金蝶财务软件操作手册
金蝶财务软件培训教材
一、金蝶财务软件初始流程
1、根据手工帐及业务资料建帐→2、建立帐套:→建立帐户会计科目→有外币核算项目,输入该科目所核算的币种及期间汇率→有核算项目,按项目建立初始数据(往来单位、部门、职员、其他核算项目)→3、录入启用前期数据:→各帐户科目期初余额及累计发生额→固定资产卡片资料录入(如不考虑明细可不输入)→银行对帐中末达部分→往来帐户中待核销部分→ 4、试算平衡表平衡后→5、启用帐套→6、日常核算
金蝶财务软件的大致操作流程
启动系统 → 进入演示帐(双击名为 ‚Sample.AIS‛的文件)→ 增加新用户 → 权限设臵→建立的新帐套→ 初始化设臵(初始数据的录入)→ 进行试算平衡 → 启用套帐 → 日常业务处理:1、凭证处理(录入→审核→汇总→查询→打印)→ 2、帐簿处理(总帐、明细帐、多栏帐的查询及打印)→3、工资业务处理(录入→汇总分配→计算报表→查询打印)→4、固定资产处理→5、其他业务处理(支票管理→往来业务管理→银行对帐业务处理)→6、期末计算处理(期末调汇→结转损益→其他结转)→所有业务凭证经审核后,过帐→报表处理→各种凭证、帐簿的查询及打印→数据备份→期末结帐→结转下期
二、建立一个新的帐套(正式开始使用金蝶财务软件系统)
单击‚文件‛菜单中‚新建帐套‛ → 输入一个文件名,例如:‚XXX 单位‛ → 单击‚保存‛按钮 → 单击‚前进‛ → 输入单位的具体名称,例如:‚XXX单位‛ → 选择单位性质如;‚行政机关或事业单位‛ → 单击‚前进‚ → 单击 ‚前进‛ → 单击‚前进‛,选择科目级别及长度 → 选择启用的会计期间,本次讲课以1999年12月为准 → 单击‚前进‛ → 单击‚完成‛
以上操作完成,则进入初始化设臵,帐套新建完成后,不用急着先增加会计科目、以及初始数据的录入,先进入权限的分配
! 注意!启用的会计期间必须选择正确,做12月份的帐(即录入12月份的凭证),启用的会计期间就要选择‚1999年12月‛,一定不能选错,若选择错误,无法修改,必须重新建帐!!
第二讲 权限的设臵及分配
新用户的增加
单击菜单栏中的‚工具‛ → ‚用户授权‛,进入用户管理窗口
系统管理员 ____ 整个金蝶财务软件系统的管理者,拥有管理、使用整个财务软件的
特殊用户,其有权对其他的用户进行权限分配,凡是位于系统管理 员组中的用户都是系统管理员。例如:单位的财务科科长、主管会计应该是系统管理员 一般用户 ____ 不属于系统管理员组的用户都是一般用户,该类用户没有权限分配的权力,或是只有使用系统部分或全部功能模块的权力,例如:一般的会计、出纳人员等。
1.系统管理员的增加
单击‚系统管理员组‛ → 单击 ‚用户设臵‛中的‚新增‛(第二个新增按钮) →输入用户名 如:‚李明‛ → 输入安全码,例如:‚00000‛,不能少于5位数(安全码属于密码,一定牢牢的记清)→ 确认
一般用户的增加 ( 方法同上,只是一般用户不属于系统管理员组。)
一、 用户的授权(注意:只有系统管理员才有权进权操作)
以系统管理员身份进入用户管理窗口 → 选择要授权的用户 → 单击‚授权‛ →若是给系统管理员授权,应尽可能把所有的‚口‛都打上‚√‛(注:操作权限,报表权限, 科目权限都应进行授权) → 把权限分配完之后,单击‚授权‛按钮 → 单击‚确定‛ → 单击关闭(授权完成)
注:‚权限适用范围‛应选择‚所有用户 ”
二、 用户的删除
1、 一般用户的删除 选择要删除的用户→单击‚删除‛
2、系统管理员的删除(注:一般极少删除管理员,且系统管理员组中至少要留有一个系统管理员)
首先,要去除该用户系统管理员的身份,方法如下:
单击要删除的管理员→单击‚改组‛→将其调入其他组(如:缺省组)→确认→在其他组中找到该用户→单击‚删除‛
注:用户确认权限分配完成后,应立即以自己的身份进入系统,并设臵口令。
三、 口令(密码)的设臵
以自己的身份进入系统→单击‚工具‛→单击 ‚更改口令‛→输入旧口令(新建
的用户不用输入→输入新口令→确认新口令→单击‚确认‛
第三讲 初始化设臵
进入系统后,在‚文件‛菜单中‚打开帐套‛,选择自己使用的帐套,如:‚XXX单位‛
一、 会计科目的增加、修改
1. 增加
会计科目 → ‚增加‛ → 输入科目代码,如:‚12201‛ → 输入科目名称,如:‚工
行‛ → ‚增加‛ → 若不再增加,单击‚关闭‛
2. 修改
选择一个要进行修改的科目 → ‚修改‛ → 对科目进行修改
注意:请不要删除系统自带的科目
二、 核算项目的增加、删除、修改(部门、职员的增加)
1.部门的增加、删除、修改
(1)增加
会计之家→核算项目→单击窗口中的‚部门‛ → ‚增加‛ → 输入代码及名称,如: 001 财务科(注:上级部门代码及上级部门名称应选择‚无‛) →‚增加‛
(2)删除
选择要删除的部门→‚删除‛
(3)修改
选择要修改的部门 → ‚修改‛ → 对部门进行修改
2.职员的增加、删除、修改
(1)增加
‚职员‛ → ‚增加‛ → 输入职员代码、名称 → 选择部门 → 选择类别 →增加
→关闭
增加类别方法:单击有‚...‛的按钮 → 增加 → 输入类别的名称(如:正式员工、
临时工等)→增加 → 关闭 → 关闭
(2)删除
选择要删除的职员→‚删除‛
(3)修改
选择要修改的职员 → ‚修改‛ → 对职员进行修改
三、帐套选项的设臵
1. 帐套参数
在这里可以修改帐套名称(即单位的具体名称)
2. 凭证参数的设臵
在这里用于增加、删除、修改凭证字
(1)凭证字的增加
单击‚凭证字‛下的‚新增‛ → 输入新的凭证字,如:‚记‛,在‚凭证字‛
空格中输入‚记‛字,选择‚其他凭证‛ →单击‚确定‛
(2)凭证选项的选择
在‚口‛中打上‚√‛,选择该选项(建议把所有的‚口‛都打上‚√‛,以方
便我们后边的工作)
三、初始数据的录入
会计之家 → 初始数据 → 进入初始数据录入界面,单击屏幕左上角的下拉箭
头,选择其中的‚人民币‛ → 分别录入各个科目的初始数据(注意:有下级的科目
必需先录入其下级的余额,系统会自动下级数据进行汇总)
四、固定资产资料的录入
(一)、固定资产卡片管理
会计之家→初始数据→进入初始数据录入界面,单击屏幕左上角的下拉箭头,选
择其中的‚固定资产‛→单击工具条增加按钮或选择编辑菜单中的‚增加‛→固定资
产卡片→单击‘基本入帐信息’→输入固定资产代码、名称、基本信息、入帐信息、
原值、累计折旧等内容 (注:固定资产编码一经确定不可修改)→单击‘折旧信息’
→选择折旧方法、输入使用期间数、折旧费用科目、原值、累计折旧等内容→单击‘固
定资产变动数据’→输入有关信息→单击增加→输入下一固定资产资料
(二)、若不考虑明细
在录入固定资产的余额之前,首先要修改固定资产的科目代码,因为系统提供的是卡
片式记录方式.
1.修改原有的固定资产,累计折旧的代码和名称
主画面 → 会计科目 → 单击‚固定资产‛科目 → ‚修改‛ → 把代码‚161‛改
为
‚198‛,科目名称改为‚1‛ →确认。
单击‚累计折旧‛科目→‚修改‛ →把代码‚165‛改为‚199‛,科目名称改为‚2‛
2.增加2个新的科目:固定资产,累计折旧
单击‚增加‛ →输入代码及名称‚161‛固定资产 →‚增加‛。同理增加累计折旧。
3.在固定资产科目下边建立相应的明细科目
如:房屋及建筑物、交通工具等
4.录入固定资产各个明细的余额
注:原先的‚198‛‚199‛2个科目在往后的工作中不需用到,因此对帐务没有影响,
可以不用理会。
五、试算平衡
初始数据录入后→单击屏幕左上角的‚试算平衡表‛→若数据平衡,系统会提示‚试
算平衡表已平‛,若不平系统会出现‚试算表不平衡‛,请仔细核对初始数据的录入是
否有误
六、启用帐套
会计之家 → 启用帐套 → ‚继续‛ → 选择一个备份文件的存放目录(一般存放在
系统的默认的目录‚Program Files\KingDee‛或原先建的‚备份‛目录)→ 确定 →
等待系统自动进行备份 → 确定 → 完成 (帐套启用完成)
第四讲 凭证处理
一、 凭证输入
会计之家 → 凭证 → 凭证输入 → 选择凭证字,输入业务的发生日期、附件数 →
输入摘要 → 输入会计科目(若记不清科目代码可按工具栏上的绿色按钮或按‚F7‛
键,进入科目查询窗口选择会计科目) → 输入分录的金额 → 输入下一条分录的摘
要及会计科目和金额 → 凭证输入完毕,单击‚保存‛按钮,保存凭证进入下一张凭
证的输入
附1:分录的插入、删除
插入:
例:在第1条和第2条分录之间插入一条分录,先把光标移至第2条分录的摘要栏 →
单击‚插入分录‛按钮
删除:
把光标移至要删除分录的摘要栏 → 单击‚删除分录‛按钮
附2:摘要的复制
把光标移至摘要栏 →按两次‚/‛键可复制第一条分录的摘要,按两次‚。‛键可复
制上一条分录的摘要
二、凭证的审核及过帐
(一)审核及过帐
(1)审核
注:制单与审核不能是同一个人,因此先要更换操作员
方法:会计之家 → ‚文件‛菜单中的‚更换操作员‛ → 选择一个用户名 → 确
定→ 若窗口右下角中的操作员名字变为更换的用户名,表示更换已经成功
更换操作员后 → 凭证 → 凭证查询 → 确定 → 选择一张要审核的凭证 → ‚文
件‛菜单中的‚审核‛→ 出现要审核的凭证 → 单击‚保存‛按钮→凭证下方的‚审
核:‛中出现审核人的名字(审核成功)→ 退出
成批凭证的审核
凭证查询 → 确定 → ‚文件‛菜单中‚成批审核‛→ 是 → 确定 → 关闭 (完成
批量凭证的审核)
(2)过帐
凭证 → 凭证过帐 → 前进 → 前进 → 完成 → 等待系统进行过帐 → 完成
(二)反过帐及反审核
(1)反过帐
在会计之家中 → 按‚Ctrl键 + F11键‛→ 完成
(2)反审核(取消审核)
凭证 → 凭证查询 → 确定 → ‚文件‛菜单中的‚成批销章‛→ 是 → 确定 → 关
闭
第五讲 帐簿的查询
一、 总分类帐的查询
进入‚总分类帐‛→选择会计期间、科目级别、科目范围(若不选择科目范围系统则默认为全选)→确定
二、 明细帐的查询
帐进入‚明细帐‛ →选择会计期间、科目范围→确定
三、 多栏的查询
进入‚多栏帐‛ →增加→选择一个要设臵为多栏帐的会计科目(如:管理费用)→确定→单击‚自动编排‛ →把最后一个科目删除→确定→输入多栏帐的名称→确定→确定(则可看到多栏帐)
第六讲 工资核算
一、 输入职工的姓名等资料
维护 → 核算项目 → 单击窗口上方的‚职员‛ →‚增加‛ → 输入代码、姓名、部门 →选择一个类别,单击‚...‛的按钮 → 增加 → 输入类别的名称 → ‚增加‛ → 选择一个类别(建议对职员进行分类,如:财务科的职员分为‚管理人员‛,运输队或其他科的职员分为‚生产人员‛,因为类别在后边的费用分配中用到)→‚增加‛(完成一个职员的资料输入)
二、 设臵核算方法
工资模块 → 核算方法 → 工资项目 → 新增 →单击下拉箭头 → 选择职员代码、姓名、部门(因为这三项在职员的资料录入中已设臵好,所以不用手工输入)→ 新增 → 输入其他的工资项目,如:基本工资、奖金、津贴等工资项目
三、 定义计算公式
计算方法 → 在‚项目‛窗口中选择工资项目(如:应发工资),用鼠标双击,使其出现在窗口的上方 → 定义各工资项目之的计算关系,如:应发工资 = 基本工资 + 奖金 + 津贴→定义好公式后→确定
第七讲 工资的报表输出
1、 工资表的输出
(1)选择工资条 → ‚编辑‛ → 基本信息 → 选择要打印的工资项目 如 ‚姓名、......基本工资等‛,在‚口‛中打‚√‛,不需要打印的可不选 → 确定 → 确定 → 调整各个工资项目的宽度、行高、行距等 → 打印预览 → 观看效果 → 关闭 → 打印设臵 → 选择纸张(一般为Fanfold 14 7/8x11.69英寸)及纸
张方向 → 确定 → 观看打印预览 → 若满意,按打印即可打印工资表的输出
(2)选择工资表 → 编辑 → 选择要打印的工资项目 → 确定 → 确定 →‚查看‛ → 页面设臵 → 输入表格名称‚XXX单位工资表‛ → 调整页边距 → 调整列宽,不想打印的列,可以把列宽设为‚0.00”,如流水号,以及行高 → 确认 → 观看打印效果,若满意则可以进行打印,若不满意,继续进行调整
(3)所用纸张:Fanfold 14 7/8x11.69英寸
第八讲 报表处理
一、报表的新建 (编辑表头、表体 → 定义公式 → 重算)
1、表体的创建
自定义报表 → 单击‚文件‛菜单中的‚新建‛或单击屏幕左上角的白色按钮
→先在白色的格子中打入表头 如:‚科目编号‛,‚行次‛等 → 输入表体
例如:‚121 现金‛等具体项目。
2、公式的定义
单击需要定义公式的单元格 例:现金的年初栏 → 按‚F7‛进入公式引导输
入→ 单击科目代码右边的黄色按钮 → 选择会计科目 例如 ‚现金‛ → 确
认 → 单击‚至‛右边的黄色按钮 → 选择会计科目, 例如‚现金‛ → 确
认 → 选择取数类型中期初余额 → 单击‚填入公式‛ → 确定 → 单击
屏幕上方公式栏中的‚√‛ 即可完成一个单击格的公式定义。
3、合计栏的公式定义
如:现金至固定资产的年初数
单击需要定义公式的单元格 → 按‚F7 ‛进入向导 → 选择运算函数 → 选
择‚SUM‛求和 → 在参数一中,输入单元位臵 如:C3:C8 → 填入公式 →
确定 → 打‚√‛
4、字体的设臵
选择要改变字体的单元格 → 单击鼠标右钮 → 单元属性 → 单元属性
→ 选择字体颜色 → 单击‚字体‛ → 选择要选择的字体(一般选择宋体,
小四号字,效果最佳) → 确定 → 确定
5、行高的设臵
单行的行高设臵可通过使用鼠标拖拉相应的行实现也定义具体高度,实现行
高的调整。
方法:选择要调整的行 → 单击右键 → 单击行属性 → 把缺省行高的
‚√‛
去掉 → 输入具体的行高数 如:90(即9mm)→ 确定
(2)多行行高的调整。
选择一个单元格 → 单击右键 → 报表属性 → 选择‚外观‛ → 输
入想要修改的行高 → 确定即可
6、列宽的调整
单列的调整方法与行相同
7、报表的重算
报表定义完成后 → 单击‚ !‛
8、报表表名、页眉、页脚、附注的设臵
(1)表名的设臵 (其中字体按钮可选字体)
菜单栏→属性→报表属性→页眉页脚→ 报表名称→编辑页眉页脚→单击‚报表名‛按钮→确定→确定
(1)页脚的设臵
选择页脚1 →编辑页眉页脚 →在空格中输入内容 如:财务主管:XXX →分段符→输入内容 如:审核:XXX →分段符→输入内容 如:制表:XXX →在总览的‚口‛中打‚√‛察看效果→确定→确定
9.报表的打印设臵及打印 (纸张一般选择Fanfold 14 7/8x11.69英寸的纸) 单击‚文件‛中的打印预览 → 观看打印效果 → 关闭 →‚文件‛ → 页面设臵 → 选择纸张类型、以及打印方向、调整页边距的大小 →确定 →观看打印预览的效果(若满意则可单击‚打印‛按钮,执行打印,若不满意,则继续进入页面设臵进行调整)
第九讲 结帐
1、结帐
主画面中→结帐→结帐→前进→完成→系统提示进行备份,选择原先建立的目录‚备份‛→确认→是等待系统进行备份→确定→是→是(完成结帐)
2、反结帐(取消结帐)(注:慎用): 主画面中 → ‚Ctrl +F12 → 完成
第十讲 备份、恢复
1、备份 (建议最好每个月备份一次)
主画面中 → 文件 → 备份 → 选择原先建好的目录(或选择A盘) → 是 → 确定
2.恢复
主画面中 → 文件 → 恢复 → 选择备份文件的文件夹 如:‚BF‛ → 选择一个备份文件‚XXX有限公司‛,以区别旧有的帐套 → 保存(恢复完成)在打开帐目中的窗口中就会出现一个恢复过来的帐套
第十一讲 出纳系统
1、 初始设臵
初始设臵 → 现金余额录入 → 输入现金期初数 → 确定
银行初始余额录 → 输入银行期初余额 → 确定
2、 日常处理
(1) 现金日记帐 → 确定 → 编辑 → 新增 → 根据发生的业务逐笔登记 → 增
加→ 关闭
(2) 现金盘点与对帐
系统会自动进行日记帐与分类帐的核对。
(3) 银行日记帐
银行日记帐 → 确定 → 编辑 →新增 → 根据发生的业务逐笔登记 → 增加→ 关闭
(4) 银行对帐单(若无银行磁盘、意义不大)
编辑→新增→根据对帐单的发生的业务笔增加
或者通过银行的磁盘,引入对帐单
编辑→引入银行对帐→A盘→选择文件→打开
(5) 出纳报表
前进 → 选择轧帐日期 → 完成(注轧帐后,出纳业务则不能修改)
反扎帐(取消扎帐):CTRL+F9