店商品订货审核确认完毕后根据门店订货量进行订货。订货的数量=门店总订货量—配货中心库存量+配送中心安全库存量！如订货数量为负数则此商品无需生成订单！

生成订单后由采购将订单发送给相关供应商并跟踪供应商到货！订单缺货商品需及时补货！

B：促销商品订货

所有促销商品皆由商品相关采购进行订货（包含供应商直配商品），采购应在促销商品确认后的第一时间订货（每期促销商品开档前一周），并要求供应商在收到订单后按订单要求的订货品种、订货量、送货时间及送货地点进行送货。凡供应商未能按要求及时到货的，商品相关的采购需及时催促供应商到货并通知采购总监处理。

每期促销商品开档前一周采购下发促销清单至各门店。促销商品的订货不管是供应商直配商

品还是总部配送的商品皆由商品相关采购进行订货。所有促销商品在促销开档前三天货未到门店的，各门店店长需书面告知相关采购、采购总监、营运部相关负责人。

促销开档后门店及商品相关采购需密切关注促销商品的销售情况。如促销商品动销较快，所备库存不足或已经缺货的，门店应及时通知采购进行补货。如采购发现门店促销商品即将缺货或已经缺货而门店未订货的，商品相关采购需及时主动给门店补货，以免影响门店销售及门店低价形象。

促销商品缺货的主要责任人为门店店长、商品相关采购。

凡由配货中心送货的促销商品且该商品在系统内有库存的，在采购下达配送指令后一天内不能货到门店的，需追究配货中心相关人员责任。

C、新品订货

所有新进商品皆由商品相关采购进行订货（包含供应商直配商品），采购应在新进商品录入系统后的第一时间订货，并要求供应商在收到订单后按订单要求的订货品种、订货量、送货时间及送货地点进行送货。凡供应商未能按要求及时到货的，商品相关的采购需及时催促供应商到货并通知采购总监处理。

凡由配货中心送货的新进商品且该商品在系统内有库存的，在采购下达配送指令后三天内不能货到门店的，需追究配货中心相关人员责任。

D、团购及突发销售商品订货

各门店在接到顾客团购后如门店库存不足的需及时订货。如此商品为供应商直配的商品，门店店长需在第一时间下订单给供应商，确认送货时间及送货量，并同时通知相关商品采购协助催货。如此商品为总部配送的，门店店长需书面通知商品相关采购，并告知相关采购所要求的数量及到货时间，采购在收到门店通知后检查配货中心库存，如有库存，需在第一时间要求配货中心及时配送商品至门店，如无库存采购需在第一时间下订单给供应商。凡团购及突发销售的商品供应商未能按要求及时到货的，门店店长需书面通知商品相关的采购及采购总监，并同时书面通知营运部相关负责人。

凡由配货中心送货的团购及突发销售商品且该商品在系统内有库存的，在采购下达配送指令后一天内不能货到门店的，需追究配货中心相关人员责任。

二、商品的缺货责任、解决方法及考核制度

直配商品缺货的主要责任人为门店店长，总配商品、促销商品、新品缺货的主要责任人为采购总监、采购（凡由配货中心送货的商品且该商品在系统内有库存的，日常商品在采购下达配送指令后三天内不能货到门店的，促销、团购、紧急订货、生鲜、日配商品在采购下

达配送指令后一天内不能货到门店的，需追究配货中心相关人员责任）。门店供应商直配的商品缺货且门店未订货的，采购有权在第一时间内下单帮助门店维护门店商品基本排面所需的库存。门店已下订单，但供应商未按订单要求送货的（门店需确认供应商已收到订单），缺货责任为相关采购，采购总监！

同时采购需关注门店订货时订货量过低商品的原因，如排除陈列原因后，如此商品订货量在连续一个月的四次订货量合计小于30天可销天数的则采购需将此商品进行商品状态关闭！

未按要求到货订单的两种情况：未按订单要求的时间到货，已送货但未按订单要求的品种及数量到货（因供应商确有因厂商原因造成供应商本身缺货，有时确系不可能100%按订单要求送货。因此，凡此类供应商已送货但未按订单要求的品种及数量到货的订单只要订单上送货品种数达到订单总订货品种数的90%且此订单送货总金额达到订单订货总金额90%的，即算此订单按要求送货）。

凡由配货中心送货的商品且该商品在系统内有库存的，日常商品在采购下达配送指令后两天内不能货到门店的，促销、团购、紧急订货、生鲜、日配商品在采购下达配送指令后一天内不能货到门店的，需追究配货中心相关人员责任。

下表所示为各类型商品所适用的商品订货类型及订单类型：