商务英文函件写作原则概论
商务英文函件写作原则概论
我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句，需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解你想说什么。一般地，商务信函写作应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Correctness（正确）、Conciseness（简洁）、Clarity（清晰）、Courtesy（礼貌）、Consideration（体谅）。
一、完整原则(completeness)
在信函写作中，信息完整很关键，所以商务信函中应包括所有必需的信息。
二、具体原则(concreteness)
使所表达的内容准确而又生动。当涉及数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
三、正确原则(correctness)
正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确以及对商业惯用语的正确理解。
四、简洁原则(conciseness)
简洁原则指用简单而简洁的句子来表达某人的想法和要求。要用最少的语言表达最丰富的内容，用简短、易懂、直接、朴素的英语,避免重复、罗嗦, 不要将读者的时间浪费在难懂的字眼上。
写信件时，建议使用常用的缩写形式。 除此之外，在保证语言和内容在语法和语义上正确完整的基础，尽量用简单清楚的句子，长话短说。
如：By this letter we would ask you to consider our proposal.（此信请求贵方考虑我们的提议）这个句子不够简洁。“By this letter”多余，同时“we would ask you to”也不够简洁，我们就用“please”代替，最后改为“Please consider our proposal”。
五、清晰原则（clarity）
清晰是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构，将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。要尽力
避免使用一些有歧义的不寻常的短语或句子，另外，信函内容要有逻辑、连贯，同时避免不必要的重复。
（一）避免使用一词多义的词语。
我们知道，英语中词语常有多个意思。首先要清楚这个字或词的多个意思。再决定用哪个词。例如英文词组 “subject to” 在不同的上下文中表现的意思不同，它可指“受......约束，从属”，“有待于...…的”，“根据”，“在范围内”，“除…...规定外”等等。
如：The exceptions provided in paragraph are subject to the following additional provisions.
（误）甲款的例外规定还有待于制定下述补充规定。
（正）甲款的例外规定应受下述补充规定的约束。
上述句子可改为：The exceptions provided in paragraph are bound by (restricted by) the following additional provisions.
（二）注意修饰词的位置。
修饰词要紧紧跟再被修饰词，从而避免歧义。
For example: Those who work rapidly get ill in these conditions.
因为单词“rapidly”可能有两种理解。他可以修饰“work”，也可以修饰“get ill”。所以，为了避免歧义，我们把它改为“Those who work in these conditions get ill rapidly. ”
六、礼貌原则(courtesy)
礼貌不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语如your kind inquiry, your esteemed order 等就可以，它是从一个“您为重”(You - attitude) 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节，撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。
七、体谅原则(consideration)
体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。
为了通过信函达到有效沟通的目的，掌握上述原则是非常有必要的。希望通过这样的一个综合概述，为商务英文信函的写作者们提供一定的参考和借鉴。