照会及其套语(礼仪漫谈(29))
□ 马保奉 《 人民日报海外版 》（ 2010年08月28日 第 06 版）
照会（diplomatic note）是指国际间交往的书信形式，是对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。照会的使用及其内容体现国家的立场，涉及国家关系，必须慎重对待。即使是一件纯属事务性的照会，如果格式、行文不符合常规，也可能会引起收件人误解，产生不良后果。另一方面，照会处理要及时，签收或拒收、答复或不予置理、及时办理或拖延，都是一种政治态度。一般情况下，除了某些纯属周知性照会，均应以相应的方式答复、答谢对方。
种类
照会分为正式照会和普通照会两种。正式照会是由国家元首、政府首脑、外交部长、大使代办签发，行文用第一人称，一般不加盖机关印章。应用于国家间重要通知、交涉。如国家元首任命大使，外长写给外长的代办介绍信，大使写给大使的信件等。普通照会是由外交部及外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不需签名。应用于外交代表机关之间的行政性、事务性通知，交际往来等，例如通知大使、外交官到任或离任，节日期间使馆放假等。
需要说明的是，上述两种照会都是外交机关使用的，其他单位或个人不要使用它。
人称
正式照会的发文及受文者是人对人，发文者应以单数第一人称，即“我”称呼自己，一般不用复数第一人称“我们”；受文者应为“你或您”，尊称为“阁下”、“陛下”或“先生”。正式照会讲究身份对等，如元首对元首、总理对总理、外长对外长。不过，大使作为国家的全权代表，可以向外长、总理甚至元首发照会，代办发文对象最高至外长。
普通照会的发文者及受文者均是机关，称呼自己和受文者均用第三人称，即××机关对××机关。不可在行文中出现“我们”、“你们”、“贵方”、“贵馆”等词汇。另外在行文中第一次出现己方、对方称呼以及行文中所涉及到的机关、人物等，均应使用全称，如中华人民共和国外交部、美利坚合众国驻中华人民共和国大使馆等，第二次及以后再出现时可简化为“外交部”、“大使馆”等。
套语
照会有一套固定的敬语和客套用语，这在其他文书中是见不到的。如普通照会开头必须为“×××（机关）向×××（机关）致意”，这项敬语不能用在非外交机关及个人函件中去。照会结尾的致敬语使用要与双方地位、关系和场合适应，如大使馆致代办处的照会，一般用“顺致敬意”或“顺致崇高敬意”；而大使馆给外交部的照会，则常用“顺致最崇高敬意”。另外，即使照会内容是向对方表示不满或抗议，“致意”、“敬意”这套套语也是不可缺少的。
正式照会开头不必写“致意”，但结尾的“顺致最崇高敬意”不可或缺。另外落款要亲自签名，还要印上自己的职务全称。英国等西方国家，常常在签名前加上“您忠诚的”或“您忠诚的仆人”等。结尾的敬语要另起一行，独立成段，作为结束语，但不能自成一页。
译文
照会一般以本国文字为正本，但是为了使受照人能够及时了解文件的内容，常常需要附上受照国文字或国际通用文字的译文。这种译文有时会注明“非正式译文”字样，意思是说应以照会正本为准，翻译可能不够准确，仅供参考。
其他
对外函件是一种应用范围更为广泛的对外文书，国家领导人、外交人员以及政府各部门、社会各机构写给外国相应人员、机构的书信，均可采用这种形式。视内容重要程度，分为正式函件和便函。国家领导人、外交代表之间的函件，又称外交函件。
备忘录是一种非正式的外交文书，用于说明事实、立场、法律细节，或重申谈话内容。无客套话和致敬语，只叙述事实或陈述、驳复对方观点，可预先写好，或在谈话后将其要点用备忘录形式送交对方，也可作为照会的附件。
电报多用于祝贺、吊唁、慰问及其他事务性联系。抬头应写明受电人国名、地名、职衔、姓名并冠以尊称以及发电人的职衔、姓名或机构，均要使用全称。
（作者：外交部礼宾司原参赞）