商务技能(五)会议管理

会议作为一种社会活动随处可见，它在企事业单位中担当着重要的角色。

据调查，高职高专文科学生毕业后80％以上要接触与会议有关的工作，文科学生很有必要掌握会议管理的知识与技能。因此，在自己的职业规划中，加上会议管理一课，必定为以后的工作生涯增加许多便利。

别小看了会议，会议里的乾坤大着呢。会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话简明扼要，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，问题皆存。

既然会议不可避免，我们就应该妥善管理会议，有效利用会议，使其真正发挥作用，而非让自己陷入文山会海不能自拔。

一、会议的意义

会议是一个集思广益的渠道。会议是一个集合的载体。不同的人汇聚一堂，充分交流，思想碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

资讯传达，资源共享。通过会议通报一些新决定、新决策，使更多的人了解来自上级或其他部门的相关资讯。也可以利用开会汇集资源，以期相互帮助，相互促进，共同进步。

会议显示一个组织或一个部门的存在。一些单位经常召开部门例会等，领导通过这种会议了解员工的工作情况，了解工作进展，可以妥善安排工作计划。这是一种管理的方法，同时也能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

会议的群体沟通方式有益于协调矛盾，达成共识。开会很少是一对一的沟通，大多数情况下都是一种群体沟通，而且这种方式最直接、最符合人类原本的生活方式。方便协调上下级紧张关系，员工之间的矛盾，有利于达成共识，更好地促进工作。

二、会议的准备

（一）会前准备


开会前要充分理解议题；


在会议前充分准备好开会所需要的资料；。


事先思考要表达的意见；


准时参加会议。

（二）会议进行中


注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断；


积极参与发言；


注意力发言不脱离主题，对事不对人。

（三）导出结论


尽心尽力地协助会议主持导出结论；


能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见；


能坚持找出最好方案的态度，导出结论。

三、会议记录的基本要求

（一）会议基本信息

准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

（二）参会人员

详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

（三）完整记录

忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。

某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音笔的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。

（四）记录结果

记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。

　　　　　　　　　　××公司办公会议记录

时间：一九××年×月×日×时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：×××××××××××××××……

缺席人：×××××××××……

主持人：公司总经理

记录人：办公室主任刘××

主持人发言：(略)

与会者发言：×××………………………………………………………………

　　　　　　×××………………………………………………………………

散会

主持人：×××(签名)

记录人：×××(签名)

(本会议记录共×页)

（五）会议记录重点

l
会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

l
会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

l
权威人士或代表人物的言论；

l
会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

l
会议已议决的或议而未决的事项；　　

l
对会议产生较大影响的其他言论或活动。

（六）会议记录的写作技巧

一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。

一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。当然，现在都是使用笔记本电脑，所以，需要打字速度快。

二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。可用姓代替全名，可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；可用汉语拼音代替生词难字；可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。

六18:30内容摘要商务会议是企业或公司管理工作的重要内容，开好每一个会议事关企业或公司的生产和经营。一次出色的商务会议，除了会议主办者的组织、准备工作做的完善外，与主持人的出色主持也功莫大焉。

四、商务会议主持技巧

商务会议是企业或公司管理工作的重要内容，开好每一个会议事关企业或公司的生产和经营。一次出色的商务会议，除了会议主办者的组织、准备工作做的完善外，与主持人的出色主持也功莫大焉。

做一个出色的商务会议主持人，必须要掌握如下几点主持技巧：

1．开会时主持人的主持方式

主持人在会议上开始讲话时，是否受到与会者欢迎，第一步将取决于与会者的初步印象。这个印象取决于很多因素，如：主持人是否做好充分准备；眼睛是否闪亮而活泼；声音是否悦耳动听；脸部表情是否生动；对周围的反应是否机智灵活；是否能用简明扼要的话陈述自己的观点。

2．如何主持和引导会议

主持人主持会议，有一个很重要的内容，就是要让与会者知道在解决问题或困难时欢迎他们提出任何意见。为此，要让与会者了解情况，共同商量解决问题的办法。因此，可以在主持的话语中多次使用下列短语，以此来鼓励与会者的参与意识。如“经过我们的共同体验”、“分担我们共同的忧虑”、“为了我们的共同利益”等。一个成功者，总是善于采纳更多人的建议，倾听别人不同的意见。一个出色的商务会议主持也一样，如果使会议多听取他人的意见，有时就会得到料想不到的结果。当然，有时有人也会提出相反的甚至与会议内容毫不相干的观点，或者利用发言的机会进行滔滔不绝的长谈，遇有此等等情况时，主持人要用未完的话来打断，使会议按既定的方向进行。

3．在主持会议时要注意细节

有时候，主持人无论对自己所讲的话题做过多好的准备和演习，或者这一话题对自己来讲已经熟悉，但在主持前，一想到台下那么多的人,仍然会感到紧张。这时千万不要让压力控制自己的情绪，一旦让紧张情绪控制了自己，就会使自己根本无法发挥最佳水平，一些都白费了。当遇到这种情况时，主持人可自我放松，情绪一旦放松，思维就会走上正常的途径，主持就会得心应手

4．注意会议的总结

会议在达成决议后，主持人还要在散会前作出综合和总结，这才算是圆满地主持了一个会议。无总结，便是虎头蛇尾。在总结和综合中，主持人提纲挈领地将会议中提及的重点强调，也同时提醒与会者不要忘记这些重点。对于会议的决定、建议及结论，清楚明确地再重申一遍。