详细 接待方案
接待方案
十月十五日下午,以与我国A 学院的合作校英国B 学院的校长为首的15人代表团前来我们A 学院进行考察。目的是为了加强我们两学院的交流,并洽谈合作事宜。为了做好接待工作,现制定本接待方案。
一、接待目的:尽最大努力让B 国代表团满意,树立我校的良好形象,加强国际校际之间的合作,实现双赢。
二、工作宗旨:热情、主动、耐心、周到、细致、安全、高效、确保各项接 待任务圆满完成。
三、工作时间:10月15日
四、具体接待地点和相关接待部门职能如下: 1、组织机构 总负责人:高叶
成员:甄嬛(总经办主任) 崔槿汐(公关部经理) 苏培盛(服务中心经理) 沈眉庄(财务部经理)
华妃(人事部经理)
接待工作人员职能分配表
2、具体工作安排 (一)接机及送机组 负责人:崔槿汐
主要职责:负责联系考察组的接机、送机及其他事务;
工作人员:记者1人(公司宣传部指派),负责摄像、照相事宜; 温实初,负责生活等相关事务工作。 1、主要工作内容
(1)具体负责与接机、送机相关的业务工作。 (2)机场照像场景的布置。
(3)落实机场贵宾通道、机场贵宾厅接待室横标等相关事务。
(4)基本保障条件:照相机一部、车辆一台、代表团接机牌、雨伞若干。 2、工作细节策划
(1)准备:2013年10月15日到机场实地考察。 ①贵宾通道相关事宜;
②办理工作组进停机坪的相关手续; ③工作组临时用餐接待地点、接待方式; ④工作组成员提前就位住宿安排等;
⑤根据考察组具体到达的时间安排好接机工作。 (2)接机:
①就位。10月15日中午工作组成员到达机场。 ②设点。
A 、设宣传牌一块,要求醒目、足够大。上书“热烈欢迎B 学院代表团前来A 学院进行考察并合作”(中、英文); B 、设休息室一间,备好椅子、茶饮用具等;
(3)接人。代表团由接领人员确认后,接领人自我介绍,接过行李交专职驾驶员;
(4)照相。由负责人、代表团、接领人七人在宣传牌前合影。 (5)用餐。
若代表团在中午12;00至1:30,或下午5:30至7:00到达机场,临时用餐安排在机场用自助餐;
(6)转车。送代表团乘坐专车前往预定地点。
(7)照片传回。照相结束后,第一时间内把照片传回指挥部高叶处。 (8)报告。在代表团出发前往A 学院后,把相关信息电话报告指挥部。 3、送机:在机场设接待站,按照相关程序负责安全的送机服务。 (二)代表团车辆服务及信息收集组 负责人:甄嬛
主要职责:负责代表团车辆服务工作及代表团人员信息准备 1、车辆的调配:用公司的中型瑞风豪华商务车1辆
2、人员:公司后勤服务中心1个驾驶员
3、要求:驾驶员要严格遵守各项交通法规,态度认真,努力工作,为
公司增光,不能因为自己的原因而造成代表团对我公司的不良印象。 4、细节:驾驶员要着装整齐,统一着浅色衬衣,深色西裤,仪表要整洁大方,态度要不卑不亢,要一切行动听指挥,开车期间不得打手机,要搞好车内外卫生。
5、遵守交通法规。行车期间,不准超车,不准占道行驶,不准转急弯,不准超速,不能吸香烟,不能接听电话。要按指定的线路行车,停车前要给代表团提示,绝对保证安全行车。停车时要等代表团下车后,再将车辆按秩序整齐停放到停车点。
6、车内要备的物品:轻音乐光盘、常用药品、遮阳帽、雨伞、毛巾、矿
泉水、保温壶、清洁工具等。 7、考察组人员信息登记情况:
考察组人员信息登记表
(三)食宿服务工作组 负责人:沈眉庄
主要职责:1、负责代表团入住五星级商务酒店食宿接待工作。
2、负责指挥、协调、安排代表团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。
考察组日程安排表
注意事项:
A 、早点应安排西餐为主,搭配适量中餐,不仅尊重代表团的饮食习惯,又能够使他们品尝到中国的美味,早点供应应当品种齐全、营养丰富。 B 、正餐,中西餐搭配,在保证菜品丰富的同时,展现中西方饮食特色。 C、食品安全,食品一定要安全卫生。
接待项目及相关住宿费用表
(四)医疗服务工作组 负责人:华妃
医生:敬妃、端妃、浣碧
主要职责:负责医疗服务工作,二十四小时轮流值班,代表团人员外出时随行服务,着装整洁,佩带工作证,态度主动、热情、和蔼。 1、药品准备
(1)代表团房间配备的药箱:感康 1盒,斯达舒 1盒,风油精 1瓶,润洁眼药水 1瓶,草珊瑚含片 1盒,健胃消食片1盒。
(2)车辆上的备药:速效救心丸 1盒,晕动片 1盒,金嗓子含片 1盒,创口贴 10个。 2、治疗原则
诊治过程中规范操作,以安全为重。 五、工作要求
1、学院全体工作人员必须高度树立责任意识,以主人翁的姿态投身到接待活动中,以自己的言行维护学院的声誉和利益。
2、接待期间,各部门负责人每天值班。正常情况下工作人员应保证通讯24小时畅通。
3、各部门及各工作人员要坚决服从接待工作领导小组的安排,一切从大局出发,克服困难,无条件服从人员及设备的调拨。
4、接待期间全体员工应统一穿工作服,佩戴胸牌,说普通话及英语,行为得体。
5、除上述接待专项工作外学院的各项常规工作要一如既往,按质按量保证做好。
以上方案妥否,请批示!
A 学院院长办公室
二〇一三年十月三日