电子文件与电子档案管理办法
03-04
电子文件与电子档案管理办法
1、目的
为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学、有序地运行及传递，规范电子文件的使用、归档和保管程序，特制定本规定。
2、适用范围
本规定适用于公司所有电子文件运行、传递、使用、保管及归档工作。
3、定义
电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘、可移动磁盘及行业相关管理移动磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、编辑、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
4、职责
4.1办公室：负责制定电子文件管理标准。随时根据国家、行业标准及公司制定的相关规章制度更新公司电子文件管理规范和相关设备。
4.2档案室：负责各类电子文件的整理、使用登记、验收、保管、建库、统计等管理工作。
4.3各相关部门：负责购买、使用、维护电子文件的完整性。
5、电子文件的使用与归档
5.1电子文件在生成时应连同相关纸质文件一同递交档案室留底，并列明用途及使用范围。档案室负责人应在接收该电子文件时认真检测电子文件可读性、安全性、完整性、准确性。验收合格后，与相应纸质文件一起进行归档、建库。
5.2当因工作需要而使用时应填写《文件借阅登记表》，如确因工作需要将电子文件长期留于使用部门时，档案室应详细做好相关借出记录，借用部门在使用时也应小心、谨慎，务必保持电子文件的完整性及安全性。
5.3电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内容需填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及需保持的环境。
5.4归档的电子文件存储于档案管理库中，档案部门每年需对电子文件进行相应盘点、重新备份等，避免因时间、环境等原因导致电子文件无法正常使用。