建设公司合同管理办法
XX建设工程有限公司经济合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范经济合同管理,防范经营风险,以XX控股集团相关规章制度及XX建设工程有限公司合同管理流程为基础制定本办法。
第二条 本办法所称经济合同(以下简称合同)是指公司及其投资设立或控股的经济实体在生产经营过程中,与自然人、法人、其他组织之间发生经济往来,为明确各方权利义务关系而订立的协议。
第三条 本办法适用于XX建设工程有限公司及其投资设立或控股的经济实体。
第四条 合同管理实行分级管理原则和法律事务机构归口管理的原则。
合同管理实行合同承办人责任制度、重大合同审核会签制度、授权委托制度、合同专用章管理制度、合同档案管理制度。
第五条 本办法所称合同承办人是指合同项目承办单位的行政主要负责人及合同项目承办人员。
第六条 合同管理机构负责审查下列合同:
1、投资、合资、合作合同;企业合并、兼并、分立合同;借(贷)款合同;担保合同,资产转让、收购、租赁合同,融资租赁合同,土地使用权转让合同,建设工程承包合同;
涉外合同等重大合同;
2、公司机关各职能部门进行采购、培训的合同;
1. 标的额为5万元以上的合同;
2. 其他公司领导交办的重大合同
3. 合同管理机构认为有必要审查的其他合同。
第七条 公司职能部门不得以自己的名义对外签订合同。
公司分支机构不得超越业务范围签订合同。
第八条 属于同一项目下同一标的的合同不得分解签订。
第九条 合同承办人负有保密义务。任何人不得以任何形式
泄露合同签订、履行过程中所涉及的所有商业秘密及技术秘密。
第二章 合同管理制度
第十条 公司法律专员为公司合同的归口管理部门,在公司法定代表人领导下,统管公司合同管理工作,并有权对公司所属各单位及公司的各业务部门的合同管理工作进行规范、指导、监督、检查和考核。
第十一条 合同管理部门的主要职责如下:
(一) 对本单位的合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。
(二)负责制定、完善本单位、部门的合同管理制度;
(三)参与公司的招投标工作
(四)保管负责审查或承办的合同等有关的法律文书;
(五)根据公司负责人的授权,办理公司的授权委托手续。
(六)负责审查本单位的合同文件(包括正文、附件、补充协议、资信调查书、可行性研究报告等),必要时出具法律意见书。
(七)负责公司合同专用章的使用登记和保管工作;
(八)必要时参加审查资信调查或可行性研究工作,参加合同的签约谈判,并出具法律意见书。
(九)参与公司重大合同项目谈判
(十)参与企业设立、合并、分立、破产、终止清算等法律事务工作。
(十一)参与公司合同纠纷的调解和处理,必要时代理公司合同纠纷的仲裁或诉讼;
(十二)监督检查合同的签订、履行情况;
(十三)针对合同管理,组织培训,并予以考核; (十四)其他合同管理工作。
第三章 合同的承办
第十二条 公司各业务职能部门是相应合同的承办部门,分管各自权限范围内的合同管理事宜。合同承办部门应根据业务需要,负责本部门业务范围内合同的协商、起草、谈判、报审、报签、履行、归档等合同承办工作。
第十三条 合同承办部门在承办每一具体合同时应指定专门的合同承办人员负责处理合同事务。
合同承办人可以是业务人员,也可以是法律人员,但不得为社会临时性借、聘人员。
第十四条 合同承办人必须依据法律、法规及本办法的规定办理合同事务,对合同自意向接触、磋商谈判起至合同履行完毕全过程负责,期间出现任何与合同有关的问题时,须及时向有关负责 人报告,必要时向有关部门或法律事务室征求意见后再行处理。
第十五条 合同文本原则上应由我方起草或以我方为主起草。
合同的具体起草工作原则上由合同承办人负责,对于重大合同或特殊合同公司法律事务室派人参与起草。
合同文本原则上为手写或打印文本,一般不采用电子数据文本。
第十六条 合同签订前,合同承办人应负责在下列范围内对合同对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力等情况的调查和审查,并报送审核会签部门:
(一) 合同当事人是否具有合法资格的自然人、法人或其他组织,重点审查企业法人营业执照或者营业执照等相关法律文书;
(二) 合同当事人的经营范围;涉及专营许可或法律法规有资质等级要求的,应具备相应的许可证书、资质等级证书。
(三) 合同当事人是否具有相应的履约能力,即支付能力、生产能力、技术能力等。必要时应要求其出具资产负债表、注册会计师签署的验资报告等相关文件;
(四) 合同当事人的法定身份、合同委托代理人的代理资格。应要求对方提供法定代表人(负责人)身份证明书、授权委托书、委托代理人身份证明。
上述资料为合同报审不可或缺的附件,其文本为复印件时,须加注“与原件核对无误”字样,加盖合同专用章或公章并由法定代表人(负责人)或委托代理人签字。
如为电子数据文本,应要求对方在电子数据传输5日内提供书面确认书。
第十七条 重大合同应签订担保合同(或担保条款)。
当对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,在与其签订合同时,必须要求其提供相应的担保。
第十八条 对重大合同的谈判及合同签订,承办人应通知公司法律事务机构和专业主管部门派员参加。
第十九条 合同除及时清结外,应采用书面形式。起草合同文本时,应参考国家有关部门提供的合同示范文本,原则上不采用格式合同。
当事人协商签订的补充、变更合同的协议及合同履行中往来的电报、电传、图表等是合同的组成部分,应与合同正本同样适用并妥善保存。
计划单、调拨单、任务书、订货单、预算书等一类文件可以作为合同的附件,但不得以其代替合同。
第四章 授权委托
第二十条 在合同签订履行中,凡实行授权委托,由法律事务室负责办理授权委托手续,其他任何单位或部门均不得自行办理授权委托手续。
第二十一条 下列合同原则上由法定代表人负责签订,在特殊情况下,法定代表人可实行一次性特别授权:
a担保合同;
b资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同;
c投资合同、股东协议;
d中外合作、合资合同;
e企业兼并、合并、联营合同;
f50万元以上的基本建设承包合同;
第二十二条 对需要多次签订的一般合同,可由承办人或承办部门向法定代表人递交一次性委托申请书,并预签合同样本及有关资料后,经法定代表人批准,在授权范围和时间内,委托代理人可直接长期对外签订合同。
第二十三条 严禁合同承办人携带空白合同、合同专用章外出。对特殊情况,确实需要预盖公章或携带合同专用章及空白合同的,由法定代表人批准,法律事务机构或专业合同管理部门的专责人遂份编号登记,承办人在合同签订后一周内
向法律事务机构或专业合同管理机构注销登记。
第二十四条 合同专用章、公章、空白合同、企业代码、税务登记代码、银行帐号,不得供他人使用。私自使用的,由责任人承担后果责任。
第二十五条 合同承办人不得在对方的空白合同上盖章。违者由其个人承担后果责任。
第二十六条 签约一般不使用转委托方式。必须使用的,应事先征得委托人同意,并由本单位合同管理机构审查复代理人资格。
第二十七条 公司所属企业每季度末应将本企业合同签订、履行情况报公司合同管理机构备案。
第五章 合同的审查
第二十八条 重大合同签订之前,承办人应当将合同签订依据(包括计划书、任务书、公司文件、领导批示等)、合同文本及与合同有关的法律文书送审,必要时在有关部门会签后,报送法定代表人签订合同。
合同审查管理机构负责对合同的合法性出具法律意见。 凡未经法律事务机构审核或审核未被通过的合同文本,法定代表人或其授权委托代理人不得签订合同。
审查意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,一旦使用,视为对合同文本的否定。 第二十九条 凡经华北电网有限公司通过招投标后签订的合
同,合同承办人应根据本办法的规定,在接到中标通知书后,将中标通知书及合同文本一起报送审查。
在公司自己组织的合同项目招标活动中,该项目的承办人应通知公司法律事务室派人参加。
中标合同的会签审查主要在业务部门审核与法律部门合同审查,有必要的,需提请计划部门、财务部门会签,最后报送公司主管领导审签。
第三十条 合同承办机构、会签部门对合同审核的内容包括:
1. 合同的经济性:
(1) 市场需求情况;
(2) 市场需求的预测;
(3) 投入产出经济核算。
2. 合同的技术性:
(1) 是否具有可靠的工程技术依据;
(2) 是否具有完备、可行技术措施;
(3) 技术标准、参数是否科学、真实、可行。
3. 合同的可行性:
(1) 整体项目技术是否具有可靠性;
(2) 经济效益和社会效益是否具有真实性;
(3) 资产、资金使用效果的财务可行性。
4 价款、酬金和结算的合理、合法性:
(1) 价款、酬金的确定是否合理、合法;
(2) 资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法;
(3) 与资金、资产等有关的其他事项。
第三十一条 法律部门对合同的审查内容包括:
1 合法性:
(1) 主体合法,签约各方具有签约的权利能力和行为能力;
(2) 内容合法,签约各方意思表示真实、有效,无规避法
律行为,无显失公平内容;
(3) 形式合法;
(4) 签约程序合法。
2 科学性:
(1) 合同条款是否齐备、完整;
(2) 合同文字是否简洁、清楚、准确;
(3) 合同设定的权利、义务是否具体、确切;
(4) 合同相应手续是否完备;
(5) 合同相关是否附件完备;
(6) 附加条件是否适当、合法。
3 可行性
(1) 资信是否可靠,履约能力如何;
(2) 合同采取的担保方式是否切实、可靠;
(3) 合同法律救济条款是否适当;
4 合同承办形式审查:
(1) 承办人合格;
(2) 是否符合规定程序;
(3) 各审查部门审查意见是否齐备;
(4) 合同文本文字有无错误,正副本及附件份数是否齐备。
(5) 法律部门认为需审查的其他内容。
第三十二条 审计、监察部门根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。
第三十三条 公司合同审查会签部门须及时提出审查意见,审查期限一般为不超过3个工作日。
第三十四条 各审查会签部门在审查合同草案时,如发现重大错误、遗漏、不妥或不具备签订合同的条件时,应在审查意见书中予以明确,并提出修改意见。
承办人按审查意见重新修订后,应重新报关送法律事务机构审查。
法律部门签属审查意见后,报送法定代表人或其委托代理人审批后方可签署。
第三十五条 公司和各单位的各职能部门不得超越管理权限、审查、签订合同。
第六章 合同的履行
第三十六条 未经公司法定代表人同意或双方特别约定,合同生效前,不得实际履行合同。
合同生效后,应当按照约定全面履行自己的义务,并督促对方严格履行合同。
合同双方应当遵循诚实信用原则,根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
禁止以任何方式违反本办法私自签订合同,规避合同审查。
第三十七条 合同承办人负责履行合同,合同承办人应当密切关注合同履行情况,发现问题及时处理。
合同生效后,发现对方当事人有违约行为的,要及时提出异议。异议意见在经法律顾问审查后方可向对方书面提出;
第三十八条 合同生效后,在接到对方提出的异议时,承办人要及时提出处理意见,经法律顾问审核后方可向对方提出,但不得超过双方约定期限,
第三十九条 向对方提出异议的期限不得超过合同有效期间或双方约定的期限。
第四十条 提出异议或答复异议的意见的送达方法有:当面送达;邮寄送达;公证送达;公告送达;委托送达等。但无论何种方法送达,都须有对方当事人在我方留存件上签字、盖章。
第四十一条 对对方在合同履行中存在下列情况并掌握确切证据证明的,可以中止合同履行,但要及时通知对方,并就损害赔偿问题与对方协商,协商不成的,应在诉讼时效内依合同约定方式主张权利。
(1) 经营状况严重恶化;
(2) 转移财产、抽逃资金,以逃避债务;
(3) 丧失商业信誉;
(4) 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形 第四十二条 依法定或约定单方终止合同的,合同中约定的结算、清理条款、处理合同争议的条款,不因合同终止而失去效力,承办人员要负责处理好合同终止后相关事宜。 第四十三条 除非合同中有特别约定,否则转让合同权利、义务须经对方当事人同意,并签订书面协议。依法律、法规规定应当由国家批准生效的合同,其权利义务的转让还应经原批准机关批准。
第四十四条 除国家允许使用现金支付的以外,必须通过银行或票据结算。
第四十五条 对按合同应交付的标的物,对方拒收的,可采取提存公证的方法进行履行。
第四十六条 对发生争议但公司拒付货款的标的物,要妥善保管。
第四十七条 对对方不依法履行合同规定的义务,我方合法占有合同标的物的,可进行留臵。
第四十八条 承办人员负责收集保管对方违约的证据并在事后及时归档。
合同履行完毕后,由合同承办人负责整理合同卷宗全部
文件,并及时将履行情况报承办部门和法律部门。
第七章 合同的变更和解除
第四十九条 合同的变更,须经双方当事人协商一致,并签订书面协议,不得口头变更或承办人未经授权私自变更或解除合同,承办人亦不得在双方未达成变更书面协议时,中止履行合同规定的义务。
第五十条 变更或解除合同的通知或答复,必须符合法定或约定的形式及程序。
法律法规规定变更合同应当办理批准、登记手续的,应按规定办理批准、登记等手续。
涉及担保事项的合同或合同条款的变更,应征得原担保单位的书面同意,并加盖印章。
第五十一条 变更或解除合同的报审程序与签订合同的程序相同。
第五十二条 变更或解除合同过程中的文书、传真和图表等由承办部门妥善保存。
第八章 合同纠纷的处理
第五十三条 合同发生争议时,合同承办人应及时报告合同承办单位负责人和法律事务机构,重大纠纷,应同时向公司主管领导或法定代表人报告。
第五十四条,合同争议解决方式可采取和解、协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致意见时,应依合同签订程
序签订书面协议。
第五十五条 协商或调解不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。合同中应明确约定,发生争议是采取仲裁还是诉讼解决。要在合同在明确约定仲裁地和诉讼管辖地(以约定我方住所地管辖为主)。
第五十六条 发生争议时,先由合同承办人负责与对方事人进行协商处理。协商不成时,如需要仲裁或诉讼解决的,应在征求法律事务机构意见,并报经公司领导同意后,由合同承办单位代表公司参加仲裁或诉讼。重大和疑难案件,必要时由公司法律顾问代表公司参加仲裁或诉讼。合同承办单位应予以配合。合同承办人负责向法律顾问提供相关法律文件。
第五十七条 合同发生争议时,为顺利解决合同纠纷,合同承办人应负责及时收集、整理、保存完整的合同文件、资料并提交法律部门,具体包括:
1. 合同文件,包括合同正本、附件、变更或解除的协议、有关双方往来的传真、信函、图表、视听资料、授权委托书、介绍信及其他有关资料等;
2. 发货单、提货单、托运单、验收单、发票等有关单据、票据;
3. 付款凭证、托收凭证及其他财务凭证;
4. 产品的质量标准、样品、封样、鉴定报告、检测结
果等;
5. 有关违约的证据材料;
6. 与处理纠纷有关的其他有关材料。
第五十八条 采用仲裁或诉讼方式解决纠纷时,合同承办人应根据《廊坊供电公司诉讼与非诉讼纠纷管理办法》报公司法律事务部门备案。诉讼与非诉讼案件的代理,按照《廊坊供电公司诉讼与非诉讼纠纷管理办法》执行。
第五十九条 诉讼与非诉讼案件的调解书、协议书、裁决书、判决书等法律文件应与合同一并由公司合同管理机构负责归档。对需要使用的,应办理借用手续。
第六十条 对方当事人逾期不履行生效的法律文书时,承办人应及时向人民法院申请强制执行。
第九章 监督检查与奖惩
第六十一条 公司法律事务部门对公司及其所属单位的合同管理工作进行监督检查和业务指导。
各单位应自觉检查合同的订立、履行、管理工作,发现问题及时纠正,重大问题及时报公司法律事务部门。
第六十二条 公司及各单位对在合同管理工作中做出突出成绩,为公司经营避免重大经济损失或挽回重大经济损失的部门、机构和个人予以表彰和奖励。具体办法另行规定。 第六十三条 有下列情形之一,造成较大经济损失或扩大经济损失的,对责任人予以通报批评、经济处罚,构成犯罪的,
移送司法机关追究刑事责任。
1 不按本办法的规定履行合同审查程序或规避合同审查签订合同的;
2 未查清合同对方当事人资信状况,受合同诈骗的; 3 在合同签订或履行当中,与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的;
4 签订有重大缺陷的合同,给公司造成重大经济损失的; 5 发生合同纠纷隐瞒不报的,或不及时采取措施处理致使损失扩大的;
6 未按照法律和本办法的规定变更和解除合同或擅自变更合同主要条款的;
7泄露合同意向、商业秘密或有关机密的;
8 未按规定进行授权或转委托的;超越授权或滥用授权签约的;
9 提供虚假材料的;
10 丢失合同文本及相关文件的;
11因失误或疏忽导致合同签订与履行出现其他问题的; 第六十四条 利用合同进行犯罪活动,或出现刑法规定情节,构成犯罪的,由司法部门追究刑事责任。
第六十五条 公司将合同管理列为干部提拔任用考核内容,特别是列入中层干部考核内容。
第六十六条 公司将不定期对各单位部门合同管理情况进行
检查,通报检查结果,并根据情况进行奖惩。
第十章 附 则
第六十七条 本文公布之日起实施。本实施细则发文前公司相关规定与本文不一致地方,以本文规定为准。当本文规定与国家新法律法规规章不一致时,按国家新法律法规规章规定执行。
第六十八条 本文由公司法律事务室负责解释。 第六十九条 本办法自颁布之日起实施。