关于规章制度制定.修订的说明[简]
企业人事规章制度制定及修订的法律说明
前 言
根据《中华人民共和国劳动法》（下称《劳动法》）第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务”，并且2008年1月1日起施行的《中华人民共和国劳动合同法》（下称《劳动合同法》）也在第四条第一款再一次强调了上述规定。可知，依法建立和完善规章制度是我国劳动法律体系对于用人单位明确的要求。
在《劳动合同法》施行后，国务院相继废除了《企业职工奖惩条例》《国营企业辞退违纪职工暂行规定》等有关直接规定企业与职工之间权利义务的法规，自此用人单位失去了直接适用法律法规对职工进行管理和奖惩的依据，也正因此企业自身依法制定的规章制度在企业管理中的作用更为凸显。
但根据《劳动合同法》相关规定，如果用人单位制定的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，则上述规章制度不仅不能用来管理职工，职工还可以此为由解除劳动合同，并且在此情形下，用人单位依法还须向职工支付经济补偿金。
因此，在现行法律体系下，依法建立和完善内部规章制度可以说是现代企业管理之必须，而依法建立、完善企业规章制度至少必须注意以下几方面的问题：
一、制定或修改规章制度相关法律法规的规定及解读
1、规章制度制定的法律依据
《劳动法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务”。
《劳动合同法》第四条第一款规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务”。
2、规章制度适用的法律依据
《劳动合同法》第三十九条规定：“劳动者有下列情形之一的，用人单位可
以解除劳动合同：„„（二）严重违反用人单位的规章制度的；„„”
《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据”。
3、规章制度的备案及监督检查要求
《劳动部关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》规定： “„„为规范新开办用人单位劳动管理行为，切实维护劳动者合法权益，经研究，决定从1998年1月1日起，对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度（以下简称备案制度）。现将有关事项通知如下：
„„
二、新开办用人单位应依照《劳动法》的有关规定制定劳动规章制度（主要包括：劳动合同管理、工资管理、社会保险福利待遇、工时休假、职工奖惩，以及其他劳动管理规定），并在正式开业后半年内将制定的劳动规章制度报送当地劳动行政部门备案。劳动行政部门在组织巡视监察活动时，要检查新开办用人单位制定劳动规章制度的情况，并督促其按时报送备案；对制定的规章制度违反劳动法律法规、不按规定期限报送备案的，应依法给予行政处罚。 ”
《劳动合同法》第七十四条规定：“县级以上地方人民政府劳动行政部门依法对下列实施劳动合同制度的情况进行监督检查：„„（一）用人单位制定直接涉及劳动者切身利益的规章制度及其执行的情况；„„”
4、规章制度的生效要件
《劳动合同法》第四条第二、三、四款规定了制定规章制度程序性的要求，即：
“用人单位在制定，修改或者决定有关劳动报酬，工作时间，休息休假，劳动纪律等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据”。
《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》第十六条规定：“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”
特别提示:作为用人单位，尤其重要的是注意保留公示和签收的有关证据，而公示的形式法律并无强制性规定，具体的方式一般有通过企业文件的下达、公告栏张贴、局域网公布、开会培训以及考试等方式予以公布、学习或告知。但出于证据保留的考虑，提倡用人单位应将劳动规章制度写入员工手册，或将相应规章制度作为劳动合同附件，让员工签收。
5、规章制度内容违反法律规定的后果
《劳动合同法》第三十八条规定：“用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动合同：„„ （四）用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的；„„”
《劳动合同法》第八十条的规定：“用人单位涉及劳动者切身利益的规章制度违法违规的，劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，承担赔偿责任。”
二、劳动人事规章制度常规体例及内容
综上所述，我们认为，用人单位劳动人事方面的规章制度体例一般应至少包括如下内容：
1、员工基本守则；
2、员工招聘、入职、离职管理制度；
3、试用期管理制度；
4、劳动安全卫生制度；
5、劳动合同管理制度；
6、薪酬福利制度（内含：工资异议制度）；
7、休息休假制度
8、考勤制度（内含：工作时间、考勤方式以及加班审批等内容）；
9、培训及职业晋升制度；
10、保密管理与竞业限制制度；
11、绩效考核制度；
12、奖惩制度；
13、劳动争议调解制度（最新要求）。
三、规章制度的作用分析
在我国现行劳动法律体系下，法律要求人力资源管理走向规范化，而规范化的途径之一，就是要制订全面且有效的规章制度，在用人单位的管理中切实的执行。具体来说，企业依法制定的规章制度主要有下列作用：
1、树立、加强企业文化的作用
“企业文化”是一个企业的精神力量，是企业发展目标、管理理念的外化，同时也是企业凝聚所有人力资源的重要纽带，而规章制度是打造、树立企业文化不可缺少的途径之一。
2、落实用人单位的用工自主权的作用
劳动法律法规的特点之一就是强制性条款比较多，但法律也将用工自主权的空间留给了用人单位，而用工自主权空间需要由规章制度来落实。例如如何界定
“严重违反用人单位的规章制度”，如何界定“严重失职”，如何界定“给用人单位利益造成重大损害”等等问题，事实上，法律已经授权用人单位结合本单位的实际情况，在规章制度中进行细化和补充。因此，在现行法律框架下，企业唯有借助规章制度才能，将法律赋予企业的用工自主权落到实处。
3、使用人单位的内部管理有序化的作用
正如前文多次提及，我国正处于通过劳动法律体系的改革推动企业管理规范化的过程中，而通过规章制度进行规范化、透明化的管理，是现代化企业规范管理之必须。正如一个国家的法律体系一样，一个企业内部规章制度体系在企业规范化管理中也发挥着不可或缺的作用。劳资双方的权利和义务以及权利和义务实现的措施、途径和方法通过规章制度加以明确、具体后，可大幅度降低发生纠纷的可能，从而维护企业正常的生产和工作秩序。
4、防止仲裁、诉讼中败诉风险的作用
2001年最高人民法院《关于审理劳动争议适用法律若干问题的解释》第19条规定，用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。
根据上述规定可知，法律不仅将用工自主权的空间留给了用人单位，而且即使是在双方激烈对抗的仲裁、诉讼活动中，法律依然认可企业的管理自主权，但唯一的前提是企业的管理自主权必须以依法制定且明文公示的规章制度作为载体而出现。因此，有效的规章制度，在企业进入仲裁、诉讼阶段可起到防止企业承担败诉风险的重要作用。
四、制定规章制度时应注意的问题
1、规章制度不应违反法律强制性规定
用人单位的规章制度应在现行所有法律、行政法规和政策的框架下制定，规章制度不应违反法律强制性规定，否则，与法律法规相冲突的规章制度不仅对员工不具有约束力，还有可能引发劳动保障部门对企业的行政处罚等法律后果，对企业管理威信的树立具有极大的杀伤力。
因此，建议企业在制定规章制度是应仔细审查，必要时应咨询律师或由律师等相关法律专业人士审核，谨慎避免因规章制度违法而带来的不利后果。
2、切忌照抄法条，应在法条基础上进行细化
劳动法属于社会保障法范畴，其强制性条款比较多，但法律法规的强制性规定即使未内化进企业规章制度中，仍然依法对用人单位和劳动者具有法律约束力。因此，规章制度若是照抄法律条文，事实上则失去了制定规章制度的意义与价值。而好的规章制度是不是重复劳动法律法规，也不是无视劳动法律法规，而是将劳动法律法规赋予用人单位的用工自主权予以落实。规章制度只有在法律授权的范围内，由企业基于用工自主权进一步细化双方权利义务以及企业对员工行为规范的要求，才能真实的使企业管理权落到实处，规章制度的作用也才能真正的得以发挥。
3、规章制度应明确权责，忌仅有宣言性的倡导，而无对应罚则
规章制度要作为依据适用，首先其内容必须能够明确劳资双方的权利义务，并明确违反权利义务规定需承担的责任后果。若规章制度的条款设置仅为宣言性、倡导性的规定，缺乏对于违规行为的罚则，那么，即使该规章制度具备了最高人民法院《关于审理劳动争议适用法律若干问题的解释》第19条所要求的所有前提条件，在实际运用的过程中也会存在难以适用或规定不明的问题。
4、规章制度应以人为本，切忌显失公平
规章制度在做到合法的同时还应做到合理，即：宽严有度。
而过于严苛的规章制度在仲裁或诉讼中也存在不被适用的风险。厦门市中级人民法院与厦门市劳动争议仲裁委员会联合制定的《关于贯彻实施指导意见》中结合厦门市目前的实际情况提出：在企业规章制度未履行《劳动合同法》第四条规定的民主程序时，若规章制度内容不违反法律、法规及政策规定，且不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，则可以作为劳动仲裁委和人民法院裁判的依据。因此可知，规章制度若内容上过于严苛或显失公平，则明显增加了其在仲裁或诉讼中不被适用的法律风险，对企业而言，明显得不偿失。
5、规章制度应给企业留出充分的自主空间，切忌过于僵化
规章制度既然作为企业管理的依据，不仅员工有义务遵守，企业也同样应予遵守，而企业是否能做到言出必行也是员工考量企业管理威信的重要条件。而企业日常经营中所面对的情况可以说得上是“千变万化”，但规章制度无疑受限于制定时的历史背景以及制定者对可能发生之情况的预测能力，因而不可避免的存在 “滞后性”和“不周延性”。相对于复杂多变的现实情况，若规章制度的规定事无巨细，又过分僵化，显然难以适应企业日常管理的灵活性，势必影响企业管理者在日常经营中的自主裁量权，在适用时给企业自身造成困局。
6、规章制度应结合各企业实际，忌闭门造车
可以说，规章制度是企业管理与运行的规范与指南，因此“可操作性”是考量一套规章制度优劣的重要条件之一。因此，企业起草和制定规章制度应结合自身特点，充分考虑自身人员结构、岗位特点、企业管理的核心因素以及原有管理习惯等综合性因素，在法律授权的框架下，根据企业或各个部门的实际情况而制定、修订及完善，切忌闭门造车。
7、规章制度应定期修订，及时更新
根据近几年有关劳动人事方面法律法规出台的频率以及立法的强度可以看出，在劳资法律关系领域，国家仍处于加大力度整治改革的时期。在此时期，企业应密切注意现实情况的变化和法律、法规以及政策的变化。定期或不定期对其合法性和实用性进行审查，及时进行修改和补充，以保证规章制度与最新规定的契合，至少是与新法强制性规定不相冲突，否则员工则可能以该制度违法为由提出解除劳动合同，并索取经济补偿。并且，修改修订后的制度同样要进行公示和告知程序，否则其效力在司法实践中也无法得到认定。
福建天衡联合律师事务所
律师
二〇一二年二月