电子政务环境下的档案信息化建设

浅议电子政务环境下的档案信息化建设

黄春1 马仁杰2

摘要：本文根据我国电子政务和档案信息化建设的现状，阐述了档案信息化建设的体系构成，论述了电子政务环境下档案信息化建设的主要任务，指出只有依托电子政务建设，才能有效地推动档案信息化建设。

关键词：电子政务 档案信息化 建设

一、国内电子政务和档案信息化建设现状

电子政府的核心和实质是构建电子政务，推动政府上网。我国的电子政务是按照“机关内部办公自动化－管理部门的电子化工程（如金关工程、金税工程）－全面的政府上网工程”这样的路径展开的。1993年，国务院成立了国家经济信息化联席会议，正式启动国民经济信息化工程，开始实施“三金工程”，即金税工程、金桥工程和金卡工程。20世纪90年代中期以后，随着信息技术的迅猛发展和政府职能的转变，政府内部电子办公已全面向“电子政府”或数字化办公转移，电子政务建设进入了蓬勃发展的新阶段。2001年，我国电子政务的中心集中在政府专网建设、政府信息收集、交换和发布的改革等方面，各级政府继续按照“三网一库”的要求开展工作，成绩斐然。根据CNNIC 的统计，截止到2003年7月31日，以gov.cn 结尾注册的英文域名总数达到9328个，占.cn 下注册域名数的3.7%。各地政府网站已成为承载当地政府信息资源的主流网站。2002年仅中央政府用于电子政府的资金就不少于50亿元；“金盾工程”预计3年总投资65亿元；中国政府今后几年电子政务建设

[1]预计投资额达2500亿元。到2005年底，我国中央和国家机关在互联网建立站点50多个，

覆盖所有中央国家机关。政府域名（gov.cn ）下的网站已从1997年的不足150多个发展到2005年底的23752个，增长了160多倍。2006年一月，中央政府门户网站正式开通，受到

[2]国内外各界的普遍关注。

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面

［3］应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化建

设是国家信息化建设的重要组成部分，档案信息是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源。2002年11月25日，国家档案局颁发了《全国档案信息化建设实施纲要》，2002年12月4日，国家质量监督检验检疫局发布电子文件归档与整理的国家标准——《电子文件归档与管理规范》，它们对全国档案行政管理部门做好档案信息化工作，具有重要的指导意义。目前，我国已经有30多个省市档案信息化建设工作纳入了地方国民经济和社会发展或地方档案事业发展“十一五”规划，深圳、青岛、浙江等地档案馆已在进行数字档案馆的试点建设工作。近几年，虽然档案信息化建设取得了重要进展，但仍然存在诸多问题：对档案信息资源开发深度不够，网上信息资源开发缺乏有力的技术支持；网站建设质量良莠不齐，数字化信息少；资金不足，人才缺乏；档案信息化建设缺乏统一的规范、标准，各自为政现象普遍存在，低水平重复建设现象严重。

二、电子政务环境下，档案信息化建设的主要任务

档案信息化建设的主要任务，是由档案信息体系构成所决定的。目前，档案信息化建设 ————————————

*本文为国家社科基金项目«社会转型期档案信息化与信息伦理建设研究»（项目编号:05BTQ017）阶段性研究成果 *

的主要任务包括以下几个方面：

1. 以各级档案部门的内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和互联网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。

档案信息化基础设施建设是档案信息化建设必需的物质保障，它关系着档案信息化建设

的成败和整体水平。其整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络，一旦设计不当或者是没有进行整体规划，后果不堪设想，必将造成档案管理平台和网络的运行不正常，甚至系统崩溃。信息化档案管理基础设施是指馆藏信息的数字化程度（数据库）和建立在互联网上的网络应用系统（网站）。做好档案网络服务首先要建设符合馆藏信息特点的高水平档案数据库，这是网上提供档案服务的最佳方式之一。而且高水平的数据库应该是信息量丰富，信息特征揭示明显，数据可靠，易于扩充，高度共享和便于检索。至于数据库的形式可根据需要建立目录数据库、全文数据库、图象数据库等，还可根据馆藏档案特点建立专题档案数据库。关键是要把握建库质量。第二，要建立突出服务特征的档案网站。目前的国内档案网站建设，无论从内容、功能和栏目设计上服务性特征还是很明显的。但是技术研发能力低，实用性不强也是不容忽视的问题，这直接影响了利用者的访问和浏览。一个功能齐全的网站，它的服务性不仅仅表现在馆藏信息的发布上，还包括一些互动性的咨询服务和业务服务，以及邮箱服务。诸多的服务项目会使档案网站保持鲜活的生命力。

2. 以加快档案数字化进程为基础，以电子文件归档和管理为重点，加强档案信息资源建

[4]设。

档案信息资源建设就是建设数字化的档案信息资源库，信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和巳归档保存的电子档案，系统组织成具

［5］有有序结构的档案信息库。以目前的技术条件，档案信息化的重点应在电子文件管理上，

纸质档案数字化可以缓行，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。这样做有如下好处：有利于档案工作与电子政务快速接轨，使档案工作立竿见影地为机关、社会提供有效服务，又能利用电子政务平台推进档案信息化的进程；有利于借鉴吸收电子政务的信息管理标准，在现阶段接轨中先期制定电子文件接收、管理标准再制定档案数字化标准，由近及远地建立档案信息标准，这比直接制定纸质档案信息处理标准要便捷；在缺乏相关技术标准的情况下，可先进行档案数字化鉴定、著录标引、信息组织、系统设计、已有格式的转换等前期基础工作上，等条件成熟时再对大量的纸质档案进行数字化处理，可以收到事半功倍的效果。

3. 以档案管理软件优化和推广应用为基础，以数字化档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强档案应用系统建设。

档案应用系统建设包括：档案管理软件的开发和应用，在全国推广应用相对统一、符合规范的软件，为档案信息交换、档案信息资源共享创造条件；文档一体化管理系统的开发应用，首先与电子政务系统同步建设，协调发展；档案局（馆）参与当地政府上网工程和电子政务建设，一是加强档案信息建库入网工作，争取纳入当地电子政务建设总格局中，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件。其次档案行政管理部门应建立链接各地区各级档案网站的门户网站，为最终构建中国档案工作信息网做好准备；建设示范性数字档案馆和电子文件中心，它是档案信息化建设和应用的最高形式。简言之，档案应用系统建设是信息获取、存储、加工、提供利用等所必须的各种平台。基础设施建设和档案信息资源建设，只有通过应用系统才能发挥其功能和作用。

4. 以实现计算机档案管理软件功能要求为基础，以研制和推行电子文件归档管理标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和实施。

标准化是数字化、网络化的生命线，也是档案信息化建设的重要基础之一。档案信息化是一项系统工程，必须坚持规范性原则，统一标准，统一规范，以避免各地各级档案信息化建设各自为政，互不兼容，重复建设。信息规划、法规、标准、政策的滞后，已成为阻碍档案信息化的主要因素。为加快有关标准、政策等的制定，建议一要吸收国内相关行业的成果，例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准，它们比档案部门已先行一步；二要借用社会的技术力量，事实已证明仅靠档案部门自身的力量难以解决有关信息技术问题；三要研究、

借用国外档案信息化的经验。

5. 以管理型人才为基础，以复合型人才为重点，加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。

电子政务建设与信息资源整合是一项全新的事业，而档案信息化建设和网络运营主要是档案部门的工作。它不仅涉及到档案学，还涉及其它相关学科，如计算机科学、网络通信科学、法学、传播学等，需要一大批既懂信息化、电子政务知识，又懂挡案管理、信息组织和计算机操作知识的复合型技术人才。档案信息化人才队伍建设，一可进行在职培训或出去深造等各种形式的再教育，努力学习多学科知识，重新构建自己的知识体系；二可引进这些方面的人才，优化人员结构，建立复合型多层次的档案专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。

三、依托电子政务建设，加快档案信息化建设步伐

档案信息化实质上是电子政务建设的一部分，它是电子政务的后台应用系统，档案信息化也只有依托电子政务的建设，才能够获得实质性的进展。

1. 依托电子政务建设，建立档案信息化建设的组织保障机构。电子政务是“一把手”工程，只有各单位的主要领导把电子政务建设放在重要的位置上，才能保障该项工程的全面启动。同样档案信息化建设也需要建立一个在“一把手”直接领导下的具体负责档案信息化建设的规划、组织、指导及监督其实施的强有力的组织机构，并由既了解信息化专业知识，又熟悉档案业务工作的人员组成，这是确保电子政务持续、稳定、快速发展的组织保障。

2. 依托电子政务建设，获得档案信息化建设的财政支持。将档案信息化工程项目化，作为电子政务建设中的一个子系统、子项目，争取立项，从而获得财政支持。

3. 纳入当地电子政务发展规划，保证信息资源共享。在电子政务环境下，档案行政管理部门依法履行职责的首要任务，是在广泛调研的基础上制定出切实可行的规划。各地方档案行政管理部门应根据本地区电子政务建设和档案事业发展的实际情况，争取将档案信息化建设纳入当地电子政务发展规划之中，实现两者协调发展，遵守电子政务的相关标准，集中开发，统一使用，保证信息资源的共享。

4. 依托电子政务平台，主动沟通，促进协调发展。各地方档案行政管理部门应主动和有关部门沟通，如应与政府法制部门沟通，要求介入政务信息公开和共享相关法规的制定；与信息化工作主管部门沟通，争取将档案信息化建设规划纳入本地区信息化建设的整体规划；与国家保密部门沟通，共同提出加强网络环境下档案信息安全工作等。从而使档案信息化建设与电子政务建设同步协调发展。

总之，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，须经历一个不断完善的过程，它牵涉到技术、政策、法律、管理等方方面面，许多问题需要进一步深入研究。我们必须抓住国家信息化建设的契机，依托政务网、互联网，加快档案信息化建设的步伐，充分发挥档案信息资源的作用，不断推动档案事业向更高层次发展。

注释：

［1］蒋冠，何振. 我国电子政务环境下的档案资源的整合与共享[J].档案学通讯，2004，（6）：

44～47

［2］郑树山. 振奋精神开拓创新加速推进教育电子政务建设［EB/OL］http://www.chsi.com.cn/jyzx/200606/20060608/498684.html，2006-06-08.

［3］杨公之. 档案信息化建设导论[M ].北京：中国档案出版社，2001:7

［5］冯惠玲，张揖哲. 档案学概论[M ].北京：中国人民大学出版社，2001:108

参考文献：

［4］马素萍．电子政务的发展与档案行政管理部门的对策[J]. 档案学通讯，2004，（3）： 4～7

Talking about the Archive Information Construction

under E-Government Environment

HUANG Chun MA Ren-jie

Abstract ：The paper instroduces the archive Information Construction system and his function according to the situations of E-Government and archive Information under E-Government Environment in our

country.The writer explains the main task of archive Information construction and points out a great pushing effect on the work of archive Information Construction by E-Government.

Key Words：E-Government ；Archive information Construction

，即政府机关内部的办公业务网、中央和地方政府及部门的办公业务资源网、以因特网为依托的政府公众信息网和政府系统共建共享的电子信息资料库