办事处人员费用管理的规定(参考文件)
办事处人员费用管理的规定（征求意见稿）
一、 适用范围：公司各办事处、深圳总部外的各独立运行单元。目前包括：
1. 北京办事处，负责人:许方
2. 重庆办事处，负责人：谢云
二、 费用范围：
1. 行政费用：包括但不限于房租、电话、办公用品
2. 销售费用：包括但不限于差旅、招待、交流
3. 实施费用：包括但不限于工程、零星采购
三、
(一) 费用申请和报销流程 发起申请
各发起单位应根据其工作职责，以完成工作目标为目的，经过认真有效的思考和论证，经办事处负责人签字确认后方可发起费用申请，在发起申请时应注意以下几点：
1) 目的性：费用的发起应有一个明确的目的，该目的应是符合公司目标、利益的实现，履行部门职责的要求和部门工作目标的实现；
2) 计划性：费用应有一个执行计划，或是服务于一个执行计划。制定一个周密且可执行的计划是一个部门、一个团队乃至个人管理能力成熟的标志。计划的终点应该是一个结果或目标的实现；
3) 必要性：费用的发起应充分考虑其必要性，这里的必要性主要是指该目标的实现没有其他更好的、更节约的方法可替代；
4) 合规性：申请应符合公司各项规章制度和费用标准。如有不符，且确有必要，申请人应特别说明，并事先请示。
行政费用类的申请递交总部行政部审核后交总裁办审批，销售费用和实施费用类的申请暂行直接递交总裁办。审批部门将对该申请的各个方面进行了解和讨论，申请人应给予充分的理解和配合，费用申请在总裁办的审批结果为“同意”、“修改”或“否决”。
(二) 执行和投放
申请人对费用使用过程负有全程责任。在使用过程中如涉及其他部门，申请人有监督、参与、审查的责任。如有不同意见可沟通、讨论、质疑，如仍不能达成一致则上报总裁办决策，如未提出异议则视为无异议。投放过程
如有超支需及时补充临时申请，投放结余必须于报销时交回。
(三) 审核报销
费用的审核报销是一个检查、决算、总结、评估的过程，是对申请人计划、目标是否达成的总结，是检查评估过程的一部分。申请部门负责人签署时应尽到检查评估总结的责任。
报销时所有单据均需交到财务部及总裁办，由财务部、主管副总裁审核，最后由总裁批准后完成报销。其结果是“报销”、“补充说明”、“部分报销”、“不予报销”。
(四) 评估
一个部门的费用使用绩效将会得到完整记录和评估，评估的标准包括但不限于：费用使用与目标实现的关系；费用使用与公司同类目标实现效率的对比；费用使用与同类其它公司效率的对比；费用使用与过往效率的对比。 评估的结果是部门负责人工作绩效的重要考评指标。公司将会逐步在一定范围内部分或全部公开考评结果，并作为部门或个人奖惩、升迁等的重要依据。
四、 费用预算的申请时间
每月25日前各办事处经理将费用预算和费用借款单报对口部门审批，审批后转总部财务部，财务部根据费用内容按照费用具体需求时间安排分期付款。对于用于临时事件的费用，需提前三日提交申请。工程费用应符合公司工程实施相关规范，行政费用应通过总部行政部门的审核（这些审核将由公司安排，如有必要公司工程管理部门、行政部或主管副总裁可直接联系审核）。
五、 费用报销时间
每月15日前各办事处负责人需将上月的费用报销单寄回深圳总部财务部，由财务部办理各办事处借款核销帐务处理，如截至15日财务部仍未能收到费用报销单据，将对相关办事处负责人处以罚款500元，从工资从扣除。
六、
(一) 办事处人员交通及通讯费用补贴标准 交通费用
办事处人员因公外出及出差期间的短途交通费用经办事处经理、部门负责人批准方可报销，如使用办事处车辆出差可报销油费和路桥费用。
(二) 通讯费用
办事处经理通讯费用按当月话费单的80%实报实销；
其他办事处销售、技术人员补贴标准：300元/月
行政经理补贴标准：150元/月
司机补贴标准：120元/月
其他办事处人员补贴标准：100元/月
七、
(一) 办事处人员出差住宿及交通工具选择指导标准 住宿费用
办事处经理住宿标准一类地区220元/天，二类地区200元/天
办事处其他销售、技术人员住宿标准一类地区200元/天，二类地区170元/天
一类地区为：北京、天津、上海、广州、深圳、杭州
二类地区：一类地区以外的其他地区。
(二) 出差交通工具选择
出差地点乘坐火车或汽车可以到达的，一般只可乘坐火车硬卧或汽车；如乘坐火车硬卧或汽车车程在12小时以上，办事处经理、部门负责人可乘坐飞机。其他人员出差如无特殊情况，均应选择乘坐火车硬卧或汽车，如果确因工作需要，需经办事处经理或部门负责人或主管副总批准，可乘坐飞机。 (三)
八、
深圳市小xx 有限公司
2008年5月5日 本规定自2008年5月8日起实施。 出差津贴：50元/天