浅谈办公室工作协调艺术
2010年10月
热带农业工程.. 第34卷第5期..
0et．2010
TROPICALAGRICULTURALENGINEERINGVo1．34，No．5
浅谈办公室工作协调艺术①
吴胜英)
②高秀-
--
~2)陈刚3)
(1中国热带农业科学院橡胶研究所海南儋州.. 571737：
2中国热带农业科学院科技信息研究所海南儋州.. 571737；
3中国热带农业科学院环境与植物保护研究所海南儋州.. 571737)
摘要分析了办公室协调工作的重要性，从对上级、对下级、上下级及左右之间的关系等4个角度论述了协调
的方式方法，分析了协调工作中应该注意的3个问题，提出了加强自身素质的几点建议。
关键词办公室；协调；方法；事项
中图分类号.. C931．4
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办公室是一个综合性部门．是一个单位工作运时候就被忽视了．事实上，协调工作是各项工作顺
转的中枢．是作为领导的办事机构和单位的综合部利开展的基本。协调是在领导授权范围内进行的．
门，承担的职责和任务是多方面的，如撰写文稿、只能向协调对象协商、说明，事后再将协调结果向
文书打印、档案收存、机要保密、电话传真、组织领导汇报．而不能发号施令，擅自做出决断。所
会议、计划安排、处理信息、内部协调、公关接以．办公室在协调时要以平等的地位与其他部门进
待、信息发布和督促检查等，担负着13常性的行政2。
行沟通，而不能居高临下、盛气凌人[]
事务及繁重的服务工作，起到承上启下、协调左右协调工作是办公室、尤其是办公室主任的一项
的中心枢纽作用[。可见协调在办公室工作具有不主要职责．通过协调，能够将各单位、各部门凝聚
可替代的地位和作用。笔者根据在办公室的工作实在一起．能够减少工作中的矛盾。提高工作效率。
践和体会．仅就办公室工作中的协调问题进行分析将个体优势转化为整体优势．更大限度地发挥单位
和探讨．旨在抛砖引玉，以求同行之间进行交流。和部门的整体作用：通过协调，可以加强部门、单
位间的联系，畅通信息
渠道；可以密切领导和群众
1正确认识办公室协调工作的地位和作用的关系：通过协调，可以为领导排忧解难，让领导
办公室工作千头万绪、纷繁复杂．协调工作有摆脱具体事物的纠缠，使他们集中精神谋划建设和..
①
基金项目：中国热带农业科学院橡胶研究所基本科研业务专项[No．YMFZX2010—01(N)]。
收稿日期：2010—09—03责任编辑／古小玲.. E-mai1：rngcrngc3@gma¨．tom
②
吴胜英(1983一)。女，河南信阳人，硕士，助理研究员。主要从事办公室行政管理工作。
一..
68 —..
吴胜英等浅谈办公室工作协调艺术
管理问题：协调能够使一些亟需加以解决的问题得
到及时解决，缓解矛盾，理顺各部门的关系，使无
序转化为有序．促进各项工作平稳顺利、有条不紊
地开展下去。
2办公室协调工作的分类和协调艺术分析
办公室需要协调的事很多．将其分为对上关系
协调、对下关系协调、上下关系的协调、左右关系
协调等。
。。]办公室的工作人员要善于根据不同的类
型．采取不同的协调方式．方可达到协调的目的。..
2．1对上关系协调
对上关系协调是指组织对其上级领导人和领导
部门的协调这个过程往往通过正确贯彻上级的政
策、指示，全面领会领导意图，局部利益与整体利
益保持高度的一致性．不折不扣地完成上级下达的
工作计划和工作布置．并及时地汇报执行情况等组
织行动来实现秘书要在上级与本单位之间做好沟
通工作，既要促进本单位正确、及时地贯彻落实领
导的意图，又要促进上级及时、全面地了解本单位
的实际情况．从而促进本单位与上级保持一致．协
调运转[4]。对上关系协调的方法主要有以下步骤：..
2．1．1及时发现问题
发现问题是解决问题的关键办公室秘书人员
是领导的贴身助手和参谋．在本部门和上级的关系
中处于重要位置，一旦发生某些不够协调的现象．
应能敏锐地从文书往来和领导的言谈举止中及时发
现问题。发现问题后．要及时向领导汇报．并积极
采取相应的协调措施..
2．1．2解决问题的方法
和上级领导部门的关系．与其他的关系相比具
有一定的特殊性．解决方法也应与之相适应．没有
公式化的程序，而是根据情况不同、问题的性质和
大小而采取相应的办法。大体上说．可采取以下几
种方法：(1)自查。就是办公室人员是否全面领会
了上级领导的意图：是否贯彻上级部门的政策精
神：是否局部利益服从整体利益：是否在各个方面
与上级领导保持了一致：是否完成了上级部署的各
项工作；是否符合标准等。(2)整改。一般而言．
如果办公室的
工作符合上级部门的要求．得到领导
的肯定、认同．就不会产生不和谐的现象。但如果
在自查中发现有与上级要求不一致的地方，那就应
该加以整顿、改进，纠正偏差。(3)积极请示。
在贯彻执行上级的工作要求时，会遇到各种不同的
情况．这些上级在布置工作时未必都能考虑得尽善
尽美遇到这种情况办公室不宜擅自决定，而应多
请示．请领导对难以解决的问题予以定夺，以便把
工作搞好。(4)主动汇报。将办公室的工作安排
和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇
报这一方面能使上级全面了解本部门的实际情
况．便于做出正确的判断、适当的决策；另一方面
地体现了下级对上级领导部门的充分尊重。
在协调工作中应注意事项：(1)维护领导成员
的威信和形象。办公室人员维护领导成员的威信，
主要是从工作的角度出发．即使因此受到误解和委
屈．也要泰然处之。在工作中，只能为领导补台，
不能拆台办公室人员一定要尊重领导．积极配合
领导工作当领导有某些疏漏和不足时．要积极采
取补救措施．消除影响．同时注意维护领导的自尊
心。每个人都有其自尊的一面，领导者也不例外。
办公室给领导提意见和建议一定要注意场合阵]
(2)维护领导层内部的团结维护本单位领导层
的团结．事关本单位内部的稳定和有效运转，这是
每个办公室人员义不容辞的责任办公室人员作为
领导的参谋和助手．经常活动于领导成员之间．并
在领导层和下属机构之间起着沟通信息、处理信息
的作用。因此掌握的情况比较多．也比较深入。反
映情况转达意见时要讲究方式方法．不利于团结的
话、闲话、气话不要说。发现领导之间有误会，应
寻找适当的机会帮助澄清问题．化解矛盾切不可
挑拨是非，将问题复杂化。应请示汇报工作的．应
严格按照领导成员职责分工进行．有分管领导就找
分管领导，不越级请示。涉及全局问题，要请主要
领导人裁定，并通报其他领导成员..
2．2对下关系协调
对下级关系协调是指上级机关工作过程中．充
分考虑了下级的实际情况．倾听下级的意见和要
求，科学地制定决策．有效地将组织决策意图贯彻
到下级各执行单位。使之自觉地协调运转．积极为
实现组织目标而努力工作就办公室秘书工作而
言，对下级关系协调过程中．主要采取如下措施：
一..
69 —..
2010年10月热带农业工程第34卷第5期..
(1)在领导形成决策之前。深入基层调查研究．征
求各方面的意见和建议．使决策建立在全面了解情
况、充分代表群众的根本利益的基础上：( 2)在决
策执行中，如果发现决策方案的疏漏和偏差、或者
是发现执行单位的实际困难，应及时传递给领导．
使领导作及时的必要的调整。当下级单位对领导决
策意图尚未全面充分地理解时．责任向其宣传领导
意图，提高其执行决策的主动性和积极性：( 3)在..
‘
决策执行考核评估和总结表彰工作中．办公室一方
面要给下级单位的自我检查和总结给予必要的帮
助。另一方面要协助领导以工作计划为依据．制定
切实可行、具体明确的考核标准和评估办法在对
下关系的协调事务中．办公室人员既要参与决策全
过程中的协调工作．又要在自身的工作事务中．全
面深入地观察、分析和解决问题避免失调现象。化
解矛盾．保持与下级关系的协调。
办公室人员对下级关系协调时应注意事项：..
(1)严守本分不擅自越位这是因为办公室不是独
立的．只是领导机关的辅助机构。处理、协调问题
的时候。只能根据领导的决定、决议和批示的精神
办理．而不能代替领导拍板。办公室人员虽然辅助
领导研究各种问题．但只有发言权．无表决权。办
公室可以提出解决问题的预案．只有经过领导的研
究决定后．作为领导形成的决定．决议之后才能生
效。( 2)放手使用，充分信任。办公室协调工作中
常常会遇到一些桀骜不驯的下属，他们足智多谋，
有能力和魄力。同时又锋芒毕露，雄心勃勃，处处
透着慑人之威这些下属常常提出与上级相反的
意见．而往往又能显示出他的意见的高明。这使
得许多管理者不知如何对待他们。在对待这种人
的方法中我们决不能学习嫉贤妒能的.. “武大郎.. ”，
而应该放手使用，充分信任，为他们提供施展才
华的机会和条件．采纳他们的意见，赋予他们解
决问题的权力。而对那些能力比自己强的人，你
谦虚一点尊重他们，反而能令其心服，同时也可
以吸引更多的人才。..
2．3上下双方关系协调
上下关系协调是指对办公室的上级与办公室的
下级进行协调。目标是理顺上下关系，使得上下思
想、行动保持一致。进行这项协调工作的办公室处
一
70一
于中间环节，作用大、责任重。..
2．3．1对政策变化后的协调步骤
大凡已经形成的决策和上下知晓的决议．突然
因情况有变需要撤销，准备形成新的处理方案．这
就要求办公室对上下双方进行工作关系的协调。这
个日寸候，一要使上下对新情况认识一致：二要对撤
销原决议上下认同：三要对处理问题的新方案反复
讨论，上下均表示满意。上下级关系的办公室在沟
通、联络、交换意见和草拟方案等方面，能起到不
可低估的作用通过
协调可避免下级对上级产生..
“政策多变”的误会．避免上级对下级产生.. “不尊
重领导”的看法..
2．3．2上下关系协调工作的一般程序
纵向协调工作没有固定的程序．但一般来说其
工作全过程可以分解为若干步骤．寻因求果。步步
推进。( 1)找准问题。这是协调工作的开始。强调
一
要找，即办公室人员要主动深入实际，深人群
众。通过调查，发现需要协调解决的矛盾：二要
准．即找准那些必须通过协调才能解决的问题，然
后，报请领导同意．请他直接出面协调，或受领导
之托去行使协调之责任。( 2)拟订方案。通过对协
调课题的分析论证．提出切实可行的协调工作方
案，包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的
协调工作方法、所要达到的目的，尽可能设计出几
套方案，陈述其利弊。请领导同志定夺。正确的工
作方案可避免走弯路．但工作方案很难做到尽善尽
美，只能在协调工作实施过程中不断修正。( 3)实
施协调。实施协调工作方案，既要有原则性，又要
有灵活性．瞄准协调目标，随机应变。但对协调过
程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇
报，以便得到领导的支持。..
2．4左右间的协调
首先．在实际工作中，由于各个部门所处的位
置不同．也由于各类人员在思维方式、思想认识、
工作作风和工作能力等方面存在差异．他们往往偏
重于注意自身目标的实现．而忽视别的部门或别人
的要求，使得部门之间、人与人之间对一些问题的
认识和处理不一致．以致于不能发挥整个组织的最
大功能，不能形成最佳的合力。对此，各级办公室
要通过联系、沟通、调解和协商等方式来有效地统
吴胜英等浅谈办公室工作协调艺术
筹协调左右之间各方面的关系，弄清楚问题，绝不
能把遇到的矛盾简单地上交给领导.. _]
6。
其次．办公室在发挥协调功能中，要站在全局
的立场和高度对各部门进行综合平衡，集中多方意
见．多方协商．求同存异，秉公处理，要以公正平
和的心态调整、理顺和改善各单位之间、人际之间
的关系．解决工作中的矛盾，并且建立和健全各种
协调制度．使协调工作逐步规范化、程序化。
再次．办公室的协调T作要纲举目张，不能事
无巨细．眉毛胡子一把抓．否则就会被事务所淹
没．有可能顾此失彼、事倍功半。事实证明，办公
室的协调工作一定要有重点．要紧紧围绕领导关心
的重点和群众关注的热点及改革发展中碰到的难点
问题．通过牢牢抓住重大事项．去带动办公室协调
T作的开展
3办公室协调工作中应该注意的几个
问题..
3．1有权不越权
办公室是综合管理部门．是协助领导施政、指
挥和管理的左右手．但办公室干部要切实摆正位
置．既不能越权，更不能滥用职权。要始终牢记自
己是参谋而非领导．是.. “配角”而非.. “主角.. ”．做
到尽责不越职．出谋不决策，参与不干预，在正常
情况下绝不超越职权范围处理事务．绝不过问不该
知道的事情办公室在任何时候都不能忘记按章办
事．按领导意图办事，按照工作程序办事．对一些
重要事情要按照职责分工和上下级领导关系．有请
示，有汇报。凡遇到超越职权范围的事．不擅自作
主．不乱表态。不乱办事．如遇领导不在又有紧急
事情需要处理时．要注意与有关部门、有关人员商
量后慎重处理.. _]
7
3．2有功不居功
办公室的工作多数是协助、辅助其他部门的．
杂事、小事多，协助、辅助多，台下、幕后多，没
有轰轰烈烈的场面．没有引人注目的动作．因而工
作干了不少．但总结起来．似乎又没几件能显示成
绩的事情。面对这种情况．办公室人员一定要高姿
态，不争功，不居功，淡泊名利，忘我超我，乐于
干默默无闻的小事、杂事，甘当配角。当好配角。..
3．3有苦不叫苦
办公室特点是事杂(繁杂、复杂)面广(头绪多、范
围宽)．什么工作都可以归到办公室办，作为联络
上下左右的.. “中枢.. ”．办公室经常处于矛盾交叉点，
稍不注意不是上不满意就是下有意见。面对误解和
委曲．办公室人员要受得住、不气馁，认真对待，
有则改之．无则加勉。不能因为领导要求严、批评
多．就闹情绪．也不能因为矛盾多、事难办，就畏
首畏尾，不敢办事。正确的态度应该是：只要职权
范围内的事．就要积极主动抓，绝不缩手缩脚、推
三推四．要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管
事、敢担事、敢办事，变被动服务为主动服务。
4加强自身素质．不断提高综合协调能力..
4．1加强政治理论学习和注重业务知识学习
学习是增强能力、提高水平的.. “法宝”和.. “金
钥匙.. ”办公室人员要牢固树立终身学习的理念，
系统地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和..
“三个代表”重要思想等科学理论．进一步深入学
习党的十七大、十七届三中全会精神，及时学习领
会上级党委、政府文件的精神，坚定正确的政治方
向，树立正确的世界观、人生观和价值观，运用辩
证唯物论的立场、观点和方法，研究新情况，解决
新问题。增强政治敏感性，增强驾驭全局的能力。
办公室人员要切实加强写作知识的学习．不断提高
文字写作水平和公文写作能力：同时还
要注重市场
经济理论和先进的管理知识、法律法规的学习，努
力使自己真正成为学政治、懂法律、强业务、会管
理的复合型人才只有不断用科学理论和现代科技
知识武装头脑．加快知识更新．才不至于在时代前
进的大潮中落伍。只有做到勤学，多学，学用结
合、学以致用．才可以知识积累和经验积累。因为
办公室的工作纷繁复杂．涉及面广．要求工作人员
既要有较强的理论素养，也要有丰富的实践经验．
既要加强政治理论学习．不断提高思想政治水平．
提高政策水平，增加工作的系统性、科学性、预见
性和创造性，又要学习业务知识．提高在实际.. _
T作
中分析问题、解决问题的能力既要学习书本知
识，更要学习实践知识，要在实际工作中不断增强
文字写作能力．综合协调能力．专项工作管理能
力，特殊环境下的协调及重要会议组织能力、突发
一..
71 —..
2010年10月热带农业工程第34卷第5期
事件的处理能力、调查研究能力等..
4．2善于总结。探索规律
勤于和善于总结是提升工作能力和工作水平的
有益途经。办公室工作人员要学会在实践中总结．
在总结中提高。通过总结。进一步提高对办公室工
作规律的认识，同时为今后做好办公室各项工作积
累宝贵经验。办公室工作看似无序．但其背后也是
有规律可循的。探索并抓住这些规律．就会实现由
无序向有序转化，收到事半功倍的效果办公室工
作的运转大致有两类，一是确定性的．二是非确定
性的。有些工作，有其确定的规律性比如接来送
往、领导的例行公务活动等。都有相对稳定的办理
方式和程序。对这类确定性的工作只要在总结经验
的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，
就能形成有序的运行机制：对于非确定性的工作，
主要指领导临时交办的任务、应急的事件和突发事
件的处理等。除加强预见性外．更重要的是要有灵
活应变能力，即工作上分清轻重缓急，把重点放在
抓大事、急事上，合理运筹时间，既保证按时完成
任务，又做到忙而不乱，运用分权、分责等办法，
调动大家的积极性。这样工作再重、再急、再难，
也可做到井然有序..
4．3注重自身的形象建设
办公室是一个单位的窗口．要树立一流的形
象．要为机关和基层干部群众做出表率。要做遵章
守纪的表率。近年来．办公室相继制定了一系列规
章制度．推动了办公室工作的规范化和制度化。办
公室同志要身体力行．严格按照制度办事，切实做
到不越规逾距，不自行其事，不自作主张。并能够
根据形势的发展变化和工作需要．不断对工作程序
和制度进行创新和改进．把握规律性．注重可行
性．体现时代性，要做团结协作的表率。团结就是
形象．团结出凝聚力、战斗力。办公室是一个整
体．只有大家密切配合、协调一致，才能形成整体
工作合力．发挥办公室工作的群体优势。要做严格
自律的表率。办公室人员，身处领导身边，一定要
有明确的是非观念，自觉严格要求自己，在任何时
候．任何情况下都要谨言慎行l8]。
只有不断提高自身素质．才能不断探索协调工
作的新路子。办公室工作的性质、地位和作用要求
一
72一
办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业务素
质与应变能力。随着改革开放向纵深发展．办公室
系统要在新形势下完成自己的工作使命．有所作
为，还要开拓新的思路，采用新的方法，在办文、
办会和办事上，在综合、协调、运转上发挥更大的
功能和作用
作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机
构，办公室要善于统筹兼顾，紧紧围绕工作中心。
深人做好协调工作，使领导之间、部门之间、人员
之间思想一致、行动统一，从而最大限度地调动单
位和个人的积极性，在相互配合、减少内耗的情况
下发挥整体的最优效能[
总之，做好协调工作，是其他各项工作得以顺
利开展的基础．但这并不是说做好了协调工作就做
好了其他工作。社会在发展。时代在进步。要做好
新形势下办公室工作．必须注意提高自己的政治理
论水平、文化水平和各项业务能力。认清形势、把
握大局、立足大局、服务大局，必须增强责任感、
紧迫感、使命感，提高工作的自觉性、主动性，才
能出色地履行各项职责．完成领导交办的任务。
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