制度---人事档案管理办法
人事档案管理办法
为了加强公司人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规
范化、制度化，根据国家有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。
第一条 人事档案管理权限及职责
公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。
（一）公司人力资源部依据此规定，管理公司人事档案，并配备可靠、责任心强的
人员作为专职档案管理人员。
（二）档案管理人员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理人员（或分管领导）
负责保管。
第二条 人事档案管理职责
（一）保管人事档案；
（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；
（三）建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转递；
（四）登记人员职务、薪酬的变动情况；
（五）档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续；
（六）为有关部门提供人员情况；
（七）做好人事档案的安全、保密、保护工作；
（八）办理其他有关事项。
第三条 人事档案的整理
整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。
（一）人事档案材料按照以下分类整理：
1．履历材料或自传材料；
2．鉴定、考核、考察材料（包括各种考核、考察、述职、鉴定材料）；
3．学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业
技术职务、考绩、审批材料）、职业技能鉴定材料；
4．奖励材料（包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料，
以及科技、业务工作等方面的奖励材料）；
5．处分材料（包括甄别、复查等材料，免于处分的处理意见、违法犯罪判决书等）；
6．工资、录用、任免（聘用）、转业、待遇、退（离）休、退职材料等材料；
7．其他可供参考的材料。
（二） 人事档案放入相应的档案盒，并在档案盒上标明编号、姓名。
（三）人事档案的补充：
1．人事档案要及时整理，对于工作中形成的需要归档的材料，应逐份插入相应类别，
逐页标注页码，及时分类填写档案材料目录。
2．职务、工资有变动时，应依次填写变动登记表。
3．专业技术人员的学历认定、职称晋升等材料，须由公司组织人力资源部提供并审核
后，方可归档。
第四条 人事档案的保管
（一）根据安全、保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严格、科学地保管。
（二）人事档案保管应设专门的档案库房，配备档案柜，房内应备有防火、防盗、防光、
防高温等安全防护措施，要保持库房的清洁和适宜的温湿度并经常进行检查。
（三）人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决。
（四）档案柜平时要锁好并保管好钥匙。
（五）严禁任何个人私自保存和复制人事档案。
第五条 人事档案的查阅须遵守下列规定：
（一）查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符，并按人事管理权限征得有
关部门领导同意后方可查阅。
（二）查阅公司中层管理人员人事档案，须经人力资源部负责人同意后，方可查阅。
（三）人事档案只限在人力资源部查阅，一般不得借出。特殊情况需要借出，须按人事
管理权限征得有关部门领导批准。
（四）查阅档案人员要维护档案的完整与安全，不得私自将档案卷折叠、拆卸调换、涂
改、划道、复制、更不得遗失。
（五）查阅档案人员要遵守有关保密工作规定，不得随意将档案内容向无关人员泄露。
如违反规定造成不良影响应承担相关责任。
（六）因工作需要从人事档案中取证的，经主管领导审查批准后，才能复制有关档案材
料。
（七）对利用信函了解档案有关内容的，经主管领导批准后，只能提供与信函有关的项
目。
（八）任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。
第六条 人事档案的统计
人事档案要定期进行统计，确保所管理的档案与所管人数相符。人员调动、离退休、
死亡后，应及时进行分类保管，随时做好变动情况的登记以及档案数字统计。
第八条 本办法的解释权属人力资源部。