档案员如何整理档案

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案， 进行基本的分 类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料 之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保 管和利用。 档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考 保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、 图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的 出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以 “件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料 在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切 联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按 照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过 分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件 材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保 管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮 2 种，硬卷皮型号有 1.2， 1.5， 2.0cm 三个规格， 以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒， 以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》 （GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成 和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照

片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均 为一件。 文书材料的正本与定稿作为一件， 正文与文件处理单为一件 （处 理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等）， 转发件与被转发件为一件， 正文与附件作为一件， 原件与复制件为一件， 报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可 为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件” 为单位整理的档案最后要装入档案盒内。 全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需 归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、 经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是 2006 年 12 月国家档案局发布的 8 号令和 2000 年 12 月发布的《归档文 件整理规则》。 各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要 求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（

现 10 年）文书档案， 乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。 声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家 档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管 理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局 2002 年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。 科技档案按“卷”整理， 整理要求按照国家质量技术监督局颁布的 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其 中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规

范》DA／T2-92 执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委 1988 年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局 1998 年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32 号）。 按“件”整理的档案整理步骤是： 文件分类、 鉴定保管期限、 装订、 排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写 档案盒封面、 编写归档文件整理说明、 编制归档文件目录册、 档案排架。 按“卷”整理的文件整理步骤是： 文件分类、 鉴定保管期限、 排列、 编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、 编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。 一、 档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象， 依据其基本职能， 结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实 现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于 档案的科学管理与开发利用。 二、档案的分类和大类设置办法 （一）大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、 业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像 档案、电子档案、实物档案、图书资料。 （二）各类内档案的分类办法 1、文书档案分类有 4 种方法 （1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 我县以“件”整理的档案多数单位采用这

种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些 的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法 和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联 系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联 系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一 项目、同一地区、同一事物等内容上有联

系的文件材料组合在一起；将 同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系 的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中， 如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级 文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中， 下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始 编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从 “1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

（2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按 保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题（如 综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分 以“件”整理档案数量特别多的单位， 以及上级业务主管部门有文件这 样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问 题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同 一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级 文件又必须分到各个问题类目中。 此种分类法盒号编制方法是同一保馆 期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期

限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。 （3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分 类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法 只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号 编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方 法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。 （4）年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个 年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行 2 个 企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号 编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法 是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。 2、业务档案按种 类----保管期限---年度分类法。 3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。 4、会计类档案分类有 2 种方法 （1）采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、 其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适 合会计档案数量少的单位。 （2）年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度， 再按形式分为几类（先

报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限 的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量 特别多的单位。 5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体

形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带； 6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分 为磁带、光盘； 7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉 类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。 8、 图书资料按照类别---年度分类法。 图书资料类别一般分为政治、 法规、业务、其他。 三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号， 如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未 确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。 企业可填写表达单位 的汉语拼音代字. （二）目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个 全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类 试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号 应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同 保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所 含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足 1000 时， 一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过 1000 时， 一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的 案卷目录号。 目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代 码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，

省略间隔符。 1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大 写汉语拼音字母编写。即 W 代表文书档案；Y 代表业务档案（如果一个 单位的业务档案门类很多，可以分别用 Y1、Y2、Y3 等标识）；J 代表科 技档案；K 代表会计档案（报表 K1、账本 K2、凭证 K3)；X 代表音像档 案；D 代表电子档案；SW 代表档案实物。 2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长 期（或 30 年）”、“短期（或 10 年）”三个不同的保管期限。 3、目录号编制示例 业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案； Y2 代表长期 （或 30 年）类的业务档案；y3 代表短期（或 10 年）类的业务档案。 （三）案卷（件）号、页号 1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标 识。目录内的

案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目 录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一 案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。 如一个目录出现两个以 上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以 “卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编 写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。 会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷 号，在每一个案卷内编写页号。 2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的

位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆 编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1” 开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进 馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按 类从“1”开始编写件号。 3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字 标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

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三十一、文书档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可 以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。 目 前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。 按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤： （1）分类。分 类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照 文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。 问题分类法就是按照 档案所纪录的主要内容对档案分门别类。 在企业档案工作中我们可以把 文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产 技术管理工作等四类。 我们认为文书档案运用年度――问题分类法来分 类是比较符合实际需要的； （2）组卷（即组成案卷） 。它是档案整理的 最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保 管和利用。 文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有 关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一

卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系 统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集 齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个 卷夹内的文件是否保持了文件之间的有

机联系，反映了立卷的特征；检 察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷 夹内文件数量是否适当； （3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先 后或重要程序排列） ； （4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页 面逐页编号； （5）编制卷内目录（样式附后）和备考表； （6）按卷内目 录、 文件材料、 备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内； （7） 拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称， 是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要 简练通顺，标题字数一般不超过 50 字为宜。标题结构一般由主要发文 机关、内容、文种三部分构成； （8）案卷排列与编号。案卷排列要保持 案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排 列，然后按排列顺序每年编一个流水号； （9）编制档案案卷目录。案卷 目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成， 案卷目录可以多年编成一本或一年多本。 按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:（1）对归档文件 逐件装订固定； （2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分 类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可） ； （3）对分类后的归 档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中； （4） 根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后） ，

并填写有关栏目的内容； （5）编制归档文件目录（样式附后） ； （6）将 归档文件按连续件号顺序装盒。 三十二、科技档案如何整理与编目？ 答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有 保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成 规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。 （1）分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单

的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。 在一个企业内， 应有一个综合的分类方案， 分类标准要一致， 力求简明， 不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项 目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一 起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。 它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型 号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类 方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类

，主要适合于科学技 术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根 据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准 化或通用化较强的科技档案。 （2）编目 科技档案目录（样式与归档文件目录相同） ，是以卷、册为 对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的 分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案 总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技

档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档 案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技 档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号（项目代号） 、 案卷号。如设备档案中有档案为 S.12-11 的案卷，其档号含义为：S 代 表设备档案，12 代表该设备代号，11 代表该设备形成的所有档案按顺 序排列后该案卷所在位置的流水号。 （3）拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。

案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称 等。 （4）装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，

科技文件材料都要折叠为统一的 A4 幅面，长期保存的案卷装订时要取 掉金属物。 案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列 有序，用件号章固定。 27、会计档案如何整理与编目？ 答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其 他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证 据。其主要包括： （1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其 他会计凭证； （2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日期帐、现 金日记帐） 、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐（公积金、养老金 明细帐） ； （3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明） 、 其他财务报告； （4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应 当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此

项也可放在全宗卷内） 。 会计部门将当年度的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专 业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进 行分类。通常采用： （1）年度－－形式――保管期限的分类方法，首先 应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐簿再凭证） ，然后在 各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号； （ 2 ）形 成――保管期限――年度分

类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按 年度时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。 会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案 卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录（样式附后）工作， 一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会 计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位 档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。 三十三、照片档案如何整理与编目？ 答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成 的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪 录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管， 便于提供利用的整理原则。 照片档案应在全宗内按年度――问题进行分 类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照 片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水 号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底 片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一

组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和 参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文 字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等 六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下 来。 近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进 行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保 存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保 存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明， 再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可 以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输 入相关内容，就能快速检索到此照片。 三十四、磁性载体档案如何整理与编目？ 答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实 践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录 象带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应 的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代――问 题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘 以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容

、主要 任务，形成时间、带长（分钟） 、编号、型号和保管期限等内容，同一 内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排 序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后） ，归档的磁性载体文

件应由文字形成部门编制归档说明。 三十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？ 答：电子文件的归档 电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或 图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微 品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保 证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有 法律效力的非电子签章。 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行， 并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背 景信息， 指描述生成电子文件的职能活动、 电子文件的作用、 办理过程、 结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指 描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软 件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 电子文件归档还应注意收集以下有关文件： （1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命 令及设备运行所需的操作系统。 （2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对 原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。 （3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的 设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的 一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑 归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电 子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其 中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子 文件向档案部门移交， 并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期 限要求的脱机载体上。 归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部 门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程： （1） 齐全完整； （2）真实有效； （3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作 由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定； （4）统一规 定载体形成

、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、 格式等作出统一规定， 各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门 移交，档案部门检察后归档保存； （5）防病毒――推荐应用光盘归档。 但无论是光盘还是软盘， 都必须是不可引导的非系统盘， 以防带入病毒； （6）编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说 明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、 版本号、文件的完整性和准确性等。 归档电子文件的保管： （1）载体的物理保护 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： 归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，

竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体 隔离； 环境温度选定范围： 17℃－20℃； 相对湿度选定范围： 35℃－45℃。 （2）信息的安全维护 采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件 制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体 损坏或设备故障等原因而丢失信息。 镜像技术是对实时要求极为严格的 动态数据库文件所采取的安全备份措施。 它实际上是为某一动态系统建 立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一 个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。 加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份 识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要 求。 杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起 完善有效的防治体系。 安装补丁程序， 作以弥补程序缺陷。 程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。 发现程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难 料。 归档电子文件的利用： 利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任 何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 利用时应遵守保密规定。 对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方 式利用时， 应遵守国家或部门有关保密的规定， 有稳妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物资载体拷贝， 网络传输和计算机直接提供利 用等方法。

广东汉能光伏有限公司工会文件

汉光伏工字【2011】1 号

关于开展困难职工调查摸底工作的通知

为了全面准确掌握我司困难职工的基本情况， 建立困难职工档案， 为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备， 公司工会决定开展困难 职工调查摸底工作。现将有关事

项通知如下： 一、 调查范围 符合条件的员工均可参与申报，比如生活困难、下岗退伍军人、 下岗失业职工，家庭 或子女上学导致的生活困难职工等。 二、 申报程序 以部门为单位， 由部门组织本部门符合条件的职工本人向工会提 出申请并填写《困 难职工档案表》以及相应的材料，由工会提出审核意见。 三、 困难职工信息应用和意义 1. 建立健全困难职工档案，做好职工动态管理； 2. 为今后走访慰问帮扶工作做好基本信息准备；

3. 深入了解困难职工需求和实施员工人文关怀； 四、 申报截止日期

附件：困难职工档案表

二○一一年十二月二十一日

主题词： 汉能光伏有限公司工会委员会 2011 年 12 月 21 日印发

（共印 3 份）