新员工接待流程

新员工接待、培训跟办和分配流程规范

为了保证新员工接待、培训跟办和分配顺利开展，理顺流程，现将各项工作进行规范。

一、新员工入职前

（一）招聘部

1.培训名单的整理：根据集团新员工培训开班时间（每月10日、20日、30日），招聘部于每月8日、18日、28日汇总完毕新员工培训名单，并于次日10：00前发给培训部及人事管理部。

2.员工档案的制作：根据入职人数，招聘部于新员工办理入职当天12：00前制作完毕员工档案并移交人事管理部。

3.对于未按规定开班时间入职的新员工，若在开班前2天或开班后2天内（含2天）报到的，由招聘部知会 职业学校培训部及集团质量管理中心培训质管部后，安排插班培训，同时将电子版人员信息及员工档案转交人事管理部。

4.对于未按规定时间入职的新员工，若不在开班前2天或开班后2天内报到的，由招聘部与人事管理部沟通后，先安排其到实体相应岗位工作，待开班时再组织跟班培训，招聘部负责将名单统计到最近待开的培训班名单中。

5.对于非规定时间内入职且人数在15人（含15人）以上的，招聘部提前5天知会 职业学校培训部及集团质量管理中心培训质管部，由培训部即时组织单独开班，招聘部负责将员工信息及员工档案于入职前1天制作完毕移交人事管理部。

6.注意事项：

（1）培训人员名单中要注明是否签订劳动合同、是否使用旧被褥等信息，特别是实体招聘的人员，需与实体沟通后确定。

（2）对于院校及外聘人员的待遇情况，需在员工档案封皮上中注明，如试用期时间、工资等事项。

（二）人事管理部

1.入职当天上午下班前打印2份培训人员名单，用于办理入职时核对信息。

2.根据招聘部提供的人员信息准备《员工手册》、《企业文化手册》等文件资料。

（三） 职业学校培训部

根据入职新员工人数，提前准备被褥、饭卡等物品，并提前知会学校职工食堂，以备饭菜。

二、新员工入职时

（一）招聘部

1.新员工入职时对实体招聘的人员进行再次面试审核，重点审核身体状况。

2.负责核对报到人员是否是入职名单人员。

3.负责与未报到的人员进行确认，对于因路途较远等原因迟到人员及时与培训部相关负责人沟通，以做好员工的接待工作。

4.协助人事管理部办理入职手续。

（二）人事管理部

1.负责按正常程序办理新员工入职手续，对入职手续未准备齐全的员工明确上交时间，并告之及时上交，若在培训期间补齐的需交给班主任，在分配到实体后补齐的需交给实体人事部/办公室负责人。

2.负责将未入职的员工档案移交招聘部。

3.将入职人员的员工档案移交培训部，由双方签字确认。

4.根据新员工入职情况整理每期实际入职培训人员信息（包括提前入职再培训人员），于开班后的1天内发给培训部及实体人事部/办公室。

5.对于插班人员，在收到招聘部信息和员工档案后，及时与培训部沟通组织办理入职手续。

（三）培训部

1.在新员工入职时为员工办理饭卡，根据员工入职名单中的信息为员工准备被褥，并安排宿舍。

2.若入职人员较多，安排人员协助新员工领用物品并引领新员工到宿舍。

三、新员工培训过程

（一）人事管理部

1.按照培训部提前知会的时间、地点提前10分钟达到，与培训部、招聘

部一起组织培训人员进行二次面试。

2.根据二次面试情况、应聘岗位、实体缺编情况，结合培训部提供的人员日常表现情况初步确定人员分配建议，并提交招聘部协助审核。

3.根据人力资源中心安排与新员工进行座谈，以了解新员工的思想动态。

4.与培训部约定时间、地点，由培训部协助，组织新员工签订劳动合同。

（二）招聘部

1.培训期间根据培训部的反馈，及时与存在问题的员工沟通，对实体招聘的员工及时通知实体人事部/办公室负责人，由实体人事部/办公室组织与员工沟通，及时解决存在问题。

2.根据人力资源中心安排与新员工进行座谈，以了解新员工的思想动态。

3.根据安排与人事管理部、培训部一起进行新员工的二次面试，了解员工培训期间表现情况及思想动态。

4.协助审核人事管理部初步确定的人员分配建议，并及时给予反馈。

（三）培训部

1.负责将新员工的培训发展履历放入员工的个人档案。

2.对培训期间员工出现的特殊情况及时与招聘部或人事管理部沟通，如员工身体有伤疤/纹身、身体素质较差、表现较差等情况。

3.按照新员工的培训课程，在组织二次面试前5天确定面试时间、地点及人员名单并知会人事管理部。

4.根据安排与人事管理部、招聘部一起进行新员工的二次面试，了解员工思想动态。

5.根据新员工的培训安排组织考试，于考试当天将成绩汇总通过办公邮件知会人事管理部，以做分配建议参考。

6.做好培训期间新员工的思想工作，特殊情况可由招聘部协助解决。

7.培训班主任负责以自学辅导的形式对插班人员进行补课。

四、新员工的分配

（一）人事管理部

1.根据新员工二次面试情况及培训部提供的考试成绩，拟定新员工分配建议，提交领导审批。

2.将确定的新员工分配建议于新员工分配前1个工作日知会培训部及实

体人事部/办公室，并与培训部确定分配时间、地点。

3.提前制作工号牌、介绍信，分配时交由实体接待人员，若实体未派接待人员，则交由员工代表，并由接收人签写收条确认。

4.组织实体接待人员做好新员工的分配工作。

5.对于培训期间因考试不合格、表现较差等原因被辞退的人员，与培训部一起与员工谈话，将辞退原因告之员工，做好员工的思想工作。

6.将鉴定的劳动合同转交实体，并签字确认。

（二）培训部

1.新员工考试结束当日将成绩发送人事管理部。

2.根据新员工分配时间提前完成新员工离校前相关物品的交接。

3.按照新员工分配建议提前将考试合格员工档案分实体整理完毕，并做好保密工作。

4.协助人事管理部组织人员，完成新员工分配时的接待。

5.对于考试不合格被辞退的人员，与人事管理部一起与员工谈话，将辞退原因告之员工，并指导其办理离职手续。

（三）实体人事部/办公室

1.接待人员按照人事管理部约定时间、地点完成新员工的接待工作。

2.若异地实体人事部/办公室不能按照约定时间、地点完成新员工的接待，可指派实体休班人员按照约定时间完成新员工的接待。

3.若异地实体无休班人员，人事管理部将异地实体酒店地址、酒店人事部/办公室电话在介绍信上注明，并留下新员工联系电话，要求其坐上长途车后第一时间知会人事管理部，人事管理部第一时间知会异地酒店，由异地酒店安排人员到车站接待。

4.实体接到新员工后第一时间知会人事管理部与培训部。

提高新员工接待满意度的规范细则

一、新员工入职前

（一）招聘部

1.在招聘面试过程中了解应聘人员的家庭状况及个人对工作地点的意愿，对无父母或单亲家庭者应特别注明，对工作地点有特殊要求的在上报招聘请示时给予标注。

2.在应聘人员面试请示批示后，招聘人员电话通知准备入职手续，并确定可到职时间，针对东营市外人员，在电话通知后通过短信群发向其表示祝福和关心。

3.对于员工入职前提出的问题及时给予解答，主要问题有：

（1）因资金不足不想购买新被褥，由招聘部及时与学校培训部沟通，给予答复。

（2）到东营报到车费是否报销，根据员工所在城市及统一入职人数确定，特殊是外省入职学生及集中入职人数在20人以上的，可视情况给予报销，若不能报销的，招聘人员给予委婉拒绝。

（3）员工对合同签订时间存有异议时，招聘人员及时给予答复，根据集团规定，在新员工入职时组织签订劳动合同和培训合同，向新员工阐明签订两种合同的意义。

（4）员工提出保险、福利、食宿、岗位等问题时，招聘人员应耐心给予再次解答，具体参照集团相关规定及政策。

（5）对于员工因未买到票不能及时入职的，招聘人员应视实际情况安排。

（二）培训部

1.根据招聘部统计入职人数，提前1天知会学校职工食堂，以备准备充足的饭菜。

2.根据入职名单，提前准备饭卡、被褥、胸卡、床头卡，对于使用旧被褥的提前做好准备。

3.根据入职名单，提前安排教室、宿舍，确保设施设备完善，正常使用，

物品配备齐全（如卫生工具等），并且在教室、宿舍门上张贴门牌，为“第××期新员工”培训班。

4.提前知会门卫，指引新员工到规定地点办理入职。

二、新员工入职时

（一）招聘部

对在规定入职时间内未报到人员，招聘人员及时电话联系，确定所在位置，若在路上，向其表示关心，并及时与相关人员沟通做好接待。

（二）人事管理部

1.若新员工手续不齐全，应礼貌告知手续用途，并请其及时办理。

2.办理入职手续后直接分配到实体的新员工，要告知员工如何到实体报到，并电话知会员工报到实体，由实体做好新员工接待工作。

（三）培训部

1.若入职人员较多，安排人员协助新员工领用物品并引领其到宿舍。

2.针对集中入职较多的院校毕业生，安排专人在一楼看管行李，便于新员工办理入职手续。

三、新员工培训中

（一）招聘部与人事管理部

1.根据学校培训部班主任反馈信息，及时与学生沟通，对思想存在波动的员工及时进行座谈，了解员工的想法。

2.每期新员工入职2周后，根据培训部安排，参加新员工座谈，对于提出的问题，进行记录并现场解答，不能现场解答的经请示后给予答复。

（二）培训部

1.新员工入职当天晚上组织召开班会，由带班班主任讲解学校生活相关知识，如热水供应时间、浴室开放时间、食堂就餐时间，并介绍周边服务设施，包括银行、超市等。

2.新员工每天上课前，由带班班主任负责检查课堂所需物品是否准备到位，是否能正常使用，如投影仪、笔记本电脑、粉笔、板擦。

3.对于新员工提出的问题，带班班主任应及时汇报，协调相关部门解决，如员工就餐去晚了吃不到米饭、回族员工不吃猪肉等。

4.每期新员工入职2周后，与招聘部共同组织与新员工座谈，了解新员工的思想状况，对个别特殊的新员工进行单独面谈做好其思想工作，同时做好谈话记录。

5.每期新员工培训将近结束时，带班班主任组织文化娱乐活动，如演讲比赛、唱歌、组织游戏等。

四、新员工分配后

（一）实体

1.实体接到集团新员工分配通知后，指定专人负责整个接待工作，原则上安排人事秘书负责。

2.接到集团新员工分配通知后，根据住宿人数（分性别）提前协调相关人员将宿舍准备到位。

3.东营实体到分配地点迎接新员工，异地实体接到人事管理部通知后安排人员前往车站接待。

4.将新员工接回酒店后，由办公室分配宿舍，必要时办公室人员协助新员工提放行李物品。

5.新员工安排好宿舍后由接待人员带领其办理入店登记手续、领取工装、办理饭卡，并简单介绍酒店职工食堂、浴室、医务室等场所。

6.接待人员带领新员工办理完入店手续后通知相关部门负责人到人事部/办公室迎候，要求10分钟内到达，不能按时到达的需明确等待时间，以便给新员工做好解释。

7.人事部/办公室将新员工的基本信息、入职培训表现情况等知会部门，并根据人员多少列制岗前培训计划，组织培训。

8.各部门接待人员在整个接待过程中保持主动、热情、耐心、周到，给新员工留下良好的印象。

9.部门将新员工迎接回去后，需举行简单的欢迎仪式，可在班前会上进行介绍、欢迎。同时部门为每位新员工指定帮带师傅、并签订帮带协议。

10.在新员工分到岗位的3个月时间内，人事部/办公室至少与每位新员工面谈沟通1次，重点沟通新员工生活及工作适应情况和思想动态，并形成规范记录，对于思想波动较大的及时给予向酒店领导汇报。

11.新员工所在部门负责人在新员工到岗1周内应与其面谈沟通1次，到岗3个月内每月沟通至少1次，反馈其工作状态，鼓励不断进步并提出存在不足，了解员工思想状况并做好记录，每月15日前将沟通记录报酒店人事部。

（二）招聘部

及时与实体人事部/办公室沟通，了解新员工的表现情况，对特殊员工（不稳定、不适应）利用到实体机会与其沟通，协助解决员工存在问题。

（三）培训部

将新员工出勤天数传薪酬考核部和实体，由薪酬考核部或实体人事部/办公室制作工资。