建筑施工企业档案管理办法

档案管理办法

（征求意见稿）

第一章 总 则

第一条 为进一步加强公司档案管理，促进档案工作规范化、标准化、更好地为公司生产、经营、科研、管理提供服务，根据•中华人民共和国档案法‣、•企业档案工作规范‣（DA/T42-2009）和中铁二局集团有限公司档案管理各项规章，结合公司档案管理工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指1工程有限公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和本企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条 公司档案是企业自身发展的历史记录，是企业资产的重要组成部分。公司档案工作是企业物质文明建设的重要条件，也是企业精神文明建设的重要内容，对于企业的持续发展具有重大作用。各级领导必须给予高度重视，加强领导，增强全员档案意识，整合资源，同心协力做好档案工作。

第四条 公司各单位应认真贯彻、执行、遵守•档案法‣，依法管理本单位档案，确保档案齐全、完整和安全。

第五条 本办法适用于公司各单位。

第二章 档案管理机构、职责及人员

第六条 公司档案工作接受局的领导以及市城建档案馆的监督和指导，公司档案管理实行统一领导，分级管理的原则。

第七条 公司科技档案管理实行总工程师负责制, 总工程师是科技档案管理的第一负责人, 项目部总工程师是项目部科技档案的第一负责人。

第八条 公司会计档案由总会计师分管。

第九条 公司档案室为管理公司档案的职能机构，统一管理公司文书、

科技、声像、实物等档案。

第十条 公司档案室的主要职责：

1. 贯彻执行•档案法‣等有关法律、法规和方针政策, 中铁二局集团有限公司的档案工作规章，结合本企业实际情况制定公司档案管理办法、档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等管理细则和相关制度；

2. 负责实施档案工作目标管理。掌握档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。负责公司科技、文书、声像、实物等档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、入库保管、鉴定、销毁、统计以及利用等各项工作；

3. 指导、检查公司本部和项目部文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

4. 组织档案有关知识学习，推广档案工作的先进经验，积极开展档案学术活动；

5. 负责档案的安全保密工作，严防档案失密、泄密和其他安全事故的发生；

6. 负责保护档案的安全，切实做好防火、防盗、防潮、防虫、防光等日常管理维护工作及温、湿度的记录和控制，及时修补破损档案，最大限度延长档案寿命；

7. 协助项目部做好工程档案移交工程所在地档案馆工作；

8. 及时主动收集、并适时更新公司工程项目所在地城建档案管理相关制度;

9. 根据公司实际情况，编制档案工作年度经费预算；

10. 接受上级业务部门的指导、监督和检查；

11. 从公司实际情况出发，提出年度档案工作意见，并对档案工作中存在的问题提出具体改进措施。

第十一条 档案工作涉及面多、业务交叉，各单位必须做到分工协作、

职责明确、充分沟通、密切配合，加强横向、纵向合作。各单位的档案管理主要职责如下：

（一）公司办公室档案管理职责：

1. 领导和督促档案室的工作;

2. 负责公司行政收、发文, 各类往来函件，党政联席会、总经理办公会文件，年度工作会、专题会议文件，大型综合会议及重要活动录像资料的收集、整理, 于次年4月移交档案室立卷、归档；

3. 负责收集、整理企业合并、重组、分立、改制、上市，企业证照变更登记等文件材料，于次年6月移交档案室立卷、归档；

4. 负责公司史志、年鉴、大事记、组织沿革的收集、整理、汇编，于次年6月移交档案室立卷、归档；

5. 负责收集、整理公司信访工作文件材料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

6. 负责收集公司信息化管理工作文件材料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

7. 参加项目工程竣工档案的移交工作；

8. 参加文书档案的鉴定、销毁工作。

（二）工程技术部档案管理职责：

1. 负责收集、整理公司交班会议文件、记录和会议纪要资料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责收集、整理项目工程概况及简介，每5年汇编一次，于次年6月移交档案室立卷、归档；

3. 负责每月收集、整理项目部施工过程中的声像资料，于次年6月移交档案室立卷、归档；

4. 负责建立公司在建工程台账和已完工（包含验收和未验收）工程动态管理台账并于次年4月移交档案室立卷、归档；

5. 负责按年度建立公司合格劳务队伍名册，于次年4月移交档案室立卷、归档；

6. 负责指导项目部工程竣工资料的编制，参加工程竣工档案的验收并对移交（公司档案室）的内容进行鉴定；

7. 负责本部门工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档；

8. 参加科技档案的鉴定、销毁工作。

（三）科学技术部档案管理职责：

1. 负责收集、整理公司科技信息化管理工作文件，于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责建立公司施工组织、施工方案等台帐，收集完工项目部的施工技术总结，每5年汇编一次，汇编完成后及时移交档案室立卷、归档；（首次汇编11-15年已完工的工程项目）,

3. 负责按年度收集、整理公司科研、专利、工法成果文件，每5年汇编一次，汇编完成后及时移交档案室归档；

4. 负责本部门除上述以外工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档；

5. 参加项目工程竣工档案的移交工作；

6. 参加科技档案的鉴定、销毁工作。

（四）安全质量环保部档案管理职责：

1. 负责指导项目施工过程中工程质量记录等资料的填写；

2. 负责建立公司测量仪器台账，于次年4月移交档案室立卷、归档；

3. 负责按年度收集、整理公司QC 成果文件，每5年汇编一次，于次年6月完成汇编并及时移交档案室归档；

4. 负责本部门除上述以外的工作文件的日常管理，于次年4月移交档案室立卷、归档；

5. 参加项目部工程竣工档案的移交工作；

6. 参加科技档案的鉴定、销毁工作。

（五）物资设备部档案管理职责：

1. 负责收集、整理物资采购审批手续、招投标文件材料等于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责建立公司物资合格供应商名册、设备、车辆台账，于次年4月移交档案室立卷、归档；

3. 负责本部门工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档；

4. 参加项目部工程竣工档案的移交工作；

5. 参加科技档案的鉴定、销毁工作。

（六）党群部档案管理职责：

1. 负责党纪工团收、发文及召开的大型会议文件和声像资料的收集、整理，于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责收集、整理企业文化建设相关文件材料、企业纪念和庆典活动文件，于次年4月移交档案室立卷、归档；

3. 负责收集、整理新闻媒体对公司重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道资料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

4. 负责收集、整理党纪工团年度计划、总结等文件和综合治理工作文件，于次年4月移交档案室立卷、归档；

5. 负责建立公司党员、团员名册和统计年报，收集、整理党费收支文件材料、党员学习教育等活动形成的文件材料；于次年4月移交档案室立卷、归档；

6. 负责收集整理职工民主管理、表彰先进、职工维权、工会统计年报、劳动竞赛、文体活动等方面材料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

7. 参加文书、声像档案的鉴定、销毁工作。

（七）人力资源部档案管理职责：

1. 负责公司人事档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、提供利用服务、保密和安全防护工作；

2. 负责收集、整理公司统劳二表、职工培训工作文件材料，建立公司人员名册，于次年4月移交档案室立卷、归档；

3. 负责部门工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档。

（八）财务会计部档案管理职责：

1. 负责公司会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、提供利用服务、保密和安全防护、鉴定和销毁工作；

2. 负责指导项目部会计档案的收集、整理、立卷和接收完工项目的会计档案；

3. 负责本部门工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档；

4. 参加项目工程竣工档案的移交工作。

（九）经营开发部档案管理职责：

1. 负责建立公司投标项目登记台账、工程中标项目、新签合同台账并于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责收集、整理、统计公司中标工程的招标文件、投标文件及投标过程中的相关资料、中标通知书和工程施工合同，于次年6月移交档案室立卷、归档；

3. 负责本部门工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档。

（十）成本合约部档案管理职责：

1. 负责建立公司工程、劳务分包台账，于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责本部门工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档；

3. 参加项目工程竣工档案的移交工作。

（十一）安全质量稽查队档案管理职责：

负责本部门工作文件的日常管理并按有关规定移交档案室立卷、归档。 （十二）审计部档案管理职责：

1. 负责收集、整理审计工作方案、计划、报告, 专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料；于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责本部门工作文件的日常管理并按有关移交档案室立卷、归档；

3. 参加项目工程竣工档案的移交工作。

（十三）法律事务部档案管理职责：

1. 负责收集、整理公司内部控制管理手册，风险识别、评估、控制等过程形成的文件材料，重大风险评估报告，风险管理体系建设文件材料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责建立公司的经济案件、劳动争议案件、合同纠纷台账，于次年4月移交档案室立卷、归档；

3. 负责收集、整理法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件，案件、纠纷、行政处罚、复议文件及公证事务中调查、协调过程形成的文件及结论性材料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

4. 本部门工作文件的日常管理并按有关移交档案室立卷、归档；

（十四）纪检监察部档案管理职责：

1. 负责收集、整理党风廉政反腐工作文件材料、违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料，次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责建立纪检与监察工作统计报表，次年4月移交档案室立卷、归

档。

（十五）董监办档案管理职责：

1、负责收集、整理公司董事会、监事会、股东会构成及变更材料及发起人协议，董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件资料，董事、监事、股东履职文件材料等并于次年4月移交档案室立卷、归档；

2、负责收集、整理公司章程送审稿、批准稿及正式文本，并于正式文本形成后次年4月移交档案室立卷、归档。

（十六) 工会档案管理职责：

1. 负责收集整理工会会员名册等方面材料，于次年4月移交档案室立卷、归档；

2. 负责建立工会会费与财务管理文件材料台账，收集、整理工会工作中形成的会计档案并立卷、归档。

（十七）项目部档案管理职责 ：

1. 负责收集工程项目所在地城建档案相关管理制度、工程技术资料表格并及时报送公司档案室；

2. 负责项目部文书、声像、实物、科技档案的日常收集、整理、登记、保管和提供利用服务；

3. 定期向公司工程技术部上报声像资料，及时向公司档案移交实物档案；

4. 负责编制工程竣工文件，并按相关要求移交档案馆、业主、监理、质监站及公司档案室。竣工文件的编制应依据工程项目建设单位、所在地城建档案管及公司的要求进行。

第十二条 各部门须设兼职的档案管理员，制定明确的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。各项目部配备的档案工作人员数量应与档案管理工作量相适应。

第十三条 档案管理员岗位要求：

1. 应具有大专及以上学历；

2. 遵纪守法、责任心强，有一定的档案管理基础知识和工作经验；

3. 工作细心，品行端正，原则性强；

4. 熟悉最新的档案管理相关法规，流程。

第十四条 各单位要重视并加强档案工作队伍的建设，保证队伍相对稳定。在有计划地聘用具有档案专业学历人员的同时，组织好现有人员的业务培训和继续教育。专职档案工作人员应持证上岗。

第三章 档案分类及相关要求

第十五条 公司目前涉及的档案类型主要有：科技（包括基建、科研、设备仪器、标准档案），文书，人事，会计，实物和声像（包含照片、录音、录像、幻灯片、软盘、光盘等声像制品及文字说明）档案等。

1. 科技档案是企业在基本建设、科学研究、生产技术等活动中形成、具有利用价值的、按照档案管理规定进行整理归档、集中统一保管的科技文件材料，包括图纸（包括底图）、图表、文字文件、电子文件、声像文件、实物等载体形式。管理细则参照•中铁二局科技档案管理细则‣（司办„2007‟92号）。

2. 文书档案是企业各项工作形成的、办理完毕的、具有保存价值的文件材料以及与本单位有密切联系的并具有保存利用价值的上级、下级和外单位的来文和材料。管理细则详见•中铁二局文书档案管理细则‣（司办„2007‟92号）。

3. 人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、工作调转、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。管理细则参照司•中铁二局人事档案管理细则‣（司办„2007‟92号）。

4. 会计档案是记录和反映企业在生产、经营、建设等全过程的重要经

济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。管理细则参照•中铁二局会计档案管理细则‣（司办„2007‟92号）。

5. 实物档案是企业在生产、经营和各项重大活动中形成的具有保存价值的荣誉性物品（奖品）、印章、字画等实物。实物档案是反映企业业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，是企业无形资产的重要组成部分。管理细则参照•中铁二局实物档案管理细则‣（司办„2007‟92号）。

6. 声像档案是企业在生产经营和各项重大活动中形成的、形象直观的对国家和企业有重要保存价值的历史记录。声像档案是维护企业历史真实面貌的重要依据和凭证，也是企业档案的重要组成部分。管理细则参照•中铁二局声像档案管理细则‣（司办„2007‟92号）。

第十六条 归档文件材料基本要求：

1. 各类文件材料应完整、准确、系统，能全面反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；

2. 归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备；

3. 文件书写和载体材料应能耐久保存，宜采用耐久性强的书写材料，不得使用铅笔、彩色笔、圆珠笔及红墨水等易退色的书写材料。计算机输出文字和图片应使用激光打印，不宜使用色带或喷墨式打印；

4. 归档文件幅面尺寸规定宜为A4幅面，图纸宜采用国家标准图幅；

5. 归档文件材料必须整理规范，层次分明，符合文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系；

6. 非纸质文件材料（如电子文件）应将内容相同的纸质文件及电子文件阅读条件说明一同归档。

第十七条 归档时间：文书文件一般应在文件材料形成年度的第2年4月10日前向档案室移交归档。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档同时进行。工程竣工档案一般应在项目验收通过后３个月内向当地档案管理机构和公司档案室移交。人事、声像、实物档案应在（声

像档案为全部或阶段）形成之后，立即收集齐全，整理完毕后10日内向档案部门移交归档。机构变动、产权变更等情况下形成的文件材料应随时归档。

第四章 档案管理其他要求

第十八条 各单位应对所保管的档案采取下列管理措施：

1. 建立规范的档案管理职责，纳入员工岗位责任制，定期进行考核，逐步实现档案管理工作程序化、规范化；

2. 档案工作场所实行库房、阅览室、办公室三分开。库房建设符合档案保管要求，配备防火、防盗、防光、防温、防有害气体、防潮、防虫、防尘、防磁等必要设施；

3. 积极推进档案管理现代化建设。加强对电子文件归档和电子档案的管理，配备相应的设施设备；

4. 主动向领导汇报档案工作情况，及时反映存在的问题，提出建议或意见。

第十九条 对接收的纸质文件材料应按照•中铁二局文书档案管理细则‣、•中铁二局会计档案管理细则‣、•中铁二局科技档案管理细则‣、•中铁二局人事档案管理细则‣要求进行分类、整理。

第二十条 划定档案密级，一般按照文件材料形成时确定的密级或单位保密部门的规定确定。

第二十一条 制定、采取有效措施，加强档案的安全保管，特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密和知识产权档案的管理。

第二十二条 建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。

第二十三条 主动开展档案利用工作。建立档案借阅制度，编制检索工具，编辑专题文件汇编，开展档案深层次编研，开发档案信息资源，为

企业各项工作提供及时、有效的服务。

利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

各单位必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第二十四条 对保管期限已满的档案应定期进行鉴定，由档案形成部门、档案管理部门组成档案鉴定领导小组，共同提出鉴定意见。对确无保存价值的档案要登记造册，经企业主管领导批准后销毁。销毁时应有两人（或以上人员）在场并在监销清册上签章。对留存的档案应重新登记编号。

第二十五条 企业资产与产权发生变动，应按•国有企业资产与产权变动档案处臵办法‣规定，做好档案的处臵工作，确保档案完整与安全。

第五章 奖 惩

第二十六条 有下列事迹之一的，由公司对在档案工作中做出突出贡献的部门和人员给予表彰和奖励：

1. 对档案的收集、整理、管理、编研开发、提供利用做出显著成绩的； 2. 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的； 3. 在推动、加强企业档案基础工作方面做出显著成绩的； 4. 同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十七条 有下列行为(1至5) 之一的，由公司责令限期改正；情节严重的，依照公司相关规定对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分和经济处罚。

1. 将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交公司档案室归档的；

2. 项目部拒不按照国家规定向工程项目所在地档案馆； 3. 各部门拒不按照规定向公司档案室移交档案的；

4. 档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档

案损失的；

5. 对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者；

6. 项目部未按规定编制竣工文件或不按规定移交档案给公司档案室的，项目竣工考核可一票否决；

7. 对未按规定移交竣工档案的联营项目部，公司财务不予支付工程尾款、不予退回质保金。

第六章 附 则

第二十八条 本办法由公司办公室档案室负责解释。

第二十九条 本办法自印发之日起施行。原•关于印发†档案利用管理办法‡‣、†科学技术档案工作管理办法（试行）‡的通知‣

附件：1. 公司档案工作管理网络图

2. 文书档案归档整理流程图 3. 文书档案归档文件移交清册 4. 文书档案归档文件移交目录 5. 文书档案归档范围及保管期限表 6. 科技档案移交流程图 7. 科技档案移交书 8. 科技档案移交目录

9. 科技档案归档范围及保管期限表 10. 声像档案移交目录

11. 声像档案收集范围、保管期限及相关要求 12. 实物档案移交目录

附件1

1工程有限公司档案工作管理网络图

附件2

文书档案归档整理流程图

归 档 文 件 移 交 清 册

共 计: 盒 件 移交目录 份，共 页

移交单位: 接收单位:

移 交 人: 接 收 人:

移交日期： 年 月 日

本移交书一式两份。一份由报送或移交单位保存，一份由接收单位保存。

文书档案归档文件移交目录

文书档案归档范围及保管期限表

（一）生产、经营管理类

（二）行政管理类

21

22

（三）党群管理类

23

24

附件6

科技档案移交流程图

25

附件7

科技档案移交书

项目名称： 共计： 卷，其中：文字材料计 卷，共 张，竣工图 卷，共 张。CAD 光盘 张。文字材料扫描件光盘 张，照片 张，录像带 盒。

移交档案目录 份，共 页。

移交单位： 移交人： 接收单位： 接收人： 交接日期： 年 月 日

说明：本移交书一式两份。一份由报送或移交单位保存，一份由接收单位保存。

26

附件8

科技档案案卷目录

27

附件9

科技档案归档范围及保管期限表

（一）工程建设

(以下为深圳市建筑工程归档范围，非深圳地区的项目依据当地档案馆的归档

要求编制)

28

29

30

科技档案归档范围及保管期限表

（二）科研档案

科技档案归档范围及保管期限表

（三）设备仪器

科技档案归档范围及保管期限表

（四）标准档案

声像档案移交目录

移交单位： 移交人： 接收单位： 接收人： 交接日期： 年 月 日

说明：本移交目录一式两份。一份由报送或移交单位保存，一份由接收单位保存。

声像档案收集范围、保管期限及相关要求

附件12

实物档案移交目录

移交单位： 移交人： 接收单位： 接收人：

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交接日期： 年 月 日

移

交

目

录

一

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两

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一

份

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存

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由

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