外贸英语函电中礼貌的表现

外贸英语函电中礼貌的表现

摘要：随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。本文通过大量实例的比较，论述外贸英语函电应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。

关键词：外贸英语函电；礼貌；原则；表现

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递外贸函电。因而，外贸英语函电成为一种便宜而有效的沟通媒介。“一封好的外贸函电，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的外贸函电有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”

一、外贸英语函电的定义

外贸英语函电是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上外贸函电是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

二、外贸英语函电写作原则

1、礼貌原则（courteousness ）

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please ；your kind inquiry；I would appreciate it if you would 等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience ；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman ；chairman 等。

2、正确原则(correctness)

正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过，不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority ；a great of time；minority 等，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不必要的纠纷。这一点对商务文件、信函等尤为重要。

3、明晰原则（clearness ）

信要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，以至于收信人看了之后不会误解写信人的意图。信的每段宜一个话题为妥，采用篇幅较短的段落阐述，每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。段与段之间应使用过渡语衔接，诸如：firstly ；secondly ；however ；moreover ；in contrast 等短语，使整封信自然流畅，明白易懂。

4、简洁原则（conciseness ）

一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。故撰写商业信件时要长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。

5、完整原则（completeness ）

信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。

6、具体原则（concreteness ）

使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、体谅原则（conscientiousness ）

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

以上七个原则是外贸函电写作中的指导原则, 对于写好一封外贸函电起着非常重要的作用。

三、外贸英语函电的礼貌

从上述原则中，可以发现礼貌是书面外贸函电中最基本的原则是重中之重。

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，比如your kind inquiry ；your esteemed order 等就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情与处境，并且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，显得客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双方的良好关系。外贸函电中无论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气，委婉、礼貌地作答。

四、外贸英语函电中礼貌的表现

1、外贸英语函电的首尾

（1）信件开头的问候语

虽说这些都是客套话，但是在外贸函电中却是一种礼貌的表现。

如果对方是女士，不论婚否，如无职称，可用“Ms. ”。如对方愿用“Miss ”或“Mrs. ”，

宜尊重对方意见。如不知对方是男士还是女士，则可根据信的内容，选择一个合适的尊称。如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她；如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，显得更亲切些；如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓。

（2）信件结尾的敬语

结束语与开首的称呼语一样，也是客套语，但是在外贸函电中也是一种礼貌的表现。

如果既是你的业务伙伴，又是朋友，则可用非正式的礼貌用语，只要给出最真诚的祝福，所以可以用：Best Wishes或者 Best regard。

如果只是你的业务伙伴，而且是第一次合作时，则要用正式的礼貌用语，既要表现出你真挚的祝福，也要表明你的严肃态度，所以可以用：Sincerely ；Sincerely yours ；Truly yours；Yours truly；Yours very truly。

有时也用Respectfully 或Respectfully yours。在所有的结束语中，这是正式程度最高的，在外贸函电中使用最少，因为它一般用于写给政府官员或教会神职人员的信中；Best 正式程度最低，但常用于比较熟悉的收信人；Sincerely 用的最多。

2、外贸英语函电的语气

无论何时，只要有必要，别忘了“谢谢”，“请您„„”之类的词语，而且既要热情友好，又要审慎仔细。由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

因此，一定要避免以下十种语气：

（1）不信任的语气

“If what you say is true …”；“If …as you allege ”之类的语句往往让人觉得你是在怀疑别人的可信度。这样不利于激发对方作出对你有益的举动。

（2）指责的语气

无论何时，如果你想激发对方做出对你有益的举动，切忌指责对方，你可能会因为使用“You neglected”；“You forget”；“You omitted”等指责性语句而冒犯对方。

（3）自以为是的语气

自以为是，认定对方会按自己的意见去做，是不礼貌的。例如下述句子就说明了这一点：

You would of course rather continue to do business with us because …

这种自以为是的观点，有一种强加于人的意味，结果往往适得其反，使对方不易接受。

（4）简慢的语气

虽然简明扼要是一种优点，但过分简单会给人一种漠视无礼的感觉。不论是否有意，简慢地回信是一种对别人的意见或做出的努力不够重视的表现。

因此既要简明扼要，又要避免三言两语，草率失礼。有时该写得详细点，就应写得详细些。

（5）讽刺的语气

很少有人愿意被人讽刺，在书信中几更须注意。有时写信人用反话讽刺来发泄不满，或强调某一意见，结果往往适得其反。例如下面这段文字，是商店经理写给全体营业员的，批评他们没有完成营业额，但由于用了讽刺口气，可想而知，结果不仅没有达到鼓励大家今后奋勉的目的，反而引起大家的不满。

（6）暴躁的语气

在外贸函电中，最忌暴躁口气。暴躁有时表现为发牢骚，但牢骚是谁也不会乐于接受的。

（7）愤怒的语气

如果说暴躁的语气仅仅是发牢骚，那么愤怒口气则简直是在咆哮。写信人也许完全有理由这样抱怨，但是愤怒的语气很可能导致对方的恶言拒绝。当然在实际业务中，有些事确实令人愤慨，但切忌在交际中表现出来。

（8）侮辱的语气

在一般外贸函电中，蓄意侮辱是罕见的，但是无意之中中伤读者却是时有发生，最常见的是使用一些无形中贬低的言词。

（9）居高临下的语气

在外贸函电中，如果双方意在平等的基础上相互合作，居高临下的语气往往会带来不良的后果。

（10）过分亲热的语气

近年来有一种趋势，外贸函电的写作越来越采用非正式语体，许多人不按旧时的虚礼客套写信。然而，有些人却走向了另一个极端，显得过于亲热、友好。结果弄巧成拙，不仅没有建立友好感情，反而引起读者反感。

一般来说，外贸函电中不要提及对方的隐私或者令人尴尬的事情，不要用名字称呼对方（如“Dear Fred” ），除非双方早已习惯用名字称呼。

另外，过分亲热还表现在写信时滥用对方的姓名，以为这样可以取悦对方的欢心，其实不然。诚然，在信中使用对方姓名，如果恰到好处，会使对方感到亲切。但切不可滥用，即使在一封长信中，最多也只能用一次。

3、外贸函电中体现出的态度

在外贸函电中，写信人所体现出来的态度一定要是真诚和积极的。

（1）以诚相待，避免虚伪

这种真诚的礼貌表现在内容上。这种礼貌要使对方真正感受到了，才能收到真正的效果，否则，这种礼貌就会被认为是虚伪，交际也就失去其意义了。

一般来说，虚伪有以下几种表现：

a 、过度谦虚

在商务函电中，一定的谦虚是必要的，但要避免过度谦虚，否则会给人以虚伪之感。有时出于必要，表示一下歉意是无可非议的；有时如有理由，说一句恭维话也未尝不可。但如果两者都做得过分，则贬低了自己，显得低三下四，既无必要，又欠诚意。

b 、明显的恭维

恭维和谦虚一样，有时能增加一封信的效果，但多数人对明显的恭维，往往加以警惕，甚至引起反感，不得不使之怀疑写信人的诚意。

c 、夸张

夸张易识破，也易引起反感。因此，应该控制使用一些诸如“sensational ”； “amazing ”；“unique ”；“fantastic ”之类的措辞。除非有确凿的事实根据，否则应尽量避免使用一些极端浮华的辞藻，因为即使是事实，也使许多人难以置信，从而怀疑你的诚意。

（2）积极对待，避免消极

即使在最忧郁、最悲观的情况下，也总有一些积极乐观的东西关键是在于如何看待现实。你可强调黑暗的一面，也可强调光明的一面。乐观为上策，因为这是人们希望看到的。乐观不仅使别人感到高兴，而且也使自己感到高兴。悲观会使交际带来一种阴郁的感觉，令人生厌不快。

（3）防止“冷漠”和 “不必要的条件”

虽然消极否定的态度和措辞违背积极肯定的原则，但还有一些态度和措辞也不符合积极肯定的要求。

五、结束语

随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈，外贸英语函电在其中起着重要的作用。同时，礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机；就算您这次拒绝了对方的商务要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。因此，在日常的商务活动中，我们应注意外贸英语函电中礼貌用语的使用，商业信函才会起到它应有的作用——通过英语的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。

参考文献：[1]隋思忠. 外贸英语函电[M].东北财经大学出版社，2010年8月

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