合同档案管理实施细则

合同档案管理实施细则

第一章 总则

第一条 为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司《合同管理办法》的规定，制定本实施细则。

第二条 本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。

第三条 公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时，应遵守《中华人民共和国合同法》等法律、法规、集团公司《合同管理办法》及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。

第四条 公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符合本细则的规定。

第二章 一般规定

第五条 公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为：

1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系；

2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承包合同；

3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；

4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责公司合同管理的日常工作；

5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合理性进行审查，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况；

6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作；

7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查处利用合同进行违法、违纪行为的案件；

8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；

9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并负责组织合同管理人员的业务培训工作；

10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。

第六条 项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责：

1、贯彻、落实公司《合同管理实施细则》和各项规章制度；

2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作；

3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作；

4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部取得业务联系；

5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题；

6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相

关领导和公司经理部，并参与合同纠纷处理，提供相关证据；

7、及时向公司经理部报送统计报表和有关资料；

8、负责合同正本的归集上报，建立经济合同台帐。

第七条 项目在实施过程中不得随意更换合同管理人员，以保证项目合同管理的连续性；如确需更换合同管理人员，则应将更换人员上报公司经理部审批、备案。

第八条 从事合同管理人员须经过培训、考核后方可上岗。

第九条 对合同文本的审查、合同纠纷的处理，可及时向集团公司法律事务室或公司法律顾问咨询，以便采取合理、合法的有效措施，切实维护公司利益。

第十条 订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，均应采取书面形式。合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 第十一条 公司根据分级授权原则授权相关人员订立合同，合同订立人应在被授权范围内签订合同。

第十二条 合同的内容应包括：

1、合同当事人的名称或者姓名、住所和联系方式；

2、标的、数量及质量；

3、价款或者报酬及支付方式；

4、履行期限、地点和方式；

5、违约责任；

6、解决争议的方法。

第十三条 合同文本中所有文字应具有排它性解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词应在合同中予以解释。

第十四条 一般情况下，合同订立人应采用公司（或集团公司）的合同范本订立合同。

第十五条 采用合同范本订立合同时，如范本中有重要条款不适应项目实际情况需修改、删除，应报公司经理部审核批准。 第十六条 不得与不具备相应资质条件和履约能力明显不相符或不能独立承担民事责任的组织签订合同；订立合同前，应审查对方以下情况：

1、对方当事人主体资格审查，包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资本及依法应当办理的行政许可证；

2、对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：资产、负债、人员技术、设备、产品质量、商业信誉、工作业绩等；

3、对方合同订立人员资格审查，包括身份证明、授权委托证明和授权委托公证。

第十七条 合同签章处应加盖合同专用章（或公司、项目行政公章），表明对合同的认可，其他各类公章不得用于合同订立行为。 第十八条 合同专用章由专人保管，并建立使用程序和保管措施；保管人员在核对无误并获得公司经理或项目经理的同意后，方能在合同上加盖合同专用章。

第十九条 合同订立人应对合同加盖骑缝章，并在合同的每页小签其姓名。

第二十条 除项目施工承包合同原件由集团公司保存外，公司或项目其他所有经济合同原件均由财务部门保存并建立合同台帐，各相关部室保存经济合同复印件。项目完工后向公司经理部交帐时，项目应将经济合同原件及台帐一并移交公司财务部保存、归档。

第二十一条 本细则所称合同正本是指合同的正文及附件，以及与该合同事宜有关的授权证明、授权委托公证、来往信函、传真、票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。

第三章 合同的履行、变更与解除

第二十二条 签订合同后，双方应当全面履行合同。如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。如遇有不可抗力等影响合同正常履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存相关证据。 第二十三条 合同订立人在申请履行合同支付义务时，财务部门在核对合同订立人的授权并经公司经理或项目经理同意后才能履行支付义务。

第二十四条 合同订立人超越授权范围订立的合同，未被公司或项目负责人追认的，公司或项目财务部门不得履行支付义务；该合同在获得公司或项目负责人的追认后，公司或项目财务部门方可履行支付义务。

第二十五条 合同订立人对合同履行过程负有监督责任。当发现对方有出现下列情形之一的可能时，应在第一时间通知公司或项目经理部，并协助经理部及时采取防范措施：

1、经营状况严重恶化；

2、转移财产、抽逃资金，以避债务；

3、损失商业信誉；

4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第二十六条 合同订立人若有确切的证据证明对方有本细则上一条所列明情形之一的，应在第一时间通知对方及其主管部门中止履行合同，并及时上报公司或项目经理部，以保障公司的合法权益不继续受到侵害。

第二十七条 在合同履行期间，由于客观原因需要变更或解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。

第二十八条 在收到对方要求解除或变更合同的通知后，应立即上报公司或项目经理部，并在规定的期限内作出书面答复；我方要求解除或变更合同的，应及时书面通知对方，并要求对方在规定的期限内作出书面答复。

第二十九条 有下列情形之一的，我方可以单方解除合同：

1、因不可抗力致使不能实现合同目的；

2、在履行期限届满之前，对方明确表示或以自己的行为表明不履行主要义务；

3、对方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行；

4、对方迟延履行义务或有其他违约行为致使不能实现合同目的；

5、法律规定的其他情形。

第三十条 合同订立人对合同发生的债权债务负有追索的责任；因变更或解除合同给公司利益造成损失的，项目经理部应将相关资料和证据提供给集团公司法律事务室，并与集团公司法律事务室一起制定索赔方案上报公司分管领导，及时向对方提出索赔要求。 第三十一条 涉及到公司利益和商业机密的合同，未经公司领导同意，合同文本不得随意复印，内容不得随意透露他人。

第三十二条 工程施工承包合同档案应永久保存，项目其他经济合同应至少保存到合同履行、结算支付完毕后五年。

第四章 合同违约与纠纷的处理

第三十三条 合同双方在履行过程中发生违约和纠纷时，应以法律、法规为准绳，以合同约定为依据，按实事求是的原则，平等协商解决，保障公司的合法权益。

第三十四条 合同违约必须依法承担违约责任；对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失的还应索取赔偿金；因我方违约或给对方造成经济损失，项目经理部应查清原因，并以书面形式上报公司经理部，经公司领导批示后按规定办理违约、赔偿手续。

第三十五条 发生合同纠纷，经双方协商不成后，项目经理部应立即以书面形式上报公司经理部和集团公司法律事务室。公司决定采取诉讼或仲裁处理合同纠纷时，以及对方当事人提起诉讼时，项目经理部应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面资料上报集团公司法律事务室，由集团公司法律事务室和公司法律顾问进行相关处理工作。

第五章 施工承包合同的签订与履行

第三十六条 施工承包合同管理包括合同谈判、签订、合同交底、工程变更、索赔、结算、合同风险防范等工作。

第三十七条 施工承包合同原件由集团公司保存，公司经理部及项目部保存复印件。施工承包合同的借阅必须由公司相关领导批准，合同保管人员应对合同借阅情况进行登记备案。

第三十八条 施工承包合同谈判由集团公司牵头，公司经理部应主动协助并组织公司及项目相关人员汇集、整理中标项目的相关资料， 核对业主提供的合同文本及其附件，准确理解业主准备的合同文件，准备合同谈判所需资料（如人员、设备澄清资料，不平衡报价的调整等），力争签订规范和平等的合同文件。

第三十九条 施工承包合同由集团公司法人代表或被授权人与业主方签订。

第四十条 任何对施工承包合同的修改、变更或者补充，应由集团公司做出最终决定。

第四十一条 项目开工前应由项目经理部组织进行详细的合同交底、合同分析。

第四十二条 项目工经部负责项目合同计量与结算工作，合同管理人员应熟悉合同条款和计量结算流程，掌握合同计量程序和计量规则，要按合同规定的工程范围和工程量清单，及时督促相关人员办理工程施工中的质量检验和验收签证工作，及时、合理地进行工程计量与结算工作。

项目工经部应及时将业主各期计量批复文件的复印件上报公司经理部。

第四十三条 项目工经部负责变更、索赔工作，其他部门应予以积极配合、协助；项目合同管理人员应准确理解、掌握合同文件，及时识别和发现、正确处理隐性的或事实发生的变更，分析其费用和工期影响，提出变更方案，及时进行申报，跟踪签证并促成监理、业主尽快批复。

项目工经部应对变更、索赔文件进行编号、登记、保存、更新、签证等工作，并按月上报公司经理部。

第四十四条 工程竣工后，项目合同管理人员应按合同要求及时办理竣工结算。

第六章 工程分包、劳务合作合同的签订与履行

第四十五条 工程分包、劳务合作合同必须依照国家有关政策法规、公司相关规定、业主合同的规定签订，合法、规范、有效的组织实施。

第四十六条 工程分包、劳务合作必须维护公司权益，必须贯彻公开、公正、公平、择优的原则。

第四十七条 禁止对项目主体工程、关键工程进行分包；未经公司批准同意，不得对项目进行切块整体分包。

第四十八条 项目经理部应与有相应资质和经验的施工队伍进行劳务合作。经公司批准同意，项目可以对非主体工程进行分部、分项工程分包，但工程分包的主要材料必须由项目经理部供应。

第四十九条 公司领导班子成员和项目经理部成员的亲属不得参与项目的工程分包、劳务合作、材料和设备的供应、加工工程等事项。

第五十条 为加强和规范公司所属项目的分部分项工程分包、劳务合作管理，实现公司资源共享，公司建立劳务合作队伍档案库；各项目经理部应对合作队伍的表现进行认真评定，并及时上报公司经理部，公司经理部负责劳务合作队伍档案库中队伍的审查、业绩评估、动态管理及备案工作。

第五十一条 各项目必须在公司劳务合作队伍档案库中选择分部分项工程分包、劳务合作队伍。未在公司劳务合作队伍档案库中登记备案的施工队伍，项目经理部不得与其签署任何分部分项工程分包或劳务合作合同，任何人不得安排其进场作业。

第五十二条 项目进场后，项目经理部应编制主要分部分项工程分包和劳务合作计划方案，测算拟分包分部分项工程单价和劳务合作单价，及时上报公司经理部审核，并依据公司经理部的批复意见组织实施。

第五十三条 项目经理部在签订分部分项工程分包或劳务合作合同前，必须按规定将拟签订合同文本报公司经理部审查、备案，经公司经理部授权同意后，项目经理部方可进行签署。

工程分包、劳务合作队伍必须和项目经理部签署合同后，才能进场施工。

第五十四条 非特殊工程或受异常自然条件影响，项目对外分

包的所有分部分项工程或劳务合作单价不得高于公司批复的单价。在施工过程中，如遇特殊的自然环境或其他不可预见的客观条件影响，需调整单价时，应报公司经理部审核批准。

第五十五条 工程分包、劳务合作合同必须按下述分级授权的原则与合作对象签订合同，项目经理部应对合作工程量进行合理预计，不得人为地将单项工程的分包范围和内容进行拆分，达到自主签订工程分包或劳务合作合同的目的。

第五十六条 项目经理部应按月及时对分包和劳务合作工程进行结算，及时将工程分包和劳务合作进度款进入当期成本。对外工程结算按下列程序进行：

1、现场施工员和工程部长（至少2人），与劳务合作方（或分包方）负责人一道，对零星发生的计日工和机械台班应当天予以确认，属包工范围的工程量在完成后能当天确认的应当天确认，或分段、分批或以分项工程为单位予以确认（包括数量及质量，质量不合格的不予确认），由现场施工员填写专门书面确认单一式两联（结算联和存根联），经工程部长复核、项目分管副职审核后，结算联交劳务合作方（或分包方），存根联及时交项目工经部；

2、上述工程和劳务数量书面确认单是工程结算的原始依据，项目工经部应安排专人负责及时按张、按日分类输入电脑，并予以妥善保存；

3、项目工经部应在每月10日前将上述输入电脑的工程和劳务数量原始记录（包括包工、计日工、机械台班及其他）进行整理、汇

总，收回劳务合作方（或分包方）保存的结算联核对无误后，按月、按协议单价进行结算，并按合同要求扣除安全保证金、质保金、税金等，计算应支付工程款，开出工程结算单（所有原始确认单据附后），交工程部长复核、项目主管副职审核，项目经理审批；

4、工程结算单经项目经理签字后交项目财务部，核对劳务（或分包）合同及相关应扣除材料款、设备费、安全保证金、质保金、税金等项目计算无误后，方可按合同要求比例进行支付；

5、工程结算单原件由项目财务部保存；相应各种原始结算凭证、扣款凭证加盖“已结算”印章，随工程结算单复印件一起由工经部按月分类归档妥善保存。

第五十七条 各项目应建立完善的工程分包和劳务合作合同管理台账、结算与支付台账，并定期组织合同、财务、工程、材料、设备等相关部门核对，项目经理部应对数据进行审核。

项目工经部应于每月10日前将上月施工队伍结算、支付情况(附表9)上报公司经理部。

第五十八条 项目工经部和财务部对工程分包和劳务分包结算与支付要严格按合同执行，不得提前支付或多付工程分包和劳务合作队伍进度款；未进行施工结算前，可按预估完成工程量的一定比例进行预支。

第五十九条 公司经理部将根据项目上报的工程分包和劳务合作情况，对项目进行不定期检查和季度考评；对成本控制不严、管理混乱的项目，公司将进行相应的通报和处罚。

第六十条 因自身原因，工程分包或劳务合作队伍发生有下列情形之一的，取消其工程分包及劳务合作资格，并清退出场。

1、发生质量、安全事故，被监理工程师书面指令或业主通报批评；

2、进度滞后或施工能力已不能满足项目总体进度计划需要，项目经理部提出整改要求，拒绝执行或整改后仍不能满足要求或连续两次被项目经理部提出整改；

3、其经营活动或与其有关的行为已损害或有可能损害到公司、项目经理部的声誉或形象；

4、无正当理由与公司或项目经理部发生诉讼、纠纷。

第六十一条 所有工程分包和劳务合作合同履行完毕，进行最终结算时，项目财务部应要求工程分包和劳务合作队伍出具包含以下内容的书面申明：

1、其在本项目完成的所有工程款及劳务费用已全部结清；

2、其属下所有民工工资已全部付清，没有任何拖欠；

3、其在本项目与任何第三方发生的经济往来和债务已全部清偿；

4、其与本项目已无任何纠纷和分歧，再无其他任何索偿要求。

第七章 设备采购（租赁）合同的签订与履行

第六十二条 设备采购（租赁）的审批权限按公司《设备管理实施细则》的相关规定执行。

第六十三条 设备采购（租赁）要在公司经理部的统一协调下

进行，应坚持“生产适用、技术先进、经济合理”的选型原则与“公开招标、集中统一、择优购买”的购臵原则。

第六十四条 公司及项目设备采购（租赁）应按下列规定进行合同谈判及签订合同：

1、在设备购臵（租赁）计划获得批准后，设备购臵（租赁）应通过公开招标或多家询比的方式进行；

2、单项价值在20万元以内的设备，由公司出资购臵时，由公司经理授权分管副职或公司设备基地牵头，设备专干等共计不少于3人共同参与合同谈判；由项目出资购臵时，由项目经理或授权分管副职牵头，物机部、工经部共计不少于3人共同参与合同谈判；小型、急需设备的采购谈判物机部门应不少于2人共同参与，以充分发挥集体的智慧，保障公司的利益。

3、单项价值在20万元以上的设备购臵，按集团公司设备管理的有关规定由集团公司负责主持，公司及项目设备管理部门应有不少于2人全程积极参与、协助；若由公司或项目自主采购时，按上一款规定进行合同谈判；

4、设备租赁的合同谈判参照第2款的规定执行；

5、合同样本应采用集团公司（或本公司）的合同范本，经公司经理或项目经理审定后由其本人或授权人签订；

6、设备采购合同原件交财务部门保存，物机部、设备专干保存复印件；

7、项目经理部应在合同签署生效后一星期内将生效的正式合

同文本复印件上报公司经理部备案。

第六十五条 项目经理部应按月及时对设备租赁费用进行结算。设备租赁费用的结算按下列程序进行：

1、租赁设备按月结算时，由现场施工员填写设备到场启租及完工退租日期确认单一式两联（存根联与结算联），交物机部长、工程部长共同复核、项目分管副职审核后，将结算联交机主方，存根联交机料会计及时输入电脑并妥善保存；

2、租赁设备按台班或工程量结算时，由现场施工员与工程部长一起（至少2人），与机主方共同确认台班时间或丈量已完工程量，现场施工员填写台班或工程量确认单一式两联，经工程部长、物机部长复核、项目分管副职审核后，将结算联交机主方，存根联交机料会计及时按日、按张分类输入电脑并妥善保存；

3、每月10日前，由机料会计将上述输入电脑的确认单整理、汇总，收回机主方结算联核对无误后，按合同协议单价，扣除价拨款项及相关税费后，开出设备租赁费用结算单，经工程部长、物机部长共同复核、项目分管副职审核后，交项目经理审批；

4、审批后的设备租赁费用结算单原件交项目财务部作为结算、支付依据并妥善保存；相应各种原始结算凭证、扣款凭证加盖“已结算”印章，随设备租赁费用结算单复印件一起由机料会计按月分类归档妥善保存。

第六十六条 项目物机部应按月建立设备租赁费用结算台帐，并在每月10日前将项目上月《新购设备统计表》、《设备租赁统计表》

上报公司经理部。

第六十七条 财务部门对设备采购和租赁费进行支付时，必须验证和核对该事项的正式书面合同、相关费用的扣除，以及是否符合验收与结算等相关审批手续，否则，不予进行支付。

第八章 材料采购合同的签订与履行

第六十八条 项目经理部应在签订施工承包合同一个月内，根据工程的具体情况，计算项目所需主要材料的设计用量以及单项工程所需消耗主要材料的设计用量，建立材料设计用量台帐，并将此资料与成本预算资料一并上报公司经理部。

第六十九条 工程所需主要材料的采购均需采取公开招标或多家询比的方式评定和选择合格供应商，不得人为将材料采购进行拆分，并按下述分级授权的原则与供应商进行合同谈判及签订书面合同： 第七十条 项目经理部应按月及时对材料费用进行结算。材料结算按如下程序进行：

1、材料验收人员将当日进场材料的过磅单、验收单核算联及时交材料会计，由材料会计及时按日、按张分类输入电脑并妥善保存；

2、每月10日前，材料会计将上述输入电脑的进场材料数据整理、汇总，按合同协议单价，扣除价拨款项及相关税费后，开出材料结算单，经材料部长复核、项目分管副职审核后，交项目经理审批；

3、审批后的材料结算单原件交项目财务部作为结算、支付依据并妥善保存；相应各种原始结算凭证、扣款凭证加盖“已结算”印章，随材料结算单复印件一起由材料会计按月分类归档妥善保存。

第七十一条 项目材料部必须建立健全的材料管理制度，建立材料实际消耗台帐，并规范入库、验收、出库、领用、结算、盘底等程序，加强材料管理，控制材料成本。

项目材料部应于每月10日前将项目上月《主要、大宗材料进出场数量表》（附表8）上报公司经理部；生产高峰时期每半个月统计上报公司经理部。

第七十二条 财务部门对材料款进行支付时，必须验证和核对该事项的正式书面合同、相关费用的扣除，以及是否符合审批程序，否则，不予进行支付。

第九章 附 则

第七十六条 本细则在集团公司《合同管理办法》的基础上制定，未涉及的内容参照本细则或集团公司有关规定执行；为保证各种表格样式的规范统一，公司及项目各有关部门、人员应按附表的格式填报。

第七十七条 本细则由公司经理部负责解释、修改。