会议管理办法2
会议管理办法
第一条 制定本办法的目的
用会议形式及时传递、执行和保存信息,改进工作作风,有效组织的管理是及改善工作秩序,提高工作效率,制定本办法。
第二条 召开会议遵循原则:
(一)精简,大力压缩会议,尽量缩短会议时间,逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作,能合并召开的会议尽可能合并召开。
(二)高效,召开会议应具备必要性,注重实效,主题鲜明,准备充分。
(三)务实,把工作重点放在业务开拓、规范管理和生产等重要部位,部门经理以上人员在月总结工作上所有方案必须以事实、数据为依据作为汇报的重点,会议加强督查,集中精力研究和解决实际问题,可在现场办公会议上讨论,及时协调研究解决有关问题。
(四)节约,会议要厉行节约,凡涉及经费开支的会议应严格控制费用开支,严禁铺张浪费。
第三条 参会原则
1、专题会议内容涉及的部门,至少有一名负责人到会;
2、资源性问题会议及对公司重要政策的调整必须有总监(经理)级以上人员参会; 3、对公司政策性宣导会议需所涉及的中层以上干部参与; 4、会议采取签到制;
5、总裁可视会议的重要性决定是否列席,如需总裁出席会议,提前与总裁助理约定并将需要在会上 决议的事项、方案等提前一至两天上报。
第四条 会议进行遵循原则
1、布置工作讲标准(工作事项\责任人\完成时间\进度检查); 2、检查工作问过程(完成过程汇报\总结与检讨); 3、汇报工作讲结果(总结与结论\评价与调整); 4、请示工作讲方案(存在问题点与建议); 5、回忆工作讲感受(成绩与借鉴\检讨).
6、发言讲次序(与会人员不可无故打断他人的发言,不可对发言者吹毛求疵) 7、会务讲原则(参会人员及记录员对会议内容的秘密事项遵循保密原则) 第五条 会议事务处理原则
1、避免悬而不决:属与会人员权责内事务,应当场解决,以会议结果(会议纪要或会议决议)的共享来关闭问题点;权责内无法决策的(如资源问题、权限问题),主持人也应在会议中明确解决思路,并
依此落实推进责任人,并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人,以确保会中的布置事项在会后得到落实。
2、避免决而不行:与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员(主持人对此有特别要求的,依主持人要求),会议主持人应指导记录员 于会议结束后2个工作日内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门(如因特殊原因延迟的需注明原由并有总裁签字)。如涉及工作布置的会议,会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成,不事先提出困难并获得会议主持人同意(同时知会稽核、跟进人)、又不如期完成的,视为怠于完成工作。
3、承前启后、循序见进:例会中涉及工作任务分配的,议程中必须设置“上次会议布置事项进度汇报”环节;例会中涉及工作计划的,
第六条 职责
1、主持人:确保会议正常召开,会中对会议效果的推进与会议进程控制,宣布开始,确保紧紧围绕议题按照议程主持会议,及时制止干扰会议的任何情况,及时做结论,适时宣布散会,确保会议总时间不变。会后资料发放范围确定与共享,并对落实事务予以跟踪,直至完成关闭。(如总裁是主持跟踪工作由总裁助理负责)
2、会务组织部门:会议通知,如变动提前2小时知达与会人员。提前布置会议场所,调试仪器设备、收集资料、准备文件。如有需要,事先应安排好与会人员座次。
3、参会人员:会前准备,会中积极参与,围绕主题发言和参与讨论,严防偏离主题,会后就会议决议或精神向下宣导,对落实项目向下布署。
4、稽核与跟进:会上决定的稽查与跟进人员负责检查各项会议执行情况;对会议决议与精神的贯彻、布置任务的完成情况进行检查与稽核,并对稽核结果及时予以直属上级通报。
第七条 会议的分类:
会议按层级与范围分集团级、公司级、部门级三级,三级会议按性质再细分为例会、总结大会、专题会、紧急会议,(一般情况部门不设专题会)外部会议。
1、例会:内容涉及公司经营、管理、服务领域,会议时间有一定召开频率。
2、总结大会:内容涉及工作总结、计划调整及安排、确定发展战略、宣布重大事项决定。 3、专题会议:凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务,包括项目进度分析会、销售活动报告分析会、资源性问题议及对公司重要政策的调整会议。 4、紧急会议:因特殊事务需要配合紧急处理的。
5、外部会议:政府有关主管部门或外单位组织要求本公司参加的会议,如现场办公会、报告会、公司交际业务会、用户座谈会等,一律由相关部门负责人参加。
第八条 会议纪律
1、会议记录员要在会议进行期间认真记录,对结论性发言做重点记录。
2、如有必要,会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录,形成会议纪要,交由主持人签发。
3、会议组织者负责签到。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会,应提前以书面形式请假,紧急情况可以事先口头请假,事后必须补办请假手续。
4、与会人员不得中途退席,特殊情况经主持人同意方可离席。应提前到会,不得喧华
迟到、中途离席者应轻声入、出席,尽量不干扰会议进行。如有需要,会议期间与会人 员将通讯工具调
为静音或关闭,不会客(特殊客人除外),认真听取会议内容并做好记录。
5、与会人员应保持会场整洁,不准随地吐痰、扔纸屑,会议结束后将座椅整理好。 6、违反本制度保密规定者的处罚按公司保密制度有关规定执行。
7、公司各部门、各子公司月例会召开前(周四下午14:00之前)将工作计划和工作总结、方案等交
行政人事部。
8、凡出现下列情形的:
(1)会议迟到者,10分钟之内扣罚30元,30分钟至1小时扣罚50元(现金形式当场扣罚) (2)会议无故缺席者,按旷工处理;
(3)未按时上报会议纪要的部门负责人,扣100元,延期一天扣50元;
(4)未按时上报周工作总结及计划的,未将会议精神及工作任务布置传达的部门负责人,扣罚200元,延期一天扣50元;
第九条 本制度由集团公司行政人事部负责制订,经集团公司总经办审核,报总裁批准后公布实施,修正时亦同。
第十条 本制度自下发之日起执行。
附件:(一)会议申请单 (二)会议纪要表 (三)会议签到表
(一)会议申请单
编号: 日期: 年 月 日
(二)会议纪要表
(三)会议签到表
会 议 签 到 表
统计: 审核: